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請注意::這篇文章的翻譯只是為了方便而提供。譯文透過翻譯軟體自動建立,可能沒有經過校對。因此,這篇文章的英文版本應該是包含最新資訊的管理版本。你可以在這裡存取這些內容。

建立和管理收據

上次更新時間: 四月 17, 2024

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

在HubSpot中建立發票,以透過Stripe付款處理HubSpot付款收取數位付款,或追蹤在HubSpot之外進行的付款。 本設定指南說明如何為帳戶設定收據,包括如何自訂前綴、新增稅務資訊和設定訂閱收據。 您也可以查看HubSpot的預設收據屬性

你可以在不設定付款處理器的情況下建立和完成收據,並繼續手動收取款項。 但是,如果你想接受線上付款,則需要設定Stripe付款處理(適用於所有訂閱)或HubSpot付款(僅限Starter 、Professional或Enterprise )。

請注意:一旦您使用連接的Stripe帳戶使用Stripe付款處理進行交易,目前無法連接其他Stripe帳戶,也無法設置HubSpot Payments。 同樣,一旦您使用HubSpot Payments進行交易,目前無法從HubSpot Payments轉移到Stripe付款處理。 如果你尚未完成交易,但想切換帳戶,請聯絡客戶服務

建立收據

擁有收據物件權限的超級管理員和使用者可以直接從聯絡人、公司、交易或報價記錄,或從收據索引頁面建立收據。 您也可以從已發佈的報價單建立發票,將報價單的詳細資訊複製到新的發票中。

請注意:如果您使用HubSpot付款,如果您的帳戶預設貨幣設為美元,則可以建立發票。 如果你沒有設定付款處理器,或已將Stripe設定為付款處理器,你可以在處列出預設貨幣,以建立發票。

若要從索引頁面建立收據,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
  • 按一下右上角的「建立收據」。

若要從客服案件、公司或交易記錄建立收據,請按照以下步驟操作:

  • 前往你的紀錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
  • 按一下記錄的名稱。
  • 在右側邊欄的「收據」部分,按一下「新增」,然後選擇「建立收據」。 在交易上,若要使用交易資訊(包括相關行項目)建立發票,請按一下「將交易轉換為發票」。

add_create invoice

  • 若要將現有發票與記錄關聯,請按一下「新增」,然後選取「新增現有發票」。

若要根據已發佈的報價建立發票,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「報價」。
  • 將遊標移至報價單名稱,按一下「操作」,然後選取「轉換為發票」。 這將使用報價單的資訊建立新的發票。
convert_to_invoice

然後,系統會帶你前往收據編輯器,以設定收據詳情。

請注意:在預設情況下,建立發票時,它會使用標準化的發票前綴,後跟一個依序增加的數字(例如, INV-1001 ,然後INV-1002 )。 您可以在設定中更新收據的前綴和起始數量

設定收據帳單

在發票編輯器的「收單方」部分,首先設定發票的相關記錄、付款條件等。

  • 每張發票必須與至少一個聯絡人相關聯。 若要將收據與客服案件建立關聯,請按照以下步驟操作:
    • 按一下「新增聯絡人」。
    • 在右側面板中,搜尋現有聯絡人或建立新聯絡人。
    • 按一下「下一步」,然後繼續設定任何所需的關聯標籤。
    • 按一下儲存。 
  • 每張發票都可以與一家公司相關聯。 若要將收據與公司關聯:
    • 按一下「新增公司」。
    • 在右側面板中,搜尋現有公司或建立新公司。
    • 按一下「下一步」,然後繼續設定任何所需的關聯標籤。
    • 按一下儲存。
  • 若要在收據中新增帳單地址,請按照以下步驟操作:
    • 點擊「帳單地址 」下方的「編輯」。
    • 在右側面板中輸入地址資訊。
    • 按一下套用。
  • 根據預設,收據日期將設定為當天。 若要更新,請按一下「收據日期」欄位,然後使用日期選擇器選擇新日期。
  • 根據預設,發票付款將於發票收據時到期。 如要選擇不同的付款條款,請點擊「付款條款」下拉式選單,然後選擇付款條款。 「截止日期」欄位會自動更新,以符合所選條款。
  • 若要將訂單編號新增至發票,請在訂單編號欄位中輸入編號。

invoice-section-1

新增明細項目

在行項目部分,新增買家將購買的項目。

  • 如果你使用Stripe付款處理,你可以使用「貨幣」下拉式選單設定收據的貨幣。 進一步了解Stripe付款處理支援的貨幣

    payment-link-currency-dropdown-menu
  • 若要從產品庫新增現有產品(僅限專 業版或企業版) :
    • 從產品庫中按一下「選擇」。
    • 在右側面板中,選取買家將購買的產品旁邊的核取方塊。然後按一下「新增」。

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  • 若要為收據建立自訂項目,請按照以下步驟操作:
    • 按一下「建立自訂行項目」。
    • 在右側面板中,設定行項目詳細資訊,然後按一下「儲存」。 “名稱”和“單價”字段爲必填字段。
    • 儲存行項目後,您可以在行項目編輯器中更新其詳細資訊,包括增加數量和設定單位折扣(貨幣或基於百分比)。
  • 新增明細項目後,你可以在「摘要」部分查看小計金額,包括套用的折扣。

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新增評論

如果您想在發票上為買家新增任何備註,可以將其新增至「備註」欄位。 您可以使用文字欄位底部的文字選項來設定文字格式、新增超連結或插入片段。 您可以在收據設定中新增預設評論,該評論將顯示在每張收據上。

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設定帳單選項(僅適用於Starter、Professional和Enterprise )

在「帳單」部分,選擇是否要接受線上付款,設定買家可以使用的付款選項,並選擇是否收集帳單和送貨地址資訊。 線上付款設定是從付款結帳設定繼承而來。

  • 如要接受網上付款,請切換結帳開關。 如果結帳開關已關閉,以下選項將無法使用。
    • 勾選您想接受的付款方式旁的核取方塊(例如信用卡或簽帳金融卡或銀行轉帳付款,例如ACH )。
    • 若要在結帳時收集帳單地址資訊,請選取「收集信用卡購買的帳單地址」核取方塊。
    • 若要在結帳時收集郵寄地址資訊,請選取「收集郵寄地址」核取方塊。 當買家輸入運送資料時,他們只能從你在付款設定中設定的國家/地區中選擇
    • 若要允許顧客在付款時輸入自訂金額,請選取「允許顧客支付少於餘額的金額」核取方塊。 如果您想將手動或現有的付款記錄為部分付款,可以在發票索引頁面進行操作。 自訂付款金額必須小於應付總餘額。

      請注意:如果您的帳戶中沒有設定HubSpot PaymentsStripe作為付款處理器,您可以在記錄手動付款時接受部分付款,而無需開啟特定設定。

checkout_with_partial_payments

進階設定

在「進階設定」部分,你可以自訂收據的語言和地區設定,以及收據網址。 若要存取進階設定,請按一下進階設定。

  • 根據預設,頁面上標題和標籤使用的語言設定為英文。 如要更新為其他語言,請點擊「語言」 下拉式選單,然後選擇一種語言。
  • 根據預設,日期和地址格式將使用美國格式。 若要將此格式更新為其他格式,請按一下「地區設定」下拉式選單,然後選擇地區設定。
  • 若要使用任何已連結的網域設定自訂收據網址,請按一下「網域」下拉式選單,然後選取一個網域。 你也可以透過在「內容別名」欄位中輸入值,在網址末尾輸入自訂別名。 收據網址的預覽會顯示在網址欄位下方。
  • 如果你已在帳戶中設定稅務編號,並希望將其包含在收據中,請勾選相應的稅務編號核取方塊。

invoice_advanced_settings_2

儲存並完成

在建立收據期間,你可以隨時按一下左上角的「儲存」,將收據儲存為草稿。 你可以隨時返回草擬的收據頁面進行編輯或刪除。 您也可以按一下右上角的「預覽」,查看發票會如何顯示給買家。

save-invoice-draft

如果您已準備好完成發票,以便將其發送給買家:

  • 在右上角,按一下「完成」。 收據一經確定,便無法編輯或刪除。

finalize-invoice

  • 在對話方塊中,檢閱免責聲明,然後按一下「完成」。

發送

完成發票後,將出現一個對話框,其中包含通過電子郵件將發票發送給買家的選項。

  • 首先,請設定您的電子郵件地址欄位:
    • 「收件人」欄位會自動填寫與發票相關的第一位聯絡人的電子郵件地址。 若要變更此地址,請按一下下拉式選單,然後選擇聯絡人。 您也可以輸入新的電子郵件地址, HubSpot會在傳送後自動為他們建立聯絡人記錄。
    • 「抄送」欄位會自動填寫建立時與發票相關聯的任何其他聯絡人的地址。 若要新增更多地址至此欄位,請點擊下拉式選單、選取聯絡人,或輸入自訂電子郵件地址。
    • 「寄件者」欄位會自動填寫你已連結的電郵地址,但你可以從連結至帳戶的任何電郵地址中選擇。
  • 按一下「傳送發票」。
  • 若要改為手動撰寫一對一電子郵件,並附上發票連結,請按一下手動撰寫電子郵件。
send-invoice-modal

然後,買家將收到一封包含發票詳情的電子郵件,以及在瀏覽器中查看發票的連結。

emailed-invoice-view

您也可以稍後從發票索引頁面傳送發票,在那裡您也可以管理現有的發票。 在下方進一步了解如何管理和分享收據。

管理收據

建立發票後,您可以從發票索引頁面管理發票,類似於管理其他CRM記錄

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
  • 按一下收據名稱。
  • 在右側面板中,您可以使用「所有者」欄位設定發票所有者、檢視其屬性、檢視已付款項以及管理發票的關聯。
    • 對於已草擬的收據,你可以按一下右上角的「操作」下拉式選單,以存取以下選項:
      • 編輯:繼續設定收據。
      • 刪除:刪除發票草稿。 
      • 複製:使用相同的詳細資料建立新的發票。

        invoice-actions-draft
    • 對於已確定的收據,你可以按一下右上角的「操作」下拉式選單,以存取以下選項:
      • 檢視收據:在單獨的瀏覽器分頁中開啟收據。
      • 複製連結:複製發票網址以傳送給買家。
      • 發送:透過電子郵件發送發票。 進一步了解如何傳送收據電郵
      • 下載:下載發票的PDF檔。
      • 記錄付款:透過建立新的付款記錄或套用現有的付款記錄,手動將發票標記為已付款。 款項必須為發票上的全額。 選擇此選項後:
        • 若要建立新的付款紀錄,請填寫右側邊欄的付款詳細資訊 欄位,然後按一下「記錄付款」。 查看收據詳情時,款項會顯示在「付款」下方。
        • 若要將現有付款方式套用至收據,請在右側欄中按一下套用現有分頁。 然後,按與付款相關的付款金額、身分證件或聯絡電郵地址搜尋付款紀錄。 選擇付款方式,然後按一下「套用付款方式」。 查看收據詳情時,款項會顯示在「付款」下方。

      請注意:手動將收據標記為已付款時,客服案件不會自動收到收據。 如果需要電子明細,您可以從付款索引頁面將電子明細傳送給客服案件。

      • 無效:將收據標記為無效。 將收據標記為無效後,你便無法再收取款項或作廢收據。 此操作無法復原。
      • 複製:使用相同的詳細資料建立新的發票。

        invoice-sidebar-actions-menu
  • 若要 按特定發票屬性篩選索引頁面
    • 按一下左上角的「進階篩選條件」。
    • 在右側面板中,按一下+新增篩選條件以設定新的篩選條件。
    • 搜尋並選取要篩選的旅居,然後設定篩選條件。
    • 如要選擇其他旅居,請按一下「 AND」或「OR」。 進一步了解如何設定篩選條件和儲存檢視

      index-page-advanced-filters
  • 若要匯出發票,請按一下表格右上角的「匯出」。 深入瞭解如何匯出記錄
  • 若要編輯表格中顯示的欄,請按一下表格右上角的編輯欄。

發送發票

建立發票後,您可以透過直接連結或電子郵件分享,或在CRM記錄和對話收件匣中撰寫訊息時插入發票。 若要傳送發票,您需要設定Stripe付款處理(適用於所有訂閱)或HubSpot付款工具(僅限Starter 、Professional或Enterprise )。

若要透過電子郵件傳送發票,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
  • 按一下收據名稱。
  • 在右側邊欄中,按一下操作,然後選取傳送。
  • 在對話方塊中,設定電子郵件地址欄位,然後按一下傳送發票。

send-invoice-modal

您也可以手動傳送附有收據連結的電子郵件,或在訊息中插入連結。

請注意:如果您透過手寫電子郵件或插入連結發送發票,上次發送日期屬性將不會更新。 深入瞭解收據屬性

若要手動傳送一對一電子郵件,並附上收據連結,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
  • 按一下收據名稱。
  • 在右側邊欄中,按一下操作,然後選取傳送。
  • 在對話方塊中,按一下手動撰寫電子郵件。 然後,系統會將您重新導向至與發票相關的交易記錄,您可以在其中撰寫電子郵件。 收據的連結將自動包含在電子郵件正文中。
  • 撰寫電子郵件後,按一下「傳送」。

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若要分享收據的直接連結,請按照以下步驟操作:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「商務」>「發票」。
  • 按一下收據名稱。
  • 在右側邊欄中,按一下操作,然後選擇複製連結。
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若要在對話收件匣中的一對一電子郵件或訊息中插入收據,請按照以下步驟操作:

  • 在訊息編輯器中,按一下「插入」,然後選取「發票」。
  • 選取收據或按一下「管理」,即可前往收據索引頁面。
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選擇發票後,系統會使用發票號碼將超連結新增至訊息。

請注意:目前, HubSpot建立的帳戶整合(如Quickbooks OnlineXero )不支援從HubSpot同步發票。 不過,您可以匯出發票記錄,並將其上傳到您的會計系統。 你可以填寫此表格,訂閱收據整合功能的最新消息,例如收據同步功能。

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