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請求書の作成と管理

更新日時 2024年 6月 14日

以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。

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HubSpotで請求書を作成すると、Stripe決済処理またはHubSpot決済を介してデジタル決済を回収したり、HubSpot外部で行われた決済を追跡したりできます。このセットアップガイドでは、ご使用のアカウントで請求書を設定する方法を説明します。先頭文字列のカスタマイズ、税金情報の追加、サブスクリプションの請求書の設定などを行います。また、HubSpotの既定の請求書プロパティーを確認することもできます。

決済機能を設定しなくても、請求書を作成および最終化して、手動で決済を回収することができます。ただし、オンライン決済を受け入れるには、Stripe決済処理(すべてのサブスクリプションで可能)またはHubSpot決済機能(Starter、Professional、またはEnterpriseのみ)のいずれかを設定する必要があります。

請求書を作成する

スーパー管理者および請求書オブジェクト権限を持つユーザーは、コンタクト、会社、取引、見積もりレコードから請求書を直接作成したり、請求書一覧ページから請求書を作成したりできます。さらに、発行済みの見積もりから請求書を作成し、見積もりの詳細を新しい請求書にコピーすることができます。

注: HubSpot決済をご利用の場合、アカウントの既定の値通がUSDに設定されていれば、請求書を作成することができます。どの決済機能もまだ設定していない場合、またはStripeを決済機能として設定済みの場合は、既定の通貨がこちらに記載されていれば、請求書を作成することができます。

一覧ページから請求書を作成するには:

  • HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
  • 右上の[請求書を作成]をクリックします。

コンタクト、会社、または取引のレコードから請求書を作成するには:

  • レコードに移動します。
    • コンタクト:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[コンタクト]の順に進みます。
    • 会社:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[会社]の順に進みます。
    • 取引:HubSpotアカウントにて、[CRM]>[取引]の順に進みます。
  • レコードの名前をクリックします。
  • 右サイドバーの[請求書]セクションで、[追加]をクリックし、[請求書を作成]を選択します。取引において、関連する商品項目を含む取引情報を使って請求書を作成するには、[取引を請求書に変換]をクリックします。

add_create invoice

  • 既存の請求書をレコードに関連付けるには、[追加]をクリックして[既存の請求書を追加]を選択します。

発行済みの見積もりから請求書を作成するには:

  • HubSpotアカウントにて、[コマース]>[見積もり]の順に進みます。
  • 見積もりの名前にカーソルを合わせ、[アクション]をクリックし、[請求書に変換]を選択します。これにより、見積もりの情報を使って新しい請求書が作成されます。

convert_to_invoice

その後、請求書エディターが表示され、請求書の詳細を設定することができます。

注:既定では、請求書を作成する際、「INV」という標準化された先頭文字列の後に、請求書の作成ごとに順次増加する番号が付きます(例えばINV-1001、その次はINV-1002)。請求書の先頭文字列と開始番号を設定で更新することができます。

請求先の設定

請求書エディターの[請求先]セクションで、最初に請求書に関連するレコードや支払い条件などを設定します。

  • 各請求書を少なくとも1つのコンタクトに関連付ける必要があります。請求書をコンタクトに関連付けるには:
    • [コンタクトを追加]をクリックします。
    • 右側のパネルで、既存のコンタクトを検索するか、新規コンタクトを作成します。
    • [次へ]をクリックし、必要な関連付けラベルをすべて設定します。
    • [保存]をクリックします。 
  • それぞれの見積もりを1つの会社に関連付けることができます。請求書を会社に関連付けるには:
    • [会社を追加]をクリックします。
    • 右側のパネルで、既存の会社を検索するか、新規作成します。
    • [次へ]をクリックし、必要な関連付けラベルをすべて設定します。
    • [保存]をクリックします。
  • 請求先の住所を請求書に追加するには:
    • [請求先住所]の下にある[編集]をクリックします。
    • 右側のパネルで、住所情報を入力します。
    • [適用]をクリックします。
  • 既定では、請求書の日付として現在の日付が設定されます。これを更新するには、[請求書の日付]フィールドをクリックし、日付入力を使って新しい日付を選択します。
  • 既定では、請求書の支払期限は請求書の受領時となります。異なる支払い条件を選択するには、[支払い条件]ドロップダウンメニューをクリックして、支払い期間を選択します。選択した期間に合わせて[期日]フィールドが自動的に更新されます。
  • 請求書設定で設定されたカスタムプロパティーは全て、右側の[期日]の下に表示されます。ユーザーがこれらのフィールドを上書きできるようにする設定がオンになっている場合、請求書の作成時にこれらのフィールドを変更することができます。

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商品項目を追加する

[商品項目]セクションに、購入者が購入しようとしている商品を追加します。請求書の商品項目の使い方をご覧ください。

コメントを追加する

請求書に購入者向けのメモを追加したい場合は、[コメント]フィールドにメモを追加できます。テキストフィールドの下にあるテキストオプションを使ってテキストの書式を整えたり、ハイパーリンクを追加したり、スニペットを挿入したりできます。請求書の設定で、すべての請求書に表示される既定のコメントを追加できます。

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請求先オプションの設定(Starter、ProfessionalおよびEnterpriseのみ)

[請求先]セクションで、オンライン決済を受け入れるかどうかを選択し、購入者に対してどの支払いオプションを利用可能にするかを設定し、請求先と発送先の住所情報を収集するかどうかを選択します。オンライン決済の設定は、支払いチェックアウト設定から継承されます。

  • オンライン決済を受け入れるには、[チェックアウト]スイッチをオンに切り替えます。[チェックアウト]スイッチがオフになっている場合、以下のオプションは使用できません。
    • 受け入れる決済形式の横にあるチェックボックスを選択します(例:[クレジットカードまたはデビットカード]または[ACH]などの銀行引き落とし)。
    • チェックアウト時に請求先の住所情報を収集するには、[クレジットカードでの購入の請求先住所を収集]チェックボックスをオンにします。
    • チェックアウト時に発送先の住所情報を収集するには、[発送先住所を収集]チェックボックスをオンにします。購入者が発送先の情報を入力する際には、支払い設定で既に設定されている国からのみ選択することができます。
    • 支払い時に顧客がカスタム金額を入力できるようにするには、[未払い残高に満たない金額の支払いを顧客に許可]チェックボックスをオンにします。手動支払いまたは既存の支払いを一部支払いとして記録したい場合には、請求書一覧ページからそれを行うことができます。カスタム支払い金額は、未払い残高合計より小さくなければなりません。

      注:アカウントで決済機能としてHubSpot決済またはStripeのどちらも設定していない場合は、特定の設定をオンにしなくても、手動支払いを記録する際に請求書に対する一部支払いを受け入れることができます。

checkout_with_partial_payments

詳細設定

[詳細設定]セクションでは、請求書の言語とロケールや、請求書のURLをカスタマイズすることができます。詳細設定にアクセスするには、[詳細設定]をクリックします。

  • 既定では、ページのタイトルとラベルに使用される言語は英語に設定されています。これを別の言語に更新するには、[言語]ドロップダウンメニューをクリックして言語を1つ選択します。
  • 既定では、日付と住所の形式として米国形式が使用されます。これを別の形式に更新するには、[ロケール]ドロップダウンメニューをクリックし、ロケールを1つ選択します。
  • いずれかの接続済みドメインを使用してカスタム請求書URLを設定するには、[ドメイン]ドロップダウンメニューをクリックし、ドメインを1つ選択します。また、[コンテンツスラッグ]フィールドに値を入力することで、URLの末尾にカスタムスラッグを入力できます。URLフィールドの下に請求書URLのプレビューが表示されます。
  • アカウントで税IDが設定されている場合、請求書にそれを含めるには、該当する税IDのチェックボックスをオンにします。

invoice_advanced_settings_2

保存して最終化する

請求書作成中にはいつでも、左上の[保存]をクリックして請求書を下書きとして保存できます。任意の時点で、請求書の下書きを再び開いて編集したり、削除したりできます。また、右上の[プレビュー]をクリックすると、購入者に請求書がどのように表示されるかを確認できます。

save-invoice-draft

請求書を最終化して購入者に送信できるようにする準備ができたら:

  • 右上にある[最終化]をクリックします。一度最終化した請求書を削除することはできません。

finalize-invoice

  • ダイアログボックスで免責事項を確認し、[最終化]をクリックします。

請求書の送信先

請求書を確定すると、バイヤーにEメールを送信するためのオプションを含むダイアログボックスが表示されます。X, , send it laterをクリックしてプロンプトを閉じることができます。

send-invoice-modal

その後、購入者は請求書の詳細が記載されたEメールを受け取り、そこに含まれるリンクから請求書をブラウザーで表示できます。

emailed-invoice-view

請求書を管理する

請求書を作成した後、請求書の一覧ページから、他のCRMレコードを管理するのと同様の方法で請求書を管理できます。

  • HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
  • 請求書の名前をクリックします。
  • 右パネルでは、[所有者]フィールドを使用して請求書の所有者を設定したり、プロパティーを表示したり、完了した決済を表示したり、請求書の関連付けを管理したりできます。

請求書の下書きを管理する 

請求書の下書きを操作するには、右上の [アクション]ドロップダウンメニューをクリックして以下のオプションを利用できます:
  • 編集:請求書の設定を続けます。
  • 削除:請求書の下書きを削除します。 
  • 複製:同じ詳細を使用して新しい請求書を作成します。

    invoice-actions-draft

最終化した請求書を管理する

最終化した請求書を操作するには、右上の[アクション]ドロップダウンメニューをクリックして以下のオプションを利用できます:

  • 編集:請求書の編集設定がオンになっている場合、スーパー管理者および請求書の編集権限を持つユーザーは、請求書一覧ページから最終化済み請求書を編集できます。変更内容を保存したら、請求書が変更されたことを知らせる通知を顧客に送り、変更の詳細を通知に含めることをお勧めします。

注:

  • 請求書に対して既に支払いが行われた場合、その請求書を編集することはできません。
  • 編集している間に顧客が支払い手続を進めている場合、編集後の請求書を保存すると、未決済のチェックアウトがキャンセルされます。支払いの方が早く行われた場合は、編集が無効になります。
  • 請求書を表示:ブラウザーの別タブで請求書を開きます。
  • リンクをコピー:購入者に送る請求書URLをコピーします。
  • 送信:請求書をEメールで送信します。請求書Eメールの送信について詳しくご確認ください。
  • ダウンロード:請求書のPDF版をダウンロードします。
  • 支払いを記録:新しい支払いレコードを作成するか既存のレコードを適用することで、請求書を支払い済みとして手動でマークします。このオプションを選択した後:
    • 新しい支払いレコードを作成するには、右サイドバーの支払い詳細フィールドに入力し、[支払いを記録]をクリックします。その後、請求書の詳細を表示する際に[支払い]の下に支払いが表示されるようになります。
    • 既存の支払いを請求書に適用するには、右サイドバーの[既存のものを適用]タブをクリックします。次に、支払金額、ID、または支払いに関連付けられたコンタクトEメールアドレスを使って支払いレコードを検索します。該当する支払いを選択して[支払いを適用]をクリックします。その後、請求書の詳細を表示する際に[支払い]の下に支払いが表示されるようになります。

注:請求書を手動で支払い済みにした場合、コンタクトは自動的には領収書を受け取りません。領収証が必要な場合は、支払い一覧ページからコンタクトに領収証を送信できます。


    • 支払いを削除するには:
      • HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
      • 請求書の名前をクリックします。
      • 右サイドバーの[支払い]セクションで、[関連付けられた支払いを表示]をクリックします。 
      • 支払い金額をクリックします。
      • 右上の[アクション]ドロップダウンメニューをクリックして、[削除]をクリックします。
      • [レコードを削除]をクリックして確定します。

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  • 破棄:請求書を無効としてマークします。請求書を無効とした後は、請求書に対する支払いを回収することも、無効にすることもできなくなります。操作を元に戻すことはできません。
    • 請求書に対してオンライン決済が既に行われた場合、返金が行われるとしても、請求書を無効にすることはできません。
    • 請求書に対して手動の支払いが記録されている場合、請求書を無効にするには、その前に支払いを削除する必要があります。
  • 複製:同じ詳細を使用して新しい請求書を作成します。

invoice-sidebar-actions-menu

請求書の絞り込みとエクスポート

特定の請求書プロパティーで一覧ページ を絞り込む条件:
  • 左上の[詳細フィルター]をクリックします。
  • 右のパネルで、[+フィルターを追加]をクリックして、新しいフィルターを設定します。
  • 絞り込み基準となるプロパティーを検索または選択し、フィルター条件を設定します。
  • 別のプロパティーを選択するには、[AND]または[OR]をクリックします。フィルターの設定とビューの保存について、詳細をご確認ください。

    index-page-advanced-filters
  • テーブルに表示する列を編集するには、テーブルの右上にある[列を編集]をクリックします。
  • テーブルの右上にある[エクスポート]をクリックしてすべての請求書をエクスポートするか、エクスポートしたい請求書の横のチェックボックスをオンにして[エクスポート]をクリックします。レコードのエクスポートについて詳細をご確認ください。

請求書を送信する

請求書を作成した後、直接リンクまたはEメールでそれを共有したり、CRMレコードやコミュニケーション受信トレイでメッセージを作成する際に請求書を挿入したりできます。

請求書をEメールで送信するには:

  • HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
  • 請求書の名前をクリックします。
  • 右サイドバーで[アクション]をクリックし、[送信]を選択します。
  • ダイアログボックスでEメール アドレス フィールドを設定した後、[請求書を送信]をクリックします。

send-invoice-modal

また、請求書リンクを含むEメールを手動で送信したり、メッセージにリンクを挿入したりすることもできます。

注:手動で作成したEメールに含めたりリンクを挿入したりして請求書を送信した場合、[最終送信日]プロパティーは更新されません。。詳しくは請求書プロパティーについてご確認ください。

請求先のリンクを含む1対1のEメールを手動で送信するには:

  • HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
  • 請求書の名前をクリックします。
  • 右サイドバーで[アクション]をクリックし、[送信]を選択します。
  • ダイアログボックスで、[Eメールを手動で作成]をクリックします。その後、請求書に関連付けられた取引レコードにリダイレクトされ、そこでEメールを作成できます。Eメール本文に請求書へのリンクが自動的に含められます。
  • Eメールを作成した後、[送信]をクリックします。

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請求書の直接リンクを共有するには:

  • HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
  • 請求書の名前をクリックします。
  • 右サイドバーで、[アクション]をクリックし、[リンクをコピー]を選択します。

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  • その後、任意のメッセージングプラットフォームにリンクを挿入できます。購入者がリンクをクリックすると、請求書の作成時に設定されたURLで請求書が表示されます。 

コミュニケーションの受信トレイで1対1のEメールまたはメッセージに請求書を挿入するには:

  • メッセージ作成ツールで[挿入]をクリックし、[請求書]を選択します。
  • 請求書を1つ選択するか[管理]をクリックして請求書一覧ページに移動します。

email-compose-insert-invoice

請求書を選択した後、請求書番号を使ってハイパーリンクがメッセージに追加されます。

編集履歴を確認する

請求書を編集した履歴(ステータスの変更、請求書Eメールがいつ送信されたか、アクションを実行したユーザー、アクションが発生した日時など)を表示することができます。

  • HubSpotアカウントにて、[コマース]>[請求書]の順に進みます。
  • 請求書の名前をクリックします。
  • 右側のパネルで、履歴パネルまでスクロールダウンします。

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注:現在、HubSpotで構築されたアカウント連携(Quickbooks OnlineXeroなど)では、HubSpotからの請求書の同期がサポートされていません。ただし、請求書レコードをエクスポートして、ご使用の会計システムにアップロードすることができます。請求書同期など、請求書連携の新機能についての最新情報を確認するには、このフォームに記入してください。

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