Tworzenie faktur i zarządzanie nimi

Twórz faktury w HubSpot, aby zbierać płatności cyfrowe za pośrednictwem przetwarzania płatności Stripe lub HubSpot lub śledzić płatności dokonane poza HubSpot. Ten przewodnik konfiguracji opisuje, jak skonfigurować faktury dla swojego konta, w tym jak dostosować prefiksy, dodać informacje podatkowe i skonfigurować faktury dla subskrypcji. Możesz również przejrzeć domyślne właściwości faktur HubSpot.

Możesz tworzyć i finalizować faktury bez konfigurowania podmiotu przetwarzającego płatności i ręcznie zbierać płatności. Jeśli jednak chcesz akceptować płatności online, musisz skonfigurować przetwarzanie płatności Stripe (dostępne dla wszystkich subskrypcji) lub HubSpot( tylkoStarter, Professional lub Enterprise).

Walutę faktury można ustawić jako dowolną walutę obsługiwaną przez HubSpot. Dowiedz się, jak skonfigurować waluty dla swojego konta.

Uwaga: wymagania dotyczące faktur mogą się różnić w zależności od jurysdykcji. Należy skonsultować się z doradcą prawnym lub podatkowym w celu ustalenia, czy HubSpot Invoices spełnia obowiązki w zakresie zgodności.

Tworzenie faktury

Fakturę można wystawić na wiele sposobów:

• Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach i użytkownicy z uprawnieniami do obiektów faktur mogą tworzyć faktury bezpośrednio z rekordu kontaktu, firmy, transakcji, rekordu transakcji lub ze strony indeksu faktur.
• Z opublikowanej wyceny, aby skopiować szczegóły wyceny do nowej faktury.
• Automatyczne tworzenie i wysyłanie faktur cyklicznych przy użyciu Subskrypcji.
• Faktury są tworzone automatycznie po dokonaniu płatności za pośrednictwem linków do płatności lub wyceny.

Utwórz fakturę ze strony indeksu

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz fakturę.

Utwórz fakturę z rekordu kontaktu, firmy lub transakcji

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Transakcje: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę rekordu.
  • W przypadku kontaktów i firm, na prawym pasku bocznym, w sekcji Faktury, kliknij Dodaj, a następnie wybierz Utwórz fakturę.

• • W przypadku transakcji, na prawym pasku bocznym, w sekcji Faktury kliknij przycisk Dodaj, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
    
    • Konwertuj transakcję na fakturę : utwórz fakturę przy użyciu informacji z transakcji, w tym powiązanych pozycji.
    • Utwórz pustą fakturę: utwórz nową fakturę od podstaw.
    • Dodaj istniejącą fakturę: wybierz istniejącą fakturę do powiązania z transakcją.

• • • Fakturę można również utworzyć z poziomu edytora pozycji transakcji.

Tworzenie faktury na podstawie opublikowanej wyceny

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
• Najedź kursorem na nazwę wyceny, kliknij Działania, a następnie wybierz Konwertuj na fakturę. Spowoduje to utworzenie nowej faktury przy użyciu informacji z wyceny.

Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora faktur, aby skonfigurować szczegóły faktury. Jeśli wycena zawiera więcej niż jeden kontakt, zostaniesz poproszony o usunięcie dodatkowych kontaktów w edytorze faktur.

Uwaga: domyślnie podczas tworzenia faktury używany jest standardowy prefiks INV obserwujący numer, który wzrasta sekwencyjnie dla każdej utworzonej faktury (na przykład INV-1001, a następnie INV-1002). Możesz zaktualizować prefiks i numer początkowy faktur w ustawieniach.

Konfiguracja rozliczania faktur

W sekcji Bill to w edytorze faktur należy najpierw skonfigurować powiązane rekordy faktury, warunki płatności i inne.

• Podczas tworzenia każda faktura może być powiązana z jednym kontaktem. Po utworzeniu faktury można dodać dodatkowe kontakty za pomocą skojarzeń na prawym pasku bocznym.
  
  Aby powiązać fakturę z kontaktem:
  • Kliknij przycisk Dodaj kontakt.
  • W prawym panelu wyszukaj istniejący kontakt lub utwórz nowy.
  • Kliknij Next (Dalej ) i kontynuuj konfigurowanie wszelkich potrzebnych etykiet powiązań.
  • Kliknij Zapisz.
• Podczas tworzenia każda faktura może być powiązana z jedną firmą. Po utworzeniu można dodać dodatkowe firmy za pomocą skojarzeń na prawym pasku bocznym.
• Aby powiązać fakturę z firmą:
  • Kliknij Dodaj firmę.
  • W prawym panelu wyszukaj istniejącą firmę lub utwórz nową.
  • Kliknij Next (Dalej ) i kontynuuj konfigurowanie wszelkich potrzebnych etykiet powiązań.
  • Kliknij Zapisz.
• Aby dodać adres rozliczeniowy do faktury:
  • Kliknij Edytuj w sekcji Adres rozliczeniowy.
  • W prawym panelu wprowadź dane adresowe.
  • Kliknij przycisk Zastosuj.
• Aby dodać adres wysyłki do faktury:
  • Kliknij add Dodaj adres wysyłki.
  • W prawym panelu wprowadź dane adresowe.
  • Kliknij przycisk Zapisz.
• Domyślnie data faktury będzie ustawiona na bieżący dzień. Aby ją zaktualizować, kliknij pole Data faktury, a następnie użyj selektora dat, aby wybrać nową datę.
• Domyślnie płatność za fakturę będzie należna po jej otrzymaniu. Aby wybrać inne warunki płatności, kliknij menu rozwijane Warunki płatności, a następnie wybierz termin płatności. Pole Termin płatności zostanie automatycznie zaktualizowane, aby pasowało do wybranego terminu.
• Wszelkie niestandardowe właściwości, które zostały skonfigurowane w ustawieniach faktury, będą widoczne po prawej stronie, w polu Termin płatności. Jeśli ustawienie pozwalające użytkownikom na zastępowanie tych pól zostało włączone, można wprowadzać w nich zmiany podczas tworzenia faktury.

Dodawanie pozycji

W sekcji Pozycje dodaj pozycje, które kupujący będzie kupował. Dowiedz się, jak używać pozycji w fakturach.

Dodaj komentarz

Jeśli chcesz dodać jakiekolwiek uwagi dla kupującego na fakturze, możesz dodać je do pola Komentarze. Możesz użyć opcji tekstowych na dole pola tekstowego, aby sformatować tekst, dodać hiperłącze lub wstawić fragmenty. Możesz dodać domyślny komentarz, który pojawi się na każdej fakturze w ustawieniach faktury.

Konfiguracja opcji rozliczeń

W sekcji Płatności wybierz, czy chcesz akceptować płatności online, ustaw, które opcje płatności będą dostępne dla kupującego i wybierz, czy chcesz zbierać informacje o adresie rozliczeniowym i wysyłkowym. Ustawienia płatności online są dziedziczone z ustawień płatności w kasie.

• Aby akceptować płatności online, włącz przełącznik Checkout. Jeśli przełącznik płatności jest wyłączony, poniższe opcje nie będą dostępne.
  • Zaznacz pola wyboru obok form płatności, które chcesz akceptować (np. karta kredytowa lub debetowa lub płatności bankowe, takie jak ACH).
  • Aby zbierać informacje o adresie rozliczeniowym przy kasie, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres rozliczeniowy przy zakupach kartą kredytową.
  • Aby zbierać informacje o adresie wysyłki przy realizacji zakupu, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres wysyłki. Gdy kupujący wprowadzi informacje o wysyłce, będzie mógł wybrać tylko spośród krajów określonych w ustawieniach płatności.
  • Aby umożliwić klientom wprowadzenie niestandardowej kwoty w momencie płatności, zaznaczpole wyboru Zezwól klientowi na wpłatę kwoty niższej niż saldo do zapłaty . Jeśli chcesz zarejestrować ręczną lub istniejącą płatność jako płatność częściową, możesz to zrobić na stronie indeksu faktur. Kwoty płatności niestandardowych muszą być niższe niż całkowite saldo do zapłaty.

Ustawienia zaawansowane

W sekcji Ustawienia zaawansowane można dostosować język i ustawienia regionalne faktury, a także adres URL faktury. Aby uzyskać dostęp do ustawień zaawansowanych, kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.

• Domyślnie język tytułów i etykiet na stronie jest ustawiony na angielski. Aby zmienić język na inny, kliknij menu rozwijane Język , a następnie wybierz język.
• Domyślnie format daty i adresu jest ustawiony na Stany Zjednoczone. Aby zmienić ten format na inny, kliknij menu rozwijane Locale, a następnie wybierz lokalizację.
• Aby ustawić niestandardowy adres URL faktury przy użyciu dowolnej z połączonych domen, kliknij menu rozwijane Domena, a następnie wybierz domenę. Można również wprowadzić niestandardowy slug na końcu adresu URL, wprowadzając wartość w polu Content slug. Podgląd adresu URL faktury jest wyświetlany poniżej pól adresu URL.
• Jeśli na koncie skonfigurowano identyfikatory podatkowe i chcesz je uwzględnić na fakturze, zaznacz odpowiednie pola wyboru Identyfikator podatkowy.

Zapisz i sfinalizuj

W dowolnym momencie tworzenia faktury można kliknąć przycisk Zapisz w lewym górnym rogu, aby zapisać fakturę jako wersję roboczą. Do wersji roboczej faktury można powrócić w dowolnym momencie, aby ją edytować lub usunąć. Możesz także kliknąć Podgląd w prawym górnym rogu, aby zobaczyć, jak faktura będzie wyglądać dla kupującego.

Jeśli jesteś gotowy do sfinalizowania faktury, możesz wysłać ją do kupującego:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Finalizuj. Po sfinalizowaniu faktury nie można usunąć.

• W oknie dialogowym przejrzyj wyłączenie odpowiedzialności, a następnie kliknij przycisk Finalizuj.

Wyślij fakturę

Po sfinalizowaniu faktury pojawi się okno dialogowe z opcjami wysłania faktury do nabywcy za pośrednictwem poczty e-mail. Możesz zamknąć monit, klikając X, i wysłać go później. E-maile z przypomnieniem są zarządzane poprzez ustawienia faktury.

• Najpierw skonfiguruj pola adresu e-mail:
  • Pole Do zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail kontaktu powiązanego z fakturą. Aby zmienić ten adres, kliknij menu rozwijane i wybierz kontakt. Możesz również wprowadzić nowy adres e-mail, a HubSpot automatycznie utworzy dla niego Rekord kontaktu po wysłaniu.
  • Aby dodać adres e-mail do pola Cc , kliknij menu rozwijane, wybierz kontakty lub wprowadź niestandardowe adresy e-mail. W polu DW można dodać maksymalnie dziewięć adresów e-mail.
  • Jeśli domyślny adres e-mail został skonfigurowany w ustawieniach faktury, pole Od zostanie automatycznie wypełnione domyślnym adresem e-mail. W przeciwnym razie zostanie wypełnione osobistym adresem e-mail. Jeśli ustawiono domyślny adres e-mail, ale włączono ustawienie umożliwiające użytkownikom wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, będzie można wybrać inny adres e-mail.
    • Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, wybrany adres e-mail stanie się domyślnym adresem dla przyszłych wysyłek faktur, ale można go zmienić przed każdym wysłaniem.
    • Odpowiedzi na tę wiadomość e-mail będą kierowane na adres Od . Jeśli wybierzesz adres e-mail, który jest używany dla połączonej skrzynki odbiorczej, w tym współdzielonych skrzynek e-mail zespołu, możesz zarządzać skrzynką odbiorczą rozmów w HubSpot.
• Kliknij przycisk Wyślij fakturę. Kupujący otrzyma wiadomość e-mail zawierającą szczegóły faktury wraz z linkiem do wyświetlenia faktury w przeglądarce, a także wersję faktury w formacie PDF jako załącznik.
• Aby zamiast tego ręcznie utworzyć indywidualną wiadomość e-mail z linkiem do faktury, kliknij opcję Napisz wiadomość e-mail ręcznie.

Automatyczne tworzenie faktur

Automatyczne tworzenie i wysyłanie faktur cyklicznych przy użyciu subskrypcji

Aby zautomatyzować fakturowanie w oparciu o subskrypcję, należy obserwować następujące kroki.

Wyświetlanie faktur utworzonych automatycznie z Płatności za pośrednictwem linków do płatności lub Wyceny

Gdy faktura zostanie automatycznie utworzona z linku do płatności lub wyceny, faktura zostanie powiązana z płatnością.

Faktury można przeglądać na stronie indeksu faktur lub na powiązanej fakturze w samym rekordzie płatności. Faktura nie jest wysyłana do klienta automatycznie. Jeśli chcesz wysłać fakturę, obserwując ją, wykonaj następujące kroki.

Zarządzanie fakturami

Po utworzeniu faktur można nimi zarządzać ze strony indeksu faktur, podobnie jak innymi rekordami CRM.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• Kliknij nazwę faktury.
• W prawym panelu możesz ustawić właściciela faktury za pomocą pola Właściciel, wyświetlić jej właściwości, zobaczyć dokonane płatności i zarządzać powiązaniami faktury, w tym dodawać dodatkowe kontakty i firmy.

Zarządzanie wystawionymi fakturami

• Edytuj: kontynuuj konfigurowanie faktury.
• Wyświetl historię właściwości: sprawdzenie wartości właściwości faktury w przeszłości.
• Clone: utworzenie nowej faktury z tymi samymi szczegółami.
• Usuń: usunięcie wersji roboczej faktury.

Zarządzanie sfinalizowanymi fakturami

W przypadku sfinalizowanych faktur można uzyskać dostęp do następujących opcji, klikając menu rozwijane Działania w prawym górnym rogu:

• Edycja: jeśliustawienie umożliwiające edycję faktur zostało włączone, Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach i użytkownicy z uprawnieniami do edycji faktur mogą edytować sfinalizowane faktury ze strony indeksu faktur. Po zapisaniu zmian zaleca się wysłanie wiadomości do klienta w celu poinformowania go o zmianie faktury, w tym o szczegółach zmian.

• Rekord płatności: ręczne oznaczenie faktury jako zapłaconej poprzez utworzenie nowego rekordu płatności lub zastosowanie istniejącego. Po wybraniu tej opcji:
  • Aby utworzyć nowy rekord płatności, wypełnij pola szczegółów płatności na prawym pasku bocznym, a następnie kliknij Rekord płatności. Płatność pojawi się w sekcji Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.
  • Aby zastosować istniejącą płatność do faktury, na prawym pasku bocznym kliknij kartę Zastosuj istniejącą. Następnie wyszukaj rekord płatności według kwoty płatności, identyfikatora lub adresu e-mail kontaktu powiązanego z płatnością. Wybierz płatność, a następnie kliknij przycisk Zastosuj płatność. Płatność pojawi się w sekcji Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.

Uwaga: w przypadkuręcznego oznaczenia faktury jako opłaconej, kontakt nie otrzyma automatycznie pokwitowania. Jeśli wymagane jest pokwitowanie, można je wysłać do kontaktu ze strony indeksu płatności.

• • Aby usunąć płatność:

• • • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
    • Kliknij nazwę faktury.
    • Na prawym pasku bocznym w sekcji Płatności kliknij opcję Wyświetl powiązaną płatność.
    • Kliknij kwotę płatności.
    • Kliknij menu rozwijane Akcje w prawym górnym rogu, a następnie kliknij Usuń.
    • Kliknij Usuń rekord, aby potwierdzić.

• Wyświetl fakturę : otwórz fakturę w osobnej karcie przeglądarki.
• Wyświetl historię właściwości: sprawdzenie wartości właściwości faktury w przeszłości.
• Kopiuj link: skopiuj adres URL faktury, aby wysłać go do kupującego.
• Wyślij: wysłanie faktury w wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o wysyłaniu wiadomości e-mail z fakturami.
• Pobierz: pobranie faktury w formacie PDF.
• Klonuj: utworzenie nowej faktury z tymi samymi szczegółami.

• Usuń: jeśliustawienie umożliwiające usuwanie faktur zostało włączone, Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach i użytkownicy z uprawnieniami do edycji faktur mogą usuwać niezapłacone sfinalizowane faktury ze strony indeksu faktur. Usunięcie faktury jest trwałe i nie można go cofnąć.

Uwaga: numery faktur będą nadal zwiększane sekwencyjnie od ostatnio utworzonej faktury (nawet jeśli ta lub jakakolwiek inna faktura została usunięta). W związku z tym usunięcie faktury może spowodować trwałą lukę w numeracji faktur. Numerację można zresetować tylko wtedy, gdy wszystkie faktury zostaną usunięte (ale nie można usunąć zapłaconych faktur). Należy skonsultować się z zespołem księgowym, aby upewnić się, że będzie to działać z bieżącymi systemami.

• Void: oznaczenie faktury jako nieważnej. Po oznaczeniu faktury jako nieważnej nie można już pobierać płatności za fakturę ani jej anulować. Nie można tego cofnąć.
  • Jeśli w związku z fakturą dokonano płatności online, nie można anulować faktury, nawet jeśli zostanie wydany zwrot pieniędzy.
  • Jeśli na fakturze zarejestrowano płatność ręczną, należy ją usunąć przed anulowaniem faktury.

Filtrowanie i eksportowanie faktur

• Kliknij Zaawansowane filtry w lewym górnym rogu.
• W prawym panelu kliknij + Dodaj filtr, aby skonfigurować nowy filtr.
• Wyszukaj i wybierz właściwość, według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania.
• Aby wybrać inną właściwość, kliknij AND lub OR. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.
  
  
• Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij opcję Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.
• Kliknij przycisk Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli, aby wyeksportować wszystkie faktury, lub zaznacz pola wyboru obok faktur, które chcesz wyeksportować, a następnie kliknij przycisk Eksportuj. Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.

Wysyłanie faktur

Po utworzeniu faktury można ją udostępnić za pomocą bezpośredniego linku lub wiadomości e-mail, a także wstawiać faktury podczas tworzenia wiadomości w rekordach CRM i w skrzynce odbiorczej rozmów.

Aby wysłać fakturę w wiadomości e-mail:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• Kliknij nazwę faktury.
• Na prawym pasku bocznym kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Wyślij.
• W oknie dialogowym skonfiguruj pola adresu e-mail, a następnie kliknij opcję Wyślij fakturę.

• Kupujący otrzyma wówczas wiadomość e-mail zawierającą dane faktury wraz z linkiem umożliwiającym wyświetlenie faktury w przeglądarce, a także wersję faktury w formacie PDF jako załącznik.

Możesz także ręcznie wysłać wiadomość e-mail z linkiem do faktury lub wstawić link do wiadomości.

Uwaga: jeśli wyślesz fakturę w ręcznie napisanej wiadomości e-mail lub wstawiając link, właściwość Data ostatniego wysłania nie zostanie zaktualizowana. Dowiedz się więcej o właściwościach faktur.

Aby ręcznie wysłać wiadomość e-mail z linkiem do faktury:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• Kliknij nazwę faktury.
• Na prawym pasku bocznym kliknij opcję Akcje, a następnie wybierz opcję Wyślij.
• W oknie dialogowym kliknij opcję Napisz wiadomość e-mail ręcznie. Nastąpi przekierowanie do Rekordu transakcji powiązanego z fakturą, gdzie można utworzyć wiadomość e-mail. Link do faktury zostanie automatycznie umieszczony w treści wiadomości e-mail.
• Po skomponowaniu wiadomości e-mail kliknij przycisk Wyślij.

Aby udostępnić bezpośredni link do faktury:

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• Kliknij nazwę faktury.
• Na prawym pasku bocznym kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Kopiuj łącze.

• Następnie można wstawić link do preferowanej platformy komunikacyjnej, a kupujący może kliknąć link, aby wyświetlić fakturę pod adresem URL skonfigurowanym podczas tworzenia faktury.

Aby wstawić fakturę do pojedynczej wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej rozmów:

• W Kompozytorze wiadomości kliknij Wstaw, a następnie wybierz Faktury.
• Wybierz fakturę lub kliknij Zarządzaj, aby przejść do strony indeksu faktur.

Po wybraniu faktury do wiadomości zostanie dodane hiperłącze wykorzystujące numer faktury.

Przejrzyj historię edycji

Można wyświetlić historię edycji faktury, w tym wszelkie zmiany statusu oraz kiedy zostały wysłane wiadomości e-mail z fakturami, którzy użytkownicy wykonali daną czynność, a także datę i godzinę wykonania danej czynności.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• Kliknij nazwę faktury.
• W prawym panelu przewiń w dół do panelu historii.

Uwaga: obecnie integracje kont wbudowanych w HubSpot, takie jak Quickbooks Online i Xero, nie obsługują synchronizacji faktur z HubSpot. Możesz jednak wyeksportować rekordy faktur i przesłać je do swojego systemu księgowego. Możesz subskrybować aktualizacje dotyczące nowych funkcji integracji faktur, takich jak synchronizacja faktur, wypełniając ten formularz.