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Connected Email

CRMにEメールの返信を記録する

更新日時 2020年 11月 12日

対象製品

すべての製品とプラン

接続されたEメール受信トレイを通じて送信されたメッセージに対し、CRMで直接送信されたか、またはHubSpot Sales拡張機能を使用して送信されたEメール返信は、自動的にCRMに記録されます。以前にログに記録されていないEメールへの返信があった場合、またはクライアントまたはコンタクトから新しいEメールを受信した場合、転送CRM Eメールアドレスを使用して手動でHubSpotに記録できます。Eメール返信がHubSpotのログに記録される仕組み、返信がログに記録されない場合について詳しくご確認ください。 

注:送信Eメールと受信Eメールのロギング添付ファイルの最大ファイルサイズは50MBです。これは、1対1のEメールに送信された返信とコミュニケーション受信トレイ内のチームメールに送信された受信Eメールに適用されます。

Eメールサーバーでセキュリティソフトウェアが実行されており、Eメールを受信するとこのソフトウェアが添付ファイルをスキャンする場合、HubSpotはEメール返信に含まれている添付ファイル、またはチームの共有アドレス宛ての受信Eメールに含まれている添付ファイルを記録できない可能性があります。たとえばOffice 365サーバーで動的配信が有効な状態でAdvanced Threat Protectionが実行されている場合、添付ファイルは記録されない可能性があります。

接続された受信トレイを使用して送信されたEメールへの返信

受信トレイが接続され、かつ以下の条件を満たす場合、Eメールへの返信はコンタクトのタイムラインに自動的に記録されます。

  • 元のEメールがCRMから送信されたか、[記録]チェックボックスがオンにされた状態で接続された受信トレイのEメールクライアントから送信された。CRMからEメールを送信するには、接続された受信トレイが必要です。
  • 元のEメールが[ログに記録しない]リストに登録されているEメールアドレスまたはドメイン宛てに送信されていない
  • 返信を受信したときに受信トレイがまだ接続されている。
  • 最初にスレッドを開始したユーザーが接続した受信トレイに返信が送信される。
  • 返信の送信者がHubSpotの既存のコンタクトである。

注:Office 365受信トレイのスパムまたは迷惑メールフォルダーに送信されたEメール返信は、HubSpotのログには記録されません。

以前にログに記録されていないEメールへの返信

接続された受信トレイからEメールを送信したが、メッセージの送信時に[記録]チェックボックスをオンにしなかった場合、このEメールはCRMに記録されないため、そのEメールへの返信もログに記録されません。ただし、返信は転送先アドレスを使用してCRMに転送できます。

コンタクト以外から送信されたEメールへの返信

返信が別のEメールアドレスからスレッドに送信され、このEメールアドレスが既存のコンタクトでない場合、返信はCRMのログに記録されませんたとえば、Eメールがcontacts@domain.com(既存のコンタクト)に送信されたが、コンタクトがcontacts-alias@domain.com(コンタクトではない)を使用して返信した場合が考えられます。ただし、返信は転送先アドレスを使用してCRMに転送でき、2つのコンタクトレコードをマージすることもできます。

コンタクト以外からの受信Eメール

コンタクト以外から既存のスレッドに含まれていないEメールが送信される場合、このEメールはHubSpotに記録されず、新しいコンタクトレコードは作成されません。このEメールに返信するときに、[ログ]チェックボックスをオンにするかまたはBCCアドレスを追加すると、送信される返信は記録されますが、コンタクト以外の元のEメールはHubSpotに表示されません。これ以降のこのスレッドへの返信は、受信トレイが接続されている限り記録されます。

別のフォルダーにフィルタリングされたEメールへの返信(IMAP受信トレイのみ)

HubSpotは受信トレイ接続を通じてのみ、受信トレイフォルダー内の関連する返信をたどります。返信は、子フォルダーやまったく別のフォルダーではなく、メインの受信トレイフォルダーに入る必要があります。フィルタリングルールが原因で返信Eメールが別のフォルダーに移動された場合は、返信がCRMに記録されない可能性があります。

共有受信トレイから送信されたEメールに返信する

Eメールスレッドがコミュニケーションツール内の共有受信トレイを使用して開始する場合は、個人接続受信トレイ中間スレッドを使用して返信に切り替えることができません。これによって、HubSpotが検出できない新しいスレッドが作成されるため、返信がHubSpotに記録されなくなります。 

受信トレイプロバイダーの変更後にEメールに返信する

過去のEメールアドレスを使用するアクティブなスレッドがまだ存在している間に受信トレイプロバイダーを変更した場合は、Eメール返信がHubSpotへの記録を停止します。加えて、シーケンスを使用している場合は、シーケンスに現在登録されているコンタクトが自動的に登録解除されません。これは、HubSpotが返信を検出できなくなるためです。返信を正常に記録するには、正しいプロバイダーを使用して受信トレイを再接続します。