Creditmemo's aanmaken en beheren

Regelitems voor creditnota's

Bij het aanmaken van een creditnota kunt u regelitems toevoegen, waaronder kortingen, belastingen en kosten.

Een regelitem toevoegen, bewerken of verwijderen uit een creditnota

• Maak een creditnota aan.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Valuta en selecteer een valuta. Lees meer over welke valuta's worden ondersteund.

• Om een regelitem toe te voegen:
  • Klik rechtsboven op Regelitem toevoegen en selecteer vervolgens een van de volgende opties:
    • Selecteren uit productbibliotheek: voeg een regel toe op basis van een product in je productbibliotheek, inclusief regels die zijn gemaakt met de HubSpot-Shopify-integratie. Nadat je deze optie hebt geselecteerd, kun je zoeken op productnaam, productbeschrijving of SKU, of op Geavanceerde filters klikken om je zoekopdracht te verfijnen. Schakel de selectievakjes in het rechterpaneel in naast de producten waarop je je regel wilt baseren. Klik vervolgens op Toevoegen.

• • • • Als u een product toevoegt met een terugkerende factureringsfrequentie, wordt de factureringsfrequentie gewijzigd in eenmalig. De producten in uw productbibliotheek worden hierdoor niet beïnvloed.
    • Aangepaste regel maken: als u de machtiging 'Aangepaste regels maken' hebt, maakt u met deze optie een nieuwe aangepaste regel die uniek is voor deze individuele factuur. Nadat u deze optie hebt geselecteerd, gebruikt u het rechterpaneel om de gegevens van uw regel in te voeren en kiest u of u de aangepaste regel wilt opslaan in uw productbibliotheek. Klik vervolgens op Opslaan of Opslaan en nog een toevoegen.

• Om een regel te bewerken, te klonen of te verwijderen, beweegt u de muisaanwijzer over het product, klikt u op Acties en selecteert u een optie:

• • Bewerken: bewerk alleen de regel voor deze creditnota. De productbibliotheek wordt niet beïnvloed.
    • U kunt ook de details van afzonderlijke regelitems bewerken in de kolommen van de regelitemseditor, waaronder de eenheidsprijs, hoeveelheid en kortingsbedrag. Voer een nieuwe waarde in de juiste kolom in. Lees hoe u kolommen kunt toevoegen of verwijderen.

• • Verwijderen: verwijder de regel.
  • Kloon: maak een nieuwe regel met dezelfde details.
  • Om de regelitems te herschikken, klikt u op een regelitem en sleept u deze met de sleepgreep ' dragHandle '.

Kortingen, kosten en belastingen toevoegen aan een creditnota

In het gedeelte Overzicht kunt u eenmalige kortingen, kosten en belastingen toevoegen voor het subtotaal van de creditnota.

Als u belastingtarieven wilt toevoegen die voor al uw producten en diensten gelden, in plaats van eenmalige belastingen aan uw subtotaal toe te voegen, raadpleegt u dit artikel.

• Om een eenmalige belasting, vergoeding of korting toe te voegen, klikt u op +Toevoegen [belasting/vergoeding/korting]. Meer informatie over kortingen.
• Voer een naam voor de belasting, vergoeding of korting en een waarde in het tekstveld in. De waarde van de belasting, vergoeding of korting kan gebaseerd zijn op een specifiek bedrag in valuta of een percentage (%) van het totaal.

• Verwijder belastingen, kosten of kortingen door op het pictogram ' delete ' (Verwijderen ) naast het valutaveld te klikken.

Bekijk het overzicht van een creditnota

Nadat je je regelitems hebt toegevoegd, kun je het subtotaal, inclusief eventuele toegepaste kortingen, bekijken in het gedeelte Overzicht.

Gebruik creditnota's om een saldo of een aan een klant verschuldigd bedrag te creëren ten opzichte van een factuur. Beheer creditnota's in HubSpot samen met uw facturen.

Als je een superbeheerder bent, lees dan hoe je je account kunt aanmelden voor de bètaversie.

Creditnota's aanmaken

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Creditnota's.
2. Klik rechtsboven op Creditnota aanmaken.
3. Sla de creditnota op elk gewenst moment op als concept door linksboven op Opslaan te klikken. Conceptcreditnota's kunnen worden beheerd vanaf de indexpagina voor creditnota's.
4. Om de creditnota aan een contactpersoon te koppelen
   • Klik op Contactpersoon toevoegen.
   • Zoek in het rechterpaneel een contactpersoon en selecteer deze om toe te voegen aan de creditnota. Of klik op het tabblad 'Nieuw aanmaken ' om een nieuw contactrecord aan te maken voor gebruik in de creditnota. Voer de contactgegevens in en klik op 'Aanmaken'.
   • Om de contactgegevens te bewerken, plaatst u de muisaanwijzer op de contactpersoon en klikt u op het pictogram ' edit ' (bewerken). Werk de contactgegevens bij in het rechterpaneel en klik op 'Save' (Opslaan). Als u de contactgegevens bewerkt, wordt het contactrecord in het CRM bijgewerkt.
   • Om de contactpersoon te vervangen, klikt u op het pictogram ' replace replace'(Contactpersoon vervangen). Selecteer een nieuwe contactpersoon in het rechterpaneel.
   • Tijdens het aanmaken kan elke creditnota aan één contactpersoon worden gekoppeld. Nadat de creditnota is aangemaakt, kunt u extra contactpersonen toevoegen via de koppelingen in de rechterzijbalk.
5. Als het contact is gekoppeld aan een bedrijf, wordt het bedrijf automatisch toegevoegd. Als er geen bedrijf is gekoppeld, kunt u de creditnota als volgt aan een bedrijf koppelen:
   • Klik op Bedrijf toevoegen.
   • Zoek in het rechterpaneel naar een bedrijf en klik erop om het toe te voegen aan de creditnota. Of klik op het tabblad 'Nieuw aanmaken ' om een nieuw bedrijfsrecord aan te maken voor gebruik in de creditnota. Voer de bedrijfsgegevens in en klik op 'Aanmaken'.
   • Om de bedrijfsgegevens te bewerken, plaatst u de muisaanwijzer op het bedrijf en klikt u op het pictogram ' edit ' (Bewerken). Werk de bedrijfsgegevens bij in het rechterpaneel en klik op 'Save' (Opslaan). Als u het bedrijf bewerkt, wordt het bedrijfsrecord in het CRM bijgewerkt.
   • Om het bedrijf te vervangen, klikt u op het pictogram ' replace ' (vervangen). Selecteer het bedrijf in het rechterpaneel.
   • Om het bedrijf uit de creditnota te verwijderen, klikt u op het pictogram' delete delete' (Verwijderen ).
   • Tijdens het aanmaken kan elke creditnota aan één bedrijf worden gekoppeld. Nadat de creditnota is aangemaakt, kunt u extra bedrijven toevoegen via de koppelingen in de rechterzijbalk.
6. Om een factuuradres toe te voegen aan de creditnota:
   • Als u een bedrijf hebt geselecteerd, schakelt u het selectievakje 'Hetzelfde als bedrijfsadres' in om hetzelfde adres als het bedrijfsrecord te gebruiken.
   • Om een ander adres toe te voegen, klikt u op 'Bewerken ' onder 'Factuuradres'.
   • Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
   • Klik op Toepassen.
7. Om een verzendadres toe te voegen aan de creditnota:
   • Als u een bedrijf hebt geselecteerd, schakelt u het selectievakje 'Hetzelfde als bedrijfsadres' in om hetzelfde adres als in het bedrijfsrecord te gebruiken.
   • Om een ander adres toe te voegen, klikt u op ' add ' ( Adres toevoegen) en vervolgens op 'Add shipping address'(Verzendadres toevoegen).
   • Voer in het rechterpaneel de adresgegevens in.
   • Klik op 'Opslaan'.
   • Om het verzendadres te bewerken, klikt u op 'Bewerken'.
   • Om het verzendadres te verwijderen, klikt u op 'Delete' (Verwijderen).
8. Voeg in het gedeelte Regelitems de items toe die aan de koper worden gecrediteerd. Lees hoe u regelitems met creditnota's kunt gebruiken.
9. Voeg in het veld Opmerkingen eventuele opmerkingen voor uw koper toe. U kunt bijvoorbeeld betalingsvoorwaarden, juridische informatie of andere belangrijke informatie in de opmerkingen toevoegen. Gebruik de tekstopties onderaan het tekstveld om uw tekst op te maken, een hyperlink toe te voegen of een fragment in te voegen (u kunt fragmenten gebruiken om stukjes tekst te maken. Als u bijvoorbeeld regelmatig dezelfde termen op een creditnota gebruikt, kunt u deze als fragment maken om elke keer te gebruiken).
10. Klik op Geavanceerde instellingen om de taal, landinstelling, domein en inhoudsslug van de creditnota in te stellen:
    • Standaard is de taal die wordt gebruikt voor titels en labels op de pagina ingesteld op Engels. Om dit te wijzigen in een andere taal, klikt u op het vervolgkeuzemenu Taal en selecteert u een taal. Titels, labels en de valuta van de creditnota worden weergegeven in de geselecteerde taal.
    • Standaard wordt voor de datum en het adresformaat het formaat van de Verenigde Staten gebruikt. Om dit te wijzigen in een ander formaat, klikt u op het vervolgkeuzemenu Locale en selecteert u een locale.
    • Om een aangepaste creditnota-URL in te stellen met een van uw gekoppelde domeinen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Domein en selecteert u een domein. U kunt ook een aangepaste slug invoeren in het veld Inhoudsslug . Een voorbeeld van de creditnota-URL wordt weergegeven onder de URL-velden.
11. Klik rechtsboven op Voorbeeld om een voorbeeld van uw creditnota te bekijken.
12. Klik rechtsboven op Voltooien om uw creditnota aan te maken.

Een creditnota toepassen op een factuur

Houd rekening met het volgende voordat u een creditnota op een factuur toepast:

• Creditnota's kunnen worden toegepast op eenmalige facturen, niet op terugkerende facturen.
• Creditnota's kunnen niet worden toegepast op betaalde of geannuleerde facturen.
• De creditnota en de factuur moeten dezelfde factuurcontactpersoon hebben.
• Creditnota's kunnen betrekking hebben op een gedeeltelijk bedrag of op het volledige bedrag van de factuur.

Om een creditnota toe te passen op een factuur:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
2. Klik op het factuurnummer van de factuur waaraan u de creditnota wilt toevoegen. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties en selecteer vervolgens Bewerken. Of maak een nieuwe factuur aan.
3. Klik in de tabel Overzicht onder Totaal op + Beschikbaar krediet toevoegen.
   
   
4. Klik op het vervolgkeuzemenu Creditnota en selecteer een creditnota.
5. Voer in het veld Toegepast bedrag het creditbedrag in.
6. Klik rechtsboven op Factuur bijwerken als u een bestaande factuur bewerkt, of op Aanmaken als u een nieuwe factuur aanmaakt.
7. Kies of u de factuur per e-mail wilt verzenden, de factuurlink wilt kopiëren of een pdf-versie van de factuur wilt downloaden.
8. Om de bijbehorende creditnota en het aangepaste verschuldigde saldo te bekijken:
   • Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
   • Klik op het factuurnummer van de factuur waarop u het krediet hebt toegepast.
   • Het aangepaste verschuldigde saldo wordt weergegeven op de kaart Over deze factuur. De toegepaste creditnota wordt weergegeven op de kaart Creditnota's.
     
     
   • Klik op Gerelateerde creditnota bekijken externalLink.
     
     

Een creditnota uit een factuur verwijderen

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Facturen.
2. Klik op de naam van de factuur.
3. Klik rechtsboven op 'Actions' (Acties ) en selecteer 'Edit' (Bewerken).
4. Klik op het pictogram ' delete ' ( Verwijderen ) naast de creditnota.
   
   

Statussen van creditnota's

Creditnota's kunnen verschillende statussen hebben, afhankelijk van hoe ze zijn toegepast.

• Concept: de creditnota is in concept, maar nog niet definitief. Conceptcreditnota's kunnen niet worden toegepast op facturen.
• Niet toegepast: de creditnota is aangemaakt, maar nog niet toegepast op een factuur.
• Gedeeltelijk toegepast: het bedrag van de creditnota is gedeeltelijk toegepast op een factuur (bijvoorbeeld $ 50 van een creditnota van $ 100 is toegepast op de factuur).
• Toegepast: het volledige bedrag van de creditnota is toegepast op een factuur.
• Ongeldig: de creditnota is ongeldig gemaakt.

Creditnota's beheren

Bekijk en beheer creditnota's vanaf de indexpagina voor creditnota's. Hieronder leest u hoe u creditnota's kunt filteren, bekijken, bewerken en exporteren.

Creditnota's bekijken en filteren

Om creditnota's te bekijken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Creditnota's.
2. U kunt alle creditnota's in de tabel bekijken. Om de kolommen in de tabel te bewerken, klikt u op Kolommen bewerken rechtsboven in de tabel.
3. Om een afzonderlijke creditnota te bekijken:
   • Beweeg de muisaanwijzer over een creditnota en klik op Voorbeeld. In de rechterzijbalk kunt u de details van de creditnota en andere records die aan de creditnota zijn gekoppeld, bekijken.
   • Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties.

1. • Klik op 'Creditnota bekijken' externalLink.
     
   • De creditnota wordt geopend in een nieuw browsertabblad of -venster.
2. Om de indexpagina te filteren op specifieke eigenschappen van creditnota's :
   
   • advancedFilters Klik boven de tabel op Geavanceerde filters voor creditnota's.
   • Zoek in het rechterpaneel de eigenschap waarop u wilt filteren, selecteer deze en stel vervolgens de filtercriteria in.
   • Om een andere eigenschap toe te voegen aan het filter, klikt u op + Filter toevoegen.
   • Om te filteren op de eigenschap die u hebt geselecteerd, of een ander filter, klikt u onder OF op + Filtergroep toevoegen.
   • Klik op de X rechtsboven in het paneel wanneer u uw filter hebt ingesteld. Meer informatie over het instellen van filters en het opslaan van weergaven.

Conceptcreditnota's bewerken

Creditnota's met de status Concept kunnen worden bewerkt. Creditnota's met een andere status kunnen niet worden bewerkt.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Creditnota's.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een creditnota en klik op Voorbeeld.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties.
4. Klik op Bewerken.
5. Ga verder met het configureren van uw creditnota.

De link kopiëren of een creditnota downloaden

Een link voor een creditnota kan worden gekopieerd, of een creditnota kan worden gedownload als deze de status Niet toegepast, Gedeeltelijk toegepast, Toegepast of Ongeldig heeft. Links kunnen niet worden gekopieerd en creditnota's kunnen niet worden gedownload als ze een andere status hebben.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Creditnota's.
2. Beweeg de muis over een creditnota en klik op Voorbeeld.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties.
   • Klik op Link kopiëren om een link naar de creditnota te kopiëren. U kunt de link vervolgens bijvoorbeeld in een e-mail plakken om naar de koper te sturen.
   • Klik op Downloaden om een pdf-versie van de creditnota te downloaden.

Creditnota's ongeldig maken of verwijderen

• Creditnota's met de status Niet toegepast kunnen worden geannuleerd. Creditnota's met een andere status kunnen niet worden geannuleerd.
• Creditnota's met de status Concept, Niet toegepast of Geannuleerd kunnen worden verwijderd. Creditnota's met een andere status kunnen niet worden verwijderd.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Creditnota's.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een creditnota en klik op Voorbeeld.
3. Klik in het rechterpaneel rechtsboven op Acties.
   • Klik op Ongeldig maken om de creditnota ongeldig te maken. Klik in het dialoogvenster op Ongeldig maken om te bevestigen.
   • Klik op Verwijderen om de creditnota te verwijderen. Typ in het dialoogvenster het aantal creditnota's dat u wilt verwijderen en klik vervolgens op Verwijderen om te bevestigen.
4. U kunt ook meerdere creditnota's tegelijk verwijderen:
   • Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Creditnota's.
   • Schakel de selectievakjes in naast de creditnota's die u wilt verwijderen.
   • Klik boven de tabel op' delete ' en vervolgens op'Verwijderen'.
     
     
   • Typ in het dialoogvenster het aantal creditnota's dat u wilt verwijderen en klik vervolgens op Delete om te bevestigen.

Andere records koppelen aan creditnota's

Voeg koppelingen toe aan creditnota's vanaf de indexpagina voor creditnota's. U kunt creditnota's koppelen aan contactpersonen, bedrijven en deals. Creditnota's kunnen alleen aan facturen worden gekoppeld door een creditnota op een factuur toe te passen.

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Creditnota's.
2. Beweeg de muisaanwijzer over een creditnota en klik op 'Voorbeeld'.
3. Klik in de rechterzijbalk op + Toevoegen op een associatiekaart (bijvoorbeeld Contacten).
4. Zoek in het rechterpaneel naar de records die u wilt toevoegen en schakel de selectievakjes ernaast in. Klik op Opslaan om ze toe te voegen aan de creditnota. Of klik op het tabblad Nieuw maken om een nieuw record te maken voor gebruik in de creditnota. Voer de gegevens van het nieuwe record in en klik op Maken om het toe te voegen aan de creditnota, of op Maken en nog een toevoegen om nog een record te maken.

Creditnota's exporteren

1. Ga in je HubSpot-account naar Commerce > Creditnota's.
2. Klik op Exporteren rechtsboven in de tabel om creditnota's te exporteren.
3. In het dialoogvenster:
   • Voer een exportnaam in het tekstvak Exportnaam in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Bestandsindeling en selecteer een indeling.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Taal van kolomkoppen en selecteer een taal.
   • Klik op Aanpassen om de export verder aan te passen:
     • Selecteer onder Eigenschappen opgenomen in export een optie voor welke eigenschappen u in de export wilt opnemen.
     • Selecteer onder Associaties opgenomen in export het selectievakje Geassocieerde recordnaam opnemen om geassocieerde recordnamen (bijvoorbeeld de factuurnamen) op te nemen.
     • Selecteer onder Associaties opgenomen in export of u maximaal 1.000 geassocieerde records of alle geassocieerde records wilt opnemen.
   • Klik op Exporteren. Meer informatie over het exporteren van records.