HubSpot Sales Chrome拡張機能を使ってEメールのトラッキングとログ記録を行う

既定の記録とトラックの設定

スーパー管理者は、アカウント内の全てのユーザーのEメールのトラッキング、記録、関連付けの既定の動作を更新できます。

これらの既定値を設定するには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
• 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］>［アクティビティー］の順に移動します。
• ［Eメールのログと追跡］タブをクリックします。
• ［Eメールのログと追跡の設定］で、HubSpotでのEメールの記録方法を設定するため、関連するチェックボックスをオンまたはオフにします。
  • 全てのユーザーの既定のログ設定を適用：この設定をオンにすると、クリック操作で［既定で全てのEメールをログに記録］スイッチをオンまたはオフにして、アカウントの全てのユーザーに対して既定でEメールを記録するかどうかを設定できます。
  • 全てのユーザーの既定の関連付けを適用：この設定をオンにすると、ドロップダウンメニューをクリックして、記録されるEメールに関連付ける既定のレコードタイプを選択できます。
  • 全てのユーザーの既定の追跡設定を適用：［Eメールを追跡して、受信者がEメールを開封してクリックしたときに確認することを全てのユーザーに許可］チェックボックスをオンにしている場合に、この設定をオンにすると、アカウントの全てのユーザーの全てのEメールが既定で追跡されるかどうかを設定できます。

Eメールをトラッキングする

トラッキング対象のEメールをGmailから送信するには、次の手順に従います。

• Gmailアカウントにログインします。
• 新しいEメールを作成します。Eメールの送信先、件名、本文を入力します。
• Trackチェックボックスを選択します。
• ［送信］をクリックします。

トラッキング対象のEメールのステータスを表示する

コンタクトがEメールを開封する前に、Eメールの件名と宛先がHubSpotのアクティビティーフィードに送信済みとして表示されます。

受信者がEメールを開くと、リアルタイムのポップアップ通知がデスクトップに表示されます。アクティビティーフィードまたはChrome拡張フィードに戻ると、Eメール情報が開くとしてマークされていることがわかります。コンタクト名の下にあるドロップダウンメニュー（）をクリックすると、受信者がいつEメールを開封したかを確認できます。リストされるコンタクトのアクティビティーの履歴も表示されます。

Chrome拡張機能によってトラッキングされているEメールにコンタクトがどのようにエンゲージしているかも確認できます。Chrome拡張機能からアクティビティーフィードにアクセスするには、Chromeブラウザーの右上にあるHubSpotスプロケットアイコンsprocket をクリックします。

Eメールトラッキングとセールス通知の仕組みと、トラッキングを無効にする方法について詳しく説明します。

Eメールをログに記録する

Eメールをログに記録し、新しいコンタクトをHubSpot CRMのアカウントに追加するためには、送信するEメールの差出人アドレスが、以下のいずれかであることが必要です。

• アカウントのユーザー。
• に接続されているEメールアドレスの一つ。
• Eメールクライアントのエイリアス（接続中のGmail受信トレイに設定されているエイリアス、またはプロフィールと設定に追加されたエイリアス）。

HubSpotアカウント設定で、Eメールを絶対に記録したくないメールアドレスとドメインを指定できます。または、Chrome拡張機能設定で、これらのEメール・アドレスとドメインを追加することもできます。

注：50MBを超えるEメールはHubSpotアカウントにログ記録されません。添付ファイルもこの制限に含まれます。Eメールは正常にコンタクトに配信されますが、コンタクトのレコードにはEメールが記録されません。

Gmailから送信するEメールのログを記録するには、次の手順に従います。

• Gmailアカウントにログインします。
• 新しいEメールを作成します。Eメールの送信先、件名、本文を入力します。受信者のEメールアドレスがCRMのコンタクトレコードにすでに関連付けられている場合、［宛先］フィールドのEメールアドレスの横にHubSpotスプロケットアイコンが並べて表示されます。 
• ログチェックボックスを選択します。
• 既定では、Chrome拡張機能はEメールの記録先として、コンタクトに関連付けられている最初の3つの取引またはチケットレコードを自動的に選択します。CCフィールドに受信者を含めると、レコードに関連付けられているオブジェクトも自動的に選択されます。Eメールを記録するレコードを明示的に選択するには、次のようにします。
  • ［記録］チェックボックスの横にあるドロップダウンメニューをクリックします。
  • Eメールを記録するレコードの横にあるチェックボックスを選択してクリアします。

• • CRMのコンタクトではない受信者にEメールを送信すると、新しいコンタクトレコードが作成されます。関連付けの編集時に、そのコンタクトのEメールが表示されます。Eメールを新しいコンタクトレコードに記録しない場合は、チェックボックスをクリアします。既存のコンタクトレコードのみにEメールを記録する方法をご確認ください。

• ［送信］をクリックします。

Chrome拡張機能の設定で、関連するレコードのうち、どのレコードに自動的にEメールを記録するかをカスタマイズできます。マーケティングコンタクトを使用している場合、ログに記録されたEメールによって作成される新しいコンタクトはマーケティング対象外に設定されます。

注意:記録されたEメールで新規コンタクトが作成された場合、以前のオーナーが割り当てられていない限り、Eメールを送信したHubSpotユーザーが自動的にコンタクトオーナーとして割り当てられます。 

HubSpotでEメールのログを確認する

拡張機能を使用してHubSpotに記録されたEメールは、そのEメールを送信する前に指定されたレコードに自動的に関連付けられます。EメールのログをHubSpotで確認するには、次の手順に従います。

• HubSpot アカウントで、コンタクト、会社、取引に移動します。
• レコードの名前をクリックします。
• タイムラインで、記録されたEメールを見つけます。Eメールで、以下の操作を行うことができます。
  
  1. 関連レコード：関連するレコードを編集する場合にクリックします。
  2. 固定：コンタクトタイムラインの上部にEメールを固定する場合にクリックします。
  3. 削除：タイムラインからEメールアクティビティーを削除する場合にクリックします。
  4. 詳細：送信されたEメールに関する具体的な情報を表示する場合にクリックします。
  5. 展開：クリックすると、Eメールの全文が表示されます。継続的なEメールコミュニケーションがある場合は、［スレッドを閲覧］をクリックすると、スレッドのすべてのEメールを確認できます。
  6. 添付ファイル：この特定のEメール送信に関連付けられた添付ファイルを開く場合にクリックします。
  7. Reply: Replyをクリックすると、HubSpotからコンタクトにEメールで返信が送信されます。

ご注意： HubSpotからEメール返信を送信し、受信返信をHubSpotに記録するには、受信トレイが接続されている必要があります。