Tworzenie not kredytowych i zarządzanie nimi

Pozycje dla not kredytowych

Podczas tworzenia noty kredytowej można dodawać pozycje, w tym rabaty, podatki i opłaty.

Dodawanie, edytowanie lub usuwanie pozycji z noty kredytowej

• Utwórz notę kredytową.
• Kliknij menu rozwijane Waluta i wybierz walutę. Dowiedz się więcej o obsługiwanych walutach.

• Aby dodać pozycję:
  • Kliknij Dodaj pozycję w prawym górnym rogu, a następnie wybierz jedną z następujących opcji:
    • Wybierz z biblioteki produktów: dodaj pozycję na podstawie produktu z biblioteki produktów, w tym pozycji utworzonych za pomocą integracji HubSpot-Shopify. Po wybraniu tej opcji możesz wyszukiwać według nazwy produktu, opisu produktu lub numeru SKU lub kliknąć opcję Filtry zaawansowane, aby zawęzić wyszukiwanie. Zaznacz pola wyboru w prawym panelu obok produktów, na których chcesz oprzeć swoją pozycję. Następnie kliknij Dodaj.

• • • • W przypadku dodania produktu z cykliczną częstotliwością rozliczeń częstotliwość rozliczeń zostanie zmieniona na jednorazową. Nie będzie to miało wpływu na produkty w bibliotece produktów.
    • Utwórz niestandardową pozycję: jeśli masz uprawnienia do tworzenia niestandardowych pozycji , ta opcja utworzy nową niestandardową pozycję, która jest unikalna dla tej konkretnej faktury. Po wybraniu tej opcji użyj prawego panelu, aby wprowadzić szczegóły pozycji i wybierz, czy chcesz zapisać niestandardową pozycję w bibliotece produktów. Następnie kliknij Zapisz lub Zapisz i dodaj kolejną.

• Aby edytować, sklonować lub usunąć pozycję, najedź kursorem na produkt, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz jedną z opcji:

• • Edytuj: edytuj pozycję tylko dla tej noty kredytowej. Nie ma to wpływu na bibliotekę produktów.
    • Możesz również edytować szczegóły poszczególnych pozycji w kolumnach edytora pozycji, w tym cenę jednostkową, ilość i kwotę rabatu. Wprowadź nową wartość w odpowiedniej kolumnie. Dowiedz się, jak dodawać lub usuwać kolumny.

• • Usuń: usuń pozycję.
  • Klonuj: utwórz nową pozycję z tymi samymi szczegółami.
  • Aby zmienić kolejność pozycji, kliknij i przeciągnij pozycję za pomocą uchwytu przeciągania „ dragHandle ”.

Dodawanie rabatów, opłat i podatków do not kredytowych

W sekcji Podsumowanie można dodać jednorazowe rabaty, opłaty i podatki do sumy częściowej noty kredytowej.

Jeśli chcesz dodać stawki podatkowe, które będą miały zastosowanie do wszystkich produktów i usług, zamiast dodawać jednorazowe podatki do sumy częściowej, zapoznaj się z tym artykułem.

• Aby dodać jednorazowy podatek, opłatę lub rabat, kliknij +Dodaj [podatek/opłatę/rabat]. Dowiedz się więcej o rabatach.
• W polu tekstowym wprowadź nazwę podatku, opłaty lub rabatu oraz wartość. Wartość podatku, opłaty lub rabatu może być oparta na konkretnej kwocie walutowej lub procentowej wartości (%) całkowitej kwoty.

• Aby usunąć podatki, opłaty lub rabaty, kliknij ikonę usuwania delete obok pola waluty.

Przejrzyj podsumowanie noty kredytowej

Po dodaniu pozycji możesz przejrzeć sumę częściową, w tym wszelkie zastosowane rabaty, w sekcji Podsumowanie.

Użyj not kredytowych, aby utworzyć saldo lub kwotę należną klientowi z tytułu faktury. Zarządzaj notami kredytowymi w HubSpot wraz z fakturami.

Jeśli jesteś administratorem nadrzędnym, dowiedz się, jak włączyć swoje konto do wersji beta.

Tworzenie not kredytowych

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Noty uznaniowe.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Utwórz notę kredytową.
3. W dowolnym momencie możesz zapisać notę kredytową jako wersję roboczą, klikając przycisk „Zapisz” w lewym górnym rogu. Wersjami roboczymi not kredytowych można zarządzać na stronie indeksu not kredytowych.
4. Aby powiązać notę kredytową z kontaktem
   • Kliknij Dodaj kontakt.
   • W prawym panelu wyszukaj i wybierz kontakt, aby dodać go do noty kredytowej. Możesz też kliknąć kartę Utwórz nowy, aby utworzyć nowy rekord kontaktu do wykorzystania w nocie kredytowej. Wprowadź dane kontaktowe i kliknij Utwórz.
   • Aby edytować dane kontaktowe, najedź kursorem na kontakt i kliknij ikonę edycji „ edit ”. Zaktualizuj dane kontaktowe w prawym panelu i kliknij „Save”. Edytowanie danych kontaktowych spowoduje aktualizację rekordu kontaktu w CRM.
   • Aby zastąpić kontakt, kliknij ikonę „ replace replace”(Zastąp kontakt). Wybierz nowy kontakt w prawym panelu.
   • Podczas tworzenia każda nota kredytowa może być powiązana z jednym kontaktem. Po utworzeniu można dodać dodatkowe kontakty, korzystając z powiązań w prawym pasku bocznym.
5. Jeśli kontakt jest powiązany z firmą, firma zostanie dodana automatycznie. Jeśli nie ma powiązanej firmy, aby powiązać notę kredytową z firmą:
   • Kliknij opcję „Add company” (Dodaj firmę).
   • W prawym panelu wyszukaj firmę i kliknij ją, aby dodać ją do noty kredytowej. Możesz też kliknąć kartę „Utwórz nową”, aby utworzyć nowy rekord firmy do wykorzystania w nocie kredytowej. Wprowadź dane firmy i kliknij „Utwórz”.
   • Aby edytować dane firmy, najedź kursorem na firmę i kliknij ikonę edycji „ edit ”. Zaktualizuj informacje o firmie w prawym panelu i kliknij „Save”. Edytowanie firmy spowoduje aktualizację rekordu firmy w CRM.
   • Aby zastąpić firmę, kliknij ikonę „ replace replace”(Zastąp firmę). Wybierz firmę w prawym panelu.
   • Aby usunąć firmę z noty kredytowej, kliknij ikonę „ delete delete” (Usuń firmę z noty kredytowej).
   • Podczas tworzenia każda nota kredytowa może być powiązana z jedną firmą. Po utworzeniu można dodać dodatkowe firmy, korzystając z powiązań w prawym pasku bocznym.
6. Aby dodać adres rozliczeniowy do noty kredytowej:
   • Jeśli wybrałeś firmę, zaznacz pole wyboru „Taki sam jak adres firmy ”, aby użyć tego samego adresu, co w rekordzie firmy.
   • Aby dodać inny adres, kliknij opcję „Edytuj” w sekcji „Adres rozliczeniowy”.
   • W prawym panelu wprowadź szczegóły adresu.
   • Kliknij Zastosuj.
7. Aby dodać adres wysyłki do noty kredytowej:
   • Jeśli wybrałeś firmę, zaznacz pole wyboru „Same as company address” (Tak samo jak adres firmy), aby użyć tego samego adresu, co w rekordzie firmy.
   • Aby dodać inny adres, kliknij opcję „ add ” ( Dodaj adres wysyłki).
   • W prawym panelu wprowadź szczegóły adresu.
   • Kliknij przycisk „Save”(Zapisz).
   • Aby edytować adres wysyłki, kliknij przycisk „Edit” (Edytuj).
   • Aby usunąć adres wysyłki, kliknij przycisk „Delete” (Usuń).
8. W sekcji Pozycje dodaj pozycje, które mają zostać zwrócone kupującemu. Dowiedz się, jak korzystać z pozycji w notach kredytowych.
9. W polu Komentarze dodaj wszelkie uwagi dla kupującego. Możesz na przykład dodać warunki płatności, informacje prawne lub inne ważne informacje. Użyj opcji tekstowych u dołu pola tekstowego, aby sformatować tekst, dodać hiperłącze lub wstawić fragment (fragmenty można wykorzystać do tworzenia fragmentów tekstu. Na przykład, jeśli regularnie używasz tych samych terminów w notach kredytowych, możesz utworzyć je jako fragmenty, aby używać ich za każdym razem).
10. Kliknij Ustawienia zaawansowane, aby ustawić język, ustawienia regionalne, domenę i slug treści noty kredytowej:
    • Domyślnie językiem używanym w tytułach i etykietach na stronie jest angielski. Aby zmienić język, kliknij menu rozwijane Język , a następnie wybierz język. Tytuły, etykiety i waluta noty kredytowej będą wyświetlane w wybranym języku.
    • Domyślnie format daty i adresu będzie zgodny z formatem stosowanym w Stanach Zjednoczonych. Aby zmienić ten format na inny, kliknij menu rozwijane Ustawienia regionalne, a następnie wybierz ustawienia regionalne.
    • Aby ustawić niestandardowy adres URL noty kredytowej przy użyciu jednej z podłączonych domen, kliknij menu rozwijane Domena, a następnie wybierz domenę. Możesz również wprowadzić niestandardowy slug w polu Slug treści . Pod polami adresu URL wyświetlany jest podgląd adresu URL noty kredytowej.
11. W prawym górnym rogu kliknij opcję Podgląd, aby wyświetlić podgląd noty kredytowej.
12. W prawym górnym rogu kliknij przycisk Finalizuj, aby utworzyć notę kredytową.

Zastosuj notę kredytową do faktury

Przed zastosowaniem noty kredytowej do faktury należy pamiętać o następujących kwestiach:

• Noty kredytowe można stosować do faktur jednorazowych, a nie do faktur cyklicznych.
• Noty kredytowe nie mogą być stosowane do faktur opłaconych lub unieważnionych.
• Nota kredytowa i faktura muszą mieć tego samego kontrahenta rozliczeniowego.
• Kredyty mogą dotyczyć częściowej kwoty lub pełnej kwoty faktury.

Aby zastosować notę kredytową do faktury:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij numer faktury, do której chcesz dodać notę kredytową. W prawym panelu, w prawym górnym rogu, kliknij opcję Działania, a następnie wybierz opcję Edytuj. Możesz też utworzyć nową fakturę.
3. W tabeli Podsumowanie, w sekcji Suma, kliknij + Dodaj dostępny kredyt.
   
   
4. Kliknij menu rozwijane Nota kredytowa i wybierz notę kredytową.
5. W polu Kwota zastosowana wprowadź kwotę kredytu.
6. W prawym górnym rogu kliknij opcję Aktualizuj fakturę, jeśli edytujesz istniejącą fakturę, lub opcję Utwórz, jeśli tworzysz nową fakturę.
7. Wybierz, czy chcesz wysłać fakturę pocztą elektroniczną, skopiować link do faktury lub pobrać wersję PDF faktury.
8. Aby wyświetlić powiązaną notę kredytową i skorygowane saldo należności:
   • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
   • Kliknij numer faktury, do której zastosowano kredyt.
   • Skorygowane saldo należności zostanie wyświetlone na karcie Informacje o tej fakturze. Zastosowana nota kredytowa zostanie wyświetlona na karcie Noty kredytowe.
     
     
   • Kliknij opcję Wyświetl powiązaną notę kredytową externalLink.
     
     

Usuń notę kredytową z faktury

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Faktury.
2. Kliknij nazwę faktury.
3. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Actions” (Działania ) i wybierz opcję „Edit” (Edytuj).
4. Kliknij ikonę usuwania „ delete ” obok noty kredytowej.
   
   

Statusy not kredytowych

Noty kredytowe mogą mieć różne statusy w zależności od sposobu ich zastosowania.

• Wersja robocza: nota kredytowa jest w trakcie tworzenia, ale nie została jeszcze sfinalizowana. Wersje robocze not kredytowych nie mogą być stosowane do faktur.
• Niezastosowana: nota kredytowa została utworzona, ale nie została jeszcze zastosowana do faktury.
• Częściowo zastosowana: kwota noty kredytowej została częściowo zastosowana do faktury (np. 50 USD z 100 USD noty kredytowej zostało zastosowane do faktury).
• Zastosowana: pełnakwota noty kredytowej została zastosowana do faktury.
• Unieważniona: nota kredytowa została unieważniona.

Zarządzanie notami kredytowymi

Wyświetlaj noty kredytowe i zarządzaj nimi na stronie indeksu not kredytowych. Poniżej dowiesz się, jak filtrować, przeglądać, edytować i eksportować noty kredytowe.

Wyświetlanie i filtrowanie not kredytowych

Aby wyświetlić noty kredytowe:

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Noty uznaniowe.
2. W tabeli można wyświetlić wszystkie noty kredytowe. Aby edytować kolumny wyświetlane w tabeli, kliknij opcję Edytuj kolumny w prawym górnym rogu tabeli.
3. Aby wyświetlić pojedynczą notę kredytową:
   • Najedź kursorem na notę kredytową i kliknij opcję Podgląd. W prawym pasku bocznym możesz wyświetlić szczegóły noty kredytowej oraz inne rekordy powiązane z notą kredytową.
   • W prawym panelu, w prawym górnym rogu, kliknij opcję Działania.

1. • Kliknij opcję „Wyświetl notę kredytową” externalLink.
     
   • Nota kredytowa otworzy się w nowej karcie lub oknie przeglądarki.
2. Aby filtrować stronę indeksową według określonych właściwości not kredytowych:
   
   • Kliknij opcję advancedFilters Advanced filters (Zaawansowane filtry) nad tabelą.
   • W prawym panelu wyszukaj i wybierz właściwość, według której chcesz filtrować, a następnie ustaw kryteria filtrowania.
   • Aby wybrać inną właściwość do dodania do filtru, kliknij + Dodaj filtr.
   • Aby filtrować według wybranej właściwości lub innego filtra, w sekcji OR kliknij + Dodaj grupę filtrów.
   • Po skonfigurowaniu filtra kliknij X w prawym górnym rogu panelu. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu filtrów i zapisywaniu widoków.

Edytowanie projektów not kredytowych

Noty kredytowe o statusie „Wersja robocza ” można edytować. Noty kredytowe o innych statusach nie mogą być edytowane.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Noty uznaniowe.
2. Najedź kursorem na notę kredytową i kliknij opcję Podgląd.
3. W prawym panelu, w prawym górnym rogu, kliknij opcję Działania.
4. Kliknij Edytuj.
5. Kontynuuj konfigurację noty kredytowej.

Kopiowanie linku lub pobieranie noty kredytowej

Link do noty kredytowej można skopiować lub notę kredytową można pobrać, jeśli ma ona status Niezastosowana, Częściowo zastosowana, Zastosowana lub Unieważniona. Linków nie można kopiować, a not kredytowych nie można pobrać, jeśli mają one inny status.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Noty uznaniowe.
2. Najedź kursorem na notę kredytową i kliknij Podgląd.
3. W prawym panelu, w prawym górnym rogu, kliknij opcję Działania.
   • Kliknij opcję Kopiuj link, aby skopiować link do noty kredytowej. Następnie możesz na przykład wkleić link do wiadomości e-mail wysyłanej do kupującego.
   • Kliknij Pobierz, aby pobrać wersję PDF noty kredytowej.

Unieważnianie lub usuwanie not kredytowych

• Noty kredytowe o statusie Niezastosowane można unieważnić. Noty kredytowe o innych statusach nie mogą być unieważnione.
• Noty kredytowe o statusie Wersja robocza, Niezastosowana lub Unieważniona można usunąć. Noty kredytowe o innych statusach nie mogą być usuwane.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Noty uznaniowe.
2. Najedź kursorem na notę kredytową i kliknij opcję Podgląd.
3. W prawym panelu, w prawym górnym rogu, kliknij opcję Działania.
   • Kliknij opcję Unieważnij, aby unieważnić notę kredytową. W oknie dialogowym kliknij opcję Unieważnij, aby potwierdzić.
   • Kliknij opcję Usuń, aby usunąć notę kredytową. W oknie dialogowym wpisz liczbę not kredytowych do usunięcia, a następnie kliknij opcję Usuń, aby potwierdzić.
4. Możesz również zbiorczo usuwać noty kredytowe:
   • Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Noty uznaniowe.
   • Zaznacz pola wyboru obok not kredytowych, które chcesz usunąć.
   • Nad tabelą kliknij przycisk„ delete ”(Zbierz wszystkie zaznaczone) i„Delete” (Usuń).
     
     
   • W oknie dialogowym wpisz liczbę not kredytowych do usunięcia, a następnie kliknij przycisk Delete (Usuń), aby potwierdzić.

Powiązanie innych rekordów z notami kredytowymi

Dodaj powiązania do not kredytowych ze strony indeksu not kredytowych. Noty kredytowe można powiązać z kontaktami, firmami i transakcjami. Noty kredytowe można powiązać z fakturami tylko poprzez zastosowanie noty kredytowej do faktury.

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Noty uznaniowe.
2. Najedź kursorem na notę kredytową i kliknij opcję „Podgląd”.
3. W prawym pasku bocznym kliknij + Dodaj na karcie powiązania (np. Kontakty).
4. W prawym panelu wyszukaj i zaznacz pola wyboru obok rekordów, które chcesz dodać. Kliknij Zapisz, aby dodać je do noty kredytowej. Możesz też kliknąć kartę Utwórz nowy, aby utworzyć nowy rekord do wykorzystania w nocie kredytowej. Wprowadź szczegóły nowego rekordu i kliknij Utwórz, aby dodać go do noty kredytowej, lub Utwórz i dodaj kolejny, aby utworzyć kolejny rekord.

Eksportowanie not kredytowych

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji Handel > Noty uznaniowe.
2. Kliknij Eksportuj w prawym górnym rogu tabeli, aby wyeksportować noty kredytowe.
3. W oknie dialogowym:
   • W polu tekstowym Nazwa eksportu wprowadź nazwę eksportu.
   • Kliknij menu rozwijane Format pliku i wybierz format.
   • Kliknij menu rozwijane Język nagłówków kolumn i wybierz język.
   • Kliknij przycisk Dostosuj, aby dostosować eksport:
     • W sekcji Właściwości uwzględnione w eksporcie wybierz opcję określającą właściwości, które mają zostać uwzględnione w eksporcie.
     • W sekcji Powiązania uwzględnione w eksporcie zaznacz pole wyboru Uwzględnij powiązane nazwy rekordów, aby uwzględnić powiązane nazwy rekordów (np. nazwę faktury).
     • W sekcji Powiązania uwzględnione w eksporcie wybierz, czy chcesz uwzględnić do 1000 powiązanych rekordów , czy wszystkie powiązane rekordy.
   • Kliknij Eksportuj. Dowiedz się więcej o eksportowaniu rekordów.