見積もりの承認を設定

見積もりを承認プロセスに追加するには承認をオンにします。購入者に見積もりを送信する前に、正確性と一貫性を確保してください。設定できる承認には、標準承認 と 事前承認の2種類があります。各タイプの詳細については、以下をご覧ください。承認を設定したら、 見積もりの承認を管理する方法をご確認ください。

承認タイプ

見積もり設定で標準承認または詳細承認をセットアップします。標準承認と詳細承認の両方を同時に有効にすることはできません。

標準承認

最大10人の承認者を割り当てて、設定したフィルターに一致する見積もりを確認できます。フィルターはプロパティー に基づき、承認が必要な見積もりを判断します。1人の承認者または全ての承認者のどちらで承認するかを選択します。例えば、標準承認を次のように設定できます。

• 特定の割引額を超える見積もりで承認が必要です。
• 見積もりで電子署名 の承認方法を使用する見積もりで承認を要求
• 特定の 商品項目 が特定の割引額を上回っている見積もりで承認を要求します。

事前承認

高度な承認でも プロパティーフィルターを使用しますが、より詳細なカスタマイズにはワークフローベースのルールを使用します。

事前承認を使用すると、次のことができます。

• 見積もり金額、割引レベル、SKU、請求頻度、期間、特定のユーザー属性などの見積もりおよび商品項目プロパティー、または関連オブジェクト(取引など)に基づいて承認をトリガーできます。
• 優先度でランク付け された連続した承認 を使用します。最大5つのシーケンスを追加でき、シーケンスあたり10人の承認者を追加できます。例えば、営業マネージャーを第1優先度、営業ディレクターを第2優先度、法定代理人を第3優先度として設定できます。営業ディレクターは、営業マネージャーによる承認が完了するまで見積もりを承認する必要があり、法務代理人は、営業ディレクターによる承認が完了するまで見積もりを承認する必要はありません。

一般的な承認シナリオを確認

見積もりの承認をオンにする

標準の見積もり承認をオンにする

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[承認] タブをクリックします。
4. [見積もりの承認]セクションで、[ 承認]スイッチを オンに切り替えます。
5. [標準承認]で、[見積もり]の横にある[ 編集]をクリックします 。
   
6. 右側のパネルで、次の操作を行います。
   • [かつこれらの条件を満たしています]の下で、[ +フィルターを追加]をクリックし、絞り込みの基準にするプロパティーを追加します。
   • [絞り込み条件] ドロップダウンメニューをクリックし、プロパティーを表示する オブジェクトを選択します。
   • [オブジェクト情報]で[[オブジェクト]プロパティー]をクリックします。
     
     
   • 検索バーを使用して プロパティーを検索します。
     
     
   • 絞り込みに使用するプロパティー をクリックします。
   • フィルターを設定してください。
   • [AND]の下にある[+フィルターを追加 ]をクリックして、フィルター条件を追加します。
     
     

1. • [次に、この処理を実行]で、[ A人の承認者 ]ドロップダウンメニューをクリックし、見積もりを承認できるユーザーを選択します。複数のユーザーを選択できます。

7. • [承認者が必要]で、[ 全ての承認者が必要]または[1人以上の承認者が必要]を選択します。[1人以上の承認者が必要]を選択した場合、1人の承認者が見積もりを承認しても、選択した他のユーザーには承認用に送信されません。[すべての承認者が必要] を選択した場合、承認の送信時に承認者の 1 人が不在の場合、承認なしで見積もりを続行することはできません。
   • [この承認メモを使用] フィールドにメモを入力します。見積もりの作成者と承認者は、承認が行われるときにこのメモを表示します。たとえば、設定したフィルターに基づいて見積もりの承認が必要な理由を入力できます。
   • ［Save（保存）］をクリックします。
8. 承認を有効にするには、[ 見積もり]スイッチをオンに切り替えます。
   
   

高度な見積もりの承認をオンにする

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[承認] タブをクリックします。
4. [見積もりの承認]セクションで、[ 承認]スイッチを オンに切り替えます。
5. [高度な承認]で、[ 高度な見積もり承認]スイッチを オンに切り替えます。 
6. [ 編集 ] をクリックして、高度な承認ワークフローを設定します。

高度な承認ワークフローをカスタマイズする

高度なワークフロー が有効になっていると、承認ワークフローは ワークフローツールを使用して 作成されます。ワークフローには次の2つのアクションを設定できます。

• 見積もり承認ステップを追加:承認条件(特定の金額を超える見積もりを承認する、特定のユーザーによる見積もりを承認するなど)を定義した後に、このアクションを使用します。追加したら、承認者へのメッセージを追加し、見積もりの承認者と、 順次承認の場合は優先度を選択します。
  
  
• 見積もり承認フローの開始: 見積もり承認ステップがこのアクションの上に追加されていない場合、見積もりは自動承認されます。見積もり承認ステップが追加されると、見積もり承認フローが開始されます。承認ワークフローに追加される見積もりを設定して、すべての承認者、任意の承認者、または順次承認者から承認を得ます。
  
  

ワークフローは手動でカスタマイズすることも、 AIを利用することも可能です。ワークフローに移動するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左側のサイドバーメニューで、［オブジェクト］＞［見積もり］の順に進みます。
3. 上部にある[承認] タブをクリックします。
4. [高度な承認]で、[ 編集 ]をクリックしてワークフローに移動します。
5. ワークフローでAIを使用する方法、またはワークフローを手動でカスタマイズする方法を確認するには、トリガー登録の下にある[+ ]をクリックします。
   
   
6. アクションを追加します。例えば、次のようなことが可能です。
   • [分岐]をクリックし、[1つのプロパティーまたはアクションの出力]を選択します。
   • [見積もり金額 ]プロパティーを選択し、[ 次へ]をクリックします。[分岐 1 ] を 5,000 より大きい値に設定します。これにより、5,000ドルを超える見積もりの事前承認ワークフローが開始されます。［Save（保存）］をクリックします。
   • 見積もりを再登録する場合は、左側のパネルで[設定 ]タブをクリックし、[ 再登録]スイッチをオンに切り替えます。
   • ［Save（保存）］をクリックします。
7. 他のユース ケース の一般的な承認シナリオ を確認します。
8. 条件アクション( 例:> 5,000)で[ +]をクリックします。左側のパネルで、次の操作を行います。
   • [ CRM]セクションをクリックして展開し、[見積もり承認ステップを追加]をクリックします。 
   • [承認者へのメッセージ ]フィールドに メッセージを追加します。[データ変数を選択 ]リストを使用して、見積もりプロパティー(見積もり金額、見積もり所有者など)をメッセージに追加できます。
   • [承認者 ]ドロップダウンメニューをクリックし、 承認者を選択します。
   • [ 優先度]ドロップダウンメニューをクリックし、 連続承認を作成する場合は 優先度を選択します。
   • 右上の［保存］をクリックします。
9. [見積もり承認ステップを追加]の下の [+ ]をクリックします。
10. 左側のパネルで、次の操作を行います。
    • [ CRM]セクションをクリックして展開し、[見積もり承認フローを開始]をクリックします。 
    • [必要な承認者]で、次のいずれかを選択します。
      • [全ての承認者 ]:条件を満たす見積もりについて全ての承認者からの承認を求めます。
      • 条件を満たす見積もりについて、いずれかの承認者から1人の承認を必要とする承認者。
      • 優先順位で承認者に通知する順序 。連続する承認では、優先度の各ステップですべての承認者による承認が必要です。
    • 右上の［保存］をクリックします。
11. [None met(適合なし)]の [+ ]をクリックします。 
12. 左側のパネルで、次の操作を行います。
    • [ アクションへ移動]をクリックします。
    • [見積もり承認フローを開始 ]アクションをクリックします。この方法に従うと、承認基準を満たさない見積もりは承認されません。承認条件を満たさない見積もりを個別に承認する場合は、[ 適合なし ]分岐の下に別の[ 見積もり承認ステップ を追加]アクションを追加します。
    • [完了] をクリックします。
      
      
13. 右上の[ 確認とオン]をクリックしてワークフローをオンにします。

承認通知を設定

承認者は、通知設定で承認に関して受信する通知のタイプを設定できます。ベル通知とEメール通知 は既定でオンになっています。

HubSpotベースの通知

見積もりの承認に関して受信する通知をカスタマイズするには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーメニューで、［通知］に移動します。
3. 下にスクロールし、[ 全般 ]セクションをクリックして展開します。
4. [Approval activity(承認アクティビティー)]の横で、承認に関して受信する 通知 を選択します。
5. これらの設定は自分のアカウントにのみ適用されます。他のユーザーは自分の通知設定を定義する必要があります。Enterprise アカウントのスーパー管理者は 、他のユーザーとしてログイン して通知を設定できます。

サードパーティーアプリでの通知

Google Chat、Microsoft Teams、Slackなどのサードパーティーアプリでも通知を受け取ることができます。 

1. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
2. 左サイドバーメニューで、［通知］に移動します。
3. 上部にある[他のアプリ ]タブをクリックします。
4. 設定する アプリ をクリックします。

次のステップ

• 詳しくは、見積もりを作成して送信する方法をご確認ください。
• 下書き、公開済み、期限切れの見積もりの管理、アクティビティーのトラッキング、見積もりのエクスポートなど、 見積もりを管理する方法について説明します。
• 詳しくは、見積もりの承認を管理する方法をご確認ください。