更新日時 2023年 1月 19日
HubSpot Sales Chrome拡張機能のトラッキングとログ記録の機能を使用することにより、Eメールへのコンタクトのエンゲージメントの記録をモニタリングし、保持します。トラッキング機能が有効になっている場合、コンタクトがEメールを開封した時点でリアルタイムの通知を受け取ることができます。また、HubSpotのコンタクトレコードにEメールを記録することにより、チームの過去のコミュニケーションの記録を参照用に保持することもできます。
Eメールの開封とクリックに関する情報を確認できます。ログに記録されたEメールは、個々のコンタクトレコードおよび関連するレコードに保存されます。
注：アカウントで一般データ保護規則（GDPR）機能を有効にしている場合、会社がEメールのログ記録とトラッキングをどのように使用しているかを判断するには、自社の法務部にご相談ください。拡張機能の設定をカスタマイズして、特定のメッセージまたは特定の連絡先とメールドメインのこの機能を削除することもできます。さらに、電子メールの開封は、データ処理のために割り当てられた法的根拠を持つ連絡先についてのみ追跡することができます。GDPR設定が有効になっている場合のメールトラッキングの詳細については、こちらをご覧ください。
開始
する前に、追跡された電子メールと記録された電子メールの違いに注意してください。
- トラッキング：トラッキング機能は、コンタクトがEメールを開封するタイミングをモニタリングするために使用します。Eメールをトラッキングするために、HubSpotはEメール送信後に1ピクセルのトラッキング画像をそのEメールに挿入します。コンタクトがトラッキング対象Eメールを開封した時点で、デスクトップにリアルタイム通知が表示されます。Sales Hub有料シートを割り当てられているユーザーは、Eメール受信者がメール内のリンクをクリックしたタイミングもトラッキングできます。無料ユーザーがクリック数をトラッキングすることはできません。HubSpotにより、トラッキング対象Eメールの開封数とクリック数がアクティビティーフィードとレコードのタイムラインに記録されます。［トラッキング］チェックボックスをオンにすると、HubSpotのレコードにEメールのコピーがログ記録されなくなります。
- ログ：ログ機能を使用して、HubSpot内のレコードにEメールのコピーを記録します。Eメールに含まれる添付ファイルもコンタクトのレコードに記録されます。過去のコミュニケーションのレコードを保持するには、Eメールをログ記録します。Eメールをログ記録しても、その開封やクリックの情報については把握できません。
Eメールのトラッキングとログ記録は、同時に設定することが可能です。両方を設定することで、送信したEメールの内容をHubSpotに記録し、さらに開封通知も受け取ることができます。拡張機能のログ記録とトラッキングの既定値を設定することもできます。
Eメールをトラッキングする
トラッキング対象のEメールをGmailから送信するには、次の手順に従います。
- Gmailアカウントにログインします。
- 新しいEメールを作成します。Eメールの送信先、件名、本文を入力します。
- ［トラック］チェックボックスをオンにします。
- ［送信］をクリックします。
トラッキング対象のEメールのステータスを表示する
送信したEメールが相手に開封されるまでは、アクティビティーフィードにEメールの件名および受信者とともに表示されるステータスは［送信済み］となります。
Eメールを受信者が開封すると、お使いのデスクトップにリアルタイムでポップアップ通知が表示されます。アクティビティーフィード、またはChrome拡張機能フィードに戻ると、Eメール情報は、［開封］に変わっているはずです。コンタクトの名前の下にあるドロップダウンメニューをクリックすると、受信者がEメールを開封した日時と場所を確認できます。リストされるコンタクトのアクティビティーの履歴も表示されます。
Chrome拡張機能によってトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティーフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上にある HubSpotスプロケットアイコンをクリックします。
Eメールトラッキングおよびセールス通知の仕組みとトラッキングの無効化方法についてご確認ください。
GDPR設定を有効にしたトラッキング
アカウントでGDPR機能を有効にしている場合、HubSpotは、連絡先にデータ処理の法的根拠が割り当てられている場合にのみ、連絡先の電子メールが開かれたことを追跡できます。Gmailでメールを作成すると、[トラック]チェックボックスがグレー表示され、取引先責任者のトラッキングの対象外を示します。
電子メールの開封は、 データを処理する法的根拠のない連絡先、またはまだ連絡先ではない電子メールの受信者については追跡されません。複数の受信者に電子メールを送信すると、電子メールが開かれ、匿名で追跡されます。
取引先責任者のデータプロパティを処理するための法的根拠を更新することで、取引先責任者のトラッキングの適格性を変更できます。Eメールのログ記録
Eメールをログに記録し、新しいコンタクトをHubSpot CRMのアカウントに追加するためには、送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかであることが必要です。
- アカウントのユーザー。
- アカウントに関連透けられているEメールアドレスのいずれか。
- Eメールクライアントのエイリアス（接続先のGmail受信トレイで設定されているエイリアス、または［プロファイルとお気に入り］に追加したエイリアスのいずれか）。
特定のアドレスやドメインへのEメールをログに記録したくない場合は、HubSpotアカウントの設定で指定できます。または、Chrome拡張機能設定でこれらのEメールアドレスとドメインを追加することもできます。
注：50MBを超えるEメールはHubSpotアカウントにログ記録されません。添付ファイルもこの制限に含まれます。Eメールは正常にコンタクトに配信されますが、コンタクトのレコードにはEメールが記録されません。
Gmailから送信するEメールのログを記録するには、次の手順に従います。
- Gmailアカウントにログインします。
- 新しいEメールを作成します。Eメールの送信先、件名、本文を入力します。受信者のEメールアドレスがCRMのコンタクトレコードにすでに関連付けられている場合、［宛先］フィールドのEメールアドレスの横にHubSpotスプロケットアイコンが並べて表示されます。
- ［ログ］チェックボックスをオンにします。
- 既定では、Chrome拡張機能はEメールのログの記録先として、コンタクトに関連付けられている最初の3つの取引レコードを自動的に選択します。CCフィールドに受信者を含めると、レコードに関連付けられているオブジェクトも自動的に選択されます。Eメールのログを記録するレコードを明示的に選択するには、次のようにします。
- ［ログ］チェックボックスの横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
- Eメールのログを記録するレコードの横にあるチェックボックスを選択してクリアします。
-
- CRMのコンタクトではない受信者にEメールを送信すると、新しいコンタクトレコードが作成されます。関連付けの編集時に、そのコンタクトのEメールが表示されます。Eメールを新しいコンタクトレコードに記録しない場合は、チェックボックスをクリアします。既存のコンタクトレコードのみにEメールを記録する方法をご確認ください。
- ［送信］をクリックします。
Chrome拡張機能の設定で、関連するレコードのうち、どのレコードに自動的にEメールを記録するかをカスタマイズできます。マーケティングコンタクトを使用している場合、ログに記録されたEメールによって作成される新しいコンタクトはマーケティング対象外に設定されます。
注：ログに記録されたEメールによって新しいコンタクトが作成された場合、以前に担当者が割り当てられていない限り、Eメールを送信したHubSpotユーザーが自動的にコンタクト担当者として割り当てられます。
HubSpotでEメールのログを確認する
拡張機能を使用してHubSpotに記録されたEメールは、そのEメールを送信する前に指定されたレコードに自動的に関連付けられます。EメールのログをHubSpotで確認するには、次の手順に従います。
- HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、または取引に移動します。
- レコードの名前をクリックします。
- タイムラインで、記録されたEメールを見つけます。Eメールで、以下の操作を行うことができます。
- 関連レコード：関連するレコードを編集する場合にクリックします。
- 固定：コンタクトタイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
- 削除：タイムラインからEメールアクティビティーを削除する場合にクリックします。
- 詳細：送信されたEメールに関する具体的な情報を表示する場合にクリックします。
- 展開：Eメールの全文を表示する場合にクリックします。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、［スレッドを閲覧］をクリックすると、スレッドのすべてのEメールを確認できます。
- 添付ファイル：この特定のEメール送信に関連付けられた添付ファイルを開く場合にクリックします。
- 返信：HubSpotからこのコンタクト宛ての返信メールを送るには、［返信］をクリックします。
注：HubSpotからEメールへの返信を送信したり、HubSpotにコンタクトからの返信を記録したりするためには、受信トレイの連携が必要です。
