Avec l'extension d'e-mail HubSpot Sales, vous pouvez automatiquement enregistrer les emails envoyés de l'extérieur de HubSpot vers le CRM. Si vous n'utilisez pas l'extension de vente, vous pouvez utiliser l'adresse CCI ou l'adresse de transfert HubSpot pour enregistrer manuellement les e-mails.
Les e-mails enregistrés dans HubSpot et utilisant une adresse CCI ou de transfert incluront le contenu de l'e-mail ainsi que les pièces jointes associées. Les e-mails enregistrés seront automatiquement associés à la fiche d'informations du destinataire, à la fiche d'informations de son entreprise et aux cinq dernières fiches d'informations de transaction associées au contact.
Remarque : Les pièces jointes d'e-mail de plus de 30 Mo ne seront pas enregistrées dans le CRM. L'e-mail lui-même sera enregistré dans le CRM, mais sans pièce jointe. Vous recevrez également une erreur de livraison par e-mail dans votre boîte de réception.
Utiliser l'adresse CCI
Lorsque vous envoyez un e-mail depuis votre client de messagerie, ajoutez l'adresse CCI à la ligne CCI de l'e-mail. Le contenu de l'e-mail sera automatiquement enregistré sur la fiche d'informations du contact dans HubSpot.
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
- Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Intégrations d'e-mails.
- Cliquez sur l'onglet Consigner et suivre.
- À droite du champ Adresse CCI, cliquez sur Copier.
- Accédez à votre boîte de réception et rédigez un nouvel e-mail.
- Ajoutez l'adresse CCI copiée à la ligne CCI de l'e-mail.
L'e-mail envoyé sera enregistré dans la fiche d'informations du contact dans HubSpot. Si le destinataire de l'e-mail n'est pas associé à une fiche d'informations de contact dans HubSpot, une nouvelle fiche d'informations sera créée.
- HubSpot créera une nouvelle fiche d'informations de contact pour quiconque a été mis en CC de votre e-mail suivi. Toutefois, lorsqu'un destinataire est en copie cachée dans un e-mail, l'e-mail ne créera pas de nouvelle fiche d'informations et si le destinataire existe en tant que contact, l'e-mail ne sera pas enregistré sur sa fiche d'informations existante.
- Lorsque plusieurs utilisateurs connectent la même adresse e-mail en tant que boîte de réception personnelle, les e-mails enregistrés utilisant une adresse CCI seront attribués au hasard à l'un de ces utilisateurs. Cela peut affecter les rapports d'activité de votre équipe. Dans ce cas, il est recommandé d'envoyer des e-mails à partir du CRM ou de connecter l'adresse e-mail en tant qu'adresse e-mail d'équipe dans la boîte de réception des conversations.
Exigences pour enregistrer des e-mails dans le CRM en utilisant le champ CCI
Votre e-mail doit remplir les critères suivants pour être enregistré dans le CRM :
- L'utilisateur envoyant l'e-mail a accès aux ventes.
- L'adresse e-mail à partir de laquelle vous envoyez l'e-mail correspond à :
- un utilisateur de votre compte ;
- une de vos adresses e-mail connectées ;
- un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à Profil et préférences).
- L'adresse e-mail du destinataire n'est pas répertoriée dans la liste Ne jamais enregistrer.
Remarque : Si vous utilisez manuellement l'adresse CCI dans un client de messagerie sans suivi, ceci enregistrera simplement l'e-mail sur une fiche d'informations de contact dans HubSpot. Cela ne vous permettra pas de suivre les ouvertures et les clics sur vos e-mails.
Utiliser l'adresse de transfert
Utilisez l'adresse de transfert pour enregistrer une réponse par e-mail dans la chronologie de la fiche d'informations du contact. L'adresse de transfert est utile lorsque vous devez enregistrer un e-mail après l'avoir reçu.
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres dans l'angle supérieur droit.
- Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Intégrations d'e-mails.
- Cliquez sur l'onglet Consigner et suivre.
- À droite du champ Adresse de transfert, cliquez sur Copier.
- Accédez à votre boîte de réception et ouvrez l'e-mail que vous souhaitez enregistrer dans HubSpot.
- Transférez l'e-mail à l'adresse de transfert copiée.
L'e-mail transféré sera enregistré dans la fiche d'informations du contact dans HubSpot. Si le destinataire de l'e-mail n'est pas associé à une fiche d'informations de contact dans HubSpot, une nouvelle fiche d'informations sera créée.
Remarque : Si vous répondez à un e-mail et que vous transférez ensuite le fil de discussion à HubSpot, l'e-mail ne sera pas enregistré dans la fiche d'informations du contact. Après une réponse, l'en-tête de l'e-mail change et l'adresse de transfert ne peut plus prendre en charge l'en-tête dans ce format.
Exigences pour enregistrer les réponses dans le CRM en utilisant le transfert
- Vous transférez l'e-mail de réponse individuel (pas les autres parties de la chaîne d'e-mails). L'en-tête du message transféré, généré par votre client de messagerie doit être présent :
- L'adresse e-mail que vous utilisez pour envoyer l'e-mail transféré doit être l'un des éléments suivants :
- un utilisateur de votre compte ;
- une de vos adresses e-mail connectées ;
- un alias dans votre client de messagerie (un alias qui a été configuré dans votre boîte de réception Gmail connectée, ou un alias ajouté à Profil et préférences).
- L'e-mail du contact n'est pas répertorié dans la liste Ne jamais enregistrer.
- L'e-mail transféré apparaît dans la chronologie du contact.
- Si la personne qui vous a envoyé l'e-mail initial n'est pas dans le CRM, le transfert du message créera une fiche d'informations de contact, si tant est que son e-mail ou son domaine de messagerie n'est pas répertorié dans votre liste Ne jamais enregistrer.
- Le message transféré doit être rédigé dans l'une des langues prises en charge par HubSpot.
Remarque : Si vous recevez une réponse par e-mail d'un contact ou d'un prospect et qu'il met en CC des destinataires, HubSpot n'ajoutera pas ces destinataires copiés comme contacts dans votre compte.