Associare le attività ai record

Le attività presenti nella cronologia di un record possono essere associate ad altri record, sia automaticamente che manualmente. Quando un'attività viene associata a un contatto, un'azienda, un'opportunità, un ticket o un oggetto personalizzato, tale attività apparirà nella cronologia delle attività di quel record.

È inoltre possibile visualizzare la cronologia delle attività associate a un record o associare tra loro diversi record.

Associazioni automatiche delle attività

Le attività idonee presenti in un record vengono associate automaticamente a determinati record. Affinché l’associazione automatica avvenga, i record devono essere stati associati in precedenza, prima della creazione o della registrazione dell’attività. Il fatto che un’attività venga associata automaticamente dipende dal tipo di attività, dal luogo in cui è stata registrata per la prima volta e dagli oggetti associati. Le attività idonee all’associazione automatica includono:

• E-mail uno a uno
• Riunioni
• Note
• Chiamate

Nelle impostazioni delle attività, è possibile visualizzare le impostazioni di associazione predefinite epersonalizzare la logica di associazione automatica per adattarla meglio alle proprie esigenze aziendali.

Associazioni

automatiche

predefinite delle attività

Di seguito sono riportate le associazioni automatiche predefinite nel caso in cui non siano state personalizzate le impostazioni di associazione delle attività. Se le associazioni automatiche delle attività sono state personalizzate, fare riferimento alle proprie impostazioni per conoscere il comportamento previsto nel proprio account.

• Attività relative all’azienda: se un’attività viene registrata per la prima volta in una scheda aziendale, verrà automaticamente associata alle cinque trattative aperte più recenti associate all’azienda (ovvero trattative che non si trovano nelle fasi “chiusa con esito positivo” o “chiusa con esito negativo”). Anche le e-mail individuali inviate e le chiamate in uscita effettuate da un’azienda saranno associate ai contatti a cui sono state inviate le e-mail o che sono stati chiamati. 
• Attività relative ai contatti: se un’attività viene registrata per la prima volta in una scheda di contatto, verrà automaticamente associata all’azienda principaledel contatto e alle cinque trattative aperte più recenti ad essa associate (ovvero trattative che non si trovano nelle fasi “chiusa con esito positivo” o “chiusa con esito negativo”).

• Attività relative alle trattative: se un’attività viene registrata per la prima volta su un record di trattativa, verrà automaticamente associata all’azienda principale della trattativa e alle cinque trattative aperte associate più recenti (ovvero, trattative che non si trovano nelle fasi “chiusa-vinta” o “chiusa-persa”). Anche le e-mail individuali inviate e le chiamate in uscita effettuate da una trattativa saranno associate ai contatti a cui sono state inviate le e-mail o che sono stati chiamati.
• Attività relative ai ticket: se un’attività viene registrata per la prima volta in un record di ticket, verrà automaticamente associata all’azienda principale del ticket. Anche le e-mail individuali inviate e le chiamate in uscita effettuate da un ticket saranno associate ai contatti a cui sono state inviate le e-mail o che sono stati chiamati.
• Attività relative ai record di oggetti personalizzati: le attività registrate su record di oggetti personalizzati non vengono associate automaticamente ad alcun record correlato. Tuttavia, le e-mail individuali inviate e le chiamate in uscita effettuate da un record di oggetto personalizzato saranno associate ai contatti a cui sono state inviate le e-mail o che sono stati chiamati.

Personalizzazione delle associazioni automatiche per record e attività

Nelle impostazioni delle attività, personalizza i record a cui le attività vengono associate automaticamente. Ad esempio, associa le riunioni create sui contatti solo all’affare associato più recente anziché ai cinque affari più recenti. Le attività idonee (ad es. le riunioni) create da app di integrazione sviluppate da HubSpot seguono le impostazioni di associazione predefinite.

Scopri come configurare associazioni automatiche personalizzate delle attività in questo articolo.

Associare manualmente un'attività esistente a un altro record

Se le tue attività non vengono associate automaticamente a determinati record, puoi associarle manualmente ad altri record.

Il numero di associazioni che un'attività può avere dipende dall'oggetto, dal tipo di attività e dal tuo abbonamento HubSpot.

1. Accedi ai tuoi record (ad es., {[local.navAppointments}}).
2. Fai clic sul nome del record con l’attività da associare.
3. Fai clic sulla schedaAttività.
4. Individua l’attività che desideri associare a un record. Se i dettagli dell’attività sono nascosti, clicca sull’icona di espansione right in alto a sinistra dell’attività per aprirli.
5. In basso a destra dell’attività, clicca su [x] associazioni.
6. Nella finestra a comparsa:
   • Visualizza tutti i record associati all'attività nella scheda "Selezionati".
   • Fai clic sulle schede degli oggetti per visualizzare solo i record di quell'oggetto associati all'attività.
   • Fare clic sulla scheda dell'oggetto che si desidera associare.
   • Nel campo " Cerca [oggetto] ", inserisci il nome del record a cui desideri associare ulteriori record. 
   • Selezionare la casella di controllo accanto al record. L'attività apparirà ora nella cronologia di quel record.

1. Individua l'attività che desideri gestire. Se i dettagli dell'attività sono nascosti, clicca sull'icona di espansione right in alto a sinistra dell'attività per aprirli.
2. In basso a destra dell’attività, clicca su [x] associazioni.
3. Deseleziona la casella di controllo accanto al nome del record.

Scopri come creare manualmente una nuova attività e aggiungere associazioni.

Associare attività passate a una nuova trattativa o a un

nuovo

ticket

Quando crei una nuova trattativa o un nuovo ticket, puoi associare la nuova trattativa/il nuovo ticket a un altro record e aggiungere automaticamente le attività passate di quel record alla cronologia della nuova trattativa/del nuovo ticket. 

Nota: solo le chiamate, le e-mail, le note, le riunioni e le attività verranno aggiunte automaticamente alla cronologia della nuova trattativa o del nuovo ticket. Qualsiasi altro tipo di attività (ad esempio, clic su e-mail di marketing, invio di moduli, visualizzazioni di pagina) non verrà aggiunto. Verranno aggiunte fino a 2.000 attività più recenti per ogni record associato.

1. Accedi alle tue trattative o ai tuoi ticket:
   
   • Opportunità: Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
   • Ticket: Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Ticket. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Ticket.
2. In alto a destra, clicca su Crea [affare/ticket].
3. Nel pannello di destra, nella sezione "Associa offerta/ticket a", clicca suimenu a tendina [Azienda/Contatto], quindi cerca e seleziona l'azienda/il contatto da associare al nuovo record.
   
4. Seleziona la casella di controllo " Aggiungi attività della cronologia dal [record esistente] a questa [offerta/ticket] " per copiare le attività registrate relative al contatto o all'azienda nell'offerta o nel ticket.
5. Fai clic sul menu a discesa " Ultimi 30 giorni " e seleziona l'intervallo di tempo entro il quale le attività passate del record saranno associate al nuovo record.
6. Compila gli altri campi e clicca su "Crea". Il record risultante includerà le attività dei record associati in base all’intervallo di tempo selezionato.

Scopri di più sulla creazione di trattative, sulla creazione di ticket e sulla personalizzazione del modulo di creazione del record.