Laskujen luominen

Luo laskuja HubSpotissa digitaalisten maksujen keräämiseksi Stripe-maksunkäsittely tai HubSpot-maksujen kautta tai HubSpotin ulkopuolella suoritettujen maksujen seuraamiseksi. Super Adminit ja käyttäjät, joilla on laskujen objektioikeudet, voivat luoda laskun:

• Suoraan yhteyshenkilön, yrityksen, sopimuksen tai tarjouksen tietueesta tai laskujen indeksisivulta.
• Julkaistusta tarjouksesta kopioidaksesi tarjouksen tiedot uuteen laskuun.
• Automaattisesti käyttämällä tilauksia.
• Automaattisesti, kun maksuja suoritetaan maksulinkkien tai tarjousten kautta.

Ennen kuin aloitat

Tässä asennusoppaassa käydään läpi, miten tilisi laskut määritetään, mukaan lukien etuliitteiden mukauttaminen, verotietojen lisääminen ja tilausten laskujen määrittäminen. Voit myös tarkastella HubSpotin oletuslaskujen ominaisuuksia.

Rajoitusten ja näkökohtien ymmärtäminen

• Voit luoda ja viimeistellä laskuja ilman maksujen käsittelijä perustamista ja kerätä maksut manuaalisesti.
• Jos haluat hyväksyä verkkomaksuja, sinun on määritettävä joko Stripe-maksunkäsittely ( käytettävissä kaikissa tilauksissa) tai HubSpot-maksut( vainStarter-, Professional- tai Enterprise-maksut).
• Laskun valuutaksi voidaan asettaa mikä tahansa HubSpotin tukema valuutta. Lue, miten asetat valuutat tilillesi.
  • Jos käytät HubSpot-maksuja, voit luoda laskuja missä tahansa valuutassa, mutta voit hyväksyä verkkomaksuja vain Yhdysvaltain dollareina. Muiden valuuttojen osalta voit kirjata manuaaliset maksut laskua vastaan.
  • Jos käytät Stripeä maksujen käsittelijä, voit luoda laskuja missä tahansa valuutassa, mutta voit hyväksyä verkkomaksuja vain tässä luetelluissa valuutoissa. Muiden valuuttojen osalta voit kirjata manuaaliset maksut laskua vastaan.
    

Luo laskut manuaalisesti

Voit luoda laskun manuaalisesti alla olevien menetelmien avulla.

Luo lasku indeksisivulta

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo lasku.

Luo lasku yhteyshenkilö-, yritys- tai kauppatietueesta

• Siirry tietueisiisi:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Sopimukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Napsauta tietueen nimeä.
  • Valitse yhteystietojen ja yritysten osalta oikean sivupalkin Laskut-osiossa Lisää ja valitse sitten Luo lasku.

• • Valitse oikean sivupalkin Laskut-osiossa kaupat, valitse Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
    
    • Muunna kauppa laskuksi: Luo lasku käyttäen kaupan tietoja, mukaan lukien siihen liittyvät rivit.
    • Luo tyhjä lasku: luo uusi lasku tyhjästä.
    • Lisää olemassa oleva lasku: valitse olemassa oleva lasku, joka liitetään kauppaan.

• • • Voit luoda laskun myös kauppalaskun rivikohta.

Luo lasku julkaistusta tarjouksesta

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
• Vie hiiren kurssi lainauksen nimen päälle, valitse Toiminnot ja valitse sitten Muunna laskuksi. Tämä luo uuden laskun käyttäen lainauksen tietoja.

Tämän jälkeen pääset laskun muokkausohjelmaan, jossa voit määrittää laskun yksityiskohdat. Jos tarjouksessasi on useampi kuin yksi yhteyshenkilö, sinua pyydetään poistamaan ylimääräiset yhteyshenkilöt laskun muokkauksessa.

Huomaa: oletusarvoisesti laskua luotaessa käytetään vakiomuotoista etuliitettä INV, jota seuraa numero, joka kasvaa juoksevasti jokaisen luodun laskun kohdalla (esimerkiksi INV-1001 ja sitten INV-1002). Voit päivittää laskujen etuliitteen ja alkunumeron asetuksissa.

Laskujen laskutuksen määrittäminen

Kun olet luonut laskun, määritä laskueditorin Laskun vastaanottaja -osiossa laskun liitetiedot, maksuehdot ja muut tiedot.

Voit liittää laskun yhteystietoon:

• Napsauta Lisää yhteyshenkilö.
• Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yhteystieto tai luo uusi yhteystieto.
• Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien yhdistystunnisteiden määrittämistä.
• Napsauta Tallenna.

Luomisen aikana kukin lasku voidaan liittää yhteen yhteystietoon. Kun lasku on luotu, voit lisätä uusia yhteystietoja oikeassa sivupalkissa olevien yhdistysten avulla.

• Napsauta Lisää yritys.
• Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yritys tai luo uusi yritys.
• Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien assosiaatiotunnisteiden määrittämistä.
• Napsauta Tallenna.

Luomisen aikana jokainen lasku voidaan liittää yhteen yritykseen. Kun lasku on luotu, voit lisätä uusia yrityksiä käyttämällä oikeassa sivupalkissa olevia yhdistyksiä.

Laskun laskutusosoitteen lisääminen laskuun:

• Napsauta Muokkaa kohdassa Laskutusosoite.
• Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
• Napsauta Käytä.

• Napsauta add Add shipping address.
• Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
• Napsauta Tallenna.

• Napsauta Laskun päivämäärä -kenttää ja valitse uusi päivämäärä valitsimella.

Laskun maksu erääntyy oletusarvoisesti laskun vastaanottamisen yhteydessä. Voit valita eri maksuehtoja:

• Napsauta pudotusvalikkoa Maksuehdot ja valitse sitten maksuehto. Eräpäivä-kenttä päivittyy automaattisesti vastaamaan valittua maksuaikaa.
  
  • Jos asetus automaattisten muistutussähköpostien lähettämisestä on otettu käyttöön, sähköpostit lähetetään tämän päivämäärän perusteella.

Lisää rivitietoja

Lisää Rivin kohteet -osioon kohteet, jotka ostaja ostaa. Opi , miten rivieriä käytetään laskujen kanssa.

Lisää kommentteja

Jos haluat lisätä ostajalle huomautuksia laskuun, voit lisätä ne Kommentit-kenttään. Voit käyttää tekstikentän alaosassa olevia tekstivaihtoehtoja tekstin muotoilemiseen, hyperlinkin lisäämiseen tai katkelman lisäämiseen. Voit lisätä oletuskommentin, joka näkyy jokaisessa laskussa, laskun asetuksissa.

Määritä laskutusvaihtoehdot

Valitse Laskutus-osiossa, haluatko hyväksyä verkkomaksut, määritä, mitkä maksutavat ovat ostajan käytettävissä, ja valitse, kerätäänkö laskutus- ja toimitusosoitetiedot. Verkkomaksuasetukset periytyvät kassan maksuasetuksista.

• Kytke kassakytkin päälle. Jos kassakytkin on kytketty pois päältä, alla olevat vaihtoehdot eivät ole käytettävissä.
• Valitse valintaruudut niiden maksutapojen vieressä, jotka haluat hyväksyä (esim. luotto- tai pankkikortti tai pankkiveloitus, kuten ACH).
• Jos haluat kerätä laskutusosoitetiedot kassalla, valitse Kerää laskutusosoite luottokorttiostoksia varten -valintaruutu.
• Jos haluat kerätä toimitusosoitteen tiedot kassalla, valitse Kerää toimitusosoite -valintaruutu. Kun ostaja syöttää lähetystietonsa, hän voi valita vain maksuasetuksissa määrittämistäsi maista.
• Jos haluat antaa asiakkaiden syöttää mukautetun summan maksun yhteydessä, valitse Salli asiakkaan maksaa summa, joka on pienempi kuin maksettava summa -valintaruutu. Jos haluat kirjata manuaalisen tai olemassa olevan maksun osamaksuksi, voit tehdä sen laskujen indeksisivulta. Mukautetun maksun määrän on oltava pienempi kuin erääntyneen saldon kokonaismäärä.

Lisäasetukset

Lisäasetukset-osiossa voit mukauttaa laskun kielen ja paikallisuuden sekä laskun URL-osoitteen. Pääset lisäasetuksiin valitsemalla Lisäasetukset.

• Oletusarvoisesti sivun otsikoissa ja merkinnöissä käytettävä kieli on englanti. Voit päivittää tämän toiseen kieleen napsauttamalla Language (Kieli ) -pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten kielen.
• Oletusarvoisesti päivämäärän ja osoitteen muodossa käytetään Yhdysvaltojen muotoa. Jos haluat päivittää tämän muuhun muotoon, napsauta avattavaa Locale-valikkoa ja valitse sitten alue.
• Jos haluat määrittää mukautetun laskun URL-osoitteen käyttämällä mitä tahansa yhdistettyjä verkkotunnuksia, napsauta avattavaa verkkotunnusvalikkoa ja valitse sitten verkkotunnus. Voit myös syöttää mukautetun tunnus URL-osoitteen loppuun syöttämällä arvon Content tunnus -kenttään . Laskun URL-osoitteen esikatselu näkyy URL-kenttien alapuolella.
• Jos tilillesi on määritetty verotunnisteet ja haluat sisällyttää ne laskuun, valitse vastaavat verotunnisteen valintaruudut.

Tallenna ja viimeistele

Voit milloin tahansa laskun luomisen aikana tallentaa laskun luonnoksena napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Tallenna-painiketta. Voit palata luonnosteltuun laskuun milloin tahansa muokkaamaan tai poistamaan sitä. Voit myös napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa Esikatselu-painiketta nähdäksesi, miltä lasku näyttää ostajalle.

Jos olet valmis viimeistelemään laskun, jotta voit lähettää sen ostajalle:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Finalize (Viimeistele). Kun lasku on viimeistelty, sitä ei voi enää poistaa.

• Tarkista vastuuvapauslauseke valintaikkunassa ja napsauta sitten Viimeistele.

Lähetä lasku

Kun olet viimeistellyt laskun, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on vaihtoehtoja laskun lähettämiseksi ostajalle sähköpostitse. Voit sulkea kehotteen napsauttamalla X:ää ja lähettää sen myöhemmin. Muistutussähköposteja hallitaan laskun asetusten kautta.

• To-kenttään lisätään automaattisesti laskuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Jos haluat muuttaa tätä osoitetta, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse yhteyshenkilö. Voit myös syöttää uuden sähköpostiosoitteen, jolloin HubSpot luo hänelle automaattisesti yhteystietueen lähettämisen jälkeen.
• Voit lisätä sähköpostiosoitteen Cc-kenttään napsauttamalla pudotusvalikkoa, valitsemalla yhteystietoja tai syöttämällä mukautettuja sähköpostiosoitteita. Voit lisätä CC-kenttään enintään yhdeksän sähköpostiosoitetta.
• Jos laskun asetuksissa on määritetty oletussähköpostiosoite, Lähettäjä-kenttään lisätään automaattisesti oletussähköpostiosoite. Muussa tapauksessa se täytetään henkilökohtaisella sähköpostiosoitteellasi. Jos oletussähköposti on määritetty, mutta asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat lähettää laskuja henkilökohtaisesta sähköpostistaan tai muista tiimin sähköposteista, joihin heillä on pääsy, on otettu käyttöön, voit valita toisen sähköpostin.
  • Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, valitsemastasi sähköpostiosoitteesta tulee oletusosoite tulevia laskujen lähetyksiä varten, mutta sitä voi muuttaa ennen jokaista lähetystä.
  • Vastaukset tähän sähköpostiin ohjataan lähettäjän osoitteeseen. Jos valitset sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhdistettyyn postilaatikkoon, mukaan lukien jaetut tiimisähköposti, voit hallita seurantaa HubSpotin keskustelut postilaatikossa.
• Napsauta Lähetä lasku. Ostaja saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, joka sisältää laskun tiedot ja linkin, jonka avulla hän voi tarkastella laskua selaimessaan, sekä PDF-version laskusta liitetiedostona.
• Jos haluat sen sijaan laatia manuaalisesti kahdenkeskisen sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun, valitse Kirjoita sähköposti manuaalisesti.

Automatisoitu laskun luominen

Luo ja lähetä automaattisesti toistuvia laskuja tilausten avulla

Voit automatisoida tilaukseen perustuvan laskutuksen seuraavasti.

Näytä laskut, jotka on luotu automaattisesti maksuista maksulinkkien tai tarjousten kautta

Kun lasku luodaan automaattisesti maksulinkistä tai tarjouksesta, lasku liitetään maksuun.

Voit tarkastella laskuja laskujen indeksisivulta tai tarkastella niihin liittyvää laskua itse maksutietueesta. Laskua ei lähetetä asiakkaalle automaattisesti. Jos haluat lähettää laskun, toimi seuraavasti.

Seuraavat vaiheet

Opi hallitsemaan luotuja laskuja.