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コミュニケーション受信トレイのガイド

更新日時 2022年 6月 21日

対象製品

すべての製品とプラン
受信トレイを作成してチャネルを接続すると、それ以降、受信トレイを使用して受信コミュニケーションに表示、管理、返信することができます。この記事では、コミュニケーション受信トレイのさまざまな機能と、コンタクトとのコミュニケーションを管理する方法について説明します。

  • HubSpotアカウントにて、[コミュニケーション] > [受信トレイ]の順に進みます。
  • アカウントに複数の受信トレイがある場合は、左上のドロップダウンメニューをクリックし、別の受信トレイを選択して表示します。 

スイッチインボックス

  • 受信トレイでは、次の機能を使用して会話を管理できます。 

フィルター

コミュニケーションの検索と絞り込みを同時に行って、関連するスレッドを素早く見つけることができます。左上のsearch検索アイコンをクリックし、検索語を入力してコミュニケーションを検索し、フィルターを適用して検索結果を絞り込みます。

  • ステータス:開封またはクローズ済みステータスに基づいてコミュニケーションを絞り込みます。
  • チャネル:Eメール、ウェブチャット、メッセージングアプリのコミュニケーションのどれによって作成されたものかに基づいて、コミュニケーションを並べ替えます。
  • コンタクト:スレッドに関連付けられているコンタクトによってコミュニケーションを絞り込みます。
  • アサイン対象者:コミュニケーションに割り当てられた特定のチームメンバーに基づいてコミュニケーションを絞り込みます。ボットに割り当てられているコミュニケーションに絞り込むこともできます。 
  • 日付:日付ピッカーを使用して、特定の期間に行われたコミュニケーションに絞り込みます。
  • その他のオプション:[絞り込み済みを非表示]チェックボックスをオンにすると、ビジネスに関連しないコミュニケーションを除外できます。また、[ゴミ箱を非表示]チェックボックスをオンにすると、検索結果から削除されたコミュニケーションを除外できます。 

filter-and-search-conversations

コミュニケーションのリストの上にあるドロップダウンメニューをクリックし、最も古いコミュニケーションから最も新しいコミュニケーションの順で並べ替えることもできます。受信トレイに戻るには、右上の[検索を終了]をクリックします。

ビュー

すべてのコミュニケーションは、さまざまな受信トレイビューでセグメント化されています。これらのビューによって、コミュニケーションはアサイン対象者、チャネル、またはフィルタリングされたステータス別にグループ化されます。Marketing Hub、Sales Hub、Service Hub ProfessionalまたはEnterpriseアカウントのユーザーの場合は、会話を受信トレイのカスタムビューに整理する方法について説明します。  

左側のサイドバーで、ビューを選択します。

  • 未割り当て:所有者に割り当てられていないすべての会話を表示します。
  • 自分に割り当てられている:ルーティングまたは割り当てられているすべての会話を表示します。
  • すべて開いています:チームのすべての会話を受信トレイで表示します。受信トレイから連絡先に送信メールを送信した場合、連絡先がメールに返信するまで、そのメールは[すべて開いている]ビューに表示されません。 
  • チャット:サイトのチャットウィジェットから発生したすべての会話を表示します。
  • ボット:まだ担当者が割り当てられていない、すべてのボットのコミュニケーションを表示します。
  • メール:チームのメールアドレスに送信されたメールから発生したすべての会話を表示します。
  • メッセンジャー:接続されたFacebook Messengerアカウントで、Facebookビジネスページで開始されたすべてのコミュニケーションを表示します。
  • フォーム:接続されたサポートフォームへのすべての送信を表示します。
  • すべて閉じている:閉じているすべての会話を表示します。
  • 送信済み:コミュニケーション受信トレイおよびCRMのレコードから送信されたすべての送信Eメールを表示します。受信者が電子メールに返信すると、会話は[すべて開いている]ビューと、[私に割り当てられている]ビューや[割り当てられない]ビューなど、その他の関連するビューに移動します。
  • スパム:プロモーションEメールなど、仕事のコミュニケーションに関連しないEメールをすべて表示します。ロールベースのEメール(marketing@、sales@など)から受信したEメールは、[スパム]ビューに送信されます。
  • ゴミ箱:削除されたすべてのコミュニケーションを表示します。削除したコミュニケーションを開き、コンテンツを確認します。削除されたコミュニケーションを復元する場合は、トップメニューで[復元]rotateiをクリックします。メッセージを永久に削除するには、[永久に削除]deleteをクリックします。は、受信トレイ会話が記録されている連絡先レコードからスレッドを完全に削除します。関連するチケットも削除されます。ゴミ箱ビューから削除したスレッドには、受信トレイでも関連付けられたレコードでもアクセスできなくなります。これらのコミュニケーションは30日後に自動的に削除され、復元できません。

[未割当]、[自分に割り当て]、[すべての開封]、および[チャット]ビューは常に表示されます。他の標準ビューにアクセスするには、[その他]をクリックします。 

作成

左下にある[作成]をクリックして、会話の受信トレイから直接送信メールを作成します。会話受信トレイからのメールの送信と返信の詳細については、こちらをご覧ください。

click - Compose - in - in - box

コミュニケーションのリスト

左側のパネルに、選択したビュー内のすべてのコミュニケーションのリストが表示されます。コミュニケーションは、最新の受信メッセージを先頭に、メッセージが受信された時刻に基づいて並べ替えられます。メッセージプレビューでは、次の詳細を確認できます。

  • コミュニケーションを開始したコンタクトの名前と、スレッドに含まれる参加者数。
  • まだ返信する必要があるコミュニケーションを示す、転送または返信インジケーター。
  • Eメールの件名(該当する場合)とメッセージ本文のプレビュー。
  • スレッド上で最後に受信したメッセージのタイムスタンプ。  
  • コミュニケーションに使用されたチャネルを示すアイコン。
  • スレッドに含まれるコメントのプレビュー。 

会話のリスト

概要および関連付けられたレコード

右側のサイドバーで、関連するコンタクト、関連するチケット、およびそのコンタクトの会社との過去のコミュニケーションに関するコンテキスト情報を確認します。クリックして各セクションを展開すると、追加の詳細が表示されます。

about-and-associated-record-in-inbox

返信とコメント

返信エディターを使用して受信Eメールまたはチャットメッセージに返信するか、[コメント]タブを使用してコミュニケーションのもう一方のチームメンバーに通知します。電話でコンタクトに連絡する必要がある場合は、返信エディターから電話をかけることもできます。

返信の入力中に返信エディターを展開するには、返信エディターをクリックしてドラッグします。 

reply-editor
  • 左サイドバーでコミュニケーションをクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
    • 会話を割り当てるユーザーを選択するには、左上の[所有者]ドロップダウンメニューをクリックします。
    • コミュニケーションにチケットが関連付けられている場合、コミュニケーションの上に示されるチケット名をクリックすると、別のブラウザータブでチケットレコードが表示されます。
    • ウェブチャットやFacebook Messengerからメールによる返信に切り替えるには、返信エディターの[チャネル]ドロップダウンメニューをクリックし、[Eメール]を選択します。コミュニケーションが終了すると、コミュニケーション履歴がメールで訪問者に送信されます。switch-to-email-channel
    • チャット履歴のコピーを送信したり、コミュニケーションを削除したり、送信者をブロックしたり、コミュニケーションをスパムとしてマークしたりする場合は、右上にある[その他]ドロップダウンメニューをクリックします。
      • 送信者をブロックすると、コミュニケーションが受信トレイの[フィルタリング済み]ビューに移動されます。[スパム]ビューで送信者のブロックを解除すると、以降のコミュニケーションが受信ボックスで表示されるようになります。
        • チャットでは、訪問者がサイトを訪問したときにチャットウィジェットが表示されますが、新しいメッセージは受信トレイに表示されません。
        • Eメールを送信した送信者をブロックすると、この送信者からのスレッドとすべての受信スレッドがフィルタリングされます。
        • 関連付けられているチケットは完全に削除されます。

注:Eメールのコミュニケーションをスパムとしてマークした場合、現在のスレッドのみがフィルタリングされます。

    • Eメールコミュニケーションを別のチームや社外の組織に転送するには、最新のEメール返信の上部にある[転送]をクリックします。
    • 会話を閉じたとマークするには、[会話を閉じる]をクリックします。会話に関連付けられたチケットがある場合、ユーザーはチケットと会話を同時に閉じることも、[その他]ドロップダウンメニューをクリックして[会話を閉じる]を選択して会話を閉じることもできます。 
  • 中央のパネルを表示するためのスペースが必要な場合は、パネル上部にあるlastアイコンをクリックして右側のパネルを折りたたみます。パネルをもう一度展開するには、firstアイコンをクリックします。

注:訪問者がボットの[チームメンバーに送信]ボットアクションに達していないボットコミュニケーションでは、訪問者が非アクティブになってから30分以上たたないと、コミュニケーションをクローズ済みとしてマークすることはできません。

  • コミュニケーションを一括で削除またはクローズするには、次のようにします。
    • コミュニケーションの上にカーソルを置き、編集するスレッドの横にあるチェックボックスを選択します。
    • 受信トレイの上部で、[ゴミ箱に移動]または[会話を閉じる]を選択します。

ステータス

左上隅で、をクリックしてスイッチオンまたはオフに切り替え、チャットの利用可能状況を変更します。 

不在の場合でも、現在割り当てられているオープンチャットで利用できるようになりますが、新しい訪問者には表示されなくなります。 チャットの利用可能性

受信トレイ設定

受信トレイの左下にある受信トレイ設定に素早くアクセスして編集することができます。受信トレイレベルの設定またはEメールまたはチャットチャネルに固有の設定を編集できます。受信トレイを編集する方法について詳細をご確認ください。

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