De toegang tot je HubSpot-middelen beperken

Je kunt de toegang tot inhoud, gegevens en meer beperken, zodat alleen de juiste teams en gebruikers ze kunnen bekijken en bewerken. Dit kan handig zijn als u uw bedrijfsmiddelen gescheiden wilt houden per afdeling of team. Het helpt uw gebruikers ook om gefocust en georganiseerd te blijven.

Tot welke middelen je de toegang kunt beperken, hangt af van je HubSpot-abonnement:

Standaard machtigingen instellen( alleenCMS Hub en Marketing Hub Enterprise )

Standaard zijn nieuw gemaakte middelen toegankelijk voor alle gebruikers die rechten hebben voor het middel. Het kan echter zijn dat u alleen specifieke gebruikers of teams wilt toestaan om assets aan te maken of te bewerken. In uw accountinstellingen kunt u automatisch de toegang tot nieuw aangemaakte assets beperken, zodat alleen de maker van de asset en zijn team deze kunnen bekijken en bewerken.

Om de toegang tot nieuwe bedrijfsmiddelen te beperken:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Klik op het tabblad Teams.
• Klik op om de schakelaar Toegang tot nieuwe inhoud beperken aan te zetten.

Toegang beperken

U kunt de toegang tot tools beperken door de onderstaande stappen te volgen. Ga voor dashboards, CRM-weergaven en voorkeuren voor e-mailabonnementen naar de toolspecifieke sectie hieronder.

• Navigeer in je HubSpot-account naar de tool waartoe je de toegang wilt beperken.
• Als je één middel wilt toewijzen, beweeg je met de muis over het middel dat je wilt toewijzen, klik je op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer je Toegang beheren.
• Om onderdelen in bulk toe te wijzen, selecteer je de selectievakjes naast het onderdeel dat je wilt toewijzen en klik je vervolgens op Toegang beheren.
  
  

• Selecteer in het dialoogvenster Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.
• Om de inhoud toe te wijzen aan teams of gebruikers, klikt u op het tabblad Teams of gebruikers en vervolgens op het selectievakje naast de teams en gebruikers die u wilt toewijzen.
• Klik op Opslaan. Het onderdeel is nu alleen zichtbaar voor de geselecteerde gebruikers en teams. Voor de tools die de bovenstaande instructies niet volgen, vind je hieronder de toolspecifieke instructies.
  
  
  

Tool-specifieke instructies

CRM-records

Standaard kunnen gebruikers alle contactpersonen, bedrijven, deals en tickets bekijken en bewerken. U kunt de machtigingen van een gebruiker aanpassen zodat hij alleen records kan bekijken en bewerken die zijn eigendom zijn of die van zijn team zijn.

Om de toegang tot CRM-records voor uw gebruikers te beperken:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Klik op de naam van de gebruiker die u wilt bewerken.
• Klik op het tabblad CRM op Objecttoegang om de sectie uit te vouwen.
  • Klik op de vervolgkeuzemenu's naast de rechten Bekijken, Bewerken en Verwijderenvoor een specifiek recordtype.
  • Selecteer Alles, Alleen team, Alleen eigenaar of Geen.

• Als u wilt bewerken wie er met een record mag communiceren, klikt u op CRM-tools om de sectie uit te vouwen.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu naast Communiceren.
  • Selecteer Alles, Alleen team, Alleen eigenaar of Geen.

• Klik op Opslaan om uw wijzigingen op te slaan.

De bijgewerkte machtigingen worden van kracht nadat de gebruikers uitloggen en weer inloggen. Meer informatie over gebruikersrechten.

CRM-weergaven

U kunt de toegang tot standaardweergaven niet beperken, maar aangepaste CRM-weergaven kunnen zo worden ingesteld dat ze alleen voor u zichtbaar zijn, zichtbaar zijn voor uw team of zichtbaar zijn voor iedereen.

Zo beperkt u de toegang tot een CRM-weergave:

• Navigeer in je HubSpot-account naar het dashboard van je contactpersoon, bedrijf, deal of ticket.
• Klik in de linker zijbalk op Alle opgeslagen filters.
• Beweeg de muis over de naam van het filter en klik vervolgens op Opties. Selecteer Delen beheren in het vervolgkeuzemenu.
• Selecteer in het dialoogvenster of je de filter alleen zichtbaar wilt maken voor jezelf, je team of voor iedereen.
• Klik op Opslaan.

Inbox Gesprekken

Nadat je een inbox hebt gemaakt, kun je bewerken welke gebruikers en teams deze kunnen bekijken door de instellingen voor teambeheer te bewerken. Leer hoe u uw inboxgebruikers beheert.

Dashboards

Eigenaars van dashboards kunnen instellen welke teams toegang hebben tot aangepaste dashboards om ze te bekijken en te bewerken.

Toegang tot dashboards toewijzen:

• Navigeer in je HubSpot-account naar Rapporten > Dashboards.
• Klik boven de dashboardrapporten op delink Toegewezen en klik vervolgens op Toegang bewerken.
  
  
• Selecteer in het rechterpaneel de gebruikers aan wie je toegang wilt toewijzen.
  • Om alleen de eigenaar van het dashboard het dashboard te laten zien, selecteer je het keuzerondje Privé voor eigenaar. Klik vervolgens op Opslaan.
  • Om alle gebruikers toegang te geven tot het dashboard, selecteert u het keuzerondje Iedereen en vervolgens het keuzerondjeBekijken en bewerken of het keuzerondje Alleen bekijken. Klik vervolgens op Opslaan.
  • Om alleen specifieke teams en gebruikers toegang te geven tot het dashboard:
    • Selecteer hetkeuzerondje Alleen specifieke gebruikers en teams .
    • Selecteer het keuzerondje Bekijken en bewerken of het keuzerondje Alleen bekijken.
    • Klik op Volgende.
    • Schakel de selectievakjes in naast de teams en gebruikers aan wie u toegang wilt verlenen.
    • Klik op Opslaan.

Deal en ticket pijplijnen

Superbeheerders kunnen beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot specifieke deal en ticket pijplijnen. Voor elke pijplijn kun je toegang geven aan alle gebruikers in het account, of toegang beperken tot individuele gebruikers en teams.

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Deals of Objecten > Tickets.
• Klik op het tabblad Pipelines.
• Klik in het gedeelte Selecteer een pijplijn op het vervolgkeuzemenu en selecteer een pijplijn die u wilt bewerken.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer Toegang beheren.
• Selecteer in het rechterpaneel Privé voor mij, Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.
• Als je specifieke gebruikers of teams selecteert, zoek dan in de zoekbalk naar en selecteer het selectievakje links van de gebruiker of het team dat je toegang wilt geven tot de pijplijn.
• Om toegang tot de pijplijn te verwijderen, verwijdert u het selectievakje naast de naam van de gebruiker of het team of klikt u op de X in de sectie Wie heeft toegang.
• Klik onderaan het paneel op Opslaan.

Door een gebruiker of team expliciet toegang te geven tot een pijplijn, wordt de toegang voor alle anderen beperkt. Als een gebruiker geen wilsrechten heeft om de pijplijn te bekijken:

• Beperkte pijplijnen worden grijs weergegeven in het HubSpot-account op desktop en de mobiele app.
• Ze kunnen een specifieke deal of ticketrecord bekijken als ze een directe link krijgen van een gebruiker met toegang tot de pijplijn.
• Ze kunnen records van beperkte pijplijnen bekijken in rapporten.
• Ze kunnen records uit pijplijnen met beperkingen bekijken als associaties op records.
• Ze kunnen zoeken naar records binnen de pijplijn.
• Ze kunnen geen nieuwe records binnen de pijplijn maken.

Documenten, playbooks, sequenties en verkoopsjablonen

Nadat je een document, afspeelboek, reeks of sjabloon hebt gemaakt, kun je het toegangsniveau instellen op privé voor de eigenaar, gedeeld met iedereen of gedeeld met specifieke gebruikers en teams.

Leer hoe u de toegang tot verkoopinhoud kunt beperken.

Domeinen

Standaard kunnen gebruikers met de gebruikersmachtigingDomeinen toevoegen en bewerken alle domeinen bekijken en bewerken, en content publiceren naar alle domeinen. Om te beperken welke gebruikers inhoud kunnen bewerken of publiceren naar bepaalde domeinen, leert u hoe u machtigingen voor het publiceren van domeinen kunt toewijzen aan teams.

Sociale accounts

Alleen superbeheerders kunnen beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot specifieke sociale accounts. Als u een gebruiker of team expliciet toegang geeft tot een sociaal account, wordt de toegang voor alle anderen beperkt. Gebruikers of teams zonder toegang kunnen geen berichten van die account bekijken of beheren in de sociale tool.

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Marketing > Sociaal.
• Klik op het tabblad Accounts in de kolom Accounttoegang op Alleen ik, Iedereen of [aantal teams en gebruikers].
  

• Selecteer in het rechterpaneel Privé voor mij, Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken. Alleen klanten met een Marketing Hub Enterpriseabonnement kunnen de toegang beperken tot gebruikers en teams.
  • Als u specifieke gebruikers of teams selecteert, zoekt u in de zoekbalk naar de gebruiker of het team en schakelt u het selectievakje links van de gebruiker of het team in.
  • Om de toegang van een account te verwijderen, verwijdert u het selectievakje naast de naam van de gebruiker of het team of klikt u op de X in het gedeelte Wie heeft toegang.
• Klik onderaan het paneel op Opslaan.

E-mails

Je kunt bewerkingstoegang van specifieke marketinge-mails toewijzen aan individuele gebruikers of teams vanuit het e-maildashboard met behulp van de algemene instructies hierboven.

E-mails die aan een team zijn toegewezen, kunnen alleen door gebruikers in dat team worden bewerkt. E-mails die niet zijn toegewezen, zijn toegankelijk voor alle gebruikers en teams met de gebruikersmachtiging voor e-mail.

Als een gebruiker in je HubSpot account geen toegang heeft om een specifieke e-mail te bewerken, dan kan hij/zij toegang aanvragen door de onderstaande stappen te volgen:

• Ga in je HubSpot account naar Marketing > E-mail.
• Klik op de naam van de e-mail waartoe je toegang wilt hebben.
• Ga rechtsboven met de muis over de knop Review and Send en klik vervolgens op Request permission update.

• Klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Approver en selecteer een beheerder in je team.
• Je kunt optioneel een bericht invoeren om uit te leggen waarom je bewerkingstoegang tot de e-mail nodig hebt.
• Klik op Verzend verzoek.
• De goedkeurder die je hebt geselecteerd, krijgt een bericht dat je toegang tot de e-mail hebt aangevraagd. Je ontvangt een bevestigingsmail nadat de goedkeurder toegang heeft verleend.

Bestanden

Beheer de toegang tot uw mappen en submappen in de bestandentool om te bepalen welke teams de map en de bijbehorende bestanden kunnen bekijken of bewerken. Je kunt ook alle teams toegang geven tot een hoofdmap, maar de toegang tot een submap beperken.

Je kunt geen maptoegangsinstellingen configureren voor systeemmappen die door HubSpot worden gegenereerd. Zo beperk je de toegang tot een map:

• Ga in je HubSpot account naar Marketing > Bestanden en templates > Bestanden.

• Beweeg de muis over een map en klik op Acties > Toegang beheren.
  
  

• Configureer de toegang tot de map in het rechterpaneel:
  • Beschikbaar voor iedereen: alle gebruikers kunnen de map en de bijbehorende bestanden bekijken en bewerken.
  • Selecteer teams die kunnen bewerken: alleen geselecteerde teams kunnen de map en de bijbehorende bestanden bewerken.
    • Schakel het selectievakje in naast de teams waaraan je toegang wilt verlenen.
    • Om de toegang van een team te verwijderen, verwijder je het vinkje naast de naam van de gebruiker of het team, of klik je op de X in het gedeelte Wie heeft toegang.
• Klik onderin het paneel op Opslaan.

Eigenschappen

Superbeheerders kunnen de toegang tot een eigenschap beperken, zodat alleen specifieke gebruikers en teams de eigenschap in records kunnen bewerken. Een beperkte eigenschap blijft zichtbaar voor alle gebruikers.

Gebruikers en teams die geen toegang hebben, zien het bericht U hebt geen rechten om de waarde van dit veld te bewerken wanneer u met de muis over de eigenschap in een record beweegt. Leer hoe u de bewerkingstoegang voor eigenschappen kunt beperken.

Zijbalken van records

Je kunt de zijbalken die worden weergegeven op contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords aanpassen zodat verschillende teams verschillende weergaven hebben. Leer hoe u de recordbalken voor specifieke teams kunt aanpassen.

Rapporten

Er zijn meerdere manieren om de toegang tot rapporten te beperken:

• Als een rapport niet is toegevoegd aan een dashboard, kun je de toegang tot het rapport individueel beperken vanuit de rapportagetool.
• U kunt een dashboard rapport partitioneren door toegang tot het dashboard toe te wijzen.

U kunt de toegang tot rapporten in de sectie Analysegereedschappen of individuele aangepaste analyseweergaven niet beperken.

Lijst toegangsbeperkingen (BETA)

Superbeheerders kunnen instellen welke teams toegang hebben tot welke lijsten met behulp van de algemene instructies hierboven.

Houd rekening met het volgende bij het toewijzen van toegang aan een lijst of bij het inschakelen van de standaardtoewijzingsinstelling:

• Lijsten met beperkte toegang kunnen alleen worden gezien en geselecteerd door de maker van de lijst en de toegewezen teams. Alle andere gebruikers kunnen de lijst niet zien of selecteren. Dit geldt voor alle tools, zoals marketinge-mails, workflows en rapporten.
• Naast de lijstfilters wordt een contactpersoon alleen in een lijst met beperkte toegang weergegeven als deze aan een van de volgende criteria voldoet:
  
  • De contactpersoon is eigendom van een gebruiker in het toegewezen team.

• • Een aangepaste HubSpot gebruikerseigenschap op het contactrecord is ingesteld op een gebruiker in het toegewezen team.

• Als een gebruiker naar een ander team verhuist, heeft hij geen toegang meer tot de lijsten die hij eerder kon bekijken, tenzij zijn nieuwe team toegang heeft tot dezelfde lijsten.

E-mail abonnementen (BETA)

Door de toegang tot je e-mailvoorkeurgroepen te beperken, kun je bepalen welke teams welke abonnementstypen en kantoorlocaties kunnen gebruiken in marketinge-mails. Als een e-mailvoorkeursgroep beperkt is tot een team, kan alleen dat team de voorkeursgroep selecteren bij het samenstellen van een e-mail.

Een voorkeursgroep aan een team toewijzen

• Navigeer in je HubSpot-account naar Marketing > E-mail.
  
• Klik onder Voorkeursgroepen op de voorkeursgroep die je wilt bewerken.
  
• Klik op Acties en selecteer vervolgens Bewerken.
  
• Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Teams (optioneel) en selecteer vervolgens de teams waaraan je de groep wilt toewijzen.
  
• Klik op Opslaan.

Meer informatie over het beperken van de toegang tot uw e-mailabonnementen.

Werkstromen

Workflows kunnen worden toegewezen aan een specifiek team vanuit het workflows dashboard met behulp van de algemene instructies hierboven.

Workflows die aan een team zijn toegewezen, kunnen alleen door gebruikers van dat team worden bekeken en bewerkt. Elke workflow die niet is toegewezen, is toegankelijk voor alle gebruikers en teams met de gebruikersrechten voor workflows.

Campagnes

Je kunt de toegang tot je marketingcampagnes beperken zodat bepaalde teams de details van de campagne kunnen beheren en kunnen wijzigen welke middelen eraan gekoppeld zijn.

Om toegang tot een campagne toe te wijzen aan een team:

• Ga in je HubSpot account naar Marketing > Campagnes.
• Beweeg de muis over een campagne waarvoor u de toegang wilt bewerken, klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties en klik op Toegang beheren.
• Selecteer in het rechterpaneel Beschikbaar voor iedereen of Selecteer teams die kunnen bewerken.
• Zoek en selecteer in de zoekbalk het selectievakje links van de naam van het team dat je toegang wilt geven tot de campagne.
• Als u de toegang tot de campagne wilt verwijderen, verwijdert u het selectievakje naast de naam van het team of klikt u op de X in het gedeelte Wie heeft toegang .
• Klik onder aan het paneel op Opslaan.

Advertenties

Nadat je Google, Facebook of LinkedIn advertentieaccounts hebt gekoppeld aan HubSpot, kun je deze toewijzen aan specifieke gebruikers en teams.

Toegang tot een advertentieaccount toewijzen:

• Klik in je HubSpot account op het settings instellingen-pictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Marketing > Advertenties.
• Beweeg met de muis over een advertentieaccount waarvoor u de toegang wilt bewerken en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Toegang beheren.
• Selecteer in het rechterpaneel Beschikbaar voor iedereen of Selecteer teams die kunnen bewerken.
• Zoek en selecteer in de zoekbalk het selectievakje links van de naam van het team dat je toegang wilt geven tot de advertentieaccount.
• Als u de toegang tot de campagne wilt verwijderen, verwijdert u het selectievakje naast de naam van het team of klikt u op de X in het gedeelte Wie heeft toegang .
• Klik onder aan het paneel op Opslaan.