Consigner des réponses aux e-mails dans le CRM

Les réponses à un message par e-mail envoyé depuis votre adresse e-mail personnelle connectée seront automatiquement enregistrées dans la fiche d'informations du contact dans votre CRM. Cela inclut les e-mails individuels envoyés depuis la fiche d'informations dans le CRM ou l'utilisation de l'extension ou le complément de messagerie HubSpot Sales. Si vous recevez une réponse à un e-mail qui n'est pas enregistré ou que vous recevez un nouvel e-mail d'un contact, vous pouvez l'enregistrer manuellement dans HubSpot à l'aide de votre adresse e-mail de transfert. 

Pour limiter l'accès aux e-mails consignés, découvrez comment modifier les autorisations de ces e-mails. 

Remarque : La taille de fichier maximale pour les e-mails sortants et entrants est de 50 Mo. Cela s'applique aux réponses envoyées à des adresses e-mail individuelles et aux e-mails entrants envoyés à une adresse e-mail d'équipe dans la boîte de réception des conversations. 

Si votre serveur de messagerie exécute un logiciel de sécurité qui analyse les pièces jointes lors de la réception d'e-mails, HubSpot peut ne pas être en mesure de consigner les pièces jointes incluses dans les réponses aux e-mails ou les e-mails entrants envoyés à l'adresse e-mail de votre équipe. Par exemple, si vos serveurs Office 365 exécutent le logiciel Protection avancée contre les menaces et que l'option Remise dynamique est activée, les pièces jointes ne pourront pas être enregistrées. 

Conditions requises pour l'enregistrement d'une réponse

Les réponses aux e-mails sont automatiquement consignées dans la chronologie du contact si vous avez connecté votre adresse e-mail personnelle et que :

• L'e-mail initial a été envoyé via le CRM ou depuis votre messagerie personnelle connectée avec l'extension ou le complément de messagerie HubSpot Sales et que vous avez sélectionné la case à cocher Consigner.

• L'e-mail initial n'a pas été envoyé à une adresse e-mail ou à un domaine figurant dans votre liste Ne jamais enregistrer.
• L'adresse e-mail personnelle est toujours connectée lorsque la réponse est reçue.
• La réponse est envoyée à un e-mail personnel connecté par un utilisateur actif.
• La réponse a la même ligne d'objet que l'e-mail d'origine.

Les réponses aux e-mails seront enregistrées dans la chronologie de la fiche d'informations du contact dans votre CRM. Vous pouvez ensuite accéder à la fiche d'informations de contact du destinataire ou à l'une des fiches associées pour consulter l'e-mail enregistré.

Si vous connectez une adresse e-mail d'équipe à HubSpot, vous pouvez consulter les e-mails entrants, les gérer et y répondre dans la boîte de réception des conversations. 

Remarque : Si vous connectez un compte de messagerie personnel à HubSpot, les e-mails envoyés depuis ce compte ne peuvent être consignés qu'à l'aide de votre adresse de transfert, qui peut ensuite être consultée sur la fiche d'informations associée.

Réponses non enregistrées comme prévu

Si votre réponse ne s'enregistre pas comme prévu, découvrez quelques-unes des raisons courantes expliquant pourquoi cela se produit. Dans certains cas, si la réponse n'a pas été enregistrée, vous pouvez la transférer à la chronologie de la fiche d'informations dans le CRM. 

Nouveaux e-mails entrants

Les e-mails entrants envoyés à votre adresse e-mail personnelle connectée ne seront pas enregistrés dans HubSpot s'ils ne répondent pas aux exigences relatives à l'enregistrement. 

Si un contact vous envoie un nouvel e-mail qui ne fait pas partie d'un fil existant, cet e-mail ne s'enregistrera pas dans HubSpot et une nouvelle fiche d'informations ne sera pas créée pour les non-contacts. Si vous répondez à cet e-mail et que vous cochez la case Enregistrer ou incluez l'adresse Cci, votre réponse sera enregistrée, mais l'e-mail d'origine de l'individu n'apparaîtra pas dans HubSpot. Les réponses ultérieures à ce fil seront enregistrées tant que votre adresse e-mail sera connectée.

Réponses avec une ligne d'objet différente

Si un contact répond à un e-mail, mais change la ligne d'objet, il ne sera plus considéré comme un e-mail associé au fil existant et ne sera pas consigné.

E-mails envoyés depuis une adresse e-mail d'équipe

Si un fil démarre dans votre adresse e-mail d'équipe dans l'outil Conversations, vous ne pourrez pas basculer sur votre adresse e-mail personnelle connectée pour répondre. Les réponses ne se consigneront plus dans HubSpot, car cela créerait un nouveau fil que HubSpot ne pourrait pas détecter.

Réponses aux e-mails après avoir changé de fournisseurs de messagerie

Si vous changez de fournisseurs de messagerie alors que des fils associés à votre adresse e-mail précédente sont toujours actifs, les réponses aux e-mails ne se consigneront plus dans HubSpot. De plus, si vous utilisez des séquences, les contacts actuellement inscrits dans une séquence ne seront pas automatiquement désinscrits car HubSpot ne détectera plus les réponses. Reconnectez votre boîte de réception à l'aide du fournisseur approprié pour enregistrer correctement les réponses.

Pour en savoir plus sur la reconnexion de votre boîte de réception après avoir changé de fournisseur de boîte de réception, consultez cet article.

Adresse e-mail personnelle connectée à l'aide d'un fournisseur de messagerie inapproprié

Assurez-vous de connecter votre adresse e-mail personnelle à l'aide du type de fournisseur de messagerie approprié. Votre fournisseur de messagerie est le service qui vous permet d'envoyer et de recevoir des e-mails. Gmail et Office 365 incluent les principaux fournisseurs de messagerie.

Vérifiez le fournisseur de messagerie qui héberge votre adresse e-mail, puis suivez les instructions pour vous connecter à HubSpot avec ce fournisseur. Si vous ne savez pas avec quel fournisseur de messagerie héberge votre adresse e-mail, consultez votre administrateur informatique. Si vous ne connectez pas le fournisseur approprié, les e-mails ne seront pas consignés. 

Résoudre les problèmes d'enregistrement des réponses

Si vous répondez aux exigences d'enregistrement des réponses et que votre réponse ne concerne pas l'une des situations mentionnées ci-dessus, découvrez comment obtenir de l'aide à partir de HubSpot. Avant tout contact, il est recommandé d'inclure un exemple d'une fiche d'informations de contact dans laquelle la réponse n'a pas été enregistrée et les titres d'e-mail de la réponse reçue dans votre compte de messagerie. Découvrez comment collecter les titres d'e-mails depuis certains fournisseurs de messagerie courants ou collaborez avec votre service informatique pour récupérer les titres.