ワークフローを作成する

ワークフローを作成することで、マーケティング、セールス、サービスのプロセスを自動化し、チームの効率を高めることができます。コンタクト、会社、取引、見積もり、およびチケットに関するレコードの登録やアクションの実行を自動的に行うための登録条件を設定します。登録済みのコンタクトに関連付けられた会社を更新するといった、関連レコードに対するアクションも実行できます。

ワークフローの作成を開始するには、次の手順に従います。

• HubSpotアカウントにて、［自動化］ > ［ワークフロー］の順に進みます。
• 新しいワークフローを作成するには、右上の［ワークフローを作成］をクリックします。

また、既存のワークフローの上で［複製］または［編集］をクリックすることにより、ワークフローを複製または編集できます。

ワークフローのオブジェクトとタイプを選択する

ワークフロー設定ページでは、［ゼロから始める］を選んてワークフローをゼロから設定するか、［テンプレート］タブを選択し、よくある活用事例に基づいてテンプレート化された登録条件とアクションから設定を始めることができます。また、どのセットアップフローを選択するかに応じて、オブジェクトとワークフローのタイプの選択を求められます。

ゼロから始める

［ゼロから始める］を選択した場合、次の手順に従います。

• 左側のパネルで［（オブジェクト）ベース］を選択して、ワークフローのオブジェクトを選択します。これにより、ワークフローに登録できるレコードのタイプが決まります。ワークフローの作成をゼロから始める場合は、以下のオブジェクトのいずれかを選択できます。

• • コンタクト
  • 会社
  • 取引
  • 見積もり（「Sales Hub Professional」または「Enterprise」）
  • チケット（Service HubのProfessionalまたはEnterprise）
  • カスタムオブジェクト（Enterpriseのみ）
  • コミュニケーション
  • フィードバック送信（Service HubのProfessionalまたはEnterprise）
  • サブスクリプション

以下の動画でワークフローのタイプの詳細をご覧ください。

HubSpotアカデミーのレッスン全体を見る：ワークフローの詳細

• 右側のパネルの［タイプを選択］で、ワークフロータイプを選択します。
  • ［空白のワークフロー］：空白のワークフローから始めて、独自の登録トリガー、アクション、遅延を追加します。
  • ［スケジュール済みワークフロー］（「Operations Hub Professional」および「Enterprise」のみ）：ワークフローのスケジュールを設定し、毎日、毎週、毎月、毎年など、事前定義された間隔で定期的に実行します。その後、独自の登録トリガー、アクション、遅延を追加します。スケジュール済みワークフローの作成について詳細をご確認ください。

• • ［特定の日付］または［コンタクトの日付プロパティー］（コンタクトベースのワークフローのみ）：空白のワークフローから始めて、特定の日付、または登録するレコードの特定のプロパティーに設定された日付に基づいて実行されるアクションを追加します。特定の日付またはコンタクトの日付プロパティーを基づくワークフローの作成について詳細をご確認ください。

• edit鉛筆アイコンをクリックしてワークフローに名前を付け、［次へ］をクリックします。次に、ワークフローエディターが表示されます。
  
  

テンプレートを使用する

テンプレートを使用したワークフロー設定を選んた場合、次の手順に従います。

• 左側のパネルで、使用するテンプレートを検索するかクリックします。
  
  

• ワークフロー テンプレート セットアップ画面では、作成手順が案内されます。 
  • セットアップガイドの各ページで必要なフィールドを設定し、右下の［次へ］をクリックして次のページに進みます。
  • 段階的なワークフロー テンプレート セットアップをスキップする場合は、右下の［ワークフロービルダーでセットアップ］をクリックします。ワークフローエディターに、テンプレートがプレースホルダーアクションと一緒に表示されます。 
• セットアップガイドの最後のステップで、右下の［作成］をクリックしてワークフローを作成します。ワークフローエディターが表示されます。
  

登録トリガーを設定する

登録トリガーは、ワークフローにレコードを自動的に登録する条件です。レコードを手動で登録する場合は、登録トリガーボックスを空白のままにします。手動登録に関する詳細をご確認ください。

この手順の概要を確認するには、以下の動画をご覧ください。

HubSpotアカデミーのレッスン全体を見る：ワークフローの詳細

• ワークフローエディターで、［トリガーを設定］をクリックします。ワークフローの登録トリガーの設定について詳細をご確認ください。
• 右側のパネルで、登録トリガーのフィルタータイプを選択します。トリガーを設定し、［フィルターを適用］をクリックします。
  
  

• レコードは既定で、初めて登録トリガーを満たした場合にだけワークフローに登録されます。再登録を有効にするには、次の手順に従います。
  • 右側のパネルで、［再登録］タブをクリックします。
  • ［再登録］スイッチをクリックしてオンに切り替えます。
  • 再登録に使用するトリガーを選択します。ワークフローに再登録トリガーを追加する方法をご確認ください。
• 必要に応じて、さらに登録トリガーを追加します。
• 完了したら、［保存］をクリックします。

アクションを追加する

「タスクを作成」、「Eメールを送信」など、ほとんどのワークフローアクションは、全ての詳細を設定しなくても保存できます。これにより、まずアクションを仮追加し、残りの詳細は後ほど、ワークフローをオンにする直前に設定することが可能になり、ワークフロー構築の効率化に役立ちます。

例えば、今後のEメール マーケティング キャンペーンのワークフローを設定するとします。送信するEメールの作成が終わっていなくても、必要な全ての「Eメールを送信」アクションを追加しておき、Eメールは完成してから追加できます。

ワークフローをオンにする前には、仮のアクションを仕上げる必要があります。仮のアクションについて詳細をご確認ください。

アクションをワークフローに追加するには、次の手順に従います。

• ＋プラスアイコンをクリックします。
• 右側のパネルで、アクションを選択します。ワークフローアクションを選択する方法をご確認ください。

注：利用可能なアクションは、ご契約に応じて異なります。ロックされたアクションlockedを使用するには、アカウントのアップグレードが必要です。 

• アクションの詳細を設定してから、［保存］をクリックします。また、アクションを仮追加する場合は、アクションの詳細は入力しないまま［保存］をクリックします。
• プラスアイコン+をクリックして、さらにワークフローアクションを追加します。
• マーケティングEメールを送信するためにコンタクトベースのワークフローを作成する場合は、ワークフローの目標を設定して、コンテンツのエンゲージメントを測定することをお勧めします。コンタクトベースのワークフローで目標を使用する方法をご確認ください。

アクションの追加後は、そのアクションを複製または移動することでワークフローを効率的に作成できます。また、自分やチームの参照用としてワークフローアクションにメモを残すには、ワークフローアクションにコメントを追加する方法をご確認ください。

大きなワークフローを構築する場合は、ワークフローの構造の表示や素早い操作のためにワークフローミニマップを活用できます。ワークフローミニマップを使用するには、次の手順に従います。

• ワークフローの左上にある［ミニマップを表示］をクリックします。
• ミニマップが開いている状態で、ワークフローアクションの上でアクション名を表示したり、ミニマップの特定の領域をクリックして移動したりできます。
• ミニマップを閉じるには、ミニマップの右上にあるleft矢印アイコンをクリックします。

設定を管理する

ワークフローの設定を管理するには、［設定］タブをクリックします。［全般］ページでは、アクションを実行する日時を選択したり、Salesforceからのコンタクトを登録したり、キャンペーンをワークフローに関連付けたりします。［登録解除と除外］ページでは、ワークフローからレコードを自動的に削除または除外するための登録解除と除外の条件を設定します。

ワークフロー設定の管理について詳細をご確認ください。

ワークフローをオンにする

ワークフローは設定後、オンにすると自動化が始まります。仮のアクションを保存していた場合は、ワークフローをオンにする前にそのアクションを仕上げる必要があります。

この手順の概要を確認するには、以下の動画をご覧ください。

HubSpotアカデミーのレッスン全体を見る：ワークフローの詳細

ワークフローを確認してオンにするには、次の手順に従います。

• 右上の［確認］をクリックします。
• 現時点で登録トリガーを満たしているレコードを登録するか、今後トリガーを満たすレコードのみを登録するかを選びます。
  • ワークフローをオンにした後にだけ登録トリガーを満たしたオブジェクトを登録するには、［いいえ、ワークフローを有効にした後にトリガー条件に合致する［オブジェクト］のみ登録します］を選択します。
  • 登録トリガーを満たす既存のオブジェクトを登録するには、［はい、現時点でトリガー条件に合致する既存の（オブジェクト）を登録します］を選択します。
    
    

• • ご使用のアカウントがMarketing HubのStarter、Professional、またはEnterpriseの場合、コンタクトベースのワークフロー内の［リストを使用してこれらのコンタクトを表示］をクリックして、条件を満たすコンタクトの静的リストを表示できます。リストは自動的に保存され、リストダッシュボードからアクセスできます。
    

• 接続や登録解除など、その他のワークフロー設定を確認してから、［有効にする］をクリックします。
• ダイアログボックスで、［はい、有効にする］をクリックします。

ワークフローを有効にしたら、ワークフロー履歴を表示することにより、登録されたレコードを確認できます。