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コミュニケーション受信トレイのガイド

更新日時 2023年 1月 30日

対象製品

すべての製品とプラン
受信トレイを作成し、チャンネルを接続すると、受信した会話の表示、管理、返信をすべて一箇所で行えるようになります。この記事では、コミュニケーション受信トレイのさまざまな機能と、コンタクトとのコミュニケーションを管理する方法について説明します。

  • HubSpotアカウントにて、[コミュニケーション] > [受信トレイ]の順に進みます。
  • アカウントに複数の受信トレイがある場合は、左上のドロップダウンメニューをクリックし、表示する別の受信トレイを選択してください。 

スイッチボックス

  • 受信トレイでは、以下の機能を使って会話を管理することができます。 

検索条件

コミュニケーションの検索と絞り込みを同時に行って、関連するスレッドを素早く見つけることができます。左上のsearch検索アイコンをクリックし、検索語を入力してコミュニケーションを検索し、フィルターを適用して検索結果を絞り込みます。

  • ステータス:開封またはクローズ済みステータスに基づいてコミュニケーションを絞り込みます。
  • チャネル:Eメール、ウェブチャット、メッセージングアプリのコミュニケーションのどれによって作成されたものかに基づいて、コミュニケーションを並べ替えます。
  • コンタクト:スレッドに関連付けられているコンタクトによってコミュニケーションを絞り込みます。
  • アサイン対象者:コミュニケーションに割り当てられた特定のチームメンバーに基づいてコミュニケーションを絞り込みます。ボットに割り当てられているコミュニケーションに絞り込むこともできます。 
  • 日付:日付ピッカーを使用して、特定の期間に行われたコミュニケーションに絞り込みます。
  • その他のオプション:[絞り込み済みを非表示]チェックボックスをオンにすると、ビジネスに関連しないコミュニケーションを除外できます。また、[ゴミ箱を非表示]チェックボックスをオンにすると、検索結果から削除されたコミュニケーションを除外できます。 

更新された会話文の受信箱検索

コミュニケーションのリストの上にあるドロップダウンメニューをクリックし、最も古いコミュニケーションから最も新しいコミュニケーションの順で並べ替えることもできます。受信トレイに戻るには、右上の[検索を終了]をクリックします。

ビュー

すべての会話は、異なる受信トレイビューに分割されます。これらのビューによって、コミュニケーションはアサイン対象者、チャネル、またはフィルタリングされたステータス別にグループ化されます。マーケティングHubのユーザーであれば。セールスハブまたはService Hubのプロフェッショナルまたはエンタープライズアカウントのユーザーであれば受信トレイのカスタムビューに会話を整理する方法をご覧ください。 

左サイドバーで、ビューを選択します。

  • 未割り当て:所有者に割り当てられていないすべての会話を表示します。会話の所有者が後にアカウントから削除された場合、その会話は自動的に割り当てが解除され、このビューにも表示されます。
  • 自分に割り当てられた会話自分にルーティングまたは割り当てられたすべての会話を表示します。
  • オールオープン:受信トレイにチームのすべての会話を表示します。受信トレイからコンタクトに送信メールを送った場合、コンタクトがそのメールに返信するまで、そのメールは「すべて開いている」ビューに表示されないことに注意してください。 
  • チャット:サイト上のチャットウィジェットを起点としたすべての会話を表示します。
  • ボット:所有者に割り当てられたことがない、またはまだ割り当てられていないすべてのボットカンバセーションを表示します。
  • Eメール:あなたのチームのEメールアドレスに送信されたEメールを起点とするすべての会話を表示します。
  • メッセンジャー: Facebookビジネスページを起点とし、Facebookメッセンジャーアカウントが接続されているすべての会話を表示します。
  • フォーム:接続されたサポートフォームへのすべての送信を表示します。
  • すべてクローズ:クローズされたすべての会話を表示します。
  • 送信済み : 会話の受信箱およびCRMのレコードから送信されたすべての送信済みEメールを表示します。受信者がEメールに返信すると、その会話は「すべて開いている」ビューや、「自分に割り当て済み」「未割り当て」ビューなどの関連するビューに移動することに留意してください。
  • スパム:プロモーションメールなど、ビジネス会話に関係のないメールはすべて表示されます。ロールベースのEメール(marketing@、sales@など)から受信したEメールは、[スパム]ビューに送信されます。
  • ゴミ箱:削除されたすべてのコミュニケーションを表示します。削除したコミュニケーションを開き、コンテンツを確認します。削除されたコミュニケーションを復元する場合は、トップメニューで[復元]rotateiをクリックします。メッセージを永久に削除するには、[永久に削除]deleteをクリックします。T この操作により、受信トレイと会話が記録されているコンタクトレコードから、スレッドが永久に削除されます。関連付けされたチケットも削除されます。ゴミ箱ビューから削除したスレッドには、受信トレイでも関連付けられたレコードでもアクセスできなくなります。これらのコミュニケーションは30日後に自動的に削除され、復元できません。

[未割当]、[自分に割り当て]、[すべての開封]、および[チャット]ビューは常に表示されます。その他の標準ビューにアクセスするには、「その他」をクリックします。

作成

左下の「作成」をクリックすると、会話の受信トレイから直接送信メールを作成することができます。会話の受信トレイから E メールを送信したり、返信したりする方法について詳しく説明します。

クリックポスト

コミュニケーションのリスト

左側のパネルに、選択したビュー内のすべてのコミュニケーションのリストが表示されます。コミュニケーションは、最新の受信メッセージを先頭に、メッセージが受信された時刻に基づいて並べ替えられます。メッセージプレビューでは、次の詳細を確認できます。

  • コミュニケーションを開始したコンタクトの名前と、スレッドに含まれる参加者数。
  • まだ返信する必要があるコミュニケーションを示す、転送または返信インジケーター。
  • Eメールの件名(該当する場合)とメッセージ本文のプレビュー。
  • このスレッドで最後に受信したメッセージのタイムスタンプ。  
  • コミュニケーションに使用されたチャネルを示すアイコン。
  • スレッドに含まれるコメントのプレビュー。 

更新された会話ボックスメッセージリスト

概要および関連付けられたレコード

右側のサイドバーで、関連するコンタクト、関連するチケット、およびそのコンタクトの会社との過去のコミュニケーションに関するコンテキスト情報を確認します。クリックして各セクションを展開すると、追加の詳細が表示されます。

about-and-associated-record-in-inbox

  • コンタクト:スレッドとコンタクトの関連付けを解決するには、コンタクト名の横にある[X]をクリックします。別のブラウザータブでコンタクトレコードを表示するには、コンタクトの名前をクリックします。コンタクトレコードで、1対1のEメールを送信したり、電話を掛けたり(コール)メモを追加したり、タスクを作成したり、コンタクトとのミーティングをスケジューリングしたりすることができます。
  • チケット:追加のチケット情報を表示するには、チケットカードで[続きを表示]をクリックします。右側に開いたパネルで、Edit the shownpropertiesをクリックし、Ticket details パネルに表示されるプロパティーをカスタマイズします。このようにしても、受信トレイの中でチケットカードに表示されるプロパティーは更新されませんコミュニケーションに関連チケットがない場合は、[チケットを作成]をクリックします。受信トレイのコミュニケーションからチケットを関連付け解除することはできません受信トレイでチケットを管理する作業について詳細をご確認ください。
  • このコンタクトについて:ここに表示されるコンタクトのプロパティーは、コンタクトレコードの概要カードのプロパティーと同じです。表示されるコンタクトのプロパティーを編集するには、情報アイコンinfoにカーソルを置き、[プロパティーを編集]をクリックします。
  • その他のコミュニケーション:コンタクトとチームの間の以前のコミュニケーションを表示します。
  • その他のチケット:コンタクトの追加の関連チケットを表示します。
  • 過去のフィードバック:顧客ロイヤルティ調査カスタマーサポート調査、または顧客満足度調査によるコンタクトの過去のフィードバックを表示します。
  • 取引:このコミュニケーションから収益オポチュニティーをトラッキングするための取引レコードを作成するには、[取引を作成]をクリックします。
  • 会社:コンタクトの関連する会社レコードを表示します。
  • カスタムオブジェクト(Enterpriseのみ):カスタムオブジェクトを使用している場合、スレッドに含まれるコンタクトに関連付けられているカスタム オブジェクト レコードを表示できます。カスタム オブジェクト レコードが受信トレイに表示されるようにするには、そのレコードにコンタクトレコードが関連付けられていることが必須です。 

返信とコメント

返信エディターを使用して受信Eメールまたはチャットメッセージに返信するか、[コメント]タブを使用してコミュニケーションのもう一方のチームメンバーに通知します。電話でコンタクトに連絡する必要がある場合は、返信エディターから電話をかけることもできます。

返信の入力中に返信エディターを展開するには、返信エディターをクリックしてドラッグします。 

reply-editor
  • 左サイドバーでコミュニケーションをクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
    • 会話を割り当てるユーザーを選択するには、左上のオーナードロップダウンメニューをクリックします。
    • コミュニケーションにチケットが関連付けられている場合、コミュニケーションの上に示されるチケット名をクリックすると、別のブラウザータブでチケットレコードが表示されます。
    • ウェブチャットやFacebook Messengerからメールによる返信に切り替えるには、返信エディターの[チャネル]ドロップダウンメニューをクリックし、[Eメール]を選択します。コミュニケーションが終了すると、コミュニケーション履歴がメールで訪問者に送信されます。switch-to-email-channel
    • 文字起こしのコピーを送る、会話を削除する、送信者をブロックする、会話をスパムとしてマークするには、右上の「More」ドロップダウンメニューをクリックします。
      • 送信者をブロックすると、コミュニケーションが受信トレイの[フィルタリング済み]ビューに移動されます。[スパム]ビューで送信者のブロックを解除すると、以降のコミュニケーションが受信ボックスで表示されるようになります。
        • チャットでは、訪問者がサイトを訪問したときにチャットウィジェットが表示されますが、新しいメッセージは受信トレイに表示されません。
        • Eメールを送信した送信者をブロックすると、この送信者からのスレッドとすべての受信スレッドがフィルタリングされます。
        • 関連付けられているチケットは完全に削除されます。

注:Eメールのコミュニケーションをスパムとしてマークした場合、現在のスレッドのみがフィルタリングされます。

    • 社外の別のチームや組織にEメールの会話を転送するには、最新のEメールの返信の一番上にある、「転送」をクリックします。転送する .
    • 会話を終了したことにするには、「会話を閉じる」をクリックします。会話に関連付けされたチケットがある場合、ユーザーはチケットと会話を同時に閉じるかMore dropdownメニューをクリックしてClose conversationを選択することで会話だけを閉じることができます。 
  • 中央のパネルを表示するためのスペースが必要な場合は、パネル上部にあるlastアイコンをクリックして右側のパネルを折りたたみます。パネルをもう一度展開するには、firstアイコンをクリックします。

注:訪問者がボットの[チームメンバーに送信]ボットアクションに達していないボットコミュニケーションでは、訪問者が非アクティブになってから30分以上たたないと、コミュニケーションをクローズ済みとしてマークすることはできません。

  • コミュニケーションを一括で削除またはクローズするには、次のようにします。
    • コミュニケーションの上にカーソルを置き、編集するスレッドの横にあるチェックボックスを選択します。
    • 受信箱の上部で、「ゴミ箱に移動」または「会話を閉じる」を選択します。

ステータス

左上のスイッチをクリックしてON/OFFすると、チャットの利用状況が変化します。

チャットアベイラビリティ
離席中も、現在自分に割り当てられているチャットは利用可能ですが、新しく入ってくる訪問者には離席中と表示されます。

受信トレイ設定

受信トレイの左下にある受信トレイ設定に素早くアクセスして編集することができます。受信トレイレベルの設定またはEメールまたはチャットチャネルに固有の設定を編集できます。受信トレイの編集について詳しくはこちら

編集ボックスの設定

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