Créer et gérer des factures

Créez des factures dans HubSpot pour collecter des paiements numériques via l'outil de paiement HubSpot , ou pour suivre les paiements effectués en dehors de HubSpot. Pour commencer à utiliser les factures, consultez le guide d'installation de . Vous pouvez également consulter les propriétés par défaut des factures de HubSpot.

Remarque : les fonctions de facturation sont disponibles dans tous les comptes qui utilisent l'intégration Quickbooks. Pour créer des factures HubSpot manuellement, vous aurez besoin d'un compte Starter, Pro, ou Entreprise avec l'outil de paiement configuré.

Découvrez ci-dessous comment créer des factures à envoyer à vos acheteurs et comment les gérer après leur création.

Créer une facture

Les super administrateurs et les utilisateurs disposant des droits d'objet invoices peuvent créer une facture directement à partir d'un enregistrement de contact, de société, de transaction ou de devis, ou à partir de la page d'index des factures. Vous pouvez également créer une facture à partir d'un devis publié afin de copier les détails du devis dans une nouvelle facture.

Remarque : les factures ne peuvent être créées que si la devise par défaut de votre compte est réglée sur USD.

Pour créer une facture à partir de la page d'index :

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Sales > Invoices.
• En haut à droite, cliquez sur Créer une facture.

Pour créer une facture à partir d'un contact, d'une société ou d'une transaction :

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Transactions.
• Cliquez sur le nom  de l'enregistrement à partir duquel vous souhaitez créer une facture.
• Dans la barre latérale droite, localisez la section Factures, puis cliquez sur Ajouter.
  
  
• Dans le menu déroulant, sélectionnez Créer une facture. Outre la création d'une facture à partir d'un enregistrement CRM, vous pouvez également sélectionner l'une des options suivantes dans le menu déroulant :
  
  • Ajouter une facture existante : associe une facture existante à l'enregistrement.

• • Convertir la transaction en facture (transactions uniquement) : crée une facture en utilisant les informations de la transaction, y compris les postes individuels associés.

Pour créer une facture à partir d'un devis publié :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Devis.
• Passez la souris sur le nom  du devis, puis cliquez sur le menu déroulant Actions et sélectionnez Convertir le devis en facture. Cela créera une nouvelle facture en utilisant les informations du devis.

Vous accéderez alors à l'éditeur de factures pour configurer les détails de la facture.

Remarque : utilise par défaut, lors de la création d'une facture, un préfixe standardisé de INV suivi d'un numéro qui augmente séquentiellement pour chaque facture créée (par exemple, INV-1001 puis INV-1002). Vous pouvez mettre à jour le préfixe et le numéro de départ des factures dans vos paramètres.

Mise en place de la facturation

Dans la section Bill to de l'éditeur de factures, configurez d'abord les enregistrements associés à la facture, les conditions de paiement, etc.

• Chaque facture doit être associée à au moins un contact. Pour associer la facture à un contact :
  • Cliquez sur Ajouter un contact.
  • Dans le panneau de droite, recherchez un contact existant ou créez-en un nouveau.
  • Cliquez sur Next et continuez à configurer les libellés d'association nécessaires.
  • Cliquez sur Enregistrer. 
• Chaque facture peut être associée à une seule entreprise. Pour associer la facture à une entreprise :
  • Cliquez sur Ajouter une entreprise.
  • Dans le panneau de droite, recherchez une entreprise existante ou créez-en une nouvelle.
  • Cliquez sur Next et continuez à configurer les libellés d'association nécessaires.
  • Cliquez sur Enregistrer.
• Pour ajouter une adresse de facturation à la facture :
  • Cliquez sur Modifier sous Adresse de facturation.
  • Dans le panneau de droite, saisissez les informations relatives à l'adresse .
  • Cliquez sur Appliquer.
• Par défaut, la date de la facture est fixée à la date du jour. Pour la mettre à jour, cliquez sur le champ Date de la facture, puis utilisez le sélecteur de date pour sélectionner une nouvelle date.
• Par défaut, le paiement de la facture est dû à la réception de la facture. Pour sélectionner des conditions de paiement différentes, cliquez sur le menu déroulant Conditions de paiement, puis sélectionnez une condition de paiement . Le champ Date d'échéance sera automatiquement mis à jour pour correspondre au trimestre sélectionné.
• Pour ajouter un numéro de commande à la facture, saisissez le numéro dans le champ PO number.

Ajouter des lignes de produits

Dans la section Line items, ajoutez les articles que votre acheteur achètera.

• Pour ajouter des produits existants de votre bibliothèque de produits (Pro ou Entreprise uniquement) :
  
  • Cliquez sur Sélectionner dans la bibliothèque de produits.
  • Dans le panneau de droite, cochez les cases à côté des produits que votre acheteur achètera. Cliquez ensuite sur Ajouter.

• Pour créer un poste personnalisé sur la facture : 
  • Cliquez sur Créer un poste personnalisé.
  • Dans le panneau de droite, configurez les détails de votre poste. Les champs Nom et Prix unitaire sont obligatoires. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
  • Après avoir enregistré le poste, vous pouvez mettre à jour ses détails dans l'éditeur de postes, notamment en augmentant la quantité et en définissant une remise unitaire (en USD ou en pourcentage).
• Après avoir ajouté vos articles, vous pouvez consulter le sous-total, y compris les remises appliquées, dans la section Summary.

Ajouter des commentaires

Si vous souhaitez ajouter des notes à votre acheteur sur la facture, vous pouvez le faire dans la section Comments. Vous pouvez utiliser les options de texte au bas du champ de texte pour formater davantage votre texte, ajouter un lien hypertexte ou insérer un extrait.

Configurer les options de facturation

Dans la section Billing, définissez les options de paiement qui seront proposées à l'acheteur et indiquez si vous souhaitez recueillir des informations sur les adresses de facturation et de livraison. Ces paramètres sont hérités de vos paramètres de paiement .

• Pour définir les méthodes de paiement autorisées, cochez les cases à côté de Carte de crédit ou de débit et ACH (virement bancaire).
• Pour collecter les informations relatives à l'adresse de facturation lors du paiement, cochez la case Collecter l'adresse de facturation pour les achats par carte de crédit.
• Pour collecter les informations relatives à l'adresse de livraison lors du paiement, cochez la case Collecter l'adresse de livraison. Lorsque l'acheteur saisit ses informations de livraison, il ne peut choisir que parmi les pays que vous avez définis dans vos paramètres de paiement.

Paramètres avancés

Dans la section Paramètres avancés, vous pouvez personnaliser la langue et la localisation de la facture, ainsi que l'URL de la facture. Pour accéder aux paramètres avancés, cliquez sur Paramètres avancés.

• Par défaut, la langue utilisée pour les titres et les libellés de la page est l'anglais. Pour changer de langue, cliquez sur le menu déroulant Language puis sélectionnez une langue .
• Par défaut, le format de la date et de l'adresse est celui des États-Unis. Pour le mettre à jour dans un autre format, cliquez sur le menu déroulant Locale puis sélectionnez locale.
• Pour définir une URL de facturation personnalisée en utilisant l'un de vos domaines connectés , cliquez sur le menu déroulant Domain, puis sélectionnez un domaine. Vous pouvez également saisir une balise personnalisée à la fin de l'URL en entrant une valeur dans le champ Content slug. Un aperçu de l'URL de la facture est affiché sous les champs URL.

Sauvegarder et finaliser

À tout moment de la création de la facture, vous pouvez cliquer sur Save en haut à gauche pour enregistrer la facture en tant que projet. Vous pouvez revenir à tout moment sur une facture rédigée pour la modifier ou la supprimer. Vous pouvez également cliquer sur Preview en haut à droite pour voir comment la facture apparaîtra à l'acheteur.

Si vous êtes prêt à finaliser la facture pour l'envoyer à l'acheteur :

• En haut à droite, cliquez sur Finalize. Une fois finalisée, une facture ne peut être ni éditée ni supprimée.

• Dans la boîte de dialogue, vérifiez la clause de non-responsabilité, puis cliquez sur Finalize.
• Dans la boîte de dialogue suivante, vous pouvez soit sélectionner une méthode pour envoyer la facture à votre acheteur, soit retourner à la page d'index des factures :
  • Copier: copier l'URL de la facture.
  • Rédiger un e-mail avec la facture : naviguer vers le contact associé, l'entreprise ou l'enregistrement de l'affaire avec un e-mail rédigé en tête-à-tête contenant un lien vers la facture.
  • Fermer: retour à la page d'index des factures.
    
    

Vous pouvez également envoyer la facture ultérieurement à partir de la page d'index des factures, où vous pouvez également gérer vos factures existantes.

Gérer les factures

Après avoir créé des factures, vous pouvez les gérer à partir de la page d'index des factures, de la même manière que gère d'autres enregistrements CRM.

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers Sales > Invoices.
• Cliquez sur le nom de la facture.
• Dans le panneau de droite, vous pouvez définir le propriétaire de la facture à l'aide du champ Owner, afficher ses propriétés et gérer les associations de la facture.
  • Pour les factures rédigées, vous pouvez accéder aux options suivantes en cliquant sur le menu déroulant Actions en haut à droite :
    • Edit : continue à établir la facture.
    • Pour consulter les détails d'une facture, cliquez sur le nom de la facture , puis consultez ses détails dans le panneau de droite.
    • Clone : crée une nouvelle facture avec les mêmes détails.
      
      
  • Pour les factures finalisées, vous pouvez accéder aux options suivantes en cliquant sur le menu déroulant Actions en haut à droite :
    • Copier le lien : copier l'URL de la facture pour l'envoyer à un acheteur.
    • Envoyer : si un contact est associé à la facture, sélectionnez cette option pour accéder à l'enregistrement du contact et envoyer un e-mail personnalisé à avec un lien vers la facture.
    • Télécharger : télécharger un PDF de la facture.
    • Marquer comme payée : marque la facture comme payée et fixe la date de paiement. Après avoir marqué une facture comme payée, vous ne pouvez plus recouvrer le paiement de la facture ou l'annuler. Cela ne peut pas être annulé. 
    • Nulle : marque la facture comme nulle. Après avoir marqué une facture comme nulle, vous ne pouvez plus encaisser le paiement de la facture ou l'annuler. Cela ne peut pas être annulé.
    • Clone : crée une nouvelle facture avec les mêmes détails.
      
      
• Pour filtrer la page d'index en fonction des propriétés spécifiques de la facture :
  • Cliquez sur Advanced filters en haut à gauche.
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur + Add filter pour créer un nouveau filtre.
  • Recherchez et sélectionnez la propriété que vous souhaitez filtrer, puis définissez les critères de filtrage et cliquez sur Appliquer le filtre.
  • Pour définir plusieurs filtres, cliquez sur ET ou OU selon la manière dont vous souhaitez les regrouper. En savoir plus sur la configuration des filtres et l'enregistrement des vues.
    
    
• Pour exporter vos factures, cliquez sur Export en haut à droite du tableau. Pour en savoir plus sur , consultez les fiches d'exportation.
• Pour modifier les colonnes qui apparaissent dans le tableau, cliquez sur Edit columns en haut à droite du tableau.

Gérer les paramètres de la facture

Vous pouvez modifier le préfixe de la facture et le numéro de départ à partir des paramètres de votre facture. La modification de ces paramètres ne mettra pas à jour les factures existantes, mais seulement les nouvelles factures à venir.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
• Dans le menu latéral gauche, naviguez vers Objets > Factures.
• Par défaut, les factures commencent par le préfixe INV. Pour le modifier, cliquez sur Modifier le préfixe. Ensuite, dans la boîte de dialogue, entrez un nouveau préfixe , et cliquez sur Enregistrer le préfixe. Un préfixe peut comporter un maximum de 8 caractères.
• Par défaut, le numéro de facture de départ est 1001. Pour modifier ce pointm cliquez sur Mise à jour du point de départ des numéros de factures. Ensuite, dans la boîte de dialogue, entrez un nouveau numéro de point de départ , et cliquez sur Mise à jour du point de départ.