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コミュニケーション受信トレイのガイド

更新日時 2020年 8月 6日

対象製品

すべての製品とプラン
受信トレイを作成してチームのEメールまたはチャットチャネルを接続すると、受信トレイを使用して受信コミュニケーションに表示、管理、返信することができます。この記事では、コミュニケーション受信トレイのさまざまな機能と、コンタクトとのコミュニケーションを管理する方法について説明します。


フィルター

すべてのコミュニケーションを検索するには、左上の検索アイコン検索searchをクリックします。受信トレイに表示されるメッセージをフィルタリングするには、[フィルター]ドロップダウンメニューをクリックし、次の条件から選択します。

  • ステータス:開封またはクローズ済みステータスに基づいてコミュニケーションをフィルタリングします。
     
  • チャネル:コミュニケーションがチャットEメールによって行われたかどうかに基づいてコミュニケーションを並び替えるか、[すべて]を選択してすべてのコミュニケーションを表示します。
  • アサイン対象者:コミュニケーションに割り当てられた特定のチームメンバーに基づいてコミュニケーションをフィルタリングします。
  • 日付:特定の期間内に行われたコミュニケーションをフィルタリングします。top-nav

ビュー数

すべてのコミュニケーションは、さまざまな受信トレイビューでセグメント化されています。これらのビューによって、コミュニケーションはアサイン対象者、チャネル、またはフィルタリングされたステータス別にグループ化されます。左側のサイドバーで、ビューを選択します。

  • すべてのコミュニケーション:受信トレイでチームのコミュニケーションをすべて表示します。
  • 自分に割り当て:自分にルーティングまたは割り当てられたすべてのコミュニケーションを表示します。
  • 未割り当ての会話:所有者に割り当てられていないすべてのコミュニケーションを表示します。
  • Eメール:チームのEメール受信トレイから開始されたすべてのコミュニケーションを表示します。
  • チャット:サイトのチャットウィジェットから開始されたすべてのコミュニケーションを表示します。
  • メッセンジャー:接続されたFacebook Messengerアカウントで、Facebookビジネスページで開始されたすべてのコミュニケーションを表示します。 
  • フォーム:接続されたサポートフォームへのすべての送信を表示します。 
  • ボット:まだ所有者に割り当てられていない、すべてのボットのコミュニケーションを表示します。
  • 絞り込み:プロモーションEメールなど、仕事のコミュニケーションに関連しないEメールをすべて表示します。ロールベースのEメール(marketing@、sales@など)から受信したEメールは、[絞り込み]ビューに送信されます。
  • ゴミ箱:削除されたすべてのコミュニケーションを表示します。削除したコミュニケーションを開き、コンテンツを確認します。削除されたコミュニケーションを復元する場合は、トップメニューで[復元]rotateiをクリックします。メッセージを永久に削除するには、[永久に削除] deleteをクリックします。
  • 送信済み:コミュニケーション受信トレイおよびCRMのレコードから送信されたすべての送信Eメールを表示します。受信者がEメールに返信すると、そのコミュニケーションは[すべてのコミュニケーション]ビューまたは該当する他のビュー([自分に割り当て]ビュー、[未割当]ビューなど)に移動されることにご注意ください。  

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作成

コミュニケーション受信トレイから直接発信Eメールを作成するには、フィルターの上にある[作成]をクリックします。コミュニケーション受信トレイからEメールの送信とEメールへの返信を行う方法をご確認ください。 conversations-compose-button

コミュニケーションのリスト

選択したビューのすべてのコミュニケーションには、次の詳細が表示されます。

  1. コミュニケーションを開始したコンタクトの名前。
  2. Eメールの件名またはチャット履歴のプレビュー。
  3. Eメールまたはチャットが開封された日付スタンプ。
  4. コミュニケーションに使用されたチャネルを示すラベルlist-of-filtered-conversations
  • チャットコミュニケーションをクリックすると、右側にスレッドの詳細ビューが表示されます。
    • コミュニケーションを割り当てるユーザーを選択するには、左上にある [アサイン対象者]ドロップダウンメニューをクリックします。
    • コミュニケーションを削除する場合、送信者をブロックする場合、またはコミュニケーションをスパムとしてマークする場合は、右上にある[その他]ドロップダウンメニューをクリックします。

ご注意ください:Eメールのコミュニケーションをスパムとしてマークした場合、 現在のスレッドのみがフィルタリングされます。送信者をブロックする方法をご確認ください。

    • コミュニケーションをクローズ済みとしてマークするには、success[クローズ済みとしてマーク]をクリックします。
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  • コミュニケーションの下部にあるテキストエディターで、着信Eメールに返信したり、ウェブサイト訪問者とライブチャットしたりできます。
  • 中央のパネルを表示するためのスペースが必要な場合は、パネル上部にあるlastのアイコンをクリックして右側のパネルを折りたたみます。パネルをもう一度展開するには、firstのアイコンをクリックします。

ご注意ください: 訪問者が非アクティブになってから30分以上たたないと、訪問者が「エージェントの引き継ぎアクション」にまだアクセスしていないボットのコミュニケーションをクローズ済みにマークできません。

  • コミュニケーションを一括で削除またはクローズするには:
    • コミュニケーションの上にカーソルを置き、編集するスレッドの横にあるチェックボックスを選択します。
    • 受信トレイの上部にある[削除]または[クローズ済みとしてマーク]を選択します。bulk-actions-on-threads

概要および関連付けられたレコード

右側のパネルでは、選択したコミュニケーションに関連付けられているコンタクトレコードの詳細を確認できます。
  • 新しいブラウザータブでコンタクトレコードを開くには、コンタクトの名前をクリックします。
  • コンタクトに関連付ける新しいチケットを作成するには、[チケットを作成]をクリックします。
  • コンタクトレコードを更新するか、新しいエンゲージメントを作成するには、[その他]ドロップダウンメニューをクリックします。
    • Eメール:1対1のEメールを送信します
    • コール:コンタクトを呼び出します。
    • コメントを追加:レコードにコメントを追加します
    • タスクを作成する:レコードのタスクを作成します
    • ミーティング招待を送信する: コンタクトとミーティングをスケジュールします
    • コンタクトの関連付け解除:コンタクトとライブチャットスレッド間の関連付けを削除します。
    • 取引を作成:取引を作成します。
    • 送信者をブロック:チャネルでの今後のやり取りから送信者をブロックします。コミュニケーションが受信トレイの[フィルタリング済み]ビューに移動されます。[フィルタリング済み]ビューで送信者のブロックを解除すると、以降のコミュニケーションが受信ボックスで表示されるようになります。
      • チャットでは、訪問者がサイトを訪問したときにチャットウィジェットが表示されますが、新しいメッセージは受信トレイに表示されません。
      • Eメールを送信した送信者をブロックすると、この送信者からのスレッドとすべての受信スレッドがフィルタリングされます。more-contact-actions-in-conversations-inbox

[概要]セクションで、Eメールの送信またはチャットに関する重要な情報を表示します。既存の取引、チケット、または会社の関連付け、およびこのコンタクトとの以前のコミュニケーションの履歴を表示することもできます。conversations-right-panel

返信とコメント

受信Eメールに応答する場合、またはチャットメッセージに応答する場合は、返信エディターを使用します。また、コメントタブを使用して、コミュニケーションに別のチームメンバーのコミュニケーションを通知することもできます。comment-and-reply

ステータス

左下のチャットウィジェットには、チャットステータスに関する次の重要な設定が含まれています。

  • 離席中モード: この設定を使用して、受信コミュニケーションに対してアクティブか離席中かを指定します。[離席中モード]スイッチをクリックしてオンに切り替えると、現在自分に割り当てられているオープンチャットには引き続き対応可能として示されますが、新しくチャットに加わる訪問者には離席中として示されます。
  • 返信を再割り当て:離席中に再オープンしたチャットコミュニケーションを再割り当てするには、[返信を再割り当て]スイッチをクリックしてオンに切り換えます。このオプションは、[離席中モード]スイッチが有効になっている場合に表示されます。 

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受信トレイ設定

受信トレイの左下にある受信トレイ設定にすばやくアクセスして編集することができます。受信トレイレベルの設定またはEメールまたはチャットチャネルに固有の設定を編集できます。受信トレイを編集する方法をご確認ください。updated-inbox-settings-with-channels

 

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