Registrare le e-mail nel CRM con l'indirizzo BCC o di inoltro.

Con l'estensione o il componente aggiuntivo HubSpot Sales, è possibile registrareautomaticamente le e-mail inviate dall'esterno di HubSpot al CRM. Se non si utilizza l'estensione o il componente aggiuntivo per le vendite, è possibile utilizzare l'indirizzo BCC o l'indirizzo di inoltro di HubSpot per registrare manualmente le e-mail.

Le e-mail registrate in HubSpot utilizzando l'indirizzo BCC o l'indirizzo di inoltro includeranno il contenuto dell'e-mail ed eventuali allegati inclusi nell'e-mail. L'e-mail registrata sarà automaticamente associata al record del contatto del destinatario, al record dell'azienda associata e ai cinque record di trattativa aperta più recenti associati al contatto. Per saperne di più sulla registrazione delle risposte alle e-mail in HubSpot.

Nota bene: gli allegati delle e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non verranno registrati nel CRM. L'e-mail stessa verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato. Verrà inoltre visualizzato un errore di consegna dell'e-mail nella casella di posta.

Utilizzare l'indirizzo BCC

Quando si invia un'e-mail dal client di posta, aggiungere l'indirizzo BCC alla riga BCC dell'e-mail. Il contenuto dell'e-mail verrà automaticamente registrato nel record del contatto in HubSpot.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
• Fare clic sulla scheda Registrazione e-mail .

• A destra del campo Indirizzo BCC , fare clic su Copia.

• Passare alla casella di posta elettronica e comporre una nuova e-mail.
• Aggiungere l'indirizzo BCC copiato alla riga BCC dell'e-mail.

L'e-mail inviata verrà registrata nel record del contatto in HubSpot. Se il destinatario dell'e-mail non è associato a un record di contatto in HubSpot, verrà creato un nuovo record.

Requisiti per registrare le e-mail nel CRM utilizzando l'indirizzo BCC

• L'utente che invia l'e-mail deve avere accesso alla posta elettronica personale.
• L'indirizzo e-mail da cui si invia l'e-mail deve essere uno dei seguenti:
  • Un utente del proprio account.
  • Una delle e-mail personali collegate.
  • Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto a Profilo e preferenze).
• L'indirizzo e-mail del destinatario non è presente nell'elenco Never Log.
• Se avete attivato le impostazioni sulla privacy GDPR nel vostro account HubSpot, dovete avere una base legale per comunicare con i destinatari dell'e-mail.

Attenzione: se si utilizza manualmente l'indirizzo BCC in un client di posta elettronica senza tracciamento, l'e-mail verrà registrata solo in un record di contatto in HubSpot. Questo non vi permetterà di tracciare le aperture o i clic sulle vostre e-mail.

Utilizzare l'indirizzo di inoltro

Utilizzare l'indirizzo di inoltro per registrare una risposta e-mail nella cronologia del record di contatto. L'indirizzo di inoltro è utile quando è necessario registrare un'e-mail dopo averla ricevuta. Prima di iniziare, accertarsi che il proprio client di posta elettronica sia supportato dalla funzione di inoltro.

• Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
• Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
• Fare clic sulla scheda Registrazione e-mail .
• A destra del campo Indirizzo di inoltro , fare clic su Copia.

• Passare alla casella di posta elettronica e aprire l'e-mail che si desidera registrare in HubSpot.
• Inoltrare l'e-mail all'indirizzo di inoltro copiato.

L'e-mail inoltrata verrà registrata nel record del contatto in HubSpot. Se il destinatario dell'e-mail non è associato a un record di contatto in HubSpot, verrà creato un nuovo record.

Requisiti per registrare le risposte nel CRM utilizzando l'indirizzo di inoltro

L'e-mail deve soddisfare i seguenti criteri per essere registrata nel CRM:

• L'utente che invia l'e-mail deve avere accesso alla posta elettronica personale.

• Si sta inoltrando la singola e-mail di risposta (non altre parti della catena di e-mail). L'intestazione del messaggio inoltrato generata dal client di posta elettronica deve essere presente:

• L'indirizzo e-mail utilizzato per inviare l'e-mail inoltrata deve essere uno dei seguenti:
  • Un utente del proprio account.
  • Una delle caselle di posta elettronica collegate.
  • Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto a Profilo e preferenze).
• L'e-mail del contatto non è presente nell' elenco Mai registrati.
• Se avete attivato le impostazioni sulla privacy GDPR nel vostro account HubSpot, dovete avere una base legale per comunicare con i destinatari dell'e-mail.
• L'e-mail inoltrata apparirà nella timeline del contatto.

• Se la persona che vi ha inviato l'e-mail originale non è presente nel vostro CRM, l'inoltro del messaggio creerà un record di contatto, a condizione che la sua e-mail o il suo dominio e-mail non siano presenti nell'elencoNever Log.
• Il messaggio inoltrato deve essere in una delle lingue supportate da HubSpot.
• Il messaggio inoltrato deve includere sia la sezione HTML che il testo normale dell'e-mail.
• Il server di posta elettronica deve consentire l'inoltro esterno.

Non esiste una formattazione standard per le e-mail inoltrate. Se HubSpot non è in grado di elaborare il formato dell'e-mail, questa non verrà registrata in HubSpot. Scopri come registrare manualmente un'e-mail in HubSpot.

Nota bene: se si riceve un'e-mail di risposta da un contatto o da un prospect e si aggiungono i destinatari, HubSpot non aggiungerà i destinatari copiati come contatti nel proprio account.

Client di posta elettronica supportati dalla funzione di inoltro

Se l'e-mail inoltrata soddisfa i requisiti di cui sopra ma non viene comunque registrata da HubSpot, il client di posta elettronica è incompatibile con la funzione di inoltro di HubSpot. Se il client di posta elettronica non è compatibile con la funzione di inoltro, non sarà possibile inoltrare un'e-mail a un record in HubSpot.

I client di posta elettronica indicati di seguito sono compatibili con lo strumento di inoltro:

• Apple iPhone
• Gmail
• Posta elettronica di Apple
• Outlook Desktop 2010-2019
• Posta di Yahoo!
• Samsung Mail
• Apple iPad
• Google Android
• Windows Live Mail
• Outlook.com
• Thunderbird

Attribuzione del mittente per i messaggi BCC e inoltrati

Quando si inviano e-mail utilizzando l'indirizzo BCC o di inoltro, le seguenti regole determinano quale utente viene attribuito come mittente dell'e-mail registrata nel CRM. Queste regole, in ordine di priorità, determinano quali e-mail vengono conteggiate nell'attività totale di un utente nei report sulle vendite.

1. Se solo un utente ha l'indirizzo e-mail di invio come indirizzo e-mail personale collegato, attribuirlo a quell'utente.
2. Se solo un utente ha l'indirizzo e-mail di invio come e-mail del proprio account utente HubSpot, attribuirlo a quell'utente.
3. Se solo un utente ha l'indirizzo e-mail di invio come alias, attribuirlo a quell'utente.
4. Se più utenti hanno l'indirizzo e-mail di invio come indirizzo e-mail personale collegato, attribuirlo all'utente che ha avuto l'indirizzo e-mail collegato più a lungo.

Se si registra un'e-mail dall'esterno di HubSpot utilizzando l'indirizzo BCC e si invia da un indirizzo e-mail collegato come e-mail del team in HubSpot, l'e-mail sarà sempre attribuita all'utente che ha originariamente collegato l'account e-mail del team.