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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Consigner des réponses aux e-mails dans le CRM

Dernière mise à jour: janvier 31, 2024

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Les réponses à un e-mail envoyé à partir de votre e-mail personnel connecté se connecteront automatiquement à l'enregistrement du contact dans votre CRM. Cela inclut les e-mails one-to-one envoyés à partir de l'enregistrement dans le CRM ou à l'aide de HubSpot Sales email extension ou add-in. Si vous recevez une réponse à un e-mail qui n'a pas été enregistré précédemment, ou un nouvel e-mail d'un contact, vous pouvez l'enregistrer dans HubSpot manuellement en utilisant votre adresse de transfert . Découvrez-en davantage sur les exigences relatives à l'enregistrement des réponses et les cas où les réponses ne s'enregistreront pas comme prévu. 

Remarque : La taille de fichier maximale pour les e-mails sortants et entrants est de 50 Mo. Cela s'applique aux réponses envoyées aux e-mails individuels et aux e-mails entrants envoyés à un e-mail d'équipe dans la boîte de réception des conversations

Si votre serveur de messagerie exécute un logiciel de sécurité qui analyse les pièces jointes lors de la réception d'e-mails, HubSpot peut ne pas être en mesure de consigner les pièces jointes incluses dans les réponses aux e-mails ou les e-mails entrants envoyés à l'adresse e-mail de votre équipe. Par exemple, si vos serveurs Office 365 exécutent Advanced Threat Protection avec
Dynamic Delivery activé, les pièces jointes peuvent ne pas se connecter. 

Conditions requises pour l'enregistrement d'une réponse

Les réponses aux e-mails seront enregistrées automatiquement sur la timeline du contact si vous avez connecté votre e-mail personnel et si ce qui suit est vrai :

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  • L'E-mail original n'a pas été envoyé à une adresse e-mail ou à un domaine figurant dans votre liste Never Log .
  • L'adresse e-mail personnelle est toujours connectée lorsque la réponse est reçue.
  • La réponse est envoyée à une adresse e-mail personnelle connectée par l'utilisateur qui a lancé le fil de discussion.
  • L'expéditeur de la réponse est un contact existant dans HubSpot.

Les réponses aux e-mails seront enregistrées dans la fiche du contact timeline dans votre CRM. Vous pouvez ensuite accéder à la fiche de contact du destinataire ou à l'une des fiches associées pour visualiser l'e-mail enregistré.

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Si vous connectez une adresse e-mail de l'équipe à HubSpot, vous pouvez voir, gérer et répondre aux e-mails entrants dans la boîte de réception des conversations

Veuillez noter : si vous connectez un compte e-mail personnel à HubSpot, les e-mails envoyés à partir de ce compte ne peuvent être enregistrés qu'à l'aide de votre adresse de transfert, qui peut ensuite être consultée sur l'enregistrement associé.

Réponses non enregistrées comme prévu

Si votre réponse ne s'enregistre pas comme prévu, découvrez quelques-unes des raisons courantes expliquant pourquoi cela se produit. Dans certains cas, si la réponse n'a pas été enregistrée, vous pouvez forward dans la chronologie de l'enregistrement dans le CRM. 

Nouveaux e-mails entrants

Les e-mails entrants envoyés à votre adresse e-mail personnelle connectée ne seront pas enregistrés dans HubSpot s'ils ne répondent pas aux exigences relatives à l'enregistrement

Si un individu n'étant pas un contact vous envoie un nouvel e-mail qui ne fait pas partie d'un fil existant, cet e-mail ne s'enregistrera pas dans HubSpot et une nouvelle fiche d'informations ne sera pas créée. Lorsque vous répondez à cet E-mail et que vous cochez la case Log ou que vous incluez l'adresse BCC, votre réponse sortante sera enregistrée mais l'E-mail original du non-contact n'apparaîtra toujours pas dans HubSpot. Les réponses ultérieures à ce fil seront enregistrées tant que votre adresse e-mail sera connectée.

E-mails envoyés par des contacts externes ou des alias

Si une réponse provient d'une adresse e-mail qui n'est associée à aucun contact existant, la réponse ne sera pas enregistrée. Par exemple, si vous envoyez un e-mail à contacts@domaine.com mais que le contact répond via contacts-alias@domaine.com, la réponse ne s'enregistrera pas. Vous pouvez transmettre la réponse au CRM en utilisant votre adresse de transmission, puis fusionner les deux enregistrements de contact.

E-mails envoyés depuis une adresse e-mail d'équipe

Si un e-mail commence avec l'e-mail de votre équipe dans la boîte de réception des conversations , vous ne pouvez pas passer à l'utilisation de votre adresse e-mail personnelle au milieu du fil de discussion. Les réponses ne se consigneront plus dans HubSpot, car cela créerait un nouveau fil que HubSpot ne pourrait pas détecter.

Réponses aux e-mails après avoir changé de fournisseurs de messagerie

Si vous changez de fournisseurs de messagerie alors que des fils associés à votre adresse e-mail précédente sont toujours actifs, les réponses aux e-mails ne se consigneront plus dans HubSpot. De plus, si vous utilisez des séquences, les contacts actuellement inscrits dans une séquence ne seront pas automatiquement désinscrits car HubSpot ne détectera plus les réponses. Reconnectez votre boîte de réception en utilisant le bon fournisseur pour enregistrer les réponses avec succès.

Pour en savoir plus sur la reconnexion de votre boîte de réception après avoir changé de fournisseur de boîte de réception, consultez l'article .

Adresse e-mail personnelle connectée à l'aide d'un fournisseur de messagerie inapproprié

Assurez-vous de connecter votre adresse e-mail personnelle à l'aide du type de fournisseur de messagerie approprié. Votre fournisseur de messagerie est le service qui vous permet d'envoyer et de recevoir des e-mails. Gmail et Office 365 incluent les principaux fournisseurs de messagerie.

Vérifiez le fournisseur de messagerie qui héberge votre adresse e-mail, puis suivez les instructions pour vous connecter à HubSpot avec ce fournisseur. Si vous ne savez pas quel fournisseur de messagerie héberge votre adresse e-mail, consultez votre administrateur informatique. Si vous ne connectez pas le fournisseur approprié, les e-mails ne seront pas consignés. 

Résoudre les problèmes d'enregistrement des réponses

Si vous remplissez les conditions pour l'enregistrement des réponses, et que votre réponse ne correspond pas à l'une des situations énumérées ci-dessus, découvrez comment obtenir de l'aide auprès de HubSpot. Avant tout contact, il est recommandé d'inclure un exemple d'une fiche d'informations de contact dans laquelle la réponse n'a pas été enregistrée et les titres d'e-mail de la réponse reçue dans votre compte de messagerie. Découvrez comment collecter les titres d'e-mails depuis certains fournisseurs de messagerie courants ou collaborez avec votre service informatique pour récupérer les titres. 

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