Ultimo aggiornamento: giugno 4, 2024
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Con l'estensione o il componente aggiuntivo HubSpot Sales, è possibile registrareautomaticamente le e-mail inviate dall'esterno di HubSpot al CRM. Se non si utilizza l'estensione o il componente aggiuntivo per le vendite, è possibile utilizzare l'indirizzo BCC o l'indirizzo di inoltro di HubSpot per registrare manualmente le e-mail.
Le e-mail registrate in HubSpot utilizzando l'indirizzo BCC o l'indirizzo di inoltro includeranno il contenuto dell'e-mail ed eventuali allegati inclusi nell'e-mail. L'e-mail registrata sarà automaticamente associata al record di contatto del destinatario, al record aziendale associato e ai cinque record di trattativa aperta più recenti associati al contatto. Per saperne di più sulla registrazione delle risposte alle e-mail in HubSpot.
Si prega di notare:
- Gli allegati delle e-mail di dimensioni superiori a 50 MB non vengono registrati nel CRM. L'e-mail stessa verrà registrata nel CRM, ma senza l'allegato. Si riceverà inoltre un errore di consegna dell'e-mail nella casella di posta.
- Le e-mail di dimensioni superiori a 2 MB non verranno registrate nel CRM. Questo limite conta solo il contenuto dell'e-mail e non include le dimensioni degli allegati.
Utilizzare l'indirizzo BCC
Quando si invia un'e-mail dal proprio client di posta, aggiungere l'indirizzo BCC alla riga BCC dell'e-mail. Il contenuto dell'e-mail verrà automaticamente registrato nel record del contatto in HubSpot.
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
- Fare clic sulla scheda Registrazione e-mail .
- A destra del campo Indirizzo BCC , fare clic su Copia.
- Accedere alla casella di posta elettronica e comporre una nuova e-mail.
- Aggiungete l'indirizzo BCC copiato alla riga BCC dell'e-mail.
L'e-mail inviata verrà registrata nel record del contatto in HubSpot. Se il destinatario dell'e-mail non è associato a un record di contatto in HubSpot, verrà creato un nuovo record.
Requisiti per registrare i messaggi di posta elettronica nel CRM utilizzando l'indirizzo BCC
L'e-mail deve soddisfare i seguenti criteri per essere registrata nel CRM:
- L'utente che invia l'e-mail deve avere un accesso personale alla posta elettronica.
- L'indirizzo e-mail da cui si invia l'e-mail deve essere uno dei seguenti:
- Un utente del proprio account.
- Una delle e-mail personali collegate.
- Un alias nel vostro client di posta elettronica (un alias configurato nella vostra casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto al vostro Profilo e preferenze).
- L'indirizzo e-mail del destinatario non è presente nell'elenco Never Log.
- L'indirizzo e-mail non è stato precedentemente eliminato in modo permanente.
- Se avete attivato le impostazioni sulla privacy GDPR nel vostro account HubSpot, dovete avere una base legale per comunicare con i destinatari delle e-mail.
Attenzione: se si utilizza manualmente l'indirizzo BCC in un client di posta elettronica senza tracciamento, l'e-mail verrà registrata solo in un record di contatto in HubSpot. Questo non vi permetterà di tracciare le aperture o i clic sulle vostre e-mail.
Utilizzare l'indirizzo di inoltro
Utilizzare l'indirizzo di inoltro per registrare una risposta e-mail nella cronologia del record di contatto. L'indirizzo di inoltro è utile quando è necessario registrare un'e-mail dopo averla ricevuta. Prima di iniziare, assicuratevi che il vostro client di posta elettronica sia supportato dalla funzione di inoltro.
- Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
- Nel menu della barra laterale sinistra, spostarsi su Oggetti > Attività.
- Fare clic sulla scheda Registrazione e-mail .
- A destra del campo Indirizzo di inoltro , fare clic su Copia.
- Accedere alla casella di posta elettronica e aprire l'e-mail che si desidera registrare in HubSpot.
- Inoltrare l'e-mail all'indirizzo di inoltro copiato.
L'e-mail inoltrata verrà registrata nel record del contatto in HubSpot. Se il destinatario dell'e-mail non è associato a un record di contatto in HubSpot, verrà creato un nuovo record.
Requisiti per registrare le risposte al CRM usando l'indirizzo di inoltro
L'e-mail deve soddisfare i seguenti criteri per essere registrata nel CRM:
- L'utente che invia l'e-mail deve avere un accesso personale alla posta elettronica.
- Si sta inoltrando la singola e-mail di risposta (non altre parti della catena di e-mail). L'intestazione del messaggio inoltrato generata dal client di posta elettronica deve essere presente:
- L'indirizzo e-mail utilizzato per inviare l'e-mail inoltrata deve essere uno dei seguenti:
- Un utente del proprio account.
- Una delle caselle di posta elettronica collegate.
- Un alias nel client di posta elettronica (un alias configurato nella casella di posta Gmail collegata o un alias aggiunto a Profilo e preferenze).
- L'e-mail del contatto non è presente nell' elenco Never Log.
- Se avete attivato le impostazioni sulla privacy GDPR nel vostro account HubSpot, dovete avere una base legale per comunicare con i destinatari delle e-mail.
- L'e-mail inoltrata apparirà nella timeline del contatto.
- Se la persona che vi ha inviato l'e-mail originale non è presente nel vostro CRM, l'inoltro del messaggio creerà un record di contatto, a condizione che il suo indirizzo e-mail o il suo dominio e-mail non sia presente nell'elencoNever Log.
- Il messaggio inoltrato deve essere in una delle lingue supportate da HubSpot.
- Il messaggio inoltrato deve includere sia la sezione HTML che il testo normale dell'e-mail.
- Il server di posta elettronica deve consentire l'inoltro esterno.
Non esiste una formattazione standard per le e-mail inoltrate. Se HubSpot non è in grado di elaborare il formato dell'e-mail, questa non verrà registrata in HubSpot. Scopri come registrare manualmente un'e-mail in HubSpot.
Nota bene: se si riceve una risposta via e-mail da un contatto o da un prospect e si aggiungono i destinatari, HubSpot non aggiungerà i destinatari copiati come contatti nel proprio account.
Client di posta elettronica supportati dalla funzione di inoltro
Se l'e-mail inoltrata soddisfa i requisiti di cui sopra ma non viene ancora registrata in HubSpot, il client di posta elettronica è incompatibile con la funzione di inoltro di HubSpot. Se il client di posta elettronica non è compatibile con la funzione di inoltro, non sarà possibile inoltrare un'e-mail a un record in HubSpot.
I client di posta elettronica indicati di seguito sono compatibili con lo strumento di inoltro:
- iPhone Apple
- Gmail
- Apple Mail
- Outlook Desktop 2010-2019
- Posta di Yahoo!
- Samsung Mail
- iPad Apple
- Google Android
- Windows Live Mail
- Outlook.com
- Thunderbird
Attribuzione del mittente per i messaggi BCC e inoltrati
Quando si inviano e-mail utilizzando l'indirizzo BCC o di inoltro, le seguenti regole determinano quale utente viene attribuito come mittente dell'e-mail registrata nel CRM. Queste regole, in ordine di priorità, determinano quali e-mail vengono conteggiate nell'attività totale di un utente nei rapporti sulle vendite.
- Se solo un utente ha l'indirizzo e-mail di invio come indirizzo e-mail personale collegato, attribuirlo a quell'utente.
- Se solo un utente ha l'indirizzo e-mail di invio come e-mail dell'account utente di HubSpot, attribuirlo a quell'utente.
- Se solo un utente ha l'indirizzo e-mail di invio come alias, attribuirlo a quell'utente.
- Se più utenti hanno l'indirizzo e-mail di invio come indirizzo e-mail personale collegato, attribuire all'utente che ha avuto l'indirizzo e-mail collegato per più tempo.
Se si registra un'e-mail dall'esterno di HubSpot utilizzando l'indirizzo BCC e si invia da un indirizzo e-mail collegato come e-mail del team in HubSpot, l'e-mail sarà sempre attribuita all'utente che ha originariamente collegato l'account e-mail del team.
