建立和管理發票

在 HubSpot 中建立發票，以透過Stripe 付款處理或HubSpot 付款收取數位付款，或追蹤在 HubSpot 之外進行的付款。使用此設定指南逐步了解如何為您的帳戶設定發票，包括如何自訂前綴、新增稅務資訊以及設定訂閱發票。您也可以查看HubSpot 的預設發票屬性。

您可以在不設定付款處理器的情況下建立和完成發票，然後繼續手動收取付款。但是，如果您想接受線上付款，則需要設定Stripe 付款處理（適用於所有訂閱）或HubSpot 付款（僅限Starter 、 Professional或Enterprise ）。

發票的貨幣可以設定為 HubSpot 支援的任何貨幣。了解如何為您的帳戶設定貨幣。

建立發票

可以透過多種方式建立發票：

• 超級管理員和具有發票物件權限的使用者可以直接從聯絡人、公司、交易或報價記錄或發票索引頁面建立發票。
• 從已發布的報價中，將報價的詳細資訊複製到新發票中。
• 使用訂閱自動建立和發送定期發票。
• 透過付款連結或報價進行付款時，會自動建立發票。

從索引頁建立發票

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。}
• 在右上角，按一下「建立發票」 。

從聯絡人、公司或交易記錄建立發票

• 導航至您的記錄：
  • 聯絡人： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「連絡人」。
  • 公司： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「公司」。
  • 折扣： 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「交易」。
• 按一下記錄的名稱。
  • 對於聯絡人和公司，在右側邊欄中的發票部分，點擊新增，然後選擇建立發票。

• • 對於交易，請在右側側邊欄中的發票部分中，點擊添加，然後選擇以下選項之一：
    
    • 將交易轉換為發票：使用交易資訊（包括關聯的行項目）建立發票。
    • 建立空白發票：從頭開始建立新發票。
    • 新增現有發票：選擇與交易關聯的現有發票。

• • • 您也可以從交易的行項目編輯器建立發票。

根據已發布的報價建立發票

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「報價」。}
• 將滑鼠懸停在報價單名稱上，按一下操作，然後選擇轉換為發票。這將使用報價資訊建立新發票。

然後，您將進入發票編輯器以配置發票詳細資訊。如果您的報價有多個聯絡人，系統會提示您在發票編輯器中刪除多餘的聯絡人。

請注意：預設情況下，在建立發票時，它將使用標準化前綴INV ，後跟針對創建的每張發票依次增加的數字（例如， INV-1001然後INV-1002 ）。您可以在設定中更新發票的前綴和起始數量。

設定發票計費

在發票編輯器的開單方部分中，先設定發票的關聯記錄、付款條件等。

• 在建立過程中，每張發票可以與一個聯絡人關聯。建立後，您可以使用右側邊欄中的關聯來新增其他聯絡人。
  
  若要將發票與聯絡人關聯：
  • 點擊新增聯絡人。
  • 在右側面板中，搜尋現有聯絡人或建立新聯絡人。
  • 按一下“下一步”並繼續設定任何所需的關聯標籤。
  • 按一下「儲存」 。
• 在創建過程中，每張發票都可以與一個公司關聯。建立後，您可以使用右側邊欄中的關聯來新增其他公司。
• 若要將發票與公司關聯：
  • 點擊新增公司。
  • 在右側面板中，搜尋現有公司或建立新公司。
  • 按一下“下一步”並繼續設定任何所需的關聯標籤。
  • 按一下「儲存」 。
• 若要將帳單地址新增至發票：
  • 按一下「帳單地址」下的「編輯」 。
  • 在右側面板中，輸入地址資訊。
  • 按一下“應用” 。
• 若要將送貨地址新增至發票：
  • 點選add新增送貨地址。
  • 在右側面板中，輸入地址資訊。
  • 按一下「儲存」 。
• 預設情況下，發票日期將設定為當天。若要更新此日期，請按一下發票日期字段，然後使用日期選擇器選擇新日期。
• 預設情況下，發票付款將在收到發票後到期。若要選擇不同的付款條件，請按一下付款條件下拉式選單，然後選擇付款條件。截止日期欄位將自動更新以符合所選期限。
  • 如果已開啟發送自動提醒電子郵件的設置，則將根據該日期發送電子郵件。
• 在發票設定中配置的任何自訂屬性都將顯示在右側的到期日期下。如果允許使用者覆蓋這些欄位的設定已打開，您可以在發票建立期間對它們進行變更。

新增行項目

在「訂單商品」部分中，新增買家將要購買的商品。了解如何將行項目與發票一起使用。

新增評論

如果您想在發票上為買家新增任何註釋，您可以將它們新增至註釋欄位。您可以使用文字欄位底部的文字選項來設定文字格式、新增超連結或插入程式碼片段。您可以新增預設註釋，該註釋將顯示在發票設定中的每張發票上。

配置計費選項

在「帳單」部分中，選擇是否要接受線上付款、設定買家可用的付款選項，並選擇是否要收集帳單和送貨地址資訊。線上付款設定繼承自您的付款結帳設定。

• 若要接受線上付款，請開啟「結帳」開關。如果結帳開關關閉，則以下選項將無法使用。
  • 勾選您想要接受的付款方式旁的核取方塊（例如，信用卡或金融卡或銀行金融卡付款，例如ACH ）。
  • 若要在結帳時收集帳單地址信息，請選取收集信用卡購買的帳單地址核取方塊。
  • 要在結帳時收集送貨地址信息，請選中收集送貨地址複選框。當買家輸入送貨資訊時，他們只能從您在付款設定中設定的國家/地區中進行選擇。
  • 若要允許客戶在付款時輸入自訂金額，請選取允許客戶支付少於應付餘額的金額複選框。如果您想要將手動付款或現有付款記錄為部分付款，您可以從發票索引頁執行此操作。自訂付款金額必須小於應付餘額總額。

進階設定

在「進階設定」部分中，您可以自訂發票的語言和區域設定以及發票 URL。若要存取高級設置，請按一下進階設定。

• 預設情況下，頁面上標題和標籤使用的語言設定為英文。若要將其更新為另一種語言，請按一下語言下拉式選單，然後選擇一種語言。
• 預設情況下，日期和地址格式將使用美國格式。若要將其更新為其他格式，請按一下「區域設定」下拉式選單，然後選擇一個區域設定。
• 若要使用任何連接的網域設定自訂發票 URL，請按一下「網域」下拉式選單，然後選擇一個網域。您也可以透過在內容 slug欄位中輸入值來在 URL 末尾輸入自訂 slug。發票 URL 的預覽顯示在 URL 欄位下方。
• 如果您在帳戶中設定了稅號並希望將其包含在發票中，請選擇相應的稅號複選框。

儲存並完成

在發票建立過程中的任何時候，您都可以點擊左上角的「儲存」將發票儲存為草稿。您可以隨時返回起草的發票進行編輯或刪除。您也可以點擊右上角的「預覽」以查看發票向買家顯示的方式。

如果您已準備好完成發票以便將其發送給買家：

• 點選右上角的“完成” 。一旦最終確定，發票就無法刪除。

• 在對話方塊中，查看免責聲明，然後按一下「完成」 。

寄出發票

完成發票後，將出現一個對話框，其中包含透過電子郵件將發票發送給買家的選項。您可以透過點擊X關閉提示，然後稍後發送。提醒電子郵件透過您的發票設定進行管理。

• 首先，設定您的電子郵件地址欄位：
  • 收件者欄位將自動填入與發票關聯的聯絡人的電子郵件地址。若要變更此地址，請按一下下拉式功能表並選擇聯絡人。您也可以輸入新的電子郵件地址，發送後 HubSpot 會自動為其建立聯絡人記錄。
  • 若要將電子郵件地址新增至副本字段，請按一下下拉式選單，選擇聯絡人，或輸入自訂電子郵件地址。您最多可以在副本欄位中新增九個電子郵件地址。
  • 如果發票設定中已設定預設電子郵件地址，則寄件者欄位將自動填入預設電子郵件地址。否則，它將填寫您的個人電子郵件地址。如果已設定預設電子郵件，但允許使用者從其個人電子郵件或他們有權存取的其他團隊電子郵件發送發票的設定已打開，您將能夠選擇其他電子郵件。
    • 如果未設定預設電子郵件地址，您選擇的電子郵件地址將成為將來發送發票的預設地址，但可以在每次發送之前進行更改。
    • 對此電子郵件的回覆將被路由到寄件者位址。如果您選擇用於連接收件匣（包括共用團隊電子郵件收件匣）的電子郵件地址，則可以在 HubSpot 的對話收件匣中管理後續活動。
• 點擊發送發票。然後，買方將收到一封包含發票詳細資訊的電子郵件，其中包含用於在瀏覽器中查看發票的鏈接，以及 PDF 版本的發票附件。
• 若要手動撰寫帶有發票連結的一對一電子郵件，請按一下手動撰寫電子郵件。

自動建立發票

使用訂閱自動建立和發送定期發票

若要根據訂閱自動開立發票，請依照下列步驟操作。

透過付款連結或報價查看付款自動建立的發票

當從付款連結或報價自動建立發票時，發票將與付款相關。

您可以從發票索引頁查看發票，也可以從付款記錄本身查看關聯的發票。發票不會自動發送給客戶。如果您想發送發票，請按照以下步驟操作。

管理發票

建立發票後，您可以從發票索引頁面進行管理，就像管理其他 CRM 記錄一樣。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。}
• 點選發票名稱。
• 在右側面板中，您可以使用「所有者」欄位設定發票所有者、查看其屬性、查看已付款以及管理發票的關聯，包括新增其他聯絡人和公司。

管理起草的發票

• 編輯：繼續設定發票。
• 查看屬性歷史記錄：檢查發票過去的屬性值。
• 複製：建立具有相同詳細資訊的新發票。
• 刪除：刪除發票草稿。

管理最終發票

對於最終發票，您可以透過點擊右上角的「動作」下拉式選單來存取以下選項：

• 編輯：如果 已開啟編輯發票的設置， 超級管理員和具有發票編輯權限的使用者可以從發票索引頁面編輯最終發票。儲存更改後，建議向客戶發送通信，通知他們發票已更改，包括更改的詳細資訊。

• 記錄付款：透過建立新付款記錄或套用現有付款記錄，手動將發票標記為已付款。選擇此選項後：
  • 若要建立新的付款記錄，請填寫右側邊欄中的付款詳細資料字段，然後點擊記錄付款。查看發票詳細資訊時，付款將顯示在「付款」下。
  • 若要將現有付款套用至發票，請在右側側邊欄中按一下「套用現有」標籤。然後，透過與付款相關的付款金額、ID 或聯絡電子郵件地址搜尋付款記錄。選擇付款方式，然後按一下「套用付款」 。查看發票詳細資訊時，付款將顯示在「付款」下。

請注意：手動將發票標記為已付款時，聯絡人將不會自動收到收據。如果需要收據，您可以從付款索引頁面將收據發送給聯絡人。

• • 刪除付款：

• • • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。}
    • 點選發票名稱。
    • 在右側側邊欄中的「付款」部分中，按一下「查看關聯的付款」 。
    • 點擊支付金額。
    • 按一下右上角的「動作」下拉式選單，然後按一下「刪除」 。
    • 點選刪除記錄進行確認。

• 查看發票：在單獨的瀏覽器標籤中開啟發票。
• 查看屬性歷史記錄：檢查發票過去的屬性值。
• 複製連結：複製發票 URL 以傳送給買家。
• 發送：透過電子郵件發送發票。了解有關發送發票電子郵件的更多資訊。
• 下載：下載 PDF 格式的發票。
• 複製：建立具有相同詳細資訊的新發票。

• 刪除：如果 開啟刪除發票設定後， 超級管理員和具有發票編輯權限的使用者可以在發票索引頁中刪除未支付的定稿發票。發票刪除是永久性的且無法撤銷。

請注意：發票編號將從上次建立的發票開始依序繼續遞增（即使該發票或任何其他發票已被刪除）。因此，發票刪除可能會在發票號碼中造成永久性的空白。只有刪除所有發票後才能重設編號（但已付款發票無法刪除）。您應該諮詢您的會計團隊，以確保它適用於您目前的系統。

• 作廢：將發票標記為作廢。將發票標記為無效後，您將無法再在發票上收取付款或將其作廢。這無法撤消。
  • 如果已根據發票進行線上付款，則即使退款，也無法使發票作廢。
  • 如果已根據發票記錄了手動付款，則必須先刪除付款，然後才能作廢發票。

過濾和匯出發票

• 點選左上角的進階過濾器。
• 在右側面板中，按一下「+ 新增過濾器」以設定新過濾器。
• 搜尋並選擇要作為篩選依據的屬性，然後設定篩選條件。
• 若要選擇另一個屬性，請按一下AND或OR 。了解有關設定過濾器和保存視圖的更多資訊。
  
  
• 若要編輯表中顯示的列，請按一下表格右上角的編輯列。
• 按一下表格右上角的「匯出」以匯出所有發票，或勾選您要匯出的發票旁邊的複選框，然後按一下「匯出」 。了解有關匯出記錄的更多資訊。

寄出發票

建立發票後，您可以透過直接連結或電子郵件共用它，或在 CRM 記錄和對話收件匣中撰寫訊息時插入發票。

若要透過電子郵件發送發票：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。}
• 點選發票名稱。
• 在右側側邊欄中，點擊操作，然後選擇發送。
• 在對話方塊中，配置您的電子郵件地址字段，然後按一下發送發票。

• 然後，買方將收到一封包含發票詳細資訊的電子郵件，其中包含用於在瀏覽器中查看發票的鏈接，以及 PDF 版本的發票附件。

您也可以手動發送帶有發票連結的電子郵件，或將連結插入訊息中。

請注意：如果您透過手動撰寫的電子郵件或插入連結傳送發票，則「上次傳送日期」屬性將不會更新。了解有關發票屬性的更多資訊。

若要手動發送帶有發票連結的一對一電子郵件：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。}
• 點選發票名稱。
• 在右側側邊欄中，點擊操作，然後選擇發送。
• 在對話方塊中，按一下手動編寫電子郵件。然後，您將被重定向到與發票關聯的交易記錄，您可以在其中撰寫電子郵件。發票連結將自動包含在電子郵件正文中。
• 撰寫電子郵件後，按一下「傳送」 。

要共享發票的直接連結：

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。}
• 點選發票名稱。
• 在右側邊欄中，點選操作，然後選擇複製連結。

• 然後，您可以將該連結插入您的首選訊息傳遞平台，買家可以點擊該鏈接，透過您在發票建立過程中配置的URL 查看發票。

若要將發票插入對話收件匣中的一對一電子郵件或訊息中：

• 在訊息編輯器中，按一下插入，然後選擇發票。
• 選擇一張發票或點選「管理」導覽至發票索引頁面。

選擇發票後，將使用發票編號將超連結新增至訊息。

查看編輯歷史記錄

您可以查看發票的編輯記錄，包括任何狀態變更、發送發票電子郵件的時間、哪些使用者執行了操作以及操作發生的日期和時間。

• 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
• 點選發票名稱。
• 在右側面板中，向下捲動到歷史記錄面板。

請注意：目前，HubSpot 建置的帳戶整合（例如Quickbooks Online和Xero ）不支援從 HubSpot 同步發票。但是，您可以匯出發票記錄並將其上傳到您的會計系統。您可以透過填寫此表單來訂閱有關新發票整合功能（例如發票同步）的更新。