Tworzenie faktur

Twórz faktury w HubSpot, aby zbierać płatności cyfrowe za pośrednictwem przetwarzania płatności Stripe lub płatności HubSpot lub śledzić płatności dokonane poza HubSpot. Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach i użytkownicy z uprawnieniami do obiektów faktur mogą tworzyć faktury:

• Bezpośrednio z rekordu kontaktu, firmy, transakcji lub wyceny albo ze strony indeksu faktur.
• Z opublikowanej wyceny, aby skopiować szczegóły wyceny do nowej faktury.
• Automatycznie przy użyciu subskrypcji.
• Automatycznie po dokonaniu płatności za pośrednictwem linków do płatności lub wyceny.

Przed rozpoczęciem

Skorzystaj z tego przewodnika konfiguracji, aby dowiedzieć się, jak skonfigurować faktury dla swojego konta, w tym jak dostosować prefiksy, dodać informacje podatkowe i skonfigurować faktury dla subskrypcji. Możesz również przejrzeć domyślne właściwości faktur HubSpot.

Zrozumienie ograniczeń i rozważań

• Możesz tworzyć i finalizować faktury bez konfigurowania podmiotu przetwarzającego płatności, a następnie ręcznie zbierać płatności.
• Jeśli chcesz akceptować płatności online, musisz skonfigurować przetwarzanie płatności Stripe (dostępne dla wszystkich subskrypcji) lub HubSpot( tylkoStarter, Professional lub Enterprise).
• Walutę faktury można ustawić jako dowolną walutę obsługiwaną przez HubSpot. Dowiedz się, jak skonfigurować waluty dla swojego konta.
  • Jeśli korzystasz z płatności HubSpot, możesz tworzyć faktury w dowolnej walucie, ale możesz akceptować płatności online tylko w USD. W przypadku innych walut można rejestrować płatności ręczne na fakturze.
  • W przypadku korzystania z usługi Stripe jako podmiotu przetwarzającego płatności można tworzyć faktury w dowolnej walucie, ale akceptować płatności online tylko w walutach wymienionych tutaj. W przypadku innych walut można rekordować płatności ręczne na fakturze.
    

Ręczne tworzenie faktur

Użyj poniższych metod, aby utworzyć fakturę ręcznie.

Utwórz fakturę ze strony indeksu

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
• W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz fakturę.

Utwórz fakturę z rekordu kontaktu, firmy lub transakcji

• Przejdź do swoich rekordów:
  • Kontakt: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
  • Firmy: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Firmy.
  • Transakcje: Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Kontakty.
• Kliknij nazwę rekordu.
  • W przypadku kontaktów i firm, na prawym pasku bocznym, w sekcji Faktury, kliknij Dodaj, a następnie wybierz Utwórz fakturę.

• • W przypadku transakcji, na prawym pasku bocznym, w sekcji Faktury kliknij przycisk Dodaj, a następnie wybierz jedną z poniższych opcji:
    
    • Konwertuj transakcję na fakturę : utwórz fakturę przy użyciu informacji z transakcji, w tym powiązanych pozycji.
    • Utwórz pustą fakturę: utwórz nową fakturę od podstaw.
    • Dodaj istniejącą fakturę: wybierz istniejącą fakturę do powiązania z transakcją.

• • • Fakturę można również utworzyć z poziomu edytora pozycji transakcji.

Tworzenie faktury na podstawie opublikowanej wyceny

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Cytaty.
• Najedź kursorem na nazwę wyceny, kliknij Działania, a następnie wybierz Konwertuj na fakturę. Spowoduje to utworzenie nowej faktury przy użyciu informacji z wyceny.

Następnie zostaniesz przeniesiony do edytora faktur, aby skonfigurować szczegóły faktury. Jeśli wycena zawiera więcej niż jeden kontakt, zostaniesz poproszony o usunięcie dodatkowych kontaktów w edytorze faktur.

Uwaga: domyślnie podczas tworzenia faktury używany jest standardowy prefiks INV obserwujący numer, który zwiększa się sekwencyjnie dla każdej utworzonej faktury (na przykład INV-1001, a następnie INV-1002). Możesz zaktualizować prefiks i numer początkowy faktur w ustawieniach.

Konfiguracja rozliczania faktur

Po utworzeniu faktury, w sekcji Bill to w edytorze faktur, skonfiguruj powiązane z fakturą rekordy, warunki płatności i inne.

Aby powiązać fakturę z kontaktem:

• Kliknij przycisk Dodaj kontakt.
• W prawym panelu wyszukaj istniejący kontakt lub utwórz nowy.
• Kliknij Next (Dalej ) i kontynuuj konfigurowanie potrzebnych etykiet powiązań.
• Kliknij Zapisz.

Podczas tworzenia każda faktura może być powiązana z jednym kontaktem. Po utworzeniu faktury można dodać dodatkowe kontakty za pomocą skojarzeń na prawym pasku bocznym.

• Kliknij Dodaj firmę.
• W prawym panelu wyszukaj istniejącą firmę lub utwórz nową.
• Kliknij Next (Dalej ) i kontynuuj konfigurację niezbędnych etykiet powiązań.
• Kliknij Zapisz.

Podczas tworzenia każda faktura może być powiązana z jedną firmą. Po utworzeniu faktury można dodać dodatkowe firmy, korzystając ze skojarzeń na prawym pasku bocznym.

Aby dodać adres rozliczeniowy do faktury:

• Kliknij Edytuj w sekcji Adres rozliczeniowy.
• W prawym panelu wprowadź dane adresowe.
• Kliknij przycisk Zastosuj.

• Kliknij add Dodaj adres wysyłki.
• W prawym panelu wprowadź dane adresowe.
• Kliknij Zapisz.

• Kliknij pole Data faktury, a następnie użyj selektora dat, aby wybrać nową datę.

Domyślnie płatność za fakturę będzie należna po jej otrzymaniu. Aby wybrać inne warunki płatności:

• Kliknij menu rozwijane Warunki płatności, a następnie wybierz termin płatności. Pole Termin płatności zostanie automatycznie zaktualizowane, aby pasowało do wybranego terminu.
  
  • Jeśli ustawienie wysyłania automatycznych wiadomości e-mail z przypomnieniem zostało włączone, wiadomości e-mail będą wysyłane na podstawie tej daty.

Dodawanie pozycji

W sekcji Pozycje dodaj pozycje, które kupujący będzie kupował. Dowiedz się, jak używać pozycji w fakturach.

Dodaj komentarz

Jeśli chcesz dodać jakiekolwiek uwagi dla kupującego na fakturze, możesz dodać je do pola Komentarze. Możesz użyć opcji tekstowych na dole pola tekstowego, aby sformatować tekst, dodać hiperłącze lub wstawić fragmenty. Możesz dodać domyślny komentarz, który pojawi się na każdej fakturze w ustawieniach faktury.

Konfiguracja opcji rozliczeń

W sekcji Płatności wybierz, czy chcesz akceptować płatności online, ustaw, które opcje płatności będą dostępne dla kupującego i wybierz, czy chcesz zbierać informacje o adresie rozliczeniowym i wysyłkowym. Ustawienia płatności online są dziedziczone z ustawień płatności w kasie.

• Włącz przełącznik kasy. Jeśli przełącznik płatności jest wyłączony, poniższe opcje nie będą dostępne.
• Zaznacz pola wyboru obok form płatności, które chcesz akceptować (np. karta kredytowa lub debetowa lub płatności bankowe, takie jak ACH).
• Aby zbierać informacje o adresie rozliczeniowym przy kasie, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres rozliczeniowy przy zakupach kartą kredytową.
• Aby zbierać informacje o adresie wysyłki przy realizacji zakupu, zaznacz pole wyboru Zbieraj adres wysyłki. Gdy kupujący wprowadzi informacje o wysyłce, będzie mógł wybrać tylko spośród krajów określonych w ustawieniach płatności.
• Aby umożliwić klientom wprowadzenie niestandardowej kwoty w momencie płatności, zaznaczpole wyboru Zezwól klientowi na wpłatę kwoty niższej niż saldo do zapłaty . Jeśli chcesz zarejestrować ręczną lub istniejącą płatność jako płatność częściową, możesz to zrobić na stronie indeksu faktur. Kwoty płatności niestandardowych muszą być niższe niż całkowite saldo do zapłaty.

Ustawienia zaawansowane

W sekcji Ustawienia zaawansowane można dostosować język i ustawienia regionalne faktury, a także adres URL faktury. Aby uzyskać dostęp do ustawień zaawansowanych, kliknij przycisk Ustawienia zaawansowane.

• Domyślnie język tytułów i etykiet na stronie jest ustawiony na angielski. Aby zmienić ten język na inny, kliknij menu rozwijane Język , a następnie wybierz język.
• Domyślnie format daty i adresu jest ustawiony na Stany Zjednoczone. Aby zmienić ten format na inny, kliknij menu rozwijane Locale, a następnie wybierz lokalizację.
• Aby ustawić niestandardowy adres URL faktury przy użyciu dowolnej z połączonych domen, kliknij menu rozwijane Domena, a następnie wybierz domenę. Można również wprowadzić niestandardowy slug na końcu adresu URL, wprowadzając wartość w polu Content slug. Podgląd adresu URL faktury jest wyświetlany poniżej pól adresu URL.
• Jeśli na koncie skonfigurowano identyfikatory podatkowe i chcesz je uwzględnić na fakturze, zaznacz odpowiednie pola wyboru Identyfikator podatkowy.

Zapisz i sfinalizuj

W dowolnym momencie tworzenia faktury można kliknąć przycisk Zapisz w lewym górnym rogu, aby zapisać fakturę jako wersję roboczą. Do wersji roboczej faktury można powrócić w dowolnym momencie, aby ją edytować lub usunąć. Możesz także kliknąć Podgląd w prawym górnym rogu, aby zobaczyć, jak faktura będzie wyglądać dla kupującego.

Jeśli jesteś gotowy do sfinalizowania faktury, możesz wysłać ją do kupującego:

• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Finalizuj. Po sfinalizowaniu faktury nie można usunąć.

• W oknie dialogowym przejrzyj wyłączenie odpowiedzialności, a następnie kliknij przycisk Finalizuj.

Wyślij fakturę

Po sfinalizowaniu faktury pojawi się okno dialogowe z opcjami wysłania faktury do nabywcy za pośrednictwem poczty e-mail. Możesz zamknąć monit, klikając X, i wysłać go później. E-maile z przypomnieniem są zarządzane poprzez ustawienia faktury.

• Pole Do zostanie automatycznie wypełnione adresem e-mail kontaktu powiązanego z fakturą. Aby zmienić ten adres, kliknij menu rozwijane i wybierz kontakt. Możesz również wprowadzić nowy adres e-mail, a HubSpot automatycznie utworzy dla niego Rekord kontaktu po wysłaniu.
• Aby dodać adres e-mail do pola Cc , kliknij menu rozwijane, wybierz kontakty lub wprowadź niestandardowe adresy e-mail. W polu DW można dodać maksymalnie dziewięć adresów e-mail.
• Jeśli domyślny adres e-mail został skonfigurowany w ustawieniach faktury, pole Od zostanie automatycznie wypełnione domyślnym adresem e-mail. W przeciwnym razie zostanie wypełnione osobistym adresem e-mail. Jeśli ustawiono domyślny adres e-mail, ale włączono ustawienie umożliwiające użytkownikom wysyłanie faktur z ich osobistego adresu e-mail lub innych adresów e-mail zespołu, do których mają dostęp, będzie można wybrać inny adres e-mail.
  • Jeśli nie ustawiono domyślnego adresu e-mail, wybrany adres e-mail stanie się domyślnym adresem dla przyszłych wysyłek faktur, ale można go zmienić przed każdym wysłaniem.
  • Odpowiedzi na tę wiadomość e-mail będą kierowane na adres Od . Jeśli wybierzesz adres e-mail, który jest używany dla połączonej skrzynki odbiorczej, w tym współdzielonych skrzynek e-mail zespołu, możesz zarządzać skrzynką odbiorczą rozmów w HubSpot.
• Kliknij przycisk Wyślij fakturę. Kupujący otrzyma wiadomość e-mail zawierającą szczegóły faktury wraz z linkiem do wyświetlenia faktury w przeglądarce, a także wersję faktury w formacie PDF jako załącznik.
• Aby zamiast tego ręcznie utworzyć indywidualną wiadomość e-mail z linkiem do faktury, kliknij opcję Napisz wiadomość e-mail ręcznie.

Zautomatyzowane tworzenie faktur

Automatyczne tworzenie i wysyłanie faktur cyklicznych przy użyciu subskrypcji

Aby zautomatyzować fakturowanie w oparciu o subskrypcję, należy obserwować następujące kroki.

Wyświetlanie faktur utworzonych automatycznie z Płatności za pośrednictwem linków do płatności lub Wyceny

Gdy faktura zostanie automatycznie utworzona z linku do płatności lub wyceny, faktura zostanie powiązana z płatnością.

Faktury można przeglądać na stronie indeksu faktur lub na powiązanej fakturze w samym rekordzie płatności. Faktura nie jest wysyłana do klienta automatycznie. Jeśli chcesz wysłać fakturę, obserwując ją, wykonaj następujące kroki.

Następne kroki

Dowiedz się, jak zarządzać utworzonymi fakturami.