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CRMにEメールの返信を記録する

更新日時 2024年 1月 31日

以下の 製品でご利用いただけます(別途記載されている場合を除きます)。

すべての製品とプラン

接続しているユーザー個人のEメールから送信されたEメールの記録は、自動的にCRMのコンタクトレコードにログを残します。これには、CRMに追加したレコードから送信した1対1のEメールや、HubSpot SalesのEメール拡張機能またはアドインを使用して送信したものも含まれます。ログに記録されていないEメールの返信や、送信先コンタクトからの新規Eメールを受信した場合は、転送用アドレスを使って手動でHubSpotにログを記録できます。返信を記録するための要件について、また返信が想定通りに記録されない状況についての詳細をご確認ください。 

注:送信Eメールと受信Eメールのロギング添付ファイルの最大ファイルサイズは50MBです。これは、1対1のEメールに送信された返信や、コミュニケーション受信トレイのチームEメールに送信された受信メールに適用されます。

Eメールサーバーでセキュリティーソフトウェアが実行されており、Eメールを受信するとこのソフトウェアが添付ファイルをスキャンする場合、HubSpotはEメール返信に含まれている添付ファイル、またはチームの共有アドレス宛ての受信Eメールに含まれている添付ファイルを記録できない可能性があります。たとえば、Office 365 サーバーが Advanced Threat Protection を実行しており、Dynamic Deliveryが有効になっている場合、添付ファイルがログに記録されないことがあります。 

返信を記録するための要件

Eメールの返信は、ユーザー個人のEメールを接続していて、フォローしない(No)場合、コンタクトのタイムラインに自動的に記録されます:

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  • 元のメールは Never Logリストに記載されているEメールアドレスまたはドメインに送信されたものではありません。
  • 返信を受信したときに個人用Eメールアドレスがまだ接続されている。
  • 最初にスレッドを開始したユーザーが接続した個人用Eメールに返信が送信される。
  • 返信の送信者がHubSpotの既存のコンタクトである。

Eメールの返信はCRMにあるコンタクトのレコードタイムラインに記録されます。その後、受信者のコンタクトレコードまたは関連付けされているレコードのいずれかに移動して、、Eメールのログを残すことができます

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チームのEメールアドレス をHubSpotに接続すると、 コミュニケーション受信トレイ で受信メールの表示、管理、返信ができます。

注:ユーザー個人のEメールアカウントをHubSpotに接続した場合、そのアカウントから送信されたEメールは転送先Eメールアドレスを使ってのみログに記録され、関連レコードで確認できます。

返信が想定通りに記録されない

返信が想定通りに記録されない場合、この問題が発生する一般的な原因について、詳細をご確認ください。場合によっては、返信がログインされなかった場合、CRMに記録されたレコードタイムラインに

新しい受信Eメール

接続された個人用Eメールに送信された着信Eメールが記録の要件を満たしていない場合、それらはHubSpotに記録されません。

コンタクト以外から既存のスレッドに含まれていないEメールが送信される場合、このEメールはHubSpotに記録されず、新しいコンタクトレコードは作成されません。このEメールに返信し、ログを残すチェックボックスを選択するか、BCCアドレスを含めると、送信返信はログを残しますが、コンタクト以外の元のEメールはHubSpotには表示されません。これ以降のこのスレッドへの返信は、個人用Eメールが接続されている限り記録されます。

非コンタクトまたはEメールエイリアスから送信されたEメール

返信が既存のコンタクトに関連付けられてはいないEメールアドレスから来たものである場合、その返信はログに記録されません。例えば、contacts@domain.comに送信したEメールに対して、コンタクトがcontacts-alias@domain.comを使用して返信する場合、返信はログに記録されません。転送先Eメールアドレスを使用してCRMに返信を転送し、 2つのコンタクトレコードをマージすることができます。

チームの共有Eメールアドレスから送信されたEメール

コミュニケーション受信トレイ にある チームのEメールアドレス でEメールスレッドが開始された場合、スレッドの途中で 個人の接続Eメールアドレス の使用に切り替えることはできません。こうすることによって作成された新しいスレッドは、HubSpotで検出できないため、返信がログに記録されなくなります。

受信トレイプロバイダーの変更後にEメールに返信する

過去のEメールアドレスを使用するアクティブなスレッドがまだ存在している間に受信トレイプロバイダーを変更した場合は、Eメール返信がHubSpotへの記録を停止します。さらに、シーケンスを使用している場合、シーケンスに現在登録されているコンタクトは自動的に登録解除されません。これは、HubSpotが返信を検出できなくなるためです。受信トレイに正しいプロバイダを使用して再接続し、返信を正常に記録してください。

受信トレイのプロバイダーをスイッチした後の再接続については、この記事で詳しく説明しています。

間違ったEメールプロバイダーを使用して接続された個人用Eメール

正しいEメールプロバイダーのタイプを使用して個人用Eメールが接続されていることを確認してください。Eメールプロバイダーは、Eメールの送受信を可能にするサービスです。広く知られたEメールプロバイダーには、GmailやOffice 365などがあります。

ご使用のEメールアドレスがどのEメールプロバイダーでホスティングされているかを確認し、該当するプロバイダー用のHubSpot接続手順に従ってください。EメールアドレスがどのEメール・プロバイダーでホスティングされているかわからない場合は、IT管理者に確認してください。正しいプロバイダーを使用して接続していない場合は、Eメールがログに記録されません。

返信の記録についてのトラブルシューティング

返信ロギングの要件を満たしている場合返信が上記の状況に当てはまらない場合、 HubSpotからサポートを受ける方法をご覧ください。お問い合わせの前に、返信が想定通りに記録されなかったコンタクトレコードの例、およびご利用のEメールアカウントで受信した返信のEメールヘッダーを事前に用意しておくことをお勧めします。一般的なEメールプロバイダーからEメールヘッダーを収集する方法、またはIT担当者と連携してヘッダーを取得する方法について、詳細をご確認ください。

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