Comprendre les règles d’enregistrement des e-mails de réponse uniquement

L’enregistrement des e-mails est basé sur les règles d’enregistrement des e-mails des contacts de votre compte. Si vous avez défini vos règles d’enregistrement sur Afficher uniquement les réponses, utilisez ce guide pour comprendre comment les réponses sont enregistrées dans le CRM. 

Pour enregistrer tous les e-mails, découvrez comment configurer des règles d’enregistrement des e-mails de contact. 

Exigences relatives aux réponses à enregistrer

Lorsque vos règles d’enregistrement d’e-mails de contact sont définies sur Afficher uniquement les réponses, les réponses à un e-mail envoyé depuis votre adresse e-mail personnelle connectée seront enregistrées dans la fiche d’informations du contact dans HubSpot. Cela inclut les e-mails individuels envoyés depuis la fiche d’informations dans le CRM ou l’utilisation de l’extension HubSpot Sales ou du complément. 

Les éléments suivants doivent être vrais pour que la réponse soit enregistrée :

• L’e-mail d’origine a été envoyé via le CRM ou à partir de votre client de messagerie personnel connecté avec l’extension HubSpot Sales ou le module complémentaire installé et la case à cocher Enregistrer sélectionnée.
• L’e-mail d’origine n’a pas été envoyé à une adresse e-mail ou un domaine répertorié dans votre liste Ne jamais enregistrer.
• L’adresse e-mail personnelle est connectée lorsque la réponse est reçue.
• La réponse est envoyée à un e-mail personnel connecté par un utilisateur actif.
• La réponse a la même ligne d'objet que l'e-mail d'origine.

Exigences relatives aux pièces jointes à enregistrer

La taille maximale des pièces jointes à enregistrer pour les e-mails sortants est de 20 Mo. Cette limite s’applique de manière cumulative à toutes les pièces jointes d’e-mail, y compris les pièces jointes en ligne.

Si votre serveur de messagerie exécute un logiciel de sécurité qui analyse les pièces jointes lors de la réception d’e-mails, HubSpot peut ne pas être en mesure de consigner les pièces jointes incluses dans les réponses aux e-mails ou les e-mails entrants envoyés à l’adresse e-mail de votre équipe. Par exemple, si vos serveurs Office 365 exécutent la protection avancée contre les menaces avec diffusion dynamique activée, les pièces jointes peuvent ne pas être enregistrées.

Réponses non enregistrées comme prévu

Si votre réponse ne s'enregistre pas comme prévu, découvrez quelques-unes des raisons courantes expliquant pourquoi cela se produit. Dans certains cas, si la réponse n’a pas été enregistrée, vous pouvez la transférer vers la chronologie de la fiche d’informations dans le CRM.

Nouveaux e-mails entrants

Les e-mails entrants envoyés à votre adresse e-mail personnelle connectée ne seront pas enregistrés dans HubSpot s'ils ne répondent pas aux exigences relatives à l'enregistrement.

Réponses avec une ligne d'objet différente

Si un contact répond à un e-mail, mais change la ligne d'objet, il ne sera plus considéré comme un e-mail associé au fil existant et ne sera pas consigné.

Réponses aux e-mails après avoir changé de fournisseurs de messagerie

Si vous changez de fournisseurs de messagerie alors que des fils associés à votre adresse e-mail précédente sont toujours actifs, les réponses aux e-mails ne se consigneront plus dans HubSpot. De plus, si vous utilisez des séquences, les contacts actuellement inscrits dans une séquence ne seront pas automatiquement désinscrits car HubSpot ne détectera plus les réponses. Reconnectez votre boîte de réception en utilisant le fournisseur approprié pour enregistrer les réponses.

Découvrez-en davantage sur la reconnexion de votre boîte de réception après avoir changé de fournisseur de messagerie.

Adresse e-mail personnelle connectée à l'aide d'un fournisseur de messagerie inapproprié

Assurez-vous de connecter votre adresse e-mail personnelle à l'aide du type de fournisseur de messagerie approprié. Votre fournisseur de messagerie est le service qui vous permet d'envoyer et de recevoir des e-mails. Gmail et Office 365 incluent les principaux fournisseurs de messagerie.

Vérifiez le fournisseur de messagerie qui héberge votre adresse e-mail, puis suivez les instructions pour vous connecter à HubSpot avec ce fournisseur. Si vous ne savez pas avec quel fournisseur de messagerie héberge votre adresse e-mail, consultez votre administrateur informatique. Si vous ne connectez pas le fournisseur approprié, les e-mails ne seront pas consignés.

Résoudre les problèmes d'enregistrement des réponses

Si vous répondez aux exigences d’enregistrement des réponses et que votre réponse ne concerne pas l’une des situations mentionnées ci-dessus, découvrez comment obtenir de l’aide à partir de HubSpot. Avant tout contact, il est recommandé d'inclure un exemple d'une fiche d'informations de contact dans laquelle la réponse n'a pas été enregistrée et les titres d'e-mail de la réponse reçue dans votre compte de messagerie. Découvrez comment collecter les en-têtes d'e-mails depuis certains fournisseurs de messagerie courants ou collaborez avec votre service informatique pour récupérer les en-têtes.