Luo ja hallinnoi laskuja

Luo laskuja HubSpotissa digitaalisten maksujen keräämiseksi Stripe-maksunkäsittely tai HubSpot-maksujen kautta tai HubSpotin ulkopuolella suoritettujen maksujen seuraamiseksi. Tässä asennusoppaassa käydään läpi laskujen määrittäminen tilillesi, mukaan lukien etuliitteiden mukauttaminen, verotietojen lisääminen ja laskujen määrittäminen tilauksia varten. Voit myös tarkastella HubSpotin oletuslaskujen ominaisuuksia.

Voit luoda ja viimeistellä laskuja ilman maksujen käsittelijä perustamista ja kerätä maksut manuaalisesti. Jos kuitenkin haluat hyväksyä verkkomaksuja, sinun on määritettävä joko Stripe-maksunkäsittely ( käytettävissä kaikissa tilauksissa) tai HubSpot-maksut( vainStarter-, Professional- tai Enterprise-maksut).

Laskun valuutaksi voidaan määrittää mikä tahansa HubSpotin tukema valuutta. Lue, miten asetat valuutat tilillesi.

Huomaa: laskutusvaatimukset voivat vaihdella eri lainkäyttöalueilla. Ota yhteyttä lakiasiain- tai veroneuvojiisi selvittääksesi, täyttävätkö HubSpot Invoices -laskut lakisääteiset velvollisuutesi.

Luo lasku

Laskun voi laatia monella eri tavalla:

• Pääkäyttäjät ja käyttäjät, joilla on laskujen objektioikeudet, voivat luoda laskun suoraan yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai tarjoustietueesta tai laskujen hakusivulta.
• Julkaistusta tarjouksesta kopioida tarjouksen tiedot uuteen laskuun.
• Luoda ja lähettää automaattisesti toistuvia laskuja käyttämällä tilauksia.
• Laskut luodaan automaattisesti, kun maksuja suoritetaan maksulinkkien tai tarjousten kautta.

Luo lasku indeksisivulta

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta oikeassa yläkulmassa Luo lasku.

Luo lasku yhteyshenkilö-, yritys- tai kauppatietueesta

• Siirry tietueisiisi:
  • Yhteystiedot: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.
  • Yritykset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yritykset.
  • Sopimukset: Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.
• Napsauta tietueen nimeä.
  • Valitse yhteystietojen ja yritysten kohdalla oikean sivupalkin Laskut-osiossa Lisää ja valitse sitten Luo lasku.

• • Kun kyseessä ovat kaupat, valitse oikeanpuoleisen sivupalkin Laskut-osiossa Lisää ja valitse sitten jokin seuraavista:
    
    • Muunna kauppa laskuksi: Luo lasku käyttäen kaupan tietoja, mukaan lukien siihen liittyvät rivit.
    • Luo tyhjä lasku: luo uusi lasku tyhjästä.
    • Lisää olemassa oleva lasku: valitse olemassa oleva lasku, joka liitetään kauppaan.

• • • Voit luoda laskun myös sopimuksen rivikohta.

Luo lasku julkaistusta tarjouksesta

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Lauseita.
• Vie hiiren kurssi lainauksen nimen päälle, valitse Toiminnot ja valitse sitten Muunna laskuksi. Tämä luo uuden laskun käyttäen lainauksen tietoja.

Tämän jälkeen pääset laskun muokkausohjelmaan, jossa voit määrittää laskun yksityiskohdat. Jos tarjouksessasi on useampi kuin yksi yhteyshenkilö, sinua kehotetaan poistamaan ylimääräiset yhteyshenkilöt laskun muokkauksessa.

Huomaa: oletusarvoisesti laskua luotaessa käytetään vakiomuotoista etuliitettä INV, jota seuraa numero, joka kasvaa juoksevasti jokaisen luodun laskun kohdalla (esimerkiksi INV-1001 ja sitten INV-1002). Voit päivittää laskujen etuliitteen ja alkunumeron asetuksissa.

Laskujen laskutuksen määrittäminen

Määritä laskun muokkausohjelman Laskun vastaanottaja -osiossa ensin laskuun liittyvät tietueet, maksuehdot ja muut tiedot.

• Luomisen aikana kukin lasku voidaan liittää yhteen yhteystietoon. Kun lasku on luotu, voit lisätä uusia yhteystietoja oikeassa sivupalkissa olevien yhdistysten avulla.
  
  Laskun liittäminen yhteystietoon:
  • Napsauta Lisää yhteyshenkilö.
  • Etsi oikeassa paneelissa olemassa oleva yhteyshenkilö tai luo uusi.
  • Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien assosiaatiotarrojen määrittämistä.
  • Napsauta Tallenna.
• Luomisen aikana jokainen lasku voidaan yhdistää yhteen yritykseen. Kun olet luonut laskun, voit lisätä lisää yrityksiä käyttämällä oikeassa sivupalkissa olevia yhdistyksiä.
• Laskun yhdistäminen yritykseen:
  • Napsauta Lisää yritys.
  • Etsi oikeassa sivupaneelissa olemassa oleva yritys tai luo uusi yritys.
  • Napsauta Seuraava ja jatka tarvittavien assosiaatiotarrojen määrittämistä.
  • Napsauta Tallenna.
• Laskutusosoitteen lisääminen laskuun:
  • Napsauta Muokkaa kohdassa Laskutusosoite.
  • Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
  • Napsauta Käytä.
• Toimitusosoitteen lisääminen laskuun:
  • Napsauta add Add shipping address.
  • Kirjoita osoitetiedot oikeassa paneelissa.
  • Napsauta Tallenna.
• Laskun päivämääräksi asetetaan oletusarvoisesti kuluva päivä. Voit päivittää tämän napsauttamalla Laskun päivämäärä -kenttää ja valitsemalla sitten uuden päivämäärän päivämääränvalitsimella.
• Laskun maksu erääntyy oletusarvoisesti laskun vastaanottamisen yhteydessä. Jos haluat valita eri maksuehtoja, napsauta Maksuehdot-pudotusvalikkoa ja valitse sitten maksuehto. Eräpäivä-kenttä päivittyy automaattisesti vastaamaan valittua ehtoa.
• Laskun asetuksissa määritetyt mukautetut ominaisuudet näkyvät oikealla puolella kohdassa Eräpäivä. Jos asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat ohittaa nämä kentät, on otettu käyttöön, voit tehdä niihin muutoksia laskun luomisen aikana.

Lisää rivitietoja

Lisää rivin kohteet -osioon kohteet, jotka ostaja ostaa. Opi , miten rivieriä käytetään laskujen kanssa.

Lisää kommentteja

Jos haluat lisätä ostajalle huomautuksia laskuun, voit lisätä ne Kommentit-kenttään. Voit käyttää tekstikentän alaosassa olevia tekstivaihtoehtoja tekstin muotoilemiseen, hyperlinkin lisäämiseen tai katkelman lisäämiseen. Voit lisätä oletuskommentin, joka näkyy jokaisessa laskussa, laskun asetuksissa.

Määritä laskutusvaihtoehdot

Valitse Laskutus-osiossa, haluatko hyväksyä verkkomaksut, määritä, mitkä maksutavat ovat ostajan käytettävissä, ja valitse, kerätäänkö laskutus- ja toimitusosoitetiedot. Verkkomaksuasetukset periytyvät kassan maksuasetuksista.

• Jos haluat hyväksyä verkkomaksuja, kytke Checkout-kytkin päälle. Jos kassakytkin on kytketty pois päältä, alla olevat vaihtoehdot eivät ole käytettävissä.
  • Valitse valintaruudut niiden maksutapojen vieressä, jotka haluat hyväksyä (esim. luotto- tai pankkikortti tai pankkiveloitus, kuten ACH).
  • Jos haluat kerätä laskutusosoitetiedot kassalla, valitse Kerää laskutusosoite luottokorttiostoksia varten -valintaruutu.
  • Jos haluat kerätä toimitusosoitteen tiedot kassalla, valitse Kerää toimitusosoite -valintaruutu. Kun ostaja syöttää lähetystietonsa, hän voi valita vain maksuasetuksissa määrittämistäsi maista.
  • Jos haluat antaa asiakkaiden syöttää mukautetun summan maksun yhteydessä, valitse Salli asiakkaan maksaa summa, joka on pienempi kuin maksettava summa -valintaruutu. Jos haluat kirjata manuaalisen tai olemassa olevan maksun osamaksuksi, voit tehdä sen laskujen indeksisivulta. Mukautetun maksun määrän on oltava pienempi kuin erääntyneen saldon kokonaismäärä.

Lisäasetukset

Lisäasetukset-osiossa voit mukauttaa laskun kielen ja paikallisuuden sekä laskun URL-osoitteen. Pääset lisäasetuksiin valitsemalla Lisäasetukset.

• Oletusarvoisesti sivun otsikoissa ja merkinnöissä käytettävä kieli on englanti. Voit päivittää tämän toiseen kieleen napsauttamalla kieli-pudotusvalikkoa ja valitsemalla sitten kielen.
• Oletusarvoisesti päivämäärän ja osoitteen muodossa käytetään Yhdysvaltojen muotoa. Voit päivittää tämän muuhun muotoon napsauttamalla avattavaa Locale-valikkoa ja valitsemalla sitten alueen.
• Jos haluat määrittää mukautetun laskun URL-osoitteen käyttämällä mitä tahansa yhdistettyjä verkkotunnuksia, napsauta avattavaa verkkotunnusvalikkoa ja valitse sitten verkkotunnus. Voit myös syöttää mukautetun tunnus URL-osoitteen loppuun syöttämällä arvon Content tunnus -kenttään . Laskun URL-osoitteen esikatselu näkyy URL-kenttien alapuolella.
• Jos tilillesi on määritetty verotunnisteet ja haluat sisällyttää ne laskuun, valitse vastaavat verotunnisteen valintaruudut.

Tallenna ja viimeistele

Voit milloin tahansa laskun luomisen aikana tallentaa laskun luonnoksena napsauttamalla vasemmassa yläkulmassa olevaa Tallenna-painiketta. Voit palata luonnosteltuun laskuun milloin tahansa muokkaamaan tai poistamaan sitä. Voit myös napsauttaa oikeassa yläkulmassa olevaa Esikatselu-painiketta nähdäksesi, miltä lasku näyttää ostajalle.

Jos olet valmis viimeistelemään laskun, jotta voit lähettää sen ostajalle:

• Napsauta oikeassa yläkulmassa Finalize (Viimeistele). Kun lasku on viimeistelty, sitä ei voi enää poistaa.

• Tarkista vastuuvapauslauseke valintaikkunassa ja napsauta sitten Viimeistele.

Lähetä lasku

Kun olet viimeistellyt laskun, näyttöön tulee valintaikkuna, jossa on vaihtoehtoja laskun lähettämiseksi ostajalle sähköpostitse. Voit sulkea kehotteen napsauttamalla X:ää ja lähettää sen myöhemmin. Muistutussähköposteja hallitaan laskun asetusten kautta.

• Määritä ensin sähköpostiosoitekentät:
  • To-kenttä täytetään automaattisesti laskuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoitteella. Jos haluat muuttaa tätä osoitetta, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse yhteyshenkilö. Voit myös syöttää uuden sähköpostiosoitteen, jolloin HubSpot luo sille automaattisesti yhteystietueen lähettämisen jälkeen.
  • Voit lisätä sähköpostiosoitteen Cc-kenttään napsauttamalla pudotusvalikkoa, valitsemalla yhteystietoja tai syöttämällä mukautettuja sähköpostiosoitteita. Voit lisätä CC-kenttään enintään yhdeksän sähköpostiosoitetta.
  • Jos laskun asetuksissa on määritetty oletussähköpostiosoite, Lähettäjä-kenttään lisätään automaattisesti oletussähköpostiosoite. Muussa tapauksessa se täytetään henkilökohtaisella sähköpostiosoitteellasi. Jos oletussähköposti on määritetty, mutta asetus, jonka mukaan käyttäjät voivat lähettää laskuja henkilökohtaisesta sähköpostistaan tai muista tiimin sähköposteista, joihin heillä on pääsy, on otettu käyttöön, voit valita toisen sähköpostin.
    • Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritetty, valitsemastasi sähköpostiosoitteesta tulee oletusosoite tulevia laskujen lähetyksiä varten, mutta sitä voi muuttaa ennen jokaista lähetystä.
    • Vastaukset tähän sähköpostiin ohjataan lähettäjän osoitteeseen. Jos valitset sähköpostiosoitteen, jota käytetään yhdistettyyn postilaatikkoon, mukaan lukien jaetut tiimisähköposti, voit hallita seurantaa HubSpotin keskustelut postilaatikossa.
• Napsauta Lähetä lasku. Ostaja saa tämän jälkeen sähköpostiviestin, joka sisältää laskun tiedot ja linkin, jonka avulla hän voi tarkastella laskua selaimessaan, sekä PDF-version laskusta liitetiedostona.
• Jos haluat sen sijaan laatia manuaalisesti kahdenkeskisen sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun, valitse Kirjoita sähköposti manuaalisesti.

Automatisoitu laskun luominen

Luo ja lähetä automaattisesti toistuvia laskuja tilausten avulla

Voit automatisoida tilaukseen perustuvan laskutuksen seuraavasti.

Näytä laskut, jotka on luotu automaattisesti maksuista maksulinkkien tai tarjousten kautta

Kun lasku luodaan automaattisesti maksulinkistä tai tarjouksesta, lasku liitetään maksuun.

Voit tarkastella laskuja laskujen indeksisivulta tai tarkastella niihin liittyvää laskua itse maksutietueesta. Laskua ei lähetetä asiakkaalle automaattisesti. Jos haluat lähettää laskun, toimi seuraavasti.

Hallitse laskuja

Kun olet luonut laskuja, voit hallita niitä laskujen indeksisivulta, kuten muitakin CRM-tietueita.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Oikeanpuoleisessa paneelissa voit määrittää laskun omistaja Omistaja avulla, tarkastella laskun ominaisuuksia, tarkastella suoritettuja maksuja ja hallita laskun yhdistyksiä, kuten lisätä uusia yhteystietoja ja yrityksiä.

Hallitse laadittuja laskuja

• Edit: jatka laskun määrittämistä.
• Näytä ominaisuus: Tarkista laskun aiemmat ominaisuus.
• Kloonaa: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.
• Poista: poista laskuluonnos.

Valmiiden laskujen hallinnointi

Lopullisesti laadittujen laskujen osalta pääset seuraaviin vaihtoehtoihin napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa:

• Muokkaa: joslaskujen muokkaamista koskeva -asetus on otettu käyttöön, pääkäyttäjät ja käyttäjät, joilla on laskujen muokkausoikeus, voivat muokata viimeisteltyjä laskuja laskujen indeksisivulta. Kun muutokset on tallennettu, on suositeltavaa lähettää asiakkaalle viesti, jossa ilmoitetaan, että lasku on muuttunut, ja jossa ilmoitetaan muutosten yksityiskohdat.

• Maksun kirjaaminen: merkitse lasku manuaalisesti maksetuksi luomalla uusi maksutietue tai soveltamalla olemassa olevaa. Kun olet valinnut tämän vaihtoehdon:
  • Luo uusi maksutietue täyttämällä oikeassa sivupalkissa olevat maksun yksityiskohtia koskevat kentät ja napsauttamalla sitten Tallenna maksu. Maksu näkyy tämän jälkeen kohdassa Maksut, kun tarkastelet laskun tietoja.
  • Jos haluat soveltaa olemassa olevaa maksua laskuun, napsauta oikeassa sivupalkissa Käytä olemassa olevaa -välilehteä. Etsi sitten maksutietue maksun määrän, tunnuksen tai maksuun liittyvän yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen perusteella. Valitse maksu ja napsauta sitten Käytä maksua. Maksu näkyy tämän jälkeen kohdassa Maksut, kun tarkastelet laskun tietoja.

Huomaa: kunlasku merkitään manuaalisesti maksetuksi, yhteyshenkilöt eivät saa kuittia automaattisesti. Jos kuitti tarvitaan, voit lähettää sen yhteystiedolle maksujen indeksisivulta.

• • Maksun poistaminen:

• • • Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
    • Napsauta laskun nimeä.
    • Napsauta oikean sivupalkin Maksut-osiossa Näytä liittyvä maksu.
    • Napsauta maksun määrää.
    • Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse sitten Poista.
    • Vahvista valinta valitsemalla Poista tietue.

• Näytä lasku: avaa lasku erillisessä selaimen välilehdessä.
• Näytä ominaisuus: Tarkista laskun aiemmat ominaisuus.
• Kopioi linkki: kopioi laskun URL-osoite lähetettäväksi ostajalle.
• Lähetä: lähetä lasku sähköpostitse. Lisätietoja laskun lähettämisestä sähköpostitse.
• Lataa: lataa laskun PDF-tiedosto.
• Kloonaa: luo uusi lasku samoilla tiedoilla.

• Poista: Joslaskujen poistamista koskeva -asetus on otettu käyttöön, pääkäyttäjät ja käyttäjät, joilla on laskujen muokkausoikeus, voivat poistaa maksamattomia viimeisteltyjä laskuja laskujen indeksisivulta. Laskujen poisto on pysyvä eikä sitä voi perua.

Huomaa: laskunumerot kasvavat edelleen juoksevasti viimeksi luodusta laskusta (vaikka kyseinen tai jokin muu lasku olisi poistettu). Näin ollen laskun poistaminen voi aiheuttaa pysyvän aukon laskujen numerointiin. Numerointi voidaan nollata vain, jos kaikki laskut poistetaan (mutta maksettuja laskuja ei voi poistaa). Kannattaa neuvotella kirjanpitoryhmän kanssa varmistaakseen, että tämä toimii nykyisten järjestelmiesi kanssa.

• Mitätön: merkitse lasku mitätöidyksi. Kun olet merkinnyt laskun mitättömäksi, et voi enää periä laskusta maksua tai mitätöidä sitä. Tätä ei voi peruuttaa.
  • Jos laskua vastaan on suoritettu verkkomaksu, laskua ei voi mitätöidä, vaikka hyvitys olisi annettu.
  • Jos laskua vastaan on kirjattu manuaalinen maksu, maksu on poistettava, ennen kuin voit mitätöidä laskun.

Suodata ja viedä laskuja

• Napsauta vasemmassa yläkulmassa Advanced filters (Tarkennetut suodattimet ).
• Määritä uusi suodatin valitsemalla oikeassa paneelissa + Lisää suodatin.
• Etsi ja valitse ominaisuus jonka mukaan haluat suodattaa, ja määritä suodatusperusteet.
• Voit valita toisen ominaisuus valitsemalla AND tai OR. Lisätietoja suodattimien määrittämisestä ja näkymien tallentamisesta.
  
  
• Jos haluat muokata taulukossa näkyviä sarakkeita, napsauta taulukon oikeassa yläkulmassa olevaa Muokkaa sarakkeita.
• Voit viedä kaikki laskut valitsemalla taulukon oikeassa yläkulmassa Vie tai valitsemalla vietävien laskujen vieressä olevat valintaruudut ja valitsemalla sitten Vie. Lisätietoja tietueiden viennistä.

Laskujen lähettäminen

Kun olet luonut laskun, voit jakaa sen suoran linkin tai sähköpostin kautta tai lisätä laskut, kun laadit viestejä CRM-tietueisiin ja keskustelut saapuneisiin viesteihin.

Voit lähettää laskun sähköpostitse:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Valitse oikeassa sivupalkissa Toiminnot ja valitse sitten Lähetä.
• Määritä valintaikkunassa sähköpostiosoitekentät ja valitse sitten Lähetä lasku.

• Tämän jälkeen ostaja saa sähköpostiviestin, joka sisältää laskun tiedot ja linkin, jonka kautta hän voi tarkastella laskua selaimessaan, sekä PDF-version laskusta liitetiedostona.

Voit myös lähettää laskulinkin sisältävän sähköpostiviestin manuaalisesti tai lisätä linkin viesteihin.

Huomaa: jos lähetät laskun manuaalisesti kirjoitetussa sähköpostissa tai lisäämällä linkin, Viimeisin lähetyspäivä ominaisuus ei päivitetä. Lisätietoja laskun ominaisuuksista.

Voit lähettää manuaalisesti sähköpostiviestin, jossa on linkki laskuun:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Valitse oikeassa sivupalkissa Toiminnot ja valitse sitten Lähetä.
• Valitse valintaikkunassa Kirjoita sähköposti manuaalisesti. Tämän jälkeen sinut ohjataan laskuun liittyvään sopimustietueeseen, jossa voit laatia sähköpostiviestin. Linkki laskuun sisällytetään automaattisesti sähköpostin runkoon.
• Kun olet laatinut sähköpostiviestin, valitse Lähetä.

Voit jakaa suoran linkin laskuun:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Valitse oikeassa sivupalkissa Toiminnot ja valitse sitten Kopioi linkki.

• Tämän jälkeen voit lisätä linkin haluamaasi viestialustaan, ja ostaja voi klikata linkkiä nähdäkseen laskun URL-osoitteessa, jonka määrittelit laskun luomisen yhteydessä.

Laskun lisääminen kahdenkeskiseen sähköpostiviestiin tai viestiin keskustelut saapuneet-kansiossa:

• Napsauta viestien composer Lisää ja valitse sitten Laskut.
• Valitse lasku tai siirry laskujen hakemistosivulle valitsemalla Hallitse.

Kun olet valinnut laskun, viestiin lisätään hyperlinkki, jossa on laskun numero.

Tarkista muokkaushistoriaa

Voit tarkastella laskun muokkaushistoriaa, mukaan lukien kaikki tilamuutokset, sekä sitä, milloin laskun sähköpostiviestit lähetettiin, ketkä käyttäjät suorittivat toiminnon sekä päivämäärä ja kellonaika, jolloin toiminto tapahtui.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Kaupankäynti > Laskut.
• Napsauta laskun nimeä.
• Selaa oikeassa paneelissa alaspäin historiapaneeliin.

Huomaa: tällä hetkellä HubSpotin omat tili-integraatiot, kuten Quickbooks Online ja Xero, eivät tue laskujen synkronointia HubSpotista. Voit kuitenkin viedä laskutietueesi ja ladata ne kirjanpitojärjestelmääsi. Voit tilata päivityksiä uusista laskuintegraatio-ominaisuuksista, kuten laskujen synkronoinnista, täyttämällä tämän lomakkeen.