Opret og administrer kreditnotaer

Linjeposter til kreditnotaer

Når du opretter en kreditnota, kan du tilføje linjeposter, herunder rabatter, skatter og gebyrer.

Tilføj, rediger eller slet en linjepost fra en kreditnota

• Opret en kreditnota.
• Klik på rullemenuen Valuta, og vælg en valuta. Få mere at vide om, hvilke valutaer der understøttes.

• Sådan tilføjes en linjepost:
  • Klik på Tilføj linjepost øverst til højre, og vælg derefter en af følgende muligheder:
    • Vælg fra produktbibliotek: Tilføj en linjepost baseret på et produkt i dit produktbibliotek, herunder linjeposter oprettet ved hjælp af HubSpot-Shopify-integrationen. Når du har valgt denne indstilling, kan du søge efter produktnavn, produktbeskrivelse eller SKU, eller klikke på Avancerede filtre for at præcisere din søgning. Marker afkrydsningsfelterne i højre panel ud for de produkter, du vil basere din linjepost på. Klik derefter på Tilføj.

• • • • Hvis du tilføjer et produkt med en tilbagevendende faktureringsfrekvens, ændres faktureringsfrekvensen til engangs. Produkterne i dit produktbibliotek påvirkes ikke.
    • Opret brugerdefineret linjepost: Hvis du har tilladelse til at oprette brugerdefinerede linjeposter , opretter denne indstilling en ny brugerdefineret linjepost, der er unik for denne individuelle faktura. Når du har valgt denne indstilling, skal du bruge panelet til højre til at indtaste dine linjepostoplysninger og vælge, om du vil gemme den brugerdefinerede linjepost i dit produktbibliotek. Klik derefter på Gem eller Gem og tilføj en anden.

• For at redigere, klone eller slette en linjepost skal du holde markøren over produktet, klikke på Handlinger og derefter vælge en mulighed:

• • Rediger: Rediger kun linjeposten for denne kreditnota. Produktbiblioteket påvirkes ikke.
    • Du kan også redigere de enkelte linjeposters detaljer i kolonnerne i linjepostredigeringsprogrammet, herunder enhedspris, mængde og rabatbeløb. Indtast en ny værdi i den relevante kolonne. Lær, hvordan du tilføjer eller fjerner kolonner.

• • Slet: Slet linjeposten.
  • Klon: Opret en ny linjepost med de samme detaljer.
  • For at omarrangere linjeposterne skal du klikke og trække en linjepost ved hjælp af trækhåndtaget " dragHandle " (Omarrangér linjeposter).

Tilføj rabatter, gebyrer og skatter til en kreditnota

I afsnittet Oversigt kan du tilføje engangsrabatter, gebyrer og skatter til kreditnotas subtotal.

Hvis du vil tilføje momssatser, der skal gælde for alle dine produkter og tjenester, i stedet for at tilføje engangsafgifter til din subtotal, kan du læse denne artikel.

• For at tilføje en engangsafgift, gebyr eller rabat skal du klikke på +Tilføj [afgift/gebyr/rabat]. Få mere at vide om rabatter.
• Indtast et navn for skatten, gebyret eller rabatten og en værdi i tekstfeltet. Skatten, gebyret eller rabatten kan baseres på et specifikt beløb i valuta eller en procentdel (%) af det samlede beløb.

• Fjern eventuelle skatter, gebyrer eller rabatter ved at klikke på ikonet for sletning af delete er ved siden af valutafeltet.

Gennemgå oversigten over en kreditnota

Når du har tilføjet dine linjeposter, kan du gennemgå subtotalen, inklusive eventuelle rabatter, i afsnittet Oversigt.

Brug kreditnotaer til at oprette en saldo eller et skyldigt beløb til en kunde i forhold til en faktura. Administrer kreditnotaer i HubSpot sammen med dine fakturaer.

Hvis du er superadministrator, kan du læse, hvordan du tilmelder din konto til betaversionen.

Opret kreditnotaer

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Kreditnotaer.
2. Klik på Opret kreditnota øverst til højre.
3. Gem kreditnotaen som kladde når som helst ved at klikke på Gem øverst til venstre. Kladde-kreditnotaer kan administreres fra kreditnota-indekssiden.
4. For at knytte kreditnotaen til en kontakt
   • Klik på Tilføj kontakt.
   • I panelet til højre skal du søge efter og vælge en kontakt, der skal føjes til kreditnotaen. Du kan også klikke på fanen Opret ny for at oprette en ny kontaktpost, der skal bruges på kreditnotaen. Indtast kontaktoplysningerne, og klik på Opret.
   • edit For at redigere kontaktoplysningerne skal du holde markøren over kontakten og klikke på ikonet Rediger kontakt. Opdater kontaktoplysningerne i højre panel, og klik på Gem. Når du redigerer kontaktoplysningerne, opdateres kontaktposten i CRM.
   • For at erstatte kontakten skal du klikke på ikonet Erstat i replace. Vælg en ny kontakt i højre panel.
   • Under oprettelsen kan hver kreditnota knyttes til én kontakt. Når den er oprettet, kan du tilføje yderligere kontakter ved hjælp af tilknytningerne i højre sidepanel.
5. Hvis kontakten er knyttet til en virksomhed, tilføjes virksomheden automatisk. Hvis der ikke er knyttet nogen virksomhed, skal du gøre følgende for at knytte kreditnotaen til en virksomhed:
   • Klik på Tilføj virksomhed.
   • I panelet til højre skal du søge efter og klikke på en virksomhed for at tilføje den til kreditnotaen. Du kan også klikke på fanen Opret ny for at oprette en ny virksomhedsregistrering, der skal bruges på kreditnotaen. Indtast virksomhedsoplysningerne, og klik på Opret.
   • For at redigere virksomhedsoplysningerne skal du holde markøren over virksomheden og klikke på ikonet Rediger( edit ). Opdater virksomhedsoplysningerne i panelet til højre, og klik på Gem. Når du redigerer virksomheden, opdateres virksomhedsoplysningerne i CRM.
   • For at erstatte virksomheden skal du klikke på ikonet Erstat i replace. Vælg virksomheden i højre panel.
   • For at slette virksomheden fra kreditnotaen skal du klikke på ikonet" delete delete " (Rediger/Slet).
   • Under oprettelsen kan hver kreditnota knyttes til én virksomhed. Når den er oprettet, kan du tilføje yderligere virksomheder ved hjælp af tilknytningerne i højre sidepanel.
6. Sådan tilføjes en faktureringsadresse til kreditnotaen:
   • Hvis du har valgt en virksomhed, skal du markere afkrydsningsfeltet Samme som virksomhedsadresse for at bruge den samme adresse som i virksomhedsoplysningerne.
   • For at tilføje en anden adresse skal du klikke på Rediger under Faktureringsadresse.
   • Indtast adresseoplysningerne i panelet til højre.
   • Klik på Anvend.
7. Sådan tilføjes en leveringsadresse til kreditnotaen:
   • Hvis du har valgt en virksomhed, skal du markere afkrydsningsfeltet Samme som virksomhedsadresse for at bruge den samme adresse som i virksomhedsoplysningerne.
   • For at tilføje en anden adresse skal du klikke på add Tilføj leveringsadresse.
   • Indtast adresseoplysningerne i panelet til højre.
   • Klik på "Save" (Gem).
   • For at redigere leveringsadressen skal du klikke på "Rediger".
   • For at slette leveringsadressen skal du klikke på Delete(Slet).
8. I afsnittet Linjeposter skal du tilføje de varer, der krediteres køberen. Lær , hvordan du bruger linjeposter med kreditnotaer.
9. I feltet Kommentarer kan du tilføje eventuelle bemærkninger til din køber. Du kan f.eks. tilføje betalingsbetingelser, juridiske oplysninger eller andre vigtige oplysninger i kommentarerne. Brug tekstalternativerne nederst i tekstfeltet til at formatere din tekst, tilføje et hyperlink eller indsætte et uddrag (du kan bruge uddrag til at oprette tekststykker. Hvis du f.eks. regelmæssigt bruger de samme vilkår på en kreditnota, kan du oprette det som et uddrag, som du kan bruge hver gang).
10. Klik på Avancerede indstillinger for at indstille sprog, landestandarder, domæne og indholdsslug for kreditnotaen:
    • Som standard er sproget, der bruges til titler og etiketter på siden, indstillet til engelsk. For at opdatere dette til et andet sprog skal du klikke på rullemenuen Sprog og derefter vælge et sprog. Titler, etiketter og kreditnotas valuta vises på det valgte sprog.
    • Som standard vil dato- og adresseformatet bruge det amerikanske format. For at opdatere dette til et andet format skal du klikke på rullemenuen Lokale og derefter vælge en lokalitet.
    • For at indstille en brugerdefineret kreditnota-URL ved hjælp af et af dine tilknyttede domæner skal du klikke på rullemenuen Domæne og derefter vælge et domæne. Du kan også indtaste en brugerdefineret slug i feltet Indholdsslug . En forhåndsvisning af kreditnota-URL'en vises under URL-felterne.
11. Klik på Preview (Forhåndsvisning) øverst til højre for at få en forhåndsvisning af din kreditnota.
12. Klik på Finaliser øverst til højre for at oprette din kreditnota.

Anvend en kreditnota på en faktura

Før du anvender en kreditnota på en faktura, skal du være opmærksom på følgende:

• Kreditnotaer kan anvendes på engangsfakturaer, ikke på tilbagevendende fakturaer.
• Kreditnotaer kan ikke anvendes på betalte eller annullerede fakturaer.
• Kreditnotaen og fakturaen skal have samme faktureringskontakt.
• Kreditnotaer kan være for et delbeløb eller det fulde beløb på fakturaen.

Sådan anvender du en kreditnota på en faktura:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på fakturanummeret på den faktura, du vil tilføje kreditnotaen til. I højre panel, øverst til højre, skal du klikke på Handlinger og derefter vælge Rediger. Eller opret en ny faktura.
3. I oversigtstabellen under Total skal du klikke på + Tilføj tilgængelig kredit.
   
   
4. Klik på rullemenuen Kreditnota, og vælg en kreditnota.
5. Indtast kreditbeløbet i feltet Anvendt beløb .
6. Klik på Opdater faktura øverst til højre, hvis du redigerer en eksisterende faktura, eller på Opret, hvis du opretter en ny faktura.
7. Vælg, om du vil sende fakturaen via e-mail, kopiere fakturalinket eller downloade en PDF-version af fakturaen.
8. For at se den tilknyttede kreditnota og den justerede saldo:
   • På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
   • Klik på fakturanummeret på den faktura, du har anvendt kreditten på.
   • Den justerede saldo vises på kortet Om denne faktura. Den anvendte kreditnota vises på kortet Kreditnotaer.
     
     
   • Klik på Vis tilknyttet kreditnota externalLink.
     
     

Slet en kreditnota fra en faktura

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Fakturaer.
2. Klik på fakturaens navn.
3. Klik på Handlinger øverst til højre, og vælg Rediger.
4. delete Klik på ikonet for sletning af kreditnota ved siden af kreditnotaen.
   
   

Kreditnotastatus

Kreditnotaer kan have forskellige statusser, afhængigt af hvordan de er blevet anvendt.

• Udkast: Kreditnotaen er under udarbejdelse, men er ikke færdig. Kreditnotaer i udkast kan ikke anvendes på fakturaer.
• Ikke anvendt: Kreditnotaen er oprettet, men er endnu ikke anvendt på en faktura.
• Delvist anvendt: Kreditnotabeltet er delvist blevet anvendt på en faktura (f.eks. er 50 $ af en kreditnota på 100 $ blevet anvendt på fakturaen).
• Anvendt: Det fulde beløb på kreditnotaen er blevet anvendt på en faktura.
• Annulleret: Kreditnotaen er blevet annulleret.

Administrer kreditnotaer

Se og administrer kreditnotaer fra kreditnota-indekssiden. Nedenfor kan du se, hvordan du filtrerer, forhåndsviser, redigerer og eksporterer kreditnotaer.

Vis og filtrer kreditnotaer

Sådan vises kreditnotaer:

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Kreditnotaer.
2. Du kan se alle kreditnotaer i tabellen. For at redigere de kolonner, der vises i tabellen, skal du klikke på Rediger kolonner øverst til højre i tabellen.
3. Sådan vises en enkelt kreditnota:
   • Hold markøren over en kreditnota, og klik på Vis eksempel. I højre sidepanel kan du se kreditnotadetaljerne og andre poster, der er knyttet til kreditnotaen.
   • Klik på Handlinger øverst til højre i højre panel.

1. • Klik på Vis kreditnota externalLink.
     
   • Kreditnotaen åbnes i en ny browserfane eller et nyt browservindue.
2. Sådan filtrerer du indekssiden efter specifikke kreditnotaegenskaber:
   
   • Klik på advancedFilters Avancerede filtre over tabellen.
   • I højre panel skal du søge efter og vælge den egenskab, du vil filtrere efter, og derefter indstille filterkriterierne.
   • For at vælge en anden egenskab, der skal tilføjes til filteret, skal du klikke på + Tilføj filter.
   • For at filtrere efter den egenskab, du har valgt, eller et andet filter, skal du klikke på + Tilføj filtergruppe under ELLER.
   • Klik på X øverst til højre i panelet, når du har indstillet dit filter. Få mere at vide om indstilling af filtre og gemning af visninger.

Rediger udkast til kreditnotaer

Kreditnotaer med status Udkast kan redigeres. Kreditnotaer med andre statusser kan ikke redigeres.

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Kreditnotaer.
2. Hold markøren over en kreditnota, og klik på Vis eksempel.
3. Klik på Handlinger øverst til højre i panelet til højre.
4. Klik på Rediger.
5. Fortsæt med at konfigurere din kreditnota.

Kopier linket eller download en kreditnota

Et link til en kreditnota kan kopieres, eller en kreditnota kan downloades, hvis den har status Uanvendt, Delvist anvendt, Anvendt eller Annulleret. Links kan ikke kopieres, og kreditnotaer kan ikke downloades, hvis de har en anden status.

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Kreditnotaer.
2. Hold markøren over en kreditnota, og klik på Vis eksempel.
3. Klik på Handlinger øverst til højre i højre panel.
   • Klik på Kopier link for at kopiere et link til kreditnotaen. Du kan f.eks. indsætte linket i en e-mail, som du sender til køberen.
   • Klik på Download for at downloade en PDF-version af kreditnotaen.

Annuller eller slet kreditnotaer

• Kreditnotaer med status Ikke anvendt kan annulleres. Kreditnotaer med andre statusser kan ikke annulleres.
• Kreditnotaer med status Udkast, Ikke anvendt eller Annulleret kan slettes. Kreditnotaer med andre statusser kan ikke slettes.

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Kreditnotaer.
2. Hold markøren over en kreditnota, og klik på Vis eksempel.
3. Klik på Handlinger øverst til højre i højre panel.
   • Klik på Annuller for at annullere kreditnotaen. Klik på Annuller i dialogboksen for at bekræfte.
   • Klik på Slet for at slette kreditnotaen. Indtast antallet af kreditnotaer, der skal slettes, i dialogboksen, og klik derefter på Slet for at bekræfte.
4. Du kan også slette kreditnotaer i bulk:
   • På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Kreditnotaer.
   • Markér afkrydsningsfelterne ud for de kreditnotaer, du vil slette.
   • delete Klikpå Slet oven over tabellen.
     
     
   • I dialogboksen skal du indtaste antallet af kreditnotaer, der skal slettes, og derefter klikke på Delete for at bekræfte.

Knyt andre poster til kreditnotaer

Tilføj tilknytninger til kreditnotaer fra kreditnota-indekssiden. Du kan knytte kreditnotaer til kontakter, virksomheder og aftaler. Kreditnotaer kan kun knyttes til fakturaer ved at anvende en kreditnota på en faktura.

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Kreditnotaer.
2. Hold markøren over en kreditnota, og klik på Preview(Vis eksempel).
3. Klik på + Tilføj på et tilknytningskort (f.eks. Kontakter) i højre sidepanel.
4. I panelet til højre skal du søge efter og markere afkrydsningsfelterne ud for de poster, du vil tilføje. Klik på Gem for at tilføje dem til kreditnotaen. Du kan også klikke på fanen Opret ny for at oprette en ny post, der skal bruges på kreditnotaen. Indtast oplysningerne for den nye post, og klik på Opret for at tilføje den til kreditnotaen, eller klik på Opret og tilføj en anden for at oprette en ny post.

Eksporter kreditnotaer

1. På din HubSpot-konto skal du navigere til Handel > Kreditnotaer.
2. Klik på Eksporter øverst til højre i tabellen for at eksportere kreditnotaer.
3. I dialogboksen:
   • Indtast et eksportnavn i tekstfeltet Eksportnavn.
   • Klik på rullemenuen Filformat, og vælg et format.
   • Klik på rullemenuen Sprog for kolonneoverskrifter, og vælg et sprog.
   • Klik på Tilpas for at tilpasse eksporten yderligere:
     • Under Egenskaber inkluderet i eksport skal du vælge en indstilling for, hvilke egenskaber der skal inkluderes i eksporten.
     • Under Tilknytninger inkluderet i eksport skal du markere afkrydsningsfeltet Inkluder tilknyttet postnavn for at inkludere tilknyttede postnavne (f.eks. fakturanavnet).
     • Under Tilknytninger inkluderet i eksport skal du vælge, om der skal inkluderes op til 1.000 tilknyttede poster eller alle tilknyttede poster.
   • Klik på Eksporter. Få mere at vide om eksport af poster.