De toegang tot uw HubSpot-middelen beperken

U kunt de toegang tot inhoud, gegevens en meer beperken, zodat alleen de juiste teams en gebruikers ze kunnen bekijken en bewerken. Dit kan handig zijn als u uw activa gescheiden wilt houden per afdeling of team. Het helpt uw gebruikers ook om gefocust en georganiseerd te blijven.

De middelen waartoe u de toegang kunt beperken, zijn afhankelijk van uw HubSpot-abonnement:

Standaard machtigingen instellen (alleenCMS Hub en Marketing Hub Enterprise )

Standaard zijn nieuw aangemaakte onderdelen toegankelijk voor alle gebruikers die rechten hebben voor het onderdeel. Het kan echter zijn dat u alleen specifieke gebruikers of teams wilt toestaan om assets aan te maken of te bewerken. In uw accountinstellingen kunt u automatisch de toegang tot nieuw aangemaakte bedrijfsmiddelen beperken, zodat alleen de maker van het bedrijfsmiddel en zijn team ze kunnen bekijken en bewerken.

De toegang tot nieuwe activa beperken:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naarGebruikers & Teams.
• Klik op het tabbladTeams.
• Klik om de schakelaar Inschakelenom de toegang tot nieuwe inhoud te beperken aan te zetten.

Hoe de toegang beperken

De toegang tot tools kan worden beperkt door onderstaande stappen te volgen. Ga voor dashboards, CRM-weergaven en voorkeuren voor e-mailabonnementen naar de toolspecifieke sectie hieronder.

• Navigeer in je HubSpot-account naar de tool waartoe je de toegang wilt beperken.
• Om een goed toe te wijzen, ga met de muis over het goed dat u wilt toewijzen, klik dan op het vervolgkeuzemenuActiesen selecteer Toegang beheren.
• Om activa in bulk toe te wijzen, selecteert u deselectievakjes naast de activa die u wilt toewijzen en klikt u vervolgens op Toegang beheren.

• Selecteer in het dialoogvenster Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.
• Om de inhoud aan teams of gebruikers toe te wijzen, klikt u op het tabblad Teams of Gebruikers en vervolgens op het selectievakje naast de teams en gebruikers die u wilt toewijzen.
  
  
• Klik op Opslaan.

Het goed zal nu alleen zichtbaar zijn voor de geselecteerde gebruikers en teams.

Voor de gereedschappen die de bovenstaande instructies niet volgen, vindt u hieronder de gereedschapspecifieke instructies.

Gereedschapspecifieke instructies

CRM records

Standaard kunnen gebruikers alle contactpersonen, bedrijven, deals en tickets bekijken en bewerken. U kunt de rechten van een gebruiker aanpassen, zodat deze alleen records kan bekijken en bewerken die eigendom zijn van hemzelf of zijn team.

Om de toegang tot CRM records voor uw gebruikers te beperken:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Gebruikers & Teams.
• Klik op de naam van de gebruiker die u wilt bewerken.
• Klik op het tabblad CRM op Objecttoegang om de sectie uit te breiden.
  • Klik op de vervolgkeuzemenu's naast de machtigingen Bekijken, Bewerken en Verwijderenvoor een specifiek recordtype.
  • Selecteer Alles, Alleen team, Alleen eigenaar of Geen.

• Om te bewerken wie met een record kan communiceren, klikt u op CRM-tools om de sectie uit te breiden.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu naast Communiceren.
  • Selecteer Alles, Alleen team, Alleen eigenaar of Geen.

• Om uw wijzigingen op te slaan, klikt u op Opslaan.

De bijgewerkte machtigingen worden van kracht nadat de gebruikers uitloggen en weer inloggen. Meer informatie over gebruikersmachtigingen.

CRM standpunten

U kunt de toegang tot standaardweergaven niet beperken, maar aangepaste CRM-weergaven kunnen zo worden ingesteld dat ze alleen voor u zichtbaar zijn, voor uw team of voor iedereen.

Om de toegang tot een CRM weergave te beperken:

• Navigeer in je HubSpot-account naar het dashboard van je contactpersoon, bedrijf, deal of ticket.
• Klik in de linker zijbalk op Alle opgeslagen filters.
• Ga met de muis over de naam van het filter en klik op Opties. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Delen beheren.
• Kies in het dialoogvenster of het filter alleen zichtbaar moet zijn voor u, uw team of voor iedereen.
• Klik op Opslaan.

Gesprekken inbox

Nadat u een inbox hebt gemaakt, kunt u bewerken welke gebruikers en teams deze kunnen bekijken door uw instellingen voor teambeheer te bewerken. Leer hoe u uw inboxgebruikers kunt beheren.

Dashboards

Eigenaars van dashboards kunnen instellen welke teams toegang hebben tot aangepaste dashboards om ze te bekijken en te bewerken.

Toegang toewijzen aan dashboards:

• Navigeer in je HubSpot-account naarRapporten > Dashboards.
• Klik boven de dashboardrapporten op delink Toegewezen en vervolgens op Toegang bewerken.
  
  
• Selecteer in het rechterpaneel de gebruikers die u toegang wilt verlenen.
  • Om ervoor te zorgen dat alleen de eigenaar van het dashboard het dashboard kan zien, selecteert u hetkeuzerondjePrivé voor eigenaar. Klik dan op Opslaan.
  • Om alle gebruikers toegang te geven tot het dashboard, selecteert u hetkeuzerondjeIedereen en vervolgens hetkeuzerondjeBekijken en bewerken of het keuzerondje Alleen bekijken. Klik vervolgens opOpslaan.
  • Alleen specifieke teams en gebruikers toegang geven tot het dashboard:
    • Selecteer hetkeuzerondjeAlleen specifieke gebruikers en teams .
    • Selecteer hetkeuzerondjeBekijken en bewerken of het keuzerondje Alleen bekijken.
    • Klik opVolgende.
    • Schakel de selectievakjes in naast de teams en gebruikers aan wie u toegang wilt verlenen.
    • Klik opOpslaan.

Deal en ticket pijplijnen

Superbeheerders kunnen beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot specifieke deal en ticket pijplijnen. Voor elke pijplijn kunt u toegang geven aan alle gebruikers in het account, of de toegang beperken tot individuele gebruikers en teams.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Objecten > Deals of Objecten > Tickets.
• Klik op het tabblad Pijpleidingen.
• Klik in de sectie Selecteer een pijplijn op het dropdownmenu en selecteer een pijplijn die u wilt bewerken.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Acties en selecteer vervolgens Toegang beheren.
• Selecteer in het rechterpaneel Privé voor mij, Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken.
• Als u specifieke gebruikers of teams selecteert, zoekt u in de zoekbalk naar en selecteert u het selectievakje links van de gebruiker of het team dat u toegang wilt geven tot de pijplijn.
• Om toegang tot de pijplijn te verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de naam van de gebruiker of het team uit, of klikt u op de X in de sectie Wie heeft toegang.
• Klik onderaan het paneel op Opslaan.

Door een gebruiker of team expliciet toegang te geven tot een pijplijn wordt de toegang voor alle anderen beperkt. Als een gebruiker geen toestemming heeft om de pijplijn te bekijken:

• Beperkte pijplijnen worden grijs weergegeven in het HubSpot-account op desktop en de mobiele app.
• Zij kunnen een specifieke deal of ticketrecord bekijken als zij een directe link krijgen van een gebruiker met toegang tot de pijplijn.
• Zij kunnen records van beperkte pijplijnen in rapporten bekijken.
• Zij kunnen records van beperkte pijpleidingen bekijken als associaties op records.
• Zij kunnen zoeken naar records binnen de pijplijn.
• Zij kunnen geen nieuwe records aanmaken binnen de pijplijn.

Documenten, playbooks, sequenties en verkoopsjablonen

Nadat u een document, draaiboek, reeks of sjabloon hebt gemaakt, kunt u het toegangsniveau instellen op privé voor de eigenaar, gedeeld met iedereen of gedeeld met specifieke gebruikers en teams.

Leer hoe u de toegang tot verkoopinhoud kunt beperken.

Domeinen

Standaard kunnen gebruikers met de gebruikersmachtigingDomeinen toevoegen en bewerken alle domeinen bekijken en bewerken, en inhoud publiceren naar alle domeinen. Om te beperken welke gebruikers inhoud kunnen bewerken of publiceren naar bepaalde domeinen, leert u hoe u machtigingen voor het publiceren van domeinen kunt toewijzen aan teams.

Sociale rekeningen

Alleen superbeheerders kunnen beheren welke gebruikers en teams toegang hebben tot specifieke sociale accounts. Door een gebruiker of team expliciet toegang te geven tot een sociale account wordt de toegang voor alle anderen beperkt. Gebruikers of teams zonder toegang kunnen geen berichten van die account bekijken of beheren in de sociale tool.

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Marketing > Sociaal.
• Klik op het tabblad Accounts, onder de kolom Accounttoegang op Alleen ik, Iedereen of [aantal teams en gebruikers].
  

• Selecteer in het rechterpaneel Privé voor mij, Beschikbaar voor iedereen of Selecteer gebruikers en teams die kunnen bewerken. Alleen klanten met een Marketing Hub Enterprise-abonnementkunnen de toegang beperken tot gebruikers en teams.
  • Als u specifieke gebruikers of teams selecteert, zoekt en selecteert u in de zoekbalk het selectievakje links van de gebruiker of het team.
  • Om de toegang van een account te verwijderen, verwijdert u het selectievakje naast de naam van de gebruiker of het team, of klikt u op de X in het gedeelte Wie heeft toegang.
• Klik onderaan het paneel op Opslaan.

E-mails

U kunt bewerkingstoegang van specifieke marketing e-mails toewijzen aan individuele gebruikers of teams vanuit het e-mail dashboard met behulp van de algemene instructies hierboven.

E-mails die aan een team zijn toegewezen, kunnen alleen worden bewerkt door gebruikers in dat team. E-mails die niet zijn toegewezen, zijn toegankelijk voor alle gebruikers en teams met de gebruikersmachtiging voor e-mail.

Als een gebruiker in uw HubSpot-account geen toegang heeft om een specifieke e-mail te bewerken, kan hij of zij toegang aanvragen door de onderstaande stappen te volgen:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Marketing > E-mail.
• Klik op de naam van de e-mail waartoe u toegang wilt hebben.
• Beweeg in de rechterbovenhoek over de knop Beoordelen en verzenden en klik vervolgens op Toestemmingsupdate aanvragen.

• Klik in het dialoogvenster op het keuzemenu Goedkeurder en selecteer een beheerder in uw team.
• U kunt optioneel een bericht invoeren om uit te leggen waarom u bewerkingstoegang tot de e-mail nodig heeft.
• Klik op Verzend verzoek.
• De door u geselecteerde goedkeurder krijgt een bericht dat u toegang tot de e-mail hebt aangevraagd. U ontvangt vervolgens een bevestigingsmail nadat de goedkeurder toegang heeft verleend.

Bestanden

Beheer de toegang tot uw mappen en submappen in de bestandentool om te bepalen welke teams de map en bijbehorende bestanden kunnen bekijken of bewerken. U kunt ook alle teams toegang geven tot een hoofdmap, maar de toegang tot een submap beperken. Om de toegang tot een map te beperken:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Marketing > Bestanden en templates > Bestanden.

• Ga met de muis over een map en klik op Acties > Toegang beheren.
  
  

• In het rechterpaneel configureert u uw maptoegang:
  • Beschikbaar voor iedereen: alle gebruikers kunnen de map en de bijbehorende bestanden bekijken en bewerken.
  • Selecteer teams die kunnen bewerken: alleen geselecteerde teams kunnen de map en de bijbehorende bestanden bewerken.
    • Schakelhet selectievakje in naast de teams waaraan u toegang wilt verlenen.
    • Om de toegang van een team te verwijderen, schakelt u hetselectievakjenaast de naam van de gebruiker of het team uit, of klikt u op deX in de sectieWie heeft toegang.
• Klik onderaan het paneel opOpslaan.

Eigenschappen

Superbeheerders kunnende toegang tot een eigenschap beperken, zodat alleen specifieke gebruikers en teams de eigenschap in records kunnen bewerken. Een beperkte eigenschap blijft zichtbaar voor alle gebruikers.

Gebruikers en teams die geen toegang hebben, zien het bericht U hebt geen rechten om de waarde van dit veld te bewerken wanneer u met de muis over de eigenschap op een record gaat.

Leer hoe u de bewerkingstoegang voor eigenschappen kunt beperken.

Zijbalken opnemen

U kunt de zijbalken in contact-, bedrijfs-, deal- en ticketrecords aanpassen, zodat verschillende teams verschillende weergaven hebben. Leer hoe u de zijbalken van records kunt aanpassen voor specifieke teams.

Rapporten

Er zijn verschillende manieren om de toegang tot rapporten te beperken:

• Als een rapport niet aan een dashboard is toegevoegd, kunt u de toegang ertoe individueel beperken vanuit de rapportagetool.
• U kunt een rapportdashboard indelen door toegang tot het dashboard toe te wijzen.

U kunt de toegang tot rapporten in de sectie analytische hulpmiddelen of individuele aangepaste analyseweergaven niet beperken.

Lijstverdeling (BETA)

Superbeheerders kunnen instellen welke teams zicht hebben op welke lijsten met behulp van de algemene instructies hierboven.

Bij het toewijzen van toegang aan een lijst, of het inschakelen van de standaard toewijzingsinstelling, moet u rekening houden met het volgende:

• Lijsten met beperkte toegang kunnen alleen worden gezien en geselecteerd door de maker van de lijst en de toegewezen teams. Alle andere gebruikers kunnen de lijst niet zien of selecteren. Dit geldt voor alle tools, zoals marketing e-mail, workflows en rapporten.
• Naast de lijstfilters verschijnt een contactpersoon alleen in een lijst met beperkte toegang als hij aan een van de volgende criteria voldoet:
  
  • De contactpersoon is eigendom van een gebruiker in het toegewezen team.

• • Een aangepaste HubSpot gebruiker eigenschap op het contact record is ingesteld op een gebruiker in het toegewezen team.

• Als een gebruiker naar een ander team verhuist, heeft hij geen toegang meer tot de lijsten die hij voorheen kon bekijken,tenzij zijn nieuwe team toegang heeft tot dezelfde lijsten.

E-mail abonnementen (BETA)

Door de toegang tot uw e-mailvoorkeurgroepen te beperken, kunt u bepalen welke teams welke abonnementsvormen en kantoorlocaties kunnen gebruiken in marketinge-mails. Wanneer een e-mailvoorkeursgroep is beperkt tot een team, kan alleen dat team de voorkeursgroep selecteren bij het samenstellen van een e-mail.

Om een voorkeursgroep aan een team toe te wijzen:

• Navigeer in je HubSpot-account naarMarketing > E-mail.
  
• Klik onderVoorkeursgroepen op devoorkeursgroep die u wilt bewerken.
  
• Klik opActies en vervolgens opBewerken.
  
• Klik in het rechterpaneel op het keuzemenuTeams (Optioneel) en selecteer vervolgens deteams waaraan u de groep wilt toewijzen.
  
• Klik opOpslaan.

Meer informatie over het beperken van de toegang tot uw e-mail abonnementen.

Werkstromen

Workflows kunnen worden toegewezen aan een specifiek team vanuit het workflows dashboard met behulp van de algemene instructies hierboven.

Workflows die aan een team zijn toegewezen, kunnen alleen door gebruikers van dat team worden bekeken en bewerkt. Elke workflow die niet is toegewezen, is toegankelijk voor alle gebruikers en teams met degebruikersrechten voor de workflows.

Campagnes

U kunt de toegang tot uw marketingcampagnes beperken, zodat bepaalde teams de details van de campagne kunnen beheren en kunnen wijzigen welke middelen eraan gekoppeld zijn.

Toegang tot een campagne toewijzen aan een team:

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Marketing > Campagnes.
• Ga met de muis over een campagne waarvoor u de toegang wilt bewerken, klik dan op het vervolgkeuzemenu Acties en klik op Toegang beheren.
• Selecteer in het rechterpaneel Beschikbaar voor iedereen of Selecteer teams die kunnen bewerken.
• Zoek in de zoekbalk naar en selecteer het selectievakje links van de naam van het team dat u toegang wilt geven tot de campagne.
• Om de toegang tot de campagne te verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de naam van het team uit, of klikt u op de X in de sectie Wie heeft toegang .
• Klik onderaan het paneel op Opslaan.

Advertenties

Nadat je Google, Facebook of LinkedIn advertentieaccounts hebt gekoppeld aan HubSpot, kun je ze toewijzen aan specifieke gebruikers en teams.

Om toegang te verlenen aan een advertentie account:

• Klik in uw HubSpot-account op de settingsinstellingenpictogram in de hoofdnavigatiebalk.
• Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Marketing > Advertenties.
• Beweeg met de muis over een advertentieaccount waarvoor u de toegang wilt bewerken en klik vervolgens op het vervolgkeuzemenu Acties. Selecteer Toegang beheren.
• Selecteer in het rechterpaneel Beschikbaar voor iedereen of Selecteer teams die kunnen bewerken.
• Zoek in de zoekbalk naar en selecteer het selectievakje links van de naam van het team dat u toegang wilt geven tot de advertentieaccount.
• Om de toegang tot de campagne te verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de naam van het team uit, of klikt u op de X in de sectie Wie heeft toegang .
• Klik onderaan het paneel op Opslaan.