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conversations

コミュニケーション受信トレイのガイド

更新日時 2019年 4月 10日

コミュニケーション受信トレイを使用して、1 つの集中受信トレイでチームの E メールやチャットコミュニケーションを管理できます。


コミュニケーション受信トレイへのユーザーアクセス

コミュニケーションにアクセスできる HubSpot アカウントでは、受信トレイのチームメンバーであるかぎり、そのアカウントのすべてのユーザーコミュニケーションを使用できます。

ただし、ユーザーが Sales Hub StarterProfessional 版または Enterprise 版のユーザーではない場合、または Service Hub StarterProfessional 版または Enterprise 版のユーザーでない場合、ルーティングルールでコミュニケーションを受信するための割り当てはできません。未割り当てのコミュニケーションの割り当てや対応はできますが、これらのコミュニケーションはユーザーへ自動的にルーティングすることはできません。 

 

コミュニケーション受信トレイの使用

  • HubSpotアカウントにて、[コミュニケーション] > [受信トレイ]の順に進みます。

受信トレイの上部には、右上の検索バーを使用して、開封およびクローズ済みコミュニケーションをすべて検索できます。

フィルター

[フィルター] ドロップダウンメニューをクリックして、受信トレイに表示されるメッセージをカスタマイズします。

  • ステータス: コミュニケーションが開封か、クローズ済みかを示します。開封またはクローズ済みステータスに基づいてコミュニケーションをフィルタリングします。 
  • チャネル: コミュニケーションが発生したチャネルを指定します。作成されたのがチャットでか、または Eメールでかによってコミュニケーションを並び替えするか、またはすべて表示を選択します。
  • アサイン対象者: アサイン対象者は、コミュニケーションが割り当てられているユーザーです。特定のチームメンバーでコミュニケーションを絞り込みます。
  • 日付: 特定の期間内に行われたコミュニケーションをフィルタリングします。top-nav

ビュー数

すべてのコミュニケーションはさまざまな受信トレイビューでセグメント化されています。これらのビューによって、コミュニケーションはアサイン対象者、チャネル、またはフィルタリングされたステータス別にグループ化されます。左側のサイドバーで、別のビューを選択します。

  • すべてのコミュニケーション: 受信トレイでチームのコミュニケーションをすべて表示します。
  • 自分に割り当て: 自分にルーティングまたは割り当てられたすべてのコミュニケーションを表示します。
  • 未割り当ての会話: 所有者に割り当てられていないすべてのコミュニケーションを表示します。 
  • Eメール: チームの Eメール受信トレイから発生したすべてのコミュニケーションを表示します。 
  • チャット: サイトのチャットウィジェットから発生したすべてのコミュニケーションを表示します。
  • ボット: まだ所有者に割り当てられていない、すべてのボットのコミュニケーションを表示します。 
  • 絞り込み: プロモーション Eメールなど、仕事のコミュニケーションに関連しない Eメールをすべて表示します。ロールベースの Eメール (marketing@、sales@など) から受信した Eメールは、一般受信トレイではなく、[絞り込み] ビューに送信されます。 
  • ゴミ箱: 削除されたすべてのコミュニケーションを表示します。削除されたコミュニケーションを開いてコンテンツを確認し、削除されたコミュニケーションを元のスレッドに復元する場合は、上部メニューで [復元] をクリックします。 

inbox-filters-with-bots

作成

コミュニケーション受信トレイから直接発信 E メールを作成するには、フィルターの上で [作成] をクリックします。コミュニケーション受信トレイから E メールの送信と E メールへの返信を行うの詳細を確認してください。 conversations-compose-button

左側のパネル

選択したビューのすべてのコミュニケーションには、次の詳細が表示されます。

  1. コミュニケーションを開始したコンタクトの名前。
  2. Eメールの件名またはチャット履歴のプレビュー。
  3. Eメールまたはチャットが開封された時のタイムスタンプ。
  4. コミュニケーションが送信されているのは、チャットまたは Eメールチャネルのどちらかを示すラベル。conversations-inbox-filtered-view
コミュニケーションのリストの横には、受信トレイから選択したコミュニケーションの詳細ビューがあります。ここでは、次のことが可能になります。
  • [アサイン対象者] ドロップダウンメニューを使用して、新しい所有者にコミュニケーションを割り当てます。
  • [続き] ドロップダウンメニューをクリックして、コミュニケーションを削除するか、送信者をブロックするか、コミュニケーションをスパムとしてマークします。 
  • コミュニケーションをクローズ済みとしてマークするには、[クローズ済みとしてマーク] をクリックします。conversations-inbox-toolbar

コミュニケーションの下部にあるテキストエディターで、着信 E メールに返信したり、ウェブサイト訪問者とライブチャットしたりできます。別のユーザーにコミュニケーションを確認してもらいたい場合は、[コメント] タブをクリックし、@とユーザーの名前を入力し、通知を送信します。conversations-comments-in-inboxes

注: 訪問者が非アクティブになって 30 分以上たたないと、訪問者がボットのエージェントの引き継ぎアクションにまだアクセスしていないボットのコミュニケーションをクローズ済みにマークできません。

右側のパネル

右側のパネルでは、選択したコミュニケーションに関連付けられているコンタクトレコードの詳細を確認できます。このパネルでは、次のことができます。
  • コンタクトの名前をクリックして、新しいタブでレコードを開きます。
  • [チケットを作成] をクリックして、このコンタクトに関連付けられた新しいチケットを作成します
  • [取引を作成] をクリックして、このコンタクトに関連付けられている新しい取引を作成します 。 create-a-deal-from-conversations-inbox
  • [続き] ドロップダウンメニューをクリックして、新しいコールや Eメールなどのコンタクトレコードに新しいエンゲージメントを作成します。[送信者をブロック] を選択して、このチャネルからのやり取りをブロックするか、[コンタクトを関連付け解除] を選択して、コンタクトとライブチャットスレッド間の関連付けを削除することもできます。more-contact-actions-in-conversations-inbox

注: 送信者をブロックすると、受信トレイの [フィルタリング済み] ビューにコミュニケーションが移動されます。訪問者がサイトを訪問したときに、チャットウィジェットが表示されますが、チャットを試みると、これらのメッセージはコミュニケーション受信トレイに表示されません。

Eメールを送信した送信者をブロックすると、この送信者からのスレッドとすべての受信スレッドがフィルタリングされます。以前にブロックされた送信者から送信された Eメールは [フィルタリング済み] ビューに表示されます。[フィルタリング済み] ビューから送信者をブロック解除する と、受信トレイにその後のコミュニケーションが表示されます。Eメールのコミュニケーションをスパムとしてマークした場合、現在のスレッドのみがフィルタリングされます。

ステータス

左下のチャットウィジェットには、チャットステータスに関する次の重要な設定が含まれています。

  • 離席中モード: この設定を使用して、受信コミュニケーションに対してアクティブか離席中かを指定します。離席中モードに切り替えても、現在自分に割り当てられているオープンチャットには対応可能なため、新しい受信訪問者には離席中になる一方で、対応中のコミュニケーションを完了してクローズできます。 
  • 返信を再割り当て: 他のチームメンバーに返信を再割り当てする場合、この機能を有効にします。

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受信トレイを管理する

複数のコミュニケーション受信トレイを個々のチームに設定できます。たとえば、セールスチームと Customer Success チームの両方が受信トレイを使用して、顧客と通信する必要がある場合、これらの顧客とのやり取りを管理するために個別の受信トレイを設定できます。 

注: アカウント内の管理者アクセス権があるユーザーのみが、新しい受信トレイの追加や既存の受信トレイの削除ができます。Marketing HubProfessional 版または Enterprise 版、Sales HubProfessional 版または Enterprise 版、Service HubProfessional 版または Enterprise 版アカウントでのみ複数の受信トレイを設定できます。

新しいチーム受信トレイを追加する

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  • 左のサイドバーメニューで、[コミュニケーション] > [受信トレイ] の順に進みます。 
  • 上部にある [受信トレイを作成] をクリックします。
  • チーム受信トレイに名前を付けます。
  • [チームメンバー] ドロップダウンメニューをクリックして、この受信トレイにアクセスできるチームメンバーを指定します。ユーザーにできるのは、受信トレイを表示して、アクセス権のある受信トレイの Eメールに対応することだけです。 

inbox-settings

  • [次へ] をクリックします。
  • 受信トレイの設定中に、チームの Eメールチャネルまたはチャットチャネルを接続できます。または、[後でチャネルを接続] をクリックします。MESSAGES-connect-a-channel

受信トレイが作成されると、チームメンバーは適切な受信トレイで、その役割に固有のコミュニケーションを管理できます。 

受信トレイと受信トレイの統合を管理する

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  • 左のサイドバーメニューで、[コミュニケーション] > [受信トレイ] の順に進みます。
  • 受信トレイ名にカーソルを置き、[編集] をクリックします。 
  • 受信トレイにアクセスできるチームメンバーを指定するには、左のサイドバーメニューで [チームメンバー] を選択します。次にドロップダウンメニューを使用して、この受信トレイにアクセスできるチームメンバーを指定します。Eメールをコミュニケーション受信トレイからコンタクトに送信するには、チームメンバーのリストにユーザーを追加する必要があります。manage-team-members
  • サイドバーメニューで [Slack] をクリックして Slack アカウントを接続するか、既存の統合チャネルを管理します。  

受信トレイを削除

  • HubSpotアカウントにて、ナビゲーションバーに表示される[設定アイコン settings]をクリックします。
  • サイドバーメニューで [コミュニケーション] > [受信トレイ] を選択します。
  • 受信トレイ名にカーソルを置き、[削除] をクリックします。 

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  • 受信トレイの名前を入力してこのアクションを確認し、[はい、削除します] をクリックします。

注: 受信トレイを削除すると、Eメールチャネル、チャットターゲットメッセージ、コミュニケーションスレッドを含めて、受信トレイがアカウントから完全に削除されます。このアクションは元に戻せません。