Przejdź do treści
Uwaga: Tłumaczenie tego artykułu jest podane wyłącznie dla wygody. Tłumaczenie jest tworzone automatycznie za pomocą oprogramowania tłumaczącego i mogło nie zostać sprawdzone. W związku z tym, angielska wersja tego artykułu powinna być uważana za wersję obowiązującą, zawierającą najnowsze informacje. Możesz uzyskać do niej dostęp tutaj.

Tworzenie faktur i zarządzanie nimi

Data ostatniej aktualizacji: stycznia 29, 2024

Dostępne z każdą z następujących podpisów, z wyjątkiem miejsc, w których zaznaczono:

Wszystkie produkty i plany

Twórz faktury w HubSpot, aby zbierać płatności cyfrowe za pośrednictwem narzędzia płatności HubSpot lub śledzić płatności dokonywane poza HubSpot. Aby rozpocząć korzystanie z faktur, zapoznaj się z przewodnikiem konfiguracji. Możesz również przejrzeć domyślne właściwości faktur HubSpot.

Uwaga: funkcje faktur są dostępne na wszystkich kontach korzystających z integracji z Quickbooks. Do ręcznego tworzenia faktur HubSpot potrzebne jest konto Starter, Professional lub Enterprise ze skonfigurowanym narzędziem płatności.

Poniżej dowiesz się, jak tworzyć faktury do wysłania do kupujących i zarządzać nimi po utworzeniu.

Tworzenie faktury

Superadministratorzy i użytkownicy z uprawnieniami do obiektów faktur mogą utworzyć fakturę bezpośrednio z rekordu kontaktu, firmy, transakcji lub oferty albo ze strony indeksu faktur. Można również utworzyć fakturę z opublikowanej oferty, aby skopiować szczegóły oferty do nowej faktury.

Uwaga: faktury można tworzyć tylko wtedy, gdy domyślną walutą konta jest USD.

Aby utworzyć fakturę ze strony indeksu:

  • W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz fakturę.

Aby utworzyć fakturę z rekordu kontaktu, firmy lub transakcji:

  • Przejdź do swoich rekordów:
    • Kontakty: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Kontakty.
    • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Firmy.
    • Oferty: Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Transakcje.
  • Kliknij nazwę rekordu, na podstawie którego chcesz utworzyć fakturę.
  • Na prawym pasku bocznym znajdź sekcję Faktury, a następnie kliknij przycisk Dodaj.

    create-invoice-from-record
  • Z rozwijanego menu wybierz opcję Utwórz fakturę. Oprócz utworzenia faktury z rekordu CRM, można również wybrać jedną z poniższych opcji z menu rozwijanego:
    • Dodaj istniejącą fakturę: powiązanie istniejącej faktury z rekordem.
    • Konwertuj transakcję na fakturę (tylko transakcje): tworzy fakturę przy użyciu informacji o transakcji, w tym powiązanych pozycji.

Aby utworzyć fakturę na podstawie opublikowanej oferty:

  • Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Wyceny.
  • Najedź kursorem na nazwę oferty, a następnie kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz Konwertuj ofertę na fakturę. Spowoduje to utworzenie nowej faktury przy użyciu informacji z oferty.

Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora faktur, aby skonfigurować szczegóły faktury.

Uwaga: domyślnie podczas tworzenia faktury używany jest standardowy prefiks INV, po którym następuje numer, który zwiększa się sekwencyjnie dla każdej utworzonej faktury (na przykład INV-1001, a następnie INV-1002). Możesz zaktualizować prefiks i numer początkowy faktur w ustawieniach.

Konfiguracja rozliczania faktur

W sekcji Bill to w edytorze faktur należy najpierw skonfigurować powiązane rekordy faktury, warunki płatności i inne.

  • Każda faktura musi być powiązana z co najmniej jednym kontaktem. Aby powiązać fakturę z kontaktem:
    • Kliknij Dodaj kontakt.
    • W prawym panelu wyszukaj istniejący kontakt lub utwórz nowy.
    • Kliknij Next (Dalej ) i kontynuuj konfigurację niezbędnych etykiet powiązań.
    • Kliknij Zapisz.
  • Każda faktura może być powiązana z jedną firmą. Aby powiązać fakturę z firmą:
    • Kliknij Dodaj firmę.
    • W prawym panelu wyszukaj istniejącą firmę lub utwórz nową.
    • Kliknij Next (Dalej ) i kontynuuj konfigurację niezbędnych etykiet powiązań.
    • Kliknij Zapisz.
  • Aby dodać adres rozliczeniowy do faktury:
    • Kliknij Edytuj w sekcji Adres rozliczeniowy.
    • W prawym panelu wprowadź dane adresowe.
    • Kliknij przycisk Zastosuj.
  • Domyślnie data faktury będzie ustawiona na bieżący dzień. Aby to zmienić, kliknij pole Data faktury, a następnie użyj selektora dat, aby wybrać nową datę.
  • Domyślnie płatność za fakturę będzie należna po jej otrzymaniu. Aby wybrać inne warunki płatności, kliknij menu rozwijane Warunki płatności, a następnie wybierz termin płatności. Pole Termin płatności zostanie automatycznie zaktualizowane, aby pasowało do wybranego terminu.
  • Aby dodać numer zamówienia do faktury, wprowadź numer w polu Numer zamówienia.

invoice-section-1

Dodaj pozycje wiersza

W sekcji Pozycje dodaj pozycje, które kupujący będzie kupował.

  • Aby dodać istniejące produkty z biblioteki produktów( tylkoProfessional lub Enterprise ):
    • Kliknij przycisk Wybierz z biblioteki produktów.
    • W prawym panelu zaznacz pola wyboru obok produktów, które kupujący będzie kupować. Następnie kliknij przycisk Dodaj.

add-from-library-to-payment-link

  • Aby utworzyć niestandardową pozycję na fakturze:
    • Kliknij przycisk Utwórz niestandardową pozycję wiersza.
    • W prawym panelu skonfiguruj szczegóły pozycji. Pola Nazwa i Cena jednostkowa są wymagane. Następnie kliknij przycisk Zapisz.
    • Po zapisaniu pozycji można zaktualizować jej szczegóły w edytorze pozycji, w tym zwiększyć ilość i ustawić rabat jednostkowy (w USD lub procentowy).
  • Po dodaniu pozycji możesz sprawdzić sumę częściową, w tym wszelkie zastosowane rabaty, w sekcji Podsumowanie.

invoices-line-items-section

Dodaj komentarz

Opcjonalnie, jeśli chcesz dodać jakiekolwiek uwagi dla kupującego na fakturze, możesz dodać je do sekcji Komentarze. Możesz użyć opcji tekstowych u dołu pola tekstowego, aby dodatkowo sformatować tekst, dodać hiperłącze lub wstawić fragment tekstu.

comments-section

Konfiguracja opcji rozliczeń

W sekcji Billing ustaw, które opcje płatności będą dostępne dla kupującego, a także czy chcesz zbierać informacje o adresie rozliczeniowym i wysyłkowym. Ustawienia te są dziedziczone z ustawień realizacji płatności.

  • Aby ustawić dozwolone metody płatności, zaznacz pola wyboru obok Karta kredytowa lub debetowa i ACH (przelew bankowy).
  • Aby zbierać informacje o adresie rozliczeniowym przy kasie, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres rozliczeniowy przy zakupach kartą kredytową.
  • Aby zbierać informacje o adresie wysyłki przy realizacji zakupu, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres wysyłki. Gdy kupujący wprowadzi informacje o wysyłce, będzie mógł wybrać tylko spośród krajów określonych w ustawieniach płatności.

invoice-billing-options

Ustawienia zaawansowane

W sekcji Ustawienia zaawansowane można dostosować język i ustawienia regionalne faktury, a także adres URL faktury. Aby uzyskać dostęp do ustawień zaawansowanych, kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.

  • Domyślnie język tytułów i etykiet na stronie jest ustawiony na angielski. Aby zmienić ten język na inny, kliknij menu rozwijane Język , a następnie wybierz język.
  • Domyślnie format daty i adresu będzie używany w Stanach Zjednoczonych. Aby zmienić ten format na inny, kliknij menu rozwijane Lokalizacja, a następnie wybierz lokalizację.
  • Aby ustawić niestandardowy adres URL faktury przy użyciu dowolnej z połączonych domen, kliknij menu rozwijane Domena, a następnie wybierz domenę. Możesz również wprowadzić niestandardowy slug na końcu adresu URL, wprowadzając wartość w polu Content slug. Podgląd adresu URL faktury jest wyświetlany poniżej pól adresu URL.

invoices-advanced-settings

Zapisz i sfinalizuj

W dowolnym momencie tworzenia faktury można kliknąć przycisk Zapisz w lewym górnym rogu, aby zapisać fakturę jako wersję roboczą. Do wersji roboczej faktury można powrócić w dowolnym momencie, aby ją edytować lub usunąć. Możesz także kliknąć Podgląd w prawym górnym rogu, aby zobaczyć, jak faktura będzie wyglądać dla kupującego.

save-invoice-draft

Jeśli jesteś gotowy do sfinalizowania faktury, możesz wysłać ją do kupującego:

  • W prawym górnym rogu kliknij Finalizuj. Po sfinalizowaniu faktury nie można edytować ani usunąć.

finalize-invoice

  • W oknie dialogowym przejrzyj wyłączenie odpowiedzialności, a następnie kliknij przycisk Finalizuj.

Wyślij

Po sfinalizowaniu faktury pojawi się okno dialogowe z opcjami wysłania faktury do nabywcy za pośrednictwem wiadomości e-mail.

  • Najpierw skonfiguruj pola adresu e-mail:
    • Pole Do zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail pierwszego kontaktu, który został powiązany z fakturą. Aby zmienić ten adres, kliknij menu rozwijane, a następnie wyszukaj i wybierz kontakt. Możesz również wprowadzić nowy adres e-mail, a HubSpot automatycznie utworzy dla niego rekord kontaktu po wysłaniu.
    • Pole Cc zostanie automatycznie wypełnione adresami wszystkich innych kontaktów, które zostały powiązane z fakturą podczas jej tworzenia. Aby dodać więcej adresów do tego pola, kliknij menu rozwijane, a następnie wyszukaj i wybierz kontakty lub wprowadź niestandardowe adresy e-mail.
    • Pole Od zostanie automatycznie wypełnione połączonym adresem e-mail, ale możesz wybrać dowolny adres e-mail połączony z kontem.
  • Kliknij Wyślij fakturę.
  • Aby zamiast tego ręcznie utworzyć wiadomość e-mail z linkiem do faktury, kliknij opcję Napisz wiadomość e-mail ręcznie.
send-invoice-modal

Kupujący otrzyma wówczas wiadomość e-mail zawierającą szczegóły faktury wraz z linkiem umożliwiającym wyświetlenie faktury w przeglądarce.

emailed-invoice-view

Możesz również wysłać fakturę w późniejszym czasie ze strony indeksu faktur, gdzie możesz również zarządzać istniejącymi fakturami. Więcej informacji na temat zarządzania fakturami i ich udostępniania znajduje się poniżej.

Zarządzanie fakturami

Po utworzeniu faktur można nimi zarządzać ze strony indeksu faktur, podobnie jak w przypadku innych rekordów CRM.

  • Kliknij nazwę faktury.
  • W prawym panelu można ustawić właściciela faktury za pomocą pola Właściciel, wyświetlić jej właściwości i zarządzać powiązaniami faktury.
    • W przypadku sporządzonych faktur można uzyskać dostęp do następujących opcji, klikając menu rozwijane Akcje w prawym górnym rogu:
      • Edytuj: kontynuuj konfigurowanie faktury.
      • Aby wyświetlić szczegóły faktury, kliknij nazwę faktury, a następnie wyświetl jej szczegóły w prawym panelu.
      • Klonuj: utworzenie nowej faktury z tymi samymi szczegółami.

        invoice-actions-draft
    • W przypadku sfinalizowanych faktur można uzyskać dostęp do następujących opcji, klikając menu rozwijane Akcje w prawym górnym rogu:
      • Wyświetl fakturę: otwórz fakturę w osobnej karcie przeglądarki.
      • Kopiuj link: skopiuj adres URL faktury, aby wysłać go do kupującego.
      • Wyślij: wysłanie faktury w wiadomości e-mail. Dowiedz się więcej o wysyłaniu wiadomości e-mail z fakturami.
      • Pobierz: pobranie faktury w formacie PDF.
      • Zapisz płatność: ręczne oznaczenie faktury jako opłaconej poprzez utworzenie nowego rekordu płatności lub zastosowanie istniejącego. Płatność musi opiewać na pełną kwotę faktury. Po wybraniu tej opcji:
        • Aby utworzyć nowy rekord płatności, wypełnij pola szczegółów płatności na prawym pasku bocznym, a następnie kliknij przycisk Zarejestruj płatność. Płatność pojawi się w sekcji Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.
        • Aby zastosować istniejącą płatność do faktury, na prawym pasku bocznym kliknij kartę Zastosuj istniejącą. Następnie wyszukaj rekord płatności według kwoty płatności, identyfikatora lub kontaktowego adresu e-mail powiązanego z płatnością. Wybierz płatność, a następnie kliknij przycisk Zastosuj płatność. Płatność pojawi się w sekcji Płatności podczas przeglądania szczegółów faktury.
      • Unieważnij: oznacz fakturę jako unieważnioną. Po oznaczeniu faktury jako nieważnej nie można już pobierać płatności za fakturę ani jej anulować. Nie można tego cofnąć.
      • Klonuj: utworzenie nowej faktury z tymi samymi danymi.

        invoice-sidebar-actions-menu
  • Aby filtrować stronę indeksu według określonych właściwości faktury:
    • Kliknij opcję Zaawansowane filtry w lewym górnym rogu.
    • W prawym panelu kliknij + Dodaj filtr, aby skonfigurować nowy filtr.
    • Wyszukaj i wybierz właściwość, według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania i kliknij przycisk Zastosuj filtr.
    • Aby skonfigurować wiele filtrów, kliknij AND lub OR w zależności od tego, jak chcesz je pogrupować. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.

      index-page-advanced-filters
  • Aby wyeksportować faktury, kliknij przycisk Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli. Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.
  • Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.

Wysyłanie faktur

Po utworzeniu faktury można ją udostępnić za pomocą bezpośredniego linku lub wiadomości e-mail, a także wstawiać faktury podczas tworzenia wiadomości w rekordach CRM i w skrzynce odbiorczej konwersacji.

Aby wysłać fakturę w wiadomości e-mail:

  • Kliknij nazwę faktury.
  • Na prawym pasku bocznym kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz opcję Wyślij.
  • W oknie dialogowym skonfiguruj pola adresu e-mail, a następnie kliknij przycisk Wyślij fakturę.

send-invoice-modal

Możesz także ręcznie wysłać wiadomość e-mail z linkiem do faktury lub wstawić link do wiadomości.

Uwaga: jeśli wyślesz fakturę w ręcznie napisanej wiadomości e-mail lub wstawiając link, właściwość Data ostatniego wysłania nie zostanie zaktualizowana. Dowiedz się więcej o właściwościach faktur.

Aby ręcznie wysłać wiadomość e-mail z linkiem do faktury:

  • Kliknij nazwę faktury.
  • Na prawym pasku bocznym kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz opcję Wyślij.
  • W oknie dialogowym kliknij opcję Napisz wiadomość e-mail ręcznie. Nastąpi przekierowanie do rekordu transakcji powiązanego z fakturą, gdzie można utworzyć wiadomość e-mail. Link do faktury zostanie automatycznie umieszczony w treści wiadomości e-mail.
  • Po utworzeniu wiadomości e-mail kliknij przycisk Wyślij.

invoice-email-manual-compose

Aby udostępnić bezpośredni link do faktury:

  • Kliknij nazwę faktury.
  • Na prawym pasku bocznym kliknij menu rozwijane Akcje, a następnie wybierz opcję Kopiuj link.

invoice-copy-url

Aby wstawić fakturę do pojedynczej wiadomości e-mail lub wiadomości w skrzynce odbiorczej konwersacji:

  • W kreatorze wiadomości kliknij przycisk Wstaw, a następnie wybierz opcję Faktury.
  • Wybierz fakturę. Możesz także kliknąć Zarządzaj, aby przejść do strony indeksu faktur.

email-compose-insert-invoice

Po wybraniu faktury do wiadomości zostanie dodane hiperłącze z numerem faktury.

Uwaga: obecnie integracje kont oparte na HubSpot, takie jak Quickbooks Online i Xero, nie obsługują synchronizacji faktur z HubSpot. Możesz jednak wyeksportować rekordy faktur i przesłać je do swojego systemu księgowego. Możesz subskrybować aktualizacje dotyczące nowych funkcji integracji faktur, takich jak synchronizacja faktur, wypełniając ten formularz.

Czy ten artykuł okazał się pomocny?
Niniejszy formularz służy wyłącznie do przekazywania opinii dotyczących dokumentacji. Dowiedz się, jak uzyskać pomoc dotyczącą HubSpot.