更新日時 2024年 10月 18日
以下の 製品でご利用いただけます（別途記載されている場合を除きます）。
すべての製品とプラン
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- HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
- アカウントに複数のコミュニケーションの受信トレイがある場合は、左上のドロップダウンメニューをクリックし、表示する別のコミュニケーションの受信トレイを選択してください。
- コミュニケーションの受信トレイでは、以下の機能を使ってコミュニケーションを管理することができます。
フィルター
コミュニケーションの検索と絞り込みを同時に行って、関連するスレッドを素早く見つけることができます。左上の検索アイコンをクリックし、検索語を入力してコミュニケーションを検索し、フィルターを適用して検索を絞り込みます。
- ステータス:オープンまたはクローズのステータスに基づいてコミュニケーションを絞り込みします。
- チャネル：Eメール、ウェブチャット、メッセージングアプリのコミュニケーションのどれによって作成されたものかに基づいて、コミュニケーションを並べ替えます。
- コンタクト：スレッドに関連付けられているコンタクトによってコミュニケーションを絞り込みます。
- 割り当て先：コミュニケーションに割り当てられている特定のチームメンバーでコミュニケーションを絞り込みします。
- ボットチャットフローに割り当てられているコミュニケーションを絞り込むこともできます。それには、ドロップダウンメニューでチャットフロー名を選択します。
- 「無効化／削除されたユーザーを表示」チェックボックスを選択すると、アカウント内の削除されたまたは非アクティブ化されたユーザーに割り当てられたコミュニケーションを検索できます。
- 日付：日付入力を使用して、特定の期間に行われたコミュニケーションに絞り込みます。
- その他のオプション：［絞り込み済みを非表示］チェックボックスをオンにすると、ビジネスに関連しないコミュニケーションを除外できます。また、［ごみ箱を非表示］チェックボックスをオンにすると、検索結果から削除されたコミュニケーションを除外できます。
コミュニケーションのリストの上にあるドロップダウンメニュー（）をクリックすると、コミュニケーションを古いものから新しいものへと並べ替えることもできます。コミュニケーションの受信トレイに戻るには、右上の［検索を終了］をクリックします。
ビュー
全てのコミュニケーションは、コミュニケーションの受信トレイの異なるビューに分割されます。これらのビューによって、コミュニケーションは割り当て先、チャネル、または絞り込まれたステータス別にグループ化されます。Marketing Hub、Sales Hub、またはService Hub Professional／Enterpriseアカウントのユーザーの場合は、コミュニケーションの受信トレイのカスタムビューにコミュニケーションを整理する方法をご確認ください。
左サイドバーで、ビューを選択します。
- 未割り当て：担当者に割り当てられていない全てのコミュニケーションを表示します。後でコミュニケーションの担当者がアカウントから削除された場合、そのコミュニケーションは自動的に割り当てが解除され、この表示条件にも表示されます。
- 自分に割り当て：自分に割り振りまたは割り当てられている、少なくとも1つの返信がある全てのコミュニケーションを表示します。
- 全てのオープン：コミュニケーションの受信トレイにチームの全てのコミュニケーションを表示します。コミュニケーションの受信トレイからコンタクトに送信メールを送った場合、コンタクトがそのメールに返信するまで、そのメールは［全てのオープン］ビューに表示されないことに注意してください。
- チャット：サイト上のチャットウィジェットを起点とした全てのコミュニケーションを表示します。
- ボット:ボット所有者に割り当てられたことがない、またはまだ割り当てられていないコミュニケーションを全て表示します。
- Eメール：あなたのチームの共有アドレスに送信されたEメールを起点とする全てのコミュニケーションを表示します。
- Messenger: Facebook Messengerアカウントが接続されたFacebookビジネスページで発信された全てのコミュニケーションを表示します。
- フォーム:接続サポートフォームへの全ての送信を表示 .
- コール：接続された電話番号に対して発信された全てのコールを表示します。
- 全てのクローズ済み：クローズされた全てのコミュニケーションを表示します。
- 送信済み：コミュニケーションの受信トレイおよび CRMのレコードから送信された全ての送信済み E メールを表示します。受信者がEメールに返信すると、そのコミュニケーションは「全てのオープン」ビューや、「自分に割り当て済み」または「未割り当て」ビューなどの関連するビューに移動することに留意してください。
- Spam:あなたのビジネスコミュニケーションに関係のないEメールを全て表示、プロモーションメールなど。ロールベースのEメール（marketing@、sales@など）から受信したEメールは、［スパム］ビューに送信されます。
- ごみ箱：削除された全てのコミュニケーションを表示します。削除したコミュニケーションを開き、コンテンツを確認します。削除されたコミュニケーションを復元する場合は、トップメニューで［復元］をクリックします。メッセージを完全に削除するには、［完全に削除］をクリックします。この操作により、コミュニケーションの受信トレイおよびコミュニケーションが記録されているコンタクトレコードから、スレッドが完全に削除されます。関連付けのチケットも削除されます。ごみ箱ビューから削除したスレッドには、コミュニケーションの受信トレイでも関連付けられたレコードでもアクセスできなくなります。これらのコミュニケーションは30日後に自動的に削除され、復元できません。
［未割当］、［自分に割り当て済み］、［全てのオープン］、および［チャット］ビューは常に表示されます。その他の標準のビューにアクセスするには、［その他］をクリックします。
作成
左下の［作成］をクリックすると、コミュニケーションの受信トレイから直接送信メールを作成することができます。さらに詳しくコミュニケーション受信トレイからのEメールの送信と返信。
コミュニケーションのリスト
左側のパネルに、選択したビュー内の全てのコミュニケーションのリストが表示されます。コミュニケーションは、最新の受信メッセージを先頭に、メッセージが受信された時刻に基づいて並べ替えられます。メッセージプレビューでは、次の詳細を確認できます。
- コミュニケーションを開始したコンタクトの名前と、スレッドに含まれる参加者数。
- まだ返信する必要があるコミュニケーションを示す、転送または返信インジケーター。
- Eメールの件名（該当する場合）とメッセージ本文のプレビュー。
- このスレッドで最後に受信したメッセージのタイムスタンプ。
- コミュニケーションに使用されたチャネルを示すアイコン。
- スレッドに含まれるコメントのプレビュー。
概要および関連付けられたレコード
右側のサイドバーで、関連するコンタクト、関連するチケット、およびそのコンタクトの会社との過去のコミュニケーションに関するコンテキスト情報を確認します。クリックして各セクションを展開すると、追加の詳細が表示されます。
- コンタクト：スレッドとコンタクトの関連付けを解決するには、コンタクト名の横にある［X］をクリックします。別のブラウザータブでコンタクトレコードを表示するには、コンタクトの名前をクリックします。コンタクトレコードでは、1対1のEメールを送信、電話をかける、メモを追加、タスクを作成、コンタクトとのミーティングを設定することができます。
- チケット：追加のチケット情報を表示するには、チケットカードで［続きを表示］をクリックします。右側に開いたパネルで、表示されているプロパティーを編集のプロパティーをカスタマイズチケット詳細パネルに表示されます。このようにしても、コミュニケーションの受信トレイの中でチケットカードに表示されるプロパティーは更新されません。コミュニケーションに関連付けのチケットがない場合、チケット作成をクリックします。コミュニケーションの受信トレイのコミュニケーションからチケットを関連付け解除することはできません。受信トレイでチケットを管理するについて詳しくはこちら。
注：2024年4月1日以降に作成されたアカウントでは、コミュニケーションの受信トレイ内のチケットにアクセスできません。コミュニケーションの受信トレイ内でチケットを作成すると、チケットとコミュニケーションの両方がヘルプデスクに移動されます。ヘルプデスクでのチケットの管理方法について詳細をご確認ください。
- このコンタクトについて：ここに表示されるコンタクトのプロパティーは、コンタクトレコードの概要カードのプロパティーと同じです。表示されたコンタクトプロパティーを編集するには、情報アイコンにマウスポインターを合わせ、プロパティーを編集をクリックします。
- その他のコミュニケーション：コンタクトとチームの間の以前のコミュニケーションを表示します。
- その他のチケット：コンタクトの追加の関連チケットを表示します。
- 過去のフィードバック:カスタマーサポートアンケートからのコンタクトの過去のフィードバックを表示します。
- 取引:このコミュニケーションからの収益機会を追跡する取引レコードを作成するには、取引の作成をクリックします。
- 会社：コンタクトの関連する会社レコードを表示します。
- カスタムオブジェクト（Enterpriseのみ）：カスタムオブジェクトを使用している場合、スレッドを表示しているコンタクトに関連付けられているカスタムオブジェクトのレコードを表示することができます。カスタム オブジェクト レコードがコミュニケーションの受信トレイに表示されるようにするには、そのレコードにコンタクトレコードが関連付けられていることが必須です。
返信とコメント
返信エディターを使用して、受信Eメールまたはチャットメッセージに返信するか、コメントタブを使用して、他のチームメンバーにコミュニケーションを通知します。電話でコンタクトに連絡する必要がある場合は、返信エディターから電話をかけることもできます。
返信の入力中に返信エディターを展開するには、返信エディターをクリックしてドラッグします。
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左下のツールバーを使ってリッチテキスト書式設定（太字、斜体など）を追加し、返信を入力します。［挿入］をクリックして、HubSpotの他のツールから添付する、次のコンテンツを選択することもできます。
- ナレッジベース記事
- スニペット
- 動画
- ミーティング
- ドキュメント
- 見積もり
- テンプレート
- AIアイコンをクリックし、"ハイライトコマンド "を選択する：
- 自動で作成：［自動で作成］ボックスにプロンプトを入力してから、［生成］をクリックして、コミュニケーションで使用するテキストを生成します。生成されたプロンプトを使用する場合は、［挿入］をクリックします。［生成］をクリックして、プロンプトの別のバージョンを生成することもできます。
- 会話を要約する：長い会話を簡潔に要約する。
コミュニケーションの受信トレイでAIアシスタントを使用する方法について詳細をご確認ください。
コミュニケーションにコメントを追加する
別のユーザーにスレッドを確認してもらったり、コンタクトのフォローアップをしてもらったりするために、コミュニケーションにコメントを追加できます。このコメントはコンタクトには表示されません。
- 「返信」エディターで［コメント］タブをクリックします。
- @の後に続けてとチームメンバーの名前を入力し、メッセージを入力します。
- ［コメントを追加］をクリックします。コミュニケーションへのリンクを記載した通知がチームメンバーに送信されます。
- 左サイドバーでコミュニケーションをクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
- コミュニケーションを割り当てるユーザーを選択するには、左上の担当者ドロップダウンメニューをクリックします。
- コミュニケーションにチケットが関連付けられている場合、コミュニケーションの上に示されるチケット名をクリックすると、別のブラウザータブでチケットレコードが表示されます。
- ウェブチャットまたはFacebook Messenger からEメールでの返信に切り替えるには、返信エディターのチャンネルドロップダウンメニューをクリックし、Eメールを選択します。コミュニケーションが終了すると、コミュニケーション履歴が訪問者にEメールで送信されます。
- チャット文字起こしのコピーを送信するコミュニケーションを削除する、送信者をブロックする、またはコミュニケーションをスパムとして分類するには、右上のさらにドロップダウンメニューをクリックします。
- 送信者をブロックすると、コミュニケーションの受信トレイの［フィルタリング済み］ビューにコミュニケーションが移動します。スパム の表示から送信者 のブロックを解除することで、今後のコミュニケーションが受信トレイに表示されるようになります。
- 送信者をブロックすると、コミュニケーションの受信トレイの［フィルタリング済み］ビューにコミュニケーションが移動します。スパム の表示から送信者 のブロックを解除することで、今後のコミュニケーションが受信トレイに表示されるようになります。
注：Eメールのコミュニケーションをスパムとしてマークした場合、現在のスレッドのみが絞り込まれます。
- 社外の別のチームや組織にEメールコミュニケーションを転送するには、最新のEメール返信の上部にあるForwardをクリックします。
- コミュニケーションを終了したことにするには、［コミュニケーションをクローズ］をクリックします。コミュニケーションに関連付けされたチケットがある場合、ユーザーはチケットとコミュニケーションを同時にクローズするか、詳細ドロップダウンメニューをクリックし、コミュニケーションをクローズを選択してコミュニケーションのみをクローズすることができます。
- 中央のパネルを表示するためのスペースが必要な場合は、パネル上部にあるアイコンをクリックすると、右側または左側のパネルを折りたたむことができます。パネルをもう一度展開するには、アイコンをクリックします。
注：訪問者がボットのチームメンバーに送信ボットアクションに到達していないボットコミュニケーションでは、30 分間の非アクティブ時間が経過するまで、コミュニケーションをクローズとしてマークすることはできません。
- コミュニケーションを一括で削除またはクローズするには、次のようにします。
- コミュニケーションの上にマウスポインターを置き、編集するスレッドの横にあるチェックボックスをオンにします。
- コミュニケーションの受信トレイの上部で、［ごみ箱に移動］または［コミュニケーションをクローズ］を選択します。
コミュニケーション内の特定のメッセージへのリンク
自分のチームのメンバーと共有するために、コミュニケーション内のメッセージに直接リンクすることができます。これにより、効率的なコラボレーションが促進され、スレッド内の他のメッセージの中から検索する必要がなくなります。
メッセージリンクを作成し共有するには、次のようにします。
- HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
- 左サイドバーでコミュニケーションをクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
- スレッド内のメッセージにカーソルを合わせ、省略記号アイコンをクリックし、［リンクをコピー］を選択します。
- メッセージリンクがクリップボードにコピーされ、自分のチームの他のメンバーと共有できるようになります。URLをブラウザーのURLバーに貼り付けると、そのメッセージに直接アクセスできます。
メッセージを非表示にする（Enterpriseのみ）
Enterpriseアカウントのユーザーは、機密情報を保護するために、コミュニケーションの受信トレイでメッセージを非表示にすることができます。
コミュニケーションの受信トレイでメッセージを非表示にするには、次のようにします。
- HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
- 左サイドバーでコミュニケーションをクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
- スレッド内のメッセージにカーソルを合わせ、省略記号アイコンをクリックし、［メッセージを非表示］を選択します。
- 非表示にすると、コミュニケーションの受信トレイ内のメッセージは「メッセージは隠されました」というテキストに置き換えられます。Eメールがレコードに記録されている場合は、レコードのタイムラインから除去されます。
コミュニケーションの受信トレイでメッセージを再表示するには、次のようにします。
注：o n スーパー管理者または最初にメッセージを非表示にしたユーザーだけが非表示を解除できます。
- HubSpotアカウントにて、［CRM］＞［受信トレイ］の順に進みます。
- 左サイドバーでコミュニケーションをクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
- スレッド内のメッセージにカーソルを合わせ、省略記号アイコンをクリックし、［メッセージの非表示を解除］を選択します。
- 非表示の状態を解除すると、コミュニケーションの受信トレイと、メッセージが当初記録されたレコードに、メッセージが復元されます。
ステータス
左上のスイッチをクリックしてオンとオフを切り替えると、チャットの空き状況のステータスが変更されます。あなたの勤務時間をカスタマイズする方法を学ぶあなたの空き状況ステータスを自動的に設定します。
離席中も、現在自分に割り当てられているチャットは利用可能ですが、新しく入ってくる訪問者には離席中と表示されます。
コミュニケーションの受信トレイ設定
コミュニケーションの受信トレイの左下にあるコミュニケーションの受信トレイ設定に素早くアクセスして編集することができます。コミュニケーションの受信トレイレベルの設定またはEメールまたはチャットチャネルに固有の設定を編集できます。詳しくはこちら受信トレイの編集 .
