Créer des tâches

Pour gérer votre liste de tâches dans HubSpot, créez des tâches. Les tâches sont des rappels du travail que vous devez effectuer et peuvent être associées à des fiches d’informations spécifiques, telles que des contacts, des entreprises ou des transactions.

Une fois que vous avez créé des tâches, découvrez comment les terminer ou les modifier et les supprimer.

Détails de la tâche

Quel que soit l'endroit où vous créez une tâche dans HubSpot, vous pouvez remplir les informations suivantes.

• Titre : saisissez un nom de tâche. Vous pouvez inclure le texte appel ou e-mail dans le titre de la tâche pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
• Type : sélectionnez Appel, E-mail ou À faire. Si vous utilisez l'intégration HubSpot avec LinkedIn Sales Navigator, sélectionnez Sales Navigator - Envoyer un InMail ou Sales Navigator - Demande de connexion. 
• Priorité : sélectionnez si la tâche est de faible, moyenne ou haute priorité.
• Associer à des fiches d’informations ou [x] associations : sélectionnez les fiches d’informations à associer à la tâche.
• Attribué à : sélectionnez l’utilisateur auquel la tâche sera attribuée.
• File d'attente : ajoutez la tâche à une file d'attente de tâches ou créez une nouvelle file d'attente.
• Date d'échéance : sélectionnez la date et l'heure auxquelles la tâche doit être effectuée. Le format de l’heure (par exemple, 12 heures ou 24 heures) est déterminé en fonction des paramètres de date et de numérotation de votre site.
• Rappels de tâches ou Émetteur R: cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner à quel moment un rappel par e-mail doit être envoyé au propriétaire de la tâche. En savoir plus sur les rappels de tâches.
• Notes : saisissez les détails de votre tâche.

Découvrez comment définir des valeurs par défaut pour la date d’échéance, l’heure d’échéance et les rappels pour toutes les tâches que vous créez.

Définir des paramètres par défaut pour créer des tâches

Si vos tâches sont toujours détaillées, vous pouvez configurer des valeurs par défaut afin qu’elles soient renseignées à chaque fois que vous créez une tâche. Vous pouvez définir, par défaut, une date d'échéance, une heure d'échéance et une période avant la date d'échéance d'une tâche et l'envoi d'un rappel. Par exemple, créez toujours des tâches à échéance une semaine après leur création, et à 11 h.

Ces préférences s’appliquent uniquement aux tâches que vous créez dans la page index des tâches ou dans une fiche d’informations. Vos paramètres par défaut renseigneront automatiquement les champs Date d'échéance et Rappels de tâche lorsque vous créez une nouvelle tâche, mais vous pouvez toujours ajuster ces champs pour chaque tâche, le cas échéant. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans le coin supérieur droit, puis sur Profil et préférences.
2. Accédez à l’onglet Tâches .
3. Dans la section Paramètres par défaut, cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner la valeur par défaut :
   • Date d'échéance : sélectionnez le nombre de jours ou de semaines par défaut pour l'échéance de vos tâches après leur création.
   • Heure d'échéance : sélectionnez l'heure par défaut pour l'échéance de vos tâches.
   • Rappel : sélectionnez la durée par défaut avant la date d'échéance de votre tâche pour l'envoi d'un rappel. Sélectionnez Aucun rappel pour désactiver les rappels de tâches par défaut. En savoir plus sur les rappels de tâches.
4. Dans la section Tâches de suivi , cochez les cases pour recevoir le rappel de créer une tâche de suivi chaque fois que vous terminez une tâche à partir d’une vue Liste ou lorsque vous disqualifiez un lead. Désélectionnez la case à cocher pour désactiver les rappels de suivi.
5. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Créer des tâches

Vous pouvez créer des tâches dans HubSpot à partir de plusieurs outils, y compris la page index des tâches, une page index d'objet ou sur une fiche d'informations individuelle.

Si vous êtes sur un appareil mobile, découvrez comment créer des tâches dans l'application mobile HubSpot.

Créer des tâches sur la page index des tâches

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.

2. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer une tâche.

3. Dans le panneau de droite, saisissez les détails de votre tâche.

4. Pour rendre la tâche récurrente, sélectionnez la case à cocher Régler pour répéter . Saisissez ou cliquez sur les flèches pour sélectionner un nombre, puis utilisez le menu déroulant pour sélectionner les jours, les semaines, les mois ou les années comme intervalle de temps pour la répétition de votre tâche (par exemple, tous les 2 mois). Une nouvelle tâche sera créée si la tâche précédente est terminée, supprimée ou en retard.

5. Cliquez sur Créer ou Créer et ajouter un autre à latâche en cours et commencez à créer une autre tâche.

Créer des tâches pour les fiches d’informations

Vous pouvez créer des tâches pour plusieurs fiches d’informations en masse ou pour des fiches d’informations individuelles, soit sur la page index des objets, soit dans une fiche d’informations.

1. Accédez à vos fiches d’informations.
2. Pour créer des tâches pour plusieurs fiches d’informations :

   • Sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations pour lesquelles vous souhaitez créer des tâches. Pour créer des tâches pour toutes les fiches d’informations de la page, sélectionnez la case à cocher dans l’angle supérieur gauche du tableau.

   • Cliquez sur + Créer des tâches en haut du tableau.

   • Dans le panneau de droite, saisissez les détails de vos tâches.

   • Cliquez sur Créer. Une tâche sera créée pour chaque fiche d’informations sélectionnée avec les mêmes détails.

3. Pour créer une tâche sur une fiche d’informations individuelle :

   • Cliquez sur le nom de la fiche d’informations.

• • Dans le volet de gauche, cliquez sur Tâche tasks .
  • Dans l'éditeur de tâches, saisissez les détails de votre tâche.
  • Pour rendre la tâche récurrente, sélectionnez la case à cocher Régler pour répéter . Saisissez ou cliquez sur les flèches pour sélectionner un nombre, puis utilisez le menu déroulant pour sélectionner les jours, les semaines, les mois ou les années comme intervalle de temps pour la répétition de votre tâche (par exemple, tous les 2 mois). Une nouvelle tâche sera créée si la tâche précédente est terminée, supprimée ou en retard.
  • Cliquez sur Créer.

Créer des tâches de suivi pour les activités des fiches d'informations

Vous pouvez créer des tâches à suivre avec une action après une activité. Par exemple, consignez une réunion avec un contact, puis créez une tâche pour lui envoyer un e-mail dans les trois jours afin de vérifier la réunion.

1. Accédez à vos fiches d’informations.
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans le panneau de gauche, consignez un appel, un e-mail, une note ou une réunion ou rédigez un e-mail individuel.
4. En bas de l’éditeur d’activité, sélectionnez la case à cocher Créer une tâche à faire .
5. Pour modifier le type de tâche, cliquez sur À faire et sélectionnez Appel ou E-mail .
6. Pour modifier la date d’échéance, cliquez dessus et sélectionnez une option ou définissez une date personnalisée.
7. En fonction de l'activité, cliquez sur Enregistrer une activité, Sauvegarder le commentaire ou Envoyer. Une nouvelle tâche sera créée.

Créer des tâches dans Gmail

Si vous avez connecté votre boîte de réception Gmail personnelle et installé l’extension HubSpot Sales pour Chrome, vous pouvez créer des tâches dans votre boîte de réception Gmail.

1. Connectez-vous à Gmail.
2. Sur le côté droit de votre boîte de réception Gmail, cliquez sur le sprocket logo HubSpot.
3. Cliquez sur l'onglet Tâches.
4. Cliquez sur Créer une tâche, puis saisissez les détails de votre tâche.
5. En bas, cliquez sur Enregistrer.

Découvrez comment créer des tâches après avoir envoyé un e-mail dans Gmail.

Créer des tâches avec un workflow

Vous pouvez créer automatiquement des tâches à l’aide de l’outil de workflows. Par exemple, lorsqu’un contact soumet un formulaire de demande, créez une tâche pour que l’équipe commerciale appelle le contact.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Créer ou modifier un workflow .
3. Configurer les critères d’inscription.
4. Ajouter une action. Dans le panneau de gauche, sélectionnez Créer une tâche.
5. Configurez les détails de votre tâche, puis cliquez sur Enregistrer.
6. Terminez la configuration du workflow.

Les tâches seront automatiquement créées lorsque les critères d’inscription au workflow seront remplis.

Créer des tâches avec une séquence

Vous pouvez créer des tâches dans le cadre d’une séquence. Par exemple, envoyer automatiquement un e-mail, puis une tâche à appeler trois jours après l’e-mail s’il n’y a pas de réponse.

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Séquences.
2. Créez ou modifiez une séquence.
   
3. Ajoutez une étape de tâche Général, E-mail ou Appel à votre séquence.
4. Terminez la création de votre séquence.

Les tâches seront automatiquement créées à l’étape définie dans la séquence.