Créer et gérer des factures

Créez des factures dans HubSpot pour collecter des paiements numériques via Stripe payment processing ou HubSpot payments, ou pour suivre les paiements effectués en dehors de HubSpot. Ce guide d'installation explique comment configurer les factures pour votre compte, y compris comment personnaliser les préfixes, ajouter des informations fiscales et configurer les factures pour les abonnements. Vous pouvez également consulter les propriétés de la facture par défaut de HubSpot.

Vous pouvez créer et finaliser des factures sans configurer un processeur de paiement, et procéder à l'encaissement manuel des paiements. Cependant, si vous souhaitez accepter les paiements en ligne, vous devrez configurer soit la fonctionnalité de traitement des paiements par Stripe (disponible pour tous les abonnements) ou l'outil de paiement de HubSpot(Starter, Pro, ou Entreprise uniquement).

Veuillez noter : Une fois que vous avez effectué une transaction en utilisant le traitement des paiements Stripe avec votre compte Stripe connecté, il n'est actuellement pas possible de connecter un autre compte Stripe, ni de configurer HubSpot Payments. De même, une fois que vous avez effectué une transaction en utilisant l'outil de paiement de HubSpot, il n'est actuellement pas possible de passer de cet outil à Stripe pour le traitement des paiements. Si vous n'avez pas effectué de transaction et que vous souhaitez changer de fournisseur, veuillez contacter le service d'assistance à l'adresse.

Créer une facture

Les super administrateurs et les utilisateurs disposant des droits d'objet Factures peuvent créer une facture directement à partir d'une fiche d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de devis, ou à partir de la page d'index des factures. Vous pouvez également créer une facture à partir d'un devis publié afin de copier les détails du devis dans une nouvelle facture.

Veuillez noter : si vous utilisez l'outil de paiement de HubSpot, vous pouvez créer des factures si la devise par défaut de votre compte est réglée sur USD. Si vous n'avez pas de processeur de paiement ou si vous avez configuré Stripe comme processeur de paiement, vous pouvez créer des factures si votre devise par défaut est listée ici.

Pour créer une facture à partir de la page d'index :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• En haut à droite, cliquez sur Créer une facture.

Pour créer une facture à partir de la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise ou d'une transaction :

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans la barre latérale droite, dans la section Factures, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Créer une facture. Pour créer une facture à partir des informations de la transaction, y compris les lignes d'objet associées, cliquez sur Convertir la transaction en facture.

• Pour associer une facture existante à la fiche, cliquez sur Ajouter, puis sélectionnez Ajouter une facture existante.

Pour créer une facture à partir d'un devis publié :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Devis.
• Passez la souris sur le nom du devis, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Convertir en facture. Cela créera une nouvelle facture en utilisant les informations du devis.

Vous accéderez alors à l'éditeur de factures pour configurer les détails de la facture.

Remarque : utilise par défaut, lors de la création d'une facture, un préfixe standardisé de INV suivi d'un numéro qui augmente séquentiellement pour chaque facture créée (par exemple, INV-1001 puis INV-1002). Vous pouvez mettre à jour le préfixe et le numéro de départ des factures dans vos paramètres.

Mise en place de la facturation

Dans la section Facturer à de l'éditeur de factures, configurez d'abord les fiches d'informations associées à la facture, les conditions de paiement, etc.

• Chaque facture doit être associée à au moins un contact. Pour associer la facture à un contact :
  • Cliquez sur Ajouter un contact.
  • Dans le panneau de droite, recherchez un contact existant ou créez-en un nouveau.
  • Cliquez sur Suivant et continuez à configurer les libellés d'association nécessaires.
  • Cliquez sur Enregistrer. 
• Chaque facture peut être associée à une seule entreprise. Pour associer la facture à une entreprise :
  • Cliquez sur Ajouter une entreprise.
  • Dans le panneau de droite, recherchez une entreprise existante ou créez-en une nouvelle.
  • Cliquez sur Suivant et continuez à configurer les libellés d'association nécessaires.
  • Cliquez sur Enregistrer.
• Pour ajouter une adresse de facturation à la facture :
  • Cliquez sur Modifier sous Adresse de facturation.
  • Dans le panneau de droite, saisissez les informations relatives à l'adresse .
  • Cliquez sur Appliquer.
• Par défaut, la date de la facture est fixée à la date du jour. Pour la mettre à jour, cliquez sur le champ Date de la facture, puis utilisez le sélecteur de date pour sélectionner une nouvelle date.
• Par défaut, le paiement de la facture est dû à la réception de la facture. Pour sélectionner des conditions de paiement différentes, cliquez sur le menu déroulant Conditions de paiement, puis sélectionnez une condition de paiement . Le champ Date d'échéance sera automatiquement mis à jour pour correspondre au trimestre sélectionné.
• Pour ajouter un numéro de commande à la facture, entrez le numéro dans le champ numéro de commande.

Ajouter des lignes de produits

Dans la section lignes de produits, ajoutez les articles que votre client achètera.

• Si vous utilisez la fonctionnalité de traitement des paiements avec Stripe, vous pouvez configurer la devise de la facture à l'aide du menu déroulant Devise. En savoir plus sur les devises prises en charge par Stripe pour le traitement des paiements.
  
  
• Pour ajouter des produits existants de votre bibliothèque de produits (Pro ou Entreprise uniquement) :
  
  • Cliquez sur Sélectionner dans la bibliothèque de produits.
  • Dans le panneau de droite, cochez les cases à côté des produits que votre acheteur achètera. Cliquez ensuite sur Ajouter.

• Pour créer un poste personnalisé sur la facture : 
  • Cliquez sur Créer un poste personnalisé.
  • Dans le panneau de droite, configurez les détails de votre poste, puis cliquez sur Enregistrer. Les champs Nom et Prix unitaire sont obligatoires.
  • Après avoir enregistré le poste, vous pouvez mettre à jour ses détails dans l'éditeur de postes, notamment en augmentant la quantité et en définissant une remise unitaire (en devise ou en pourcentage).
• Après avoir ajouté vos articles, vous pouvez consulter le sous-total, y compris les remises appliquées, dans la section Récapitulatif.

Ajouter des commentaires

Si vous souhaitez ajouter des notes à votre acheteur sur la facture, vous pouvez le faire dans le champ Commentaires. Vous pouvez utiliser les options de texte au bas du champ de texte pour formater votre texte, ajouter un lien hypertexte ou insérer un extrait. Vous pouvez ajouter un commentaire par défaut qui apparaîtra sur chaque facture dans les Paramètres des tâches.

Configurer les options de facturation (Starter, Pro et Entreprise uniquement)

Dans la section Facturation, choisissez si vous souhaitez accepter les paiements en ligne, définissez les options de paiement qui seront disponibles pour l'acheteur et choisissez de collecter ou non les informations relatives aux adresses de facturation et de livraison. Les paramètres de paiement en ligne sont hérités de vos paramètres de paiement .

• Pour accepter les paiements en ligne, activez le bouton Paiement. Si le commutateur de caisse est désactivé, les options ci-dessous ne sont pas disponibles.
  • Cochez les cases en regard des formulaires de paiement que vous souhaitez accepter (par exemple, Carte de crédit ou de débit ou virement bancaire ).
  • Pour collecter les informations relatives à l'adresse de facturation lors du paiement, cochez la case Collecter l'adresse de facturation pour les achats par carte de crédit.
  • Pour collecter les informations relatives à l'adresse de livraison lors du paiement, cochez la case Collecter l'adresse de livraison. Lorsque l'acheteur saisit ses informations de livraison, il ne peut choisir que parmi les pays que vous avez définis dans vos paramètres de paiement.
  • Pour permettre aux clients de saisir un montant personnalisé au moment du paiement, cochez la case Permettre à votre client de payer un montant inférieur au solde dû . À partir de la page d'index factures, vous pouvez faire enregistrer un paiement manuel ou existant en tant que paiement partiel. Les montants des paiements personnalisés doivent être inférieurs au solde total dû.
    
    

    Veuillez noter : Si vous n'avez pas configuré les Paiements ou Stripe comme processeur de paiement dans votre compte, vous pouvez accepter des paiements partiels sur les factures lors de l'enregistrement des paiements manuels sans avoir besoin d'activer un paramètre spécifique.

Paramètres avancés

Dans la section Paramètres avancés, vous pouvez personnaliser la langue et la localisation de la facture, ainsi que l'URL de la facture. Pour accéder aux paramètres avancés, cliquez sur Paramètres avancés.

• Par défaut, la langue utilisée pour les titres et les libellés de la page est l'anglais. Pour changer de langue, cliquez sur le menu déroulant Langue puis sélectionnez une langue.
• Par défaut, le format de la date et de l'adresse est celui des États-Unis. Pour le mettre à jour dans un autre format, cliquez sur le menu déroulant Locale puis sélectionnez locale.
• Pour définir une URL de facturation personnalisée en utilisant l'un de vos domaines connectés , cliquez sur le menu déroulant Domaine, puis sélectionnez un domaine . Vous pouvez également saisir une balise personnalisée à la fin de l'URL en saisissant une valeur dans le champ slug de contenu. Un aperçu de l'URL de la facture est affiché sous les champs URL.
• Si vous avez configuré des numéros d'identification fiscale dans votre compte et que vous souhaitez les inclure dans la facture, cochez les cases Numéro d'identification fiscale correspondantes.

Sauvegarder et finaliser

À tout moment de la création de la facture, vous pouvez cliquer sur Enregistrer en haut à gauche pour enregistrer la facture en tant que projet. Vous pouvez revenir à tout moment sur une facture rédigée pour la modifier ou la supprimer. Vous pouvez également cliquer sur Preview en haut à droite pour voir comment la facture apparaîtra à l'acheteur.

Si vous êtes prêt à finaliser la facture pour l'envoyer à l'acheteur :

• En haut à droite, cliquez sur Finaliser. Une fois finalisée, une facture ne peut être ni éditée ni supprimée.

• Dans la boîte de dialogue, vérifiez la clause de non-responsabilité, puis cliquez sur Finalize.

Envoyer

Après avoir finalisé la facture, une boîte de dialogue s'affiche avec des options permettant d'envoyer la facture à votre acheteur par e-mail.

• Tout d'abord, configurez vos champs d'adresse e-mail :
  • Le champ To sera automatiquement rempli avec l'adresse électronique du premier contact associé à la facture. Pour modifier cette adresse, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un contact . Vous pouvez également saisir une nouvelle adresse e-mail et HubSpot créera automatiquement un enregistrement de contact pour eux après l'envoi.
  • Le champ Cc sera automatiquement rempli avec les adresses de tout autre contact associé à la facture lors de sa création. Pour ajouter d'autres adresses à ce champ, cliquez sur le menu déroulant  , sélectionnez les contacts ou saisissez des adresses électroniques personnalisées .
  • Le champ From sera automatiquement rempli avec votre adresse e-mail connectée, mais vous pouvez choisir n'importe quelle adresse e-mail connectée au compte.
    • L'adresse e-mail que vous sélectionnez deviendra l'adresse par défaut pour les futurs envois de factures, mais elle peut être modifiée avant chaque envoi.
    • Les réponses à cet E-mail seront acheminées vers l'adresse From . Si vous sélectionnez une adresse e-mail utilisée pour une boîte de réception connectée , y compris les boîtes de réception d'équipe partagées, vous pouvez gérer le suivi dans la boîte de réception des conversations de HubSpot. 
• Cliquez sur Envoyer la facture.
• Pour composer manuellement un e-mail personnalisé contenant un lien vers la facture, cliquez sur Écrire un e-mail manuellement.

L'acheteur recevra alors un e-mail contenant les détails de la facture ainsi qu'un lien lui permettant de visualiser la facture dans son navigateur.

Vous pouvez également envoyer la facture ultérieurement à partir de la page d'index des factures, où vous pouvez également gérer vos factures existantes. Pour en savoir plus sur la gestion et le partage des factures, voir ci-dessous.

Gérer les factures

Après avoir créé des factures, vous pouvez les gérer à partir de la page d'index des factures, de la même manière que gère d'autres enregistrements CRM.

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Cliquez sur le nom de la facture.
• Dans le panneau de droite, vous pouvez définir le propriétaire de la facture à l'aide du champ Owner, afficher ses propriétés, visualiser les paiements effectués et gérer les associations de la facture.
  • Pour les factures rédigées, vous pouvez accéder aux options suivantes en cliquant sur le menu déroulant Actions en haut à droite :
    • Modifier : continue à établir la facture.
    • Supprimer : supprimer le projet de facture. 
    • Clone : crée une nouvelle facture avec les mêmes détails.
      
      
  • Pour les factures finalisées, vous pouvez accéder aux options suivantes en cliquant sur le menu déroulant Actions en haut à droite :
    • Voir la facture : ouvre la facture dans un onglet séparé du navigateur.
    • Copier le lien : copier l'URL de la facture pour l'envoyer à un acheteur.
    • Envoyer : envoie la facture par e-mail. En savoir plus sur l'envoi d'e-mails de facturation.
    • Télécharger : télécharger un PDF de la facture.
    • Enregistrer le paiement : marque manuellement la facture comme payée en créant un nouvel enregistrement de paiement ou en appliquant un enregistrement existant. Le paiement doit correspondre au montant total de la facture. Après avoir sélectionné cette option :
      • Pour créer un nouvel enregistrement de paiement, remplissez les champs détail du paiement dans la barre latérale droite, puis cliquez sur Enregistrer un paiement. Le paiement apparaîtra alors sous Paiements lorsque vous consulterez les détails de la facture.
      • Pour appliquer un paiement existant à la facture, cliquez dans la barre latérale droite sur l'onglet Appliquer un paiement existant. Recherchez ensuite un enregistrement de paiement par le montant du paiement, l'ID ou l'adresse e-mail du contact associé au paiement. Sélectionnez le paiement , puis cliquez sur Appliquer le paiement. Le paiement apparaîtra alors sous Paiements lorsque vous consulterez les détails de la facture.

    Veuillez noter : Si vous marquez manuellement la facture comme payée, les contacts ne recevront pas automatiquement un reçu. Si un reçu est nécessaire, vous pouvez en envoyer un à l'adresse à partir de la page d'index des paiements.

    • Nulle : marque la facture comme nulle. Après avoir marqué une facture comme nulle, vous ne pouvez plus encaisser le paiement de la facture ou l'annuler. Cela ne peut pas être annulé.
    • Clone : crée une nouvelle facture avec les mêmes détails.
      
      
• Pour filtrer la page d'index par propriétés spécifiques de la facture :
  • Cliquez sur Filtres avancés en haut à gauche.
  • Dans le panneau de droite, cliquez sur Ajouter un filtre pour créer un nouveau filtre.
  • Recherchez et sélectionnez la propriété que vous souhaitez filtrer, puis définissez les critères de filtrage.
  • Pour sélectionner une autre propriété, cliquez sur ET ou OU. En savoir plus sur la configuration des filtres et l'enregistrement des vues.
    
    
• Pour exporter vos factures, cliquez sur Export en haut à droite du tableau. Pour en savoir plus sur , consultez les fiches d'exportation.
• Pour modifier les colonnes qui apparaissent dans le tableau, cliquez sur Modifier les colonnes en haut à droite du tableau.

Envoyer des factures

Après avoir créé une facture, vous pouvez la partager par le biais d'un lien direct ou d'un e-mail, ou insérer des factures lors de la composition de messages sur les enregistrements CRM et dans la boîte de réception des conversations. Pour envoyer des factures, vous devrez configurer soit Stripe payment processing (disponible pour tous les abonnements), soit l'outil de paiements HubSpot (Starter, Professional, ou only).

Pour envoyer la facture dans un e-mail :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Cliquez sur le nom de la facture.
• Dans la barre latérale droite, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Envoyer.
• Dans la boîte de dialogue, configurez les champs de votre adresse e-mail, puis cliquez sur Envoyer la facture.

Vous pouvez également envoyer manuellement un e-mail contenant un lien vers la facture ou insérer le lien dans les messages.

Attention : si vous envoyez une facture dans un e-mail rédigé manuellement ou en insérant un lien, la propriété Date du dernier envoi ne sera pas mise à jour. En savoir plus sur les propriétés de la facture .

Pour envoyer manuellement un e-mail personnalisé avec un lien vers la facture :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Cliquez sur le nom de la facture.
• Dans la barre latérale droite, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Envoyer.
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Écrire l'e-mail manuellement. Vous serez alors redirigé vers l'enregistrement de l'opération associée à la facture, où vous pourrez rédiger votre e-mail. Un lien vers la facture sera automatiquement inclus dans le corps de l'e-mail.
• Après avoir rédigé votre e-mail, cliquez sur Envoyer.

Pour partager un lien direct vers une facture :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
• Cliquez sur le nom de la facture.
• Dans la barre latérale droite, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Copiez le lien.

• Vous pouvez ensuite insérer le lien dans votre plate-forme de messagerie préférée, et l'acheteur peut cliquer sur le lien pour consulter la facture à l'adresse URL que vous avez configurée lors de la création de la facture. 

Pour insérer une facture dans un e-mail individuel ou un message dans la boîte de réception des conversations :

• Dans le composeur de messages, cliquez sur Insérer, puis sélectionnez Factures.
• Sélectionnez une facture ou cliquez sur Gérer pour accéder à la page d'index des factures.

Après avoir sélectionné une facture, un lien hypertexte sera ajouté au message en utilisant le numéro de la facture.

Veuillez noter : Actuellement, les intégrations de comptes construites par HubSpot, telles que Quickbooks Online et Xero, ne prennent pas en charge la synchronisation des factures depuis HubSpot. Cependant, vous pouvez exporter vos factures et les télécharger dans votre système comptable. Vous pouvez vous abonner aux mises à jour concernant les nouvelles fonctionnalités d'intégration des factures, telles que la synchronisation des factures, en remplissant ce formulaire.