Créer et gérer des notes de crédit

Lignes de produits pour les notes de crédit

Lors de la création d’une note de crédit, vous pouvez ajouter des lignes de produits, notamment des remises, des taxes et des frais.

Ajouter, modifier ou supprimer une ligne de produit à partir d’une note de crédit

• Créez une note de crédit.
• Cliquez sur le menu déroulant Devise et sélectionnez une devise. En savoir plus sur les devises prises en charge.

• Pour ajouter une ligne de produit :
  • Cliquez sur Ajouter une ligne de produit en haut à droite, puis sélectionnez l'une des options suivantes :
    • Sélectionner dans la bibliothèque de produits : ajoutez une ligne de produit basée sur un produit de votre bibliothèque de produits, y compris les lignes de produit créées à l'aide de l'intégration HubSpot-Shopify. Après avoir sélectionné cette option, vous pouvez effectuer une recherche par nom de produit, description de produit ou SKU, ou cliquer sur Filtres avancés pour affiner votre recherche. Sélectionnez les cases à cocher dans le panneau de droite à côté des produits sur lesquels vous souhaitez baser votre ligne de produit. Cliquez ensuite sur Ajouter.

• • • • Si vous ajoutez un produit avec une fréquence de facturation récurrente, la fréquence de facturation passera à « ponctuelle ». Les produits de votre bibliothèque de produits ne seront pas affectés.
    • Créer une ligne de produit personnalisée : si vous disposez des autorisations Créer des lignes de produit personnalisées, cette option créera une nouvelle ligne de produit personnalisée unique pour cette facture individuelle. Après avoir sélectionné cette option, utilisez le panneau de droite pour saisir les détails de votre ligne de produits et choisissez d'enregistrer ou non la ligne de produits personnalisée dans votre bibliothèque de produits. Cliquez ensuite sur Enregistrer ou sur Enregistrer et ajouter un autre.

• Pour modifier, cloner ou supprimer une ligne de produit, passez le curseur sur le produit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez une option :

• • Modifier : modifiez la ligne de produit pour cette note de crédit uniquement. La bibliothèque de produits ne sera pas affectée.
    • Vous pouvez modifier les détails d'une ligne de produit dans l'éditeur de lignes de produits, y compris le prix unitaire, la quantité et le montant de la remise. Saisissez une nouvelle valeur dans la colonne appropriée. Découvrez comment ajouter ou supprimer des colonnes. 

• • Supprimer : supprimez la ligne de produit.
  • Cloner : créez une nouvelle ligne de produit avec les mêmes détails.
  • Pour réorganiser les lignes de produits, cliquez sur une ligne de produit et faites-la glisser à l'aide de la poignée de glissement dragHandle.

Ajouter des remises, des frais et des taxes à une note de crédit

Dans la section Récapitulatif , vous pouvez ajouter des remises uniques, des frais et des taxes pour le sous-total de l’avoir.

Si vous souhaitez ajouter des taux de taxe à utiliser dans tous vos produits et services, plutôt que d'ajouter des taxes uniques à votre sous-total, consultez cet article.

• Pour ajouter une taxe, des remises ou des frais ponctuels, cliquez sur + Ajouter une [taxe/des frais/une remise]. Découvrez-en davantage sur les remises.
• Saisissez un nom pour la taxe, les frais ou la remise et une valeur dans le champ de texte. La valeur de la taxe, des frais ou de la remise peut être basée sur un montant en devise spécifique ou un pourcentage (%) du total.

• Pour supprimer des taxes, des frais ou des remises, cliquez sur l'icône supprimer delete à côté du champ de devise.

Examiner le récapitulatif d’une note de crédit

Après avoir ajouté vos lignes de produits, vous pouvez consulter le sous-total, y compris les remises appliquées, dans la section Récapitulatif .

Utilisez des notes de crédit pour créer un solde ou un montant dû à un client par rapport à une facture. Gérez les avoirs dans HubSpot en même temps que vos factures.

Si vous êtes un super administrateur, découvrez comment inscrire votre compte à la version bêta.

Créer des notes de crédit

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Notes de crédit.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Créer une note de crédit.
3. Enregistrez la note de crédit en tant que brouillon à tout moment en cliquant sur Enregistrer dans l’angle supérieur gauche. Les brouillons d’avoirs peuvent être gérés à partir de la page index des notes de crédit.
4. Pour associer l’avoir à un contact
   • Cliquez sur Ajouter un contact.
   • Dans le panneau de droite, recherchez et sélectionnez un contact à ajouter à la note de crédit. Autrement, cliquez sur l’onglet Créer pour créer une nouvelle fiche d’informations d’informations d’un contact à utiliser avec la note de crédit. Saisissez les coordonnées du contact et cliquez sur Créer.
   • Pour modifier les détails du contact, passez le curseur de la souris sur le contact et cliquez sur l’icône edit Modifier. Mettez à jour les coordonnées dans le panneau de droite et cliquez sur Enregistrer. La modification des détails du contact mettra à jour la fiche d’informations d’un contact dans le CRM.
   • Pour remplacer le contact, cliquez sur l’icône Remplacer replace . Sélectionnez un nouveau contact dans le panneau de droite.
   • Lors de la création, chaque note de crédit peut être associée à un contact. Une fois créés, vous pouvez ajouter des contacts supplémentaires en utilisant les associations dans la barre latérale de droite.
5. Si le contact est associé à une entreprise, l’entreprise sera automatiquement ajoutée. Si aucune entreprise n’est associée, pour associer l’avoir à une entreprise :
   • Cliquez sur Ajouter une entreprise.
   • Dans le panneau de droite, recherchez une entreprise et cliquez pour l’ajouter à la note de crédit. Autrement, cliquez sur l’onglet Créer nouveau pour créer une nouvelle fiche d’informations d’informations d’une entreprise à utiliser avec la note de crédit. Saisissez les détails de l’entreprise et cliquez sur Créer.
   • Pour modifier les détails de l’entreprise, passez le curseur de la souris sur l’entreprise et cliquez sur l’icône edit Modifier. Mettez à jour les informations de l’entreprise dans le panneau de droite et cliquez sur Enregistrer. La modification de l’entreprise mettra à jour la fiche d’informations d’informations d’une entreprise dans le CRM.
   • Pour remplacer l’entreprise, cliquez sur l’icône Remplacer replace . Sélectionnez l’entreprise dans le panneau de droite.
   • Pour supprimer l’entreprise de la note de crédit, cliquez sur l’icône delete Supprimer .
   • Lors de la création, chaque note de crédit peut être associée à une entreprise. Après la création, vous pouvez ajouter des entreprises supplémentaires à l'aide des associations dans la barre latérale de droite.
6. Pour ajouter une adresse de facturation à l’avoir :
   • Si vous avez sélectionné une entreprise, cochez la case Identique à l’adresse de l’entreprise pour utiliser la même adresse que la fiche d’informations d’une entreprise.
   • Pour ajouter une adresse différente, cliquez sur Modifier sous Adresse de facturation.
   • Dans le panneau de droite, saisissez l’adresse.
   • Cliquez sur Appliquer.
7. Pour ajouter une adresse de livraison à la note de crédit :
   • Si vous avez sélectionné une entreprise, cochez la case Identique à l’adresse de l’entreprise pour utiliser la même adresse que la fiche d’informations d’une entreprise.
   • Pour ajouter une autre adresse, cliquez sur add Ajouter une adresse de livraison.
   • Dans le panneau de droite, saisissez l’adresse.
   • Cliquez sur Enregistrer.
   • Pour modifier l’adresse de livraison, cliquez sur Modifier.
   • Pour supprimer l’adresse de livraison, cliquez sur Supprimer.
8. Dans la section Lignes de produit , ajoutez les articles crédités à l’acheteur. Découvrez comment utiliser les lignes de produits avec des notes de crédit.
9. Dans le champ Commentaires , ajoutez des commentaires pour votre acheteur. Par exemple, vous pouvez ajouter des conditions de paiement, des informations juridiques ou toute autre information importante dans les commentaires. Utilisez les options de texte en bas du champ de texte pour formater votre texte, ajoutez un lien hypertexte ou insérez un bloc de texte prédéfini (vous pouvez utiliser des blocs de texte pour créer des morceaux de texte. Par exemple, si vous utilisez régulièrement les mêmes termes sur une note de crédit, vous pourriez la créer comme un bloc de texte prédéfini à utiliser à chaque fois).
10. Cliquez sur Paramètres avancés pour définir la langue, les paramètres régionaux, le domaine et le slug de contenu de la note de crédit :
    • Par défaut, la langue utilisée pour les titres et libellés sur la page est l’anglais. Pour changer de langue, cliquez sur le menu déroulant Langue puis sélectionnez une langue. Les titres, les libellés et la devise de la note de crédit seront affichés dans la langue sélectionnée.
    • Par défaut, le format de la date et de l'adresse est celui des États-Unis. Pour passer à un autre format, cliquez sur le menu déroulant Paramètres régionaux, puis sélectionnez Paramètres régionaux.
    • Pour définir une URL de note de crédit personnalisée avec l’un de vos domaines connectés, cliquez sur le menu déroulant Domaine , puis sélectionnez un domaine. Vous pouvez également saisir un slug personnalisé dans le champ Slug de contenu. Un aperçu de l’URL de l’avoir s’affiche sous les champs d’URL.
11. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Aperçu pour prévisualiser votre note de crédit.
12. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Finaliser pour créer votre note de crédit.

Appliquer une note de crédit à une facture

Avant d’appliquer un crédit à une facture, veuillez prendre note de ce qui suit :

• Les notes de crédit peuvent être appliquées à des factures uniques, et non à des factures récurrentes.
• Les notes de crédit ne peuvent pas être appliquées sur des factures réglées ou annulées.
• L’avoir et la facture doivent partager le même contact de facturation.
• Les crédits peuvent porter sur un montant partiel ou sur le montant total de la facture.

Pour répartir un avoir à une facture :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le numéro de la facture à laquelle vous souhaitez ajouter l’avoir. Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Modifier. Autrement, créez une nouvelle facture.
3. Dans le tableau Récapitulatif , sous Total, cliquez sur + Ajouter du crédit disponible.
   
   
4. Cliquez sur le menu déroulant Note de crédit et sélectionnez une note de crédit.
5. Dans le champ Montant appliqué , saisissez le montant du crédit.
6. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Mettre à jour la facture si vous modifiez une facture existante, ou sur Créer si vous créez une nouvelle facture.
7. Choisissez si vous souhaitez envoyer la facture par e-mail, copier le lien de la facture ou télécharger une version PDF de la facture.
8. Pour consulter l’avoir associé et le solde exigible ajusté :
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
   • Cliquez sur le numéro de la facture à laquelle vous avez appliqué le crédit.
   • Le solde dû ajusté s’affichera sur la carte À propos de cette facture . La note de crédit affectée s’affiche sur la carte Ménotes de crédit .
     
     
   • Cliquez sur Afficher la note externalLink.de crédit associée
     
     

Supprimer un avoir d’une facture

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Factures.
2. Cliquez sur le nom de la facture.
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions et sélectionnez un Modifier.
4. Cliquez sur l’icône delete Supprimer à côté de la note de crédit.
   
   

Statuts de l’avoir

Les notes de crédit peuvent avoir des statuts différents, en fonction de la façon dont elles ont été appliquées.

• Brouillon : l’avoir est en cours de rédaction mais n’est pas finalisé. Les brouillons d’avoirs ne peuvent pas être appliqués aux factures.
• Non appliqué : l’avoir a été créé, mais pas encore appliqué à une facture.
• Partiellement appliqué : le montant de l’avoir a été partiellement appliqué à une facture (par exemple, 50 $ sur une note de crédit de 100 $ ont été appliqués à la facture).
• Appliqué : le montant total de l’avoir a été imputé à une facture.
• Annulé : l’avoir a été annulé.

Gérer les notes de crédit

Affichez et gérez les notes de crédit à partir de la page index des notes de crédit. Découvrez ci-dessous comment filtrer, prévisualiser, modifier et exporter des notes de crédit.

Afficher et filtrer les notes de crédit

Pour consulter les notes de crédit :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Notes de crédit.
2. Vous pouvez consulter toutes les notes de crédit dans le tableau. Pour modifier les colonnes qui apparaissent dans le tableau, cliquez sur Modifier les colonnes dans l’angle supérieur droit du tableau.
3. Pour consulter une note de crédit individuelle :
   • Passez le curseur sur une note de crédit et cliquez sur Aperçu. Dans la barre latérale droite, vous pouvez afficher les détails de l’avoir et les autres enregistrements associés à l’avoir.
   • Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions.

1. • Cliquez sur Afficher la note de crédit externalLink.
     
   • La note de crédit s’ouvrira dans un nouvel onglet ou une fenêtre de navigateur.
2. Pour filtrer la page index selon des propriétés spécifiques de l’avoir :
   
   • Cliquez sur advancedFilters Filtres avancés au-dessus du tableau.
   • Dans le panneau de droite, recherchez et sélectionnez la propriété selon laquelle vous souhaitez filtrer, puis définissez les critères de filtrage.
   • Pour sélectionner une autre propriété à ajouter au filtre, cliquez sur + Ajouter un filtre.
   • Pour filtrer selon la propriété que vous avez sélectionnée ou selon un autre filtre, sous OR, cliquez sur + Ajouter un groupe de filtres.
   • Cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit du panneau lorsque vous avez configuré votre filtre. Découvrez-en davantage sur la configuration des filtres et l’enregistrement des vues.

Modifier les brouillons d’avoirs

Les notes de crédit avec un statut Brouillon peuvent être modifiées. Les notes de crédit dans d’autres statuts ne peuvent pas être modifiées.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Notes de crédit.
2. Passez le curseur sur une note de crédit et cliquez sur Aperçu.
3. Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions.
4. Cliquez sur Modifier.
5. Continuez à configurer votre note de crédit.

Copiez le lien ou téléchargez une note de crédit

Il est possible de copier un lien pour une note de crédit ou de télécharger une note de crédit si elle a un statut Non appliqué, Partiellement appliqué, Appliqué ou Annulé . Les liens ne peuvent pas être copiés et les notes de crédit ne peuvent pas être téléchargées si elles ont un autre statut.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Notes de crédit.
2. Passez le curseur sur une note de crédit et cliquez sur Aperçu.
3. Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions.
   • Cliquez sur Copier le lien pour copier un lien vers la note de crédit. Par exemple, vous pouvez ensuite coller le lien dans un e-mail à envoyer à l’acheteur.
   • Cliquez sur Télécharger pour télécharger une version PDF de la note de crédit.

Annuler ou supprimer des notes de crédit

• Les notes de crédit avec un statut Non appliqué peuvent être annulées. Les notes de crédit dans d’autres statuts ne peuvent pas être annulées.
• Les notes de crédit avec un statut Brouillon, Non appliqué ou Annulé peuvent être supprimées. Les notes de crédit dans d’autres statuts ne peuvent pas être supprimées.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Notes de crédit.
2. Passez le curseur sur une note de crédit et cliquez sur Aperçu.
3. Dans le panneau de droite, dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Actions.
   • Cliquez sur Annuler pour annuler l’avoir. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Annuler pour confirmer.
   • Cliquez sur Supprimer pour supprimer la note de crédit. Dans la boîte de dialogue, saisissez le nombre d’avoirs à supprimer, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer.
4. Vous pouvez également supprimer en masse des notes de crédit :
   • Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Notes de crédit.
   • Sélectionnez les cases à cocher à côté des notes de crédit que vous souhaitez supprimer.
   • Au-dessus du tableau, cliquez sur delete Supprimer.
     
     
   • Dans la boîte de dialogue, saisissez le nombre d’avoirs à supprimer, puis cliquez sur Supprimer pour confirmer.

Associer d’autres enregistrements à des notes de crédit

Ajoutez des associations aux notes de crédit à partir de la page index des notes de crédit. Vous pouvez associer des notes de crédit à des contacts, des entreprises et des transactions. Les notes de crédit ne peuvent être associées à des factures qu’en appliquant une note de crédit à une facture.

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Notes de crédit.
2. Passez le curseur sur une note de crédit et cliquez sur Aperçu.
3. Dans la barre latérale de droite, cliquez sur + Ajouter sur une carte d’association (par exemple, Contacts).
4. Dans le panneau de droite, recherchez et sélectionnez les cases à cocher à côté des fiches d’informations que vous souhaitez ajouter. Cliquez sur Enregistrer pour les ajouter à l’avoir. Autrement, cliquez sur l’onglet Créer pour créer un nouvel enregistrement à utiliser sur la note de crédit. Saisissez les détails de la nouvelle fiche d’informations et cliquez sur Créer pour l’ajouter à la note de crédit, ou Créer et en ajouter un autre pour créer une autre fiche d’informations.

Notes de crédit à l’exportation

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Commerce > Notes de crédit.
2. Cliquez sur Exporter dans l’angle supérieur droit du tableau pour exporter les notes de crédit.
3. Dans la boîte de dialogue :
   • Saisissez un nom d’exportation dans la zone de texte Nom de l’exportation .
   • Cliquez sur le menu déroulant Format de fichier et sélectionnez un format.
   • Cliquez sur le menu déroulant Langue des en-têtes de colonne et sélectionnez une langue.
   • Cliquez sur Personnaliser pour personnaliser davantage l’exportation :
     • Sous Propriétés incluses dans l’export, sélectionnez une option pour les propriétés à inclure dans l’export.
     • Sous Associations incluses dans l’export, cochez la case Inclure le nom de la fiche d’informations associée pour inclure les noms des fiches d’informations associées (par exemple, le nom de la facture).
     • Sous Associations incluses dans l’export, indiquez d’inclure jusqu’à 1 000 fiches d’informations associées ou toutes les fiches d’informations associées.
   • Cliquez sur Exporter. Découvrez-en davantage sur l'export des fiches d'informations.