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Enregistrer un e-mail dans le CRM avec l'adresse CCI ou de transfert

Dernière mise à jour: janvier 4, 2019

Si vous n'avez pas accès à une boîte de réception connectée, vous pouvez utiliser les adresses e-mail de vos paramètres Enregistrer des e-mails dans le CRM pour enregistrer manuellement un e-mail dans votre CRMCes adresses e-mail sont conçues pour vous aider à suivre les e-mails envoyés et reçus en dehors de HubSpot et de l'extension Sales. Les adresses e-mail CCI et de transfert peuvent être utilisées pour enregistrer un e-mail dans le CRM depuis votre appareil mobile.

Quand utiliser l'adresse CCI

L'utilisation de l'adresse CCI enregistre l'e-mail tel que vous l'avez envoyé.Cette adresse sert à consigner les e-mails que vous envoyez.Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un, ajoutez cette adresse à la ligne CCI de l'e-mail, et celui-ci sera automatiquement consigné sur la fiche d'informations du contact concerné. 

cci

Remarque : HubSpot créera une nouvelle fiche d'informations de contact dans votre compte pour quiconque a été mis en CC de votre e-mail suivi. Si vous indiquez un destinataire en CCI qui n'est pas un contact de votre portail HubSpot, l'enregistrement avec l'adresse CCI ne conduira pas à l'intégration de ce destinataire en tant que contact dans le portail.

Points à prendre en compte pour l'utilisation de l'adresse CCI

Votre e-mail doit remplir les critères suivants pour être enregistré dans le CRM :

  • L'utilisateur envoyant l'e-mail a accès aux ventes.
  • L'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez l'e-mail correspond à :
    • Un utilisateur de votre compte.
    • Une de vos adresses e-mail connectées dans Profil et préférences.
    • Un alias dans votre client de messagerie. 
  • L'adresse e-mail du destinataire n'est pas répertoriée dans la liste Ne jamais enregistrer.

Remarque : si vous utilisez manuellement l'adresse CCI dans un client de messagerie sans suivi, ceci enregistrera simplement l'e-mail sur une fiche d'informations de contact dans votre CRM. Ça ne vous permettra pas de suivre les ouvertures et les clics sur vos e-mails.

Quand utiliser l'adresse de transfert

L'adresse de transfert est utilisée pour enregistrer un e-mail de réponse que vous avez reçu dans la chronologie de la fiche d'informations. Cette adresse est destinée à l'enregistrement d'un e-mail après réception.Lorsque vous recevez un e-mail, transférez-le à cette adresse et il sera consigné sur la fiche d'informations du contact concerné. 

transfert

Remarque : Ne répondez pas à un e-mail, pour ensuite tenter de transférer le fil d'e-mails à HubSpot. Le fait de répondre à un e-mail entraîne la modification de l'en-tête de l'e-mail et l'adresse de transfert ne prend pas en charge ce format d'en-tête. 

Points à prendre en compte pour le transfert de réponses au CRM

  • Vous transférez l'e-mail de réponse individuel (pas les autres parties de la chaîne d'e-mails). L'en-tête du message transféré, généré par votre client de messagerie, doit être présent et rédigé en anglais :

forward-message

  • L'adresse e-mail que vous utilisez pour envoyer l'e-mail transféré doit être celle d'un utilisateur dans le CRM, un compte connecté dans Profil et préférences, ou un alias dans votre compte de messagerie.
  • Le domaine de messagerie (ce qui s'affiche après le @ dans une adresse e-mail) du contact ne figure pas dans votre liste Ne jamais enregistrer.
  • L'e-mail transféré apparaît dans la chronologie du contact comme suit :
  • Si la personne qui vous a envoyé l'e-mail initial n'est pas dans le CRM, le transfert du message créera une fiche d'informations de contact, si tant est que son e-mail ou son domaine de messagerie n'est pas répertorié dans votre liste Ne jamais enregistrer.

Remarque : si vous recevez une réponse par e-mail d'un contact ou d'un prospect, et qu'il met en CC des destinataires, HubSpot n'ajoutera pas ces destinataires copiés comme contacts dans votre portail.