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Connected Email

Consigner des réponses aux e-mails dans le CRM

Dernière mise à jour: novembre 12, 2020

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Les réponses aux e-mails envoyés via une boîte de réception connectée, directement dans le CRM ou à l'aide de l'extension Hub Sales, seront consignées automatiquement dans le CRM. Lorsque vous recevez une réponse à un e-mail qui n'est pas consigné ou que vous recevez un nouvel e-mail d'un client ou d'un contact, vous pouvez le consigner manuellement dans HubSpot à l'aide de l'adresse e-mail de transfert du CRM. Découvrez-en davantage sur la façon dont les réponses aux e-mails sont enregistrées dans HubSpot et les cas où elles ne sont pas enregistrées comme prévu. 

Remarque : La taille de fichier maximale pour les e-mails sortants et entrants est de 50 Mo. Cela s'applique aux réponses envoyées à des e-mails individuels et aux e-mails entrants envoyés à un e-mail d'équipe dans la boîte de réception des conversations

Si votre serveur de messagerie exécute un logiciel de sécurité qui analyse les pièces jointes lors de la réception d'e-mails, HubSpot peut ne pas être en mesure de consigner les pièces jointes incluses dans les réponses aux e-mails ou les e-mails entrants envoyés à l'adresse e-mail de votre équipe. Par exemple, si vos serveurs Office 365 exécutent le logiciel Protection avancée contre les menaces et que l'option Remise dynamique est activée, les pièces jointes ne pourront pas être enregistrées. 

Réponses aux e-mails envoyés à l'aide d'une boîte de réception connectée

Les réponses aux e-mails sont automatiquement consignées dans la chronologie du contact si vous avez connecté votre boîte de réception et que :

  • L'e-mail initial a été envoyé via le CRM ou depuis le client de messagerie de votre boîte de réception connectée, où vous avez coché la case Consigner. Une boîte de réception connectée est requise pour envoyer des e-mails via le CRM.
  • L'e-mail initial n'a pas été envoyé à une adresse e-mail ou à un domaine figurant dans votre Liste Ne jamais enregistrer.
  • La boîte de réception est toujours connectée lorsque la réponse est reçue.
  • La réponse est envoyée à une boîte de réception connectée par l'utilisateur qui a lancé le fil.
  • L'expéditeur de la réponse est un contact existant dans HubSpot.

Remarque : Les réponses aux e-mails envoyés dans les spams ou les courriers indésirables d'une boîte de réception Office 365 ne s'enregistreront pas dans HubSpot. 

Réponses aux e-mails qui n'ont pas encore été consignés

Si vous envoyez un e-mail depuis votre boîte de réception connectée, mais que vous ne cochez pas la case Consigner lors de l'envoi du message, cet e-mail et les réponses ultérieures ne seront pas consignés dans le CRM. Toutefois, les réponses peuvent être transférées au CRM en utilisant l'adresse de transfert.

Réponses aux e-mails envoyés par des individus n'étant pas des contacts

Si une réponse provient d'une adresse e-mail externe à votre fil, et que cette adresse e-mail n'est pas un contact existant, la réponse ne sera pas enregistrée dans votre CRM. Par exemple, si un e-mail est envoyé à contacts@domaine.com (un contact existant) mais que le contact répond via contacts-alias@domaine.com (qui n'est pas un contact), la réponse ne sera pas enregistrée. Toutefois, les réponses peuvent être transférées au CRM en utilisant votre adresse de transfert et vous pouvez choisir de fusionner les deux fiches d'informations du contact.

E-mails entrants d'individus n'étant pas des contacts

Si un individu n'étant pas un contact vous envoie un nouvel e-mail qui ne fait pas partie d'un fil existant, cet e-mail ne s'enregistrera pas dans HubSpot et une nouvelle fiche d'informations ne sera pas créée. Si vous répondez à cet e-mail et que vous sélectionnez la case Enregistrer ou incluez l'adresse Cci, votre réponse sera enregistrée, mais l'e-mail d'origine de l'individu n'apparaîtra pas dans HubSpot. Les réponses ultérieures à ce fil seront enregistrées tant que votre boîte de réception sera connectée. 

Réponses aux e-mails filtrés dans un autre dossier (boîtes de réception IMAP uniquement)

HubSpot suit les réponses associées dans le dossier de la boîte de réception uniquement via la connexion de la boîte de réception. La réponse doit se trouver dans le dossier principal de la boîte de réception, et non dans un dossier enfant ou un dossier entièrement distinct. Si un e-mail de réponse est déplacé vers un dossier distinct en raison de règles de filtrage, la réponse ne sera sans doute pas consignée dans le CRM.

Réponses aux e-mails envoyés depuis une boîte de réception partagée

Si un fil d'e-mails démarre dans votre boîte de réception partagée dans l'outil Conversations, vous ne pourrez pas basculer sur votre boîte de réception personnelle connectée pour répondre. Les réponses ne se consigneront plus dans HubSpot, car cela créerait un nouveau fil que HubSpot ne pourrait pas détecter.

Réponses aux e-mails après avoir changé de fournisseurs de messagerie

Si vous changez de fournisseurs de messagerie alors que des fils associés à votre adresse e-mail précédente sont toujours actifs, les réponses aux e-mails ne se consigneront plus dans HubSpot. De plus, si vous utilisez des séquences, les contacts actuellement inscrits dans une séquence ne seront pas automatiquement désinscrits car HubSpot ne détectera plus les réponses. Reconnectez votre boîte de réception à l'aide du fournisseur approprié pour pouvoir consigner les réponses.