Een vergadering plannen met een contactpersoon in een record

Zodra je je Google Agenda of Office 365 agenda hebt geïntegreerd, kun je vergaderingen plannen met contactpersonen uit contactpersonen-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords en een agenda-uitnodiging sturen naar de deelnemers aan de vergadering. Je kunt ook gebruikers toevoegen als deelnemers aan vergaderingen.

Gebruikers in een Sales Hub Professional of Enterprise account met een toegewezen seat kunnen vergaderingen plannen namens andere gebruikers in het account die ook een toegewezen seat hebben.

Dit artikel is van toepassing op gebruikers die de Google Agenda of Office 365 integratie met HubSpot gebruiken. Als je je agenda hebt gekoppeld aan de vergadertool, lees dan meer over het maken en bewerken van planningspagina's.

Plan een vergadering voor jezelf op desktop

• Navigeer in je HubSpot account naar je contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op meetingsPlan een vergadering. Er verschijnt een pop-upvenster van je verbonden agenda. Zo stelt u uw vergadering in:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Duur om de lengte van je vergadering in te stellen.
  • Klik op de gewenste tijd in je agenda.

• • Voer een titel in voor je vergadering.
  • Klik op het Vergadertype dropdown menu om het vergadertype te selecteren. Deze instelling is alleen beschikbaar als u aangepaste gespreks- en vergadertypes hebt ingeschakeld.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu Deelnemers om andere contactpersonen en gebruikers te zoeken en te selecteren die aan de vergadering moeten deelnemen.

• • Klik op het Locatie uitklapmenu en selecteer een van de volgende opties voor de vergaderlocatie.
    • Telefoongesprek: schrijf het telefoonnummer in het tekstveld.
    • Persoonlijk: schrijf het adres in het tekstveld.
    Videoconferentie: maak verbinding met een videoconferentie app zoals Zoom, Google Meet of UberConference. Een link wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van de vergadering. Meer informatie over het gebruik van HubSpot's integraties met Zoom, Google Meet of UberConference. Als je een ontwikkelaar bent of een ontwikkelaar in je team hebt, lees dan hoe je de Video Conference Extension API kunt gebruiken.
    
    • Aangepast: Schrijf aangepaste locatiegegevens in het tekstveld.

• • Om herinneringse-mails vóór een vergadering te versturen, selecteert u in het gedeelte Geplande herinneringse-mails hoeveel weken, dagen, uren of minuten vóór de vergadering een e-mail moet worden verstuurd, voert u een getal in het tekstveld in en klikt u vervolgens op het vervolgkeuzemenu Geplande herinneringse-mails en selecteert u een tijdwaarde.
    Als de optie Vergaderherinnering standaard inschakelen is ingeschakeld voor uw account, zullen nieuwe vergaderingen de standaardherinneringen erven. Leer hoe de tijdzone van de vergaderherinnering wordt bepaald.
    • Je kunt maximaal drie herinneringse-mails toevoegen. Om extra herinneringse-mails toe te voegen, klik je op + Herinnering toevoegen. Om een herinnering te verwijderen, klik je op het pictogram met de prullenbak delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToAls je de beschrijving van de uitnodiging wilt opnemen in de body van de herinneringse-mail, schakel je het selectievakje De beschrijving van de uitnodiging opnemen in de body van de herinneringse-mail in.

• • Geef in het gedeelte Beschrijving van de genodigde details op over de vergadering. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie in de agenda-uitnodiging.
    • Gebruik de opmaakopties onderaan het gedeelte Aanwezige beschrijving om de tekst aan te passen, een link in te voegen, een snippet te gebruiken of een intern bestand bij te voegen (alleen beschikbaar als je de agenda samenvouwt ).

Let op: om een Zoom, Google Meet of UberConference link aan je vergadering toe te voegen, moet je HubSpot gebruikers e-mailadres overeenkomen met je Zoom, Google Meet of UberConference gebruikers e-mailadres.

• • Klik op + Interne notitie toevoegen om het tekstvak Teamnotities te openen. Voer in het tekstvak Teamnotities interne notities in die je teamleden kunnen bekijken. De contactpersonen van de vergadering zien deze informatie niet in hun agenda-uitnodiging. Gebruik de opmaakopties onderaan om de tekst aan te passen, een link in te voegen, een bestand bij te voegen of een snippet te gebruiken.
  • Klik op het Gekoppeld aan uitklapmenu om te zoeken en de selectievakjes naast de records die je aan de vergaderactiviteit wilt koppelen in of uit te schakelen.

• Je kunt ook op het samenvouwpictogram klikken om de vergadering te plannen zonder je agenda te bekijken.
  
  

• Klik op Opslaan.
  
  • De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
  • Zodra de vergadering is gepland, ontvangt je contactpersoon een uitnodiging met een .ics-bestand dat aan zijn agenda kan worden toegevoegd.
  • Er wordt automatisch een vergadering voor je aangemaakt in je agenda.

De vergadering wordt opgeslagen als een interactie op de tijdlijn van het record. Je naam wordt vermeld als de gastheer en organisator.

Plan een vergadering voor jezelf in de HubSpot mobiele app

• Open de HubSpot app op je iOS- of Android-apparaat.
• Tik op Menu en vervolgens op Contactpersonen in de linker zijbalk.
• Tik op de naam van het record.
• Tik op Meer. Tik vervolgens op Vergadering. Zo stel je een vergadering in:
  • Voer een titel en beschrijving in voor je vergadering.
  • Tik op Begindatum, Begintijd, Einddatum en Eindtijd om de datum en lengte van uw vergadering in te stellen.
  • Tik op Beschikbaarheid controleren om je agenda te bekijken.
  • Tik op Vergadertype om het vergadertype te selecteren. Deze instelling is alleen beschikbaar als u Aangepaste gespreks- en vergadertypes hebt ingeschakeld.
  • Tik op locatie en selecteer een van de volgende opties voor de vergaderlocatie.
    • Adres: Schrijf het adres in het tekstveld.
    • Telefoonnummer: Schrijf het telefoonnummer in het tekstveld.
    • Aangepaste locatie: Schrijf de aangepaste locatiegegevens in het tekstveld.

    Let op: videoconferenties zijn niet beschikbaar als je een vergadering plant vanuit de HubSpot mobiele app.

  • Tik op Interne notitie: voer interne notities in die je teamleden kunnen bekijken. De contactpersonen van de vergadering zien deze informatie niet in hun agenda-uitnodiging. Gebruik de @ om andere gebruikers te taggen.
  • Tik op Gekoppeld aan om te zoeken en selecteer/verwijder de X naast de records om te koppelen aan de vergaderactiviteit.
  
  • Tik op Opslaan. Klik in het pop-upvenster op Doorgaan en verzenden.
    • De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
    • Zodra de vergadering is gepland, ontvangt je contactpersoon een uitnodiging met een .ics-bestand dat aan zijn agenda kan worden toegevoegd.
    • Er wordt automatisch een vergadering voor je aangemaakt in je agenda.

De vergadering wordt opgeslagen als een interactie op de tijdlijn van het record. Je naam wordt vermeld als de gastheer en organisator.

Nadat de vergadering is gepland, kun je deze bewerken in de HubSpot mobiele app. Zo bewerk je een vergadering:

• Open de HubSpot app op je iOS- of Android-apparaat.
• Tik op Menu en vervolgens op Contactpersonen in de linker zijbalk.
• Tik op de naam van het record dat aan de vergadering is gekoppeld.
• Tik op het menupictogram rechtsboven de activiteit. Klik vervolgens op Bewerken.
• Nadat je wijzigingen hebt aangebracht, tik je op Opslaan.

Plan een vergadering voor een andere gebruiker op de desktop(Sales Hub en Service Hub Professional en Enterprise)

Als je een gebruiker bent in een Sales Hub Professional of Enterprise account met een toegewezen seat, kun je vergaderingen plannen namens andere gebruikers in het account die ook een toegewezen seat hebben, hun agenda hebben gekoppeld en agendasynchronisatie hebben ingeschakeld. Dit kan handig zijn als je een vertegenwoordiger bent van een bedrijf of van sales development en je moet een vergadering plannen voor een account executive.

Een vergadering plannen voor een andere gebruiker:

• Navigeer in je HubSpot account naar je contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op meetingsPlan een vergadering. Er verschijnt een pop-upvenster van je verbonden agenda. De vergadering instellen:
  
  • Klik op het Host dropdown menu om de gebruiker te selecteren voor wie je de vergadering plant.
  • Klik op Vergaderrotatie om een vergaderrotatie te gebruiken. Klik dan op het Zoek rotatie van vergadering dropdown menu om een rotatie van een vergadering te selecteren. Hetgebruikersveld Vergaderrotatie wordt ingevuld door het lid van de rotatie die de minste vergaderingen toegewezen heeft gekregen. De agenda van dat lid verschijnt ook. Als meerdere leden hetzelfde aantal vergaderingen toegewezen hebben gekregen, wordt het lid toegewezen dat het minst recent is ingepland.
    • Als de agenda van de voorgestelde gebruiker vol is of als je een andere gebruiker wilt kiezen, kun je op het keuzemenu Vergaderrotatie gebruikers klikken om een ander lid te selecteren.
  • De kalender wordt bijgewerkt om de beschikbaarheid van de host weer te geven. De Locatie wordt ook bijgewerkt om de videoconferentie opties van de host weer te geven.

• Ga door met het plannen van de vergadering.

• Klik op Opslaan.
  
  • De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
  • Zodra de vergadering is gepland, ontvangen de contactpersoon en de host een uitnodiging met een .ics-bestand dat aan hun agenda kan worden toegevoegd.

Gebruikers kunnen zien wie een vergadering heeft georganiseerd en gehost door de tijdlijn van het record te bekijken.

Gebruikers kunnen ook de activiteit gemaakt door eigenschap (organisator) en de activiteit toegewezen aan eigenschap (host) gebruiken om een rapport te maken.

Let op: als je een vergadering voor een andere gebruiker plant, zullen bestaande vergaderingen in hun agenda Bezig weergeven in plaats van de titel van de vergadering.

Een vergaderresultaat toewijzen op bureaublad

Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, kan de host een vergaderresultaat toewijzen om vergaderingen met contactpersonen beter te kunnen volgen. De standaardopties voor het resultaat van een vergadering zijn: gepland, voltooid, opnieuw ingepland, geen afspraak en geannuleerd. Je kunt ook aangepaste vergaderresultaten maken.

• Klik in het record op het vervolgkeuzemenu Acties op de interactie voor de vergadering en selecteer Bewerken.

• Klik op het Outcome dropdown menu en selecteer een resultaat van de vergadering.

• Klik op Opslaan.

Let op: wijzigingen in de beschrijving van de vergadering in het Contactpersoonrecord worden alleen naar de deelnemers verzonden als je Google Calendar gebruikt en de tweewegintegratie van Google Calendar met Google hebt ingeschakeld HubSpot . Als je een Office 365-agenda gebruikt of de integratie niet hebt ingeschakeld, werk dan de beschrijving van de vergadering bij in de gebeurtenis in de agenda om wijzigingen naar de deelnemers te verzenden, niet in het contactpersoonrecord.

Een vergaderresultaat toewijzen in de HubSpot mobiele app

Let op: deze functie is momenteel alleen beschikbaar voor iOS-gebruikers.

• Open de HubSpot app op je iOS- of Android-apparaat.
• Tik op Menu en vervolgens op Contactpersonen in de linker zijbalk.
• Tik op de naam van het record dat aan de vergadering is gekoppeld.
• Tik op het menupictogram rechtsboven de activiteit. Klik vervolgens op Bewerken.
• Tik op het vergaderresultaat om een nieuw resultaat uit een lijst te selecteren
  
  
• Tik op Opslaan.