Records samenvoegen

In je HubSpot-account kun je twee records van hetzelfde object samenvoegen tot één record. Het overblijvende record bevat de activiteiten, koppelingen en de meeste eigenschapswaarden van beide records. Voeg bijvoorbeeld dubbele contacten samen om de historische context te behouden en hun activiteitentijdlijnen te consolideren.

Let op: je account gebruikt mogelijk aangepaste namen voor elk object (bijvoorbeeld ‘account’ in plaats van ‘bedrijf’). In dit artikel worden objecten aangeduid met hun standaardnamen in HubSpot.

Voordat je aan de slag gaat

Wanneer je je voorbereidt op het samenvoegen van records, is het belangrijk dat je begrijpt welke gevolgen dit heeft voor je recordgegevens. Het verwachte gedrag bij het samenvoegen van records verschilt naargelang de records van welk object je samenvoegt. Lees meer over wat er met je gegevens gebeurt bij elk type samenvoeging.

Het is ook belangrijk om te weten dat zodra je twee records hebt samengevoegd, het niet meer mogelijk is om de samenvoeging ongedaan te maken. Voor contactpersonen en bedrijven kun je een nieuw record aanmaken met de samengevoegde e-mailadressen of domeinnamen. Voor alle objecten kun je de eigenschap‘Samengevoegde [record]-ID’s’ gebruiken om eerder samengevoegde records te bekijken.

Records samenvoegen

Records in je account samenvoegen:

1. Ga naar uw records:
   • Contacten: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
   • Bedrijven: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
   • Deals: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
   • Tickets: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Tickets. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Tickets.
   • Afspraken(indiengeactiveerd): Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Afspraken. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Afspraken.
   • Cursussen(indiengeactiveerd): Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar HubSpot CRM > Cursussen. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar HubSpot CRM > Cursussen.
   • Vermeldingen(indiengeactiveerd): Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Advertenties. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Advertenties.
• Diensten(indiengeactiveerd): Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Services. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Services.
• Aangepaste objecten: Ga in je HubSpot-account naar CRM en selecteer het aangepaste object.
2. Klik op denaam van het record dat u als primair wilt instellen. Dit is het record dat in uw account blijft staan.
3. Klik in het linkerpaneel op het vervolgkeuzemenu 'Acties ' en selecteer vervolgens 'Samenvoegen'.

4. Klik in het dialoogvenster op het vervolgkeuzemenu, zoek vervolgens het record dat u wilt samenvoegen met het primaire record en selecteer het. Dit wordt beschouwd als uw secundaire record.
• Om te kiezen welke eigenschapswaarden in het resulterende record worden behouden, klikt u op de waarden die u wilt behouden. Standaard zijn de eigenschappen van het primaire record geselecteerd, aangezien deze doorgaans na een samenvoeging behouden blijven.
• Om te wijzigen welke eigenschappen worden weergegeven bij het vergelijken van de records, klikt u op Eigenschappen instellen om te bekijken. Klik op Toepassen zodra u de eigenschappen hebt geselecteerd.
5. Klik op 'Samenvoegen'.

Let op: als u records samenvoegt terwijl u in gesprek bent, wordt de verbinding automatisch verbroken.

U krijgt een melding dat het samenvoegen bezig is. Het kan tot 30 minuten duren voordat alle activiteiten van de records zijn gesynchroniseerd.

Als het samenvoegen mislukt, kan dit komen door:

• Samenvoeglimiet: u kunt geen records samenvoegen als ze in totaal bij meer dan 250 samenvoegingen zijn betrokken (bijvoorbeeld: Contactpersoon A en Contactpersoon B zijn elk bij 130 samenvoegingen betrokken geweest). Zodra deze limiet is bereikt, moet u een nieuw record aanmaken of het record handmatig bewerken in plaats van het samen te voegen.

• Koppelingslimiet: u mag de door u geconfigureerde koppelingslimieten niet overschrijden. Als het samengevoegde record de limieten zou overschrijden, kan het samenvoegen mislukken. U moet dan de koppelingen controleren en verwijderen, en het vervolgens opnieuw proberen.

• Scenario’s met bedrijfsrecords: er zijn ook bepaalde scenario’s waarin u bedrijven niet kunt samenvoegen.

Gesamenvoegde records bekijken

U kunt de eigenschap 'Merged [record] IDs' gebruiken om te zien welke records eerder bij een samenvoeging betrokken waren. U kunt deze eigenschap bekijken bij een individueel record, of al uw records filteren op basis van of ze een waarde voor deze eigenschap hebben.

De eigenschap bij een afzonderlijk record bekijken:

1. Ga naar uw records.
2. Klik op de naam van een record.
3. Klik in het linkerpaneel op 'Acties' en vervolgens op 'Alle eigenschappen weergeven'.
4. Voer in de zoekbalk 'Samengevoegd' in.
   • Als het record bij een samenvoeging betrokken was, bevat de eigenschap 'Merged [record] IDs' de record-ID's van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd.
   • Beweeg de muisaanwijzer over de waarde van de eigenschap'Merged [record] IDs' en klik op'Details' om te zien wie de samenvoeging heeft uitgevoerd en wanneer deze plaatsvond.
   • Lees hoe u kunt aanpassen welke eigenschappen in de linkerzijbalk worden weergegeven.

Om alle records van een specifiek object te bekijken die bij een samenvoeging betrokken waren:

1. Ga naar uw records.
2. Klik boven de tabel op 'Alle filters'.
3. Voer in het rechterpaneel, in de zoekbalk, 'Samengevoegd' in en selecteer vervolgens 'Samengevoegde [record]-ID's'.
4. Selecteer 'is bekend'.

5. Klik op de X rechtsboven om het paneel te sluiten.
6. De weergave bevat nu alleen records die in een samenvoeging zijn opgenomen. Voor deze records bevat de eigenschap de record -ID-waarden van alle records die eerder in dat record zijn samengevoegd.

Meer informatie over het filteren van uw records.

De geschiedenis van samengevoegde records exporteren

Bekijk de details van samengevoegde records in bulk via een export, met gegevens tot 90 dagen geleden. De export bevat de eigenschapswaarden van de records vóór de samenvoeging en de tijdstempel van wanneer de samenvoegingen plaatsvonden. De optie om de samenvoegingsgeschiedenis te exporteren verschijnt alleen voor samenvoegingen die in de tool Gegevenskwaliteit hebben plaatsgevonden.

Om de geschiedenis van samengevoegde records te exporteren:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Gegevensbeheer > Gegevenskwaliteit.

2. Klik op het tabblad 'Duplicaten beheren '.
3. Klik op 'Acties' en selecteer vervolgens'Samenvoeggeschiedenis exporteren'.
4. Selecteer in het pop-upvenster dedatumperiode en het bestandstype.
5. Klik op 'Samenvoeggeschiedenis exporteren'.
6. Download het bestand via de e-mailmelding.

Wat gebeurt er als ik records samenvoeg?

Wanneer u records samenvoegt, gebeurt er standaard het volgende:

• Record-ID: er wordt een nieuwe, unieke Record-ID aangemaakt voor het resulterende samengevoegde record. Je kunt de eigenschap ‘Merged [record] IDs’ gebruiken om te zoeken op basis van de oorspronkelijke Record-ID-waarde.
• Aanmaakdatum: de waarde van het oudste record blijft behouden.
• Eigenschapwaarden: over het algemeen krijgen de eigenschapwaarden van het primaire record voorrang, wat betekent dat de waarden van het samengevoegde record die van het primaire record weerspiegelen. Uitzonderingen hierop zijn Record-ID, Aanmaakdatum en bepaalde contact- en bedrijfseigenschappen. Indien gewenst kunt u kiezen welke eigenschapwaarden u in het resulterende samengevoegde record wilt behouden.
• Tijdstempels van eigenschapswaarden: wanneer een samenvoeging een eigenschapswaarde bijwerkt, is het weergegeven tijdstempel de datum en tijd waarop de samenvoeging plaatsvond, niet de oorspronkelijke datum uit het bronrecord.

Let op: als het primaire record geen waarde voor een eigenschap heeft (bijv. null, leeg), wordt de waarde van het secundaire record gebruikt.

• Activiteiten: alle tijdlijnactiviteiten van beide records die bij de samenvoeging zijn betrokken, verschijnen in het nieuwe record.
• Koppelingen: alle gekoppelde records van beide records die bij de samenvoeging zijn betrokken, verschijnen in het nieuwe record. Voor bedrijfskoppelingen met het label‘Primair’ krijgt het primaire bedrijf uit het primaire samenvoegingsrecord voorrang. De primaire koppeling van het secundaire record verschijnt nog steeds in het nieuwe record, maar het label ‘Primair’ wordt verwijderd.
• Segmentlidmaatschap: het secundaire record wordt uit alle statische segmenten verwijderd. Actieve segmentlidmaatschappen kunnen veranderen als gevolg van gegevenswijzigingen door de samenvoeging.
• Formulierinzendingen (alleen contacten): alle cookies (HubSpot-gebruikerstokens) die aan een van beide contacten waren gekoppeld, worden samengevoegd met het primaire contact en het e-mailadres van het secundaire contact wordt permanent aan het primaire contact gekoppeld. Als het secundaire contact een formulier indient op een apparaat waarmee het eerder een formulier heeft ingediend, worden de inzendingsgegevens op basis van het gebruikerstoken ontdubbeld en aan het primaire contact gekoppeld. Als het contact een formulier indient vanaf een nieuw apparaat met het e-mailadres uit het record van het secundaire contact, wordt deze indiening weergegeven in het record van het primaire contact.
• Inschrijving voor workflows: de records die bij de samenvoeging zijn betrokken, worden uitgeschreven uit alle workflows.
  • Het resulterende record wordt niet automatisch ingeschreven in workflows als gevolg van gegevenswijzigingen die tijdens de samenvoeging hebben plaatsgevonden, tenzij u de inschrijving van contactpersonen uit samenvoegingen hebt toegestaan. 
  • Als u inschrijving vanuit samengevoegde records hebt toegestaan, kan het resulterende record voortaan worden ingeschreven in workflows als gevolg van eigenschapswijzigingen of acties die geen verband houden met de samenvoeging. 
• Playbooks: geregistreerde playbooks op beide records die bij de samenvoeging zijn betrokken, verschijnen in het nieuwe record. Concepten van playbooks op een van beide records worden niet bewaard.
• Salesforce-synchronisatie:
  • Contacten: alleen het primaire contact blijft synchroniseren met het Salesforce-record. Als het secundaire contact met Salesforce werd gesynchroniseerd, zal dat record in Salesforce niet langer met HubSpot worden gesynchroniseerd omdat het record niet meer bestaat.
  • Bedrijven: de mogelijkheid om bedrijven samen te voegen is afhankelijk van de versie van je HubSpot-Salesforce-integratie:
    • Oude versie: je kunt geen bedrijven samenvoegen. Om dubbele records in HubSpot op te schonen terwijl de integratie is geïnstalleerd, kun je de extra dubbele bedrijven in HubSpot verwijderen met behulp van de tool voor het beheer van duplicaten. Zorg ervoor dat je het bedrijf in HubSpot behoudt dat synchroniseert met het primaire account in Salesforce. Als je dubbele bedrijven hebt die vanuit Salesforce worden gesynchroniseerd, kun je de accounts samenvoegen of de extra dubbele accounts in Salesforce verwijderen. Als in je account de HubSpot-instelling is ingeschakeld om automatisch bedrijven aan te maken en aan contactpersonen te koppelen, wordt ook aanbevolen om deze instelling uit te schakelen om toekomstige duplicaten te voorkomen. Lees meer over het beheren van dubbele bedrijven vanuit Salesforce.
    • Nieuwe versie: je kunt bedrijven samenvoegen. Ontdek hoe je je HubSpot-Salesforce-integratie kunt upgraden naar de nieuwste versie en hoe het samenvoegen van bedrijven van invloed is op je gegevenssynchronisatie.

De samenvoeglogica is afhankelijk van het object en het record waarmee u werkt. Bekijk hieronder de uitzonderingen of het speciale gedrag voor de betreffende objecten.

Uitzonderingen bij het samenvoegen van bedrijven

De volgende eigenschappen van bedrijven vormen uitzonderingen op de standaard samenvoeglogica:

• Domeinnaam van het bedrijf: terwijl de domeinnaam van het primaire bedrijf behouden blijft als primair domein, wordt de domeinnaam van het secundaire bedrijf toegevoegd als secundair domein. Als het primaire bedrijf vóór het samenvoegen geen domeinnaam heeft, wordt de domeinnaam van het secundaire bedrijf geselecteerd.
• Levenscyclusfase: defase die zich het verst in de trechter bevindt, blijft behouden. Als het ene bedrijf bijvoorbeeld een lead is en het andere een klant, krijgt het samengevoegde bedrijf de levenscyclusfase ‘klant’.
• Analytics-eigenschappen: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal paginaweergaven en bezoeken voor beide bedrijven samen.
• Oorspronkelijke verkeersbron: de oudste waarde voor de eigenschap ‘oorspronkelijke verkeersbron’ wordt behouden, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde behouden.

Er zijn ook scenario's waarin het samenvoegen van bedrijven niet mogelijk is of zal mislukken:

• Een bedrijf is momenteel een moeder- of dochteronderneming. Als de moeder-dochterrelatie een lus bevat, kan de samenvoeging mislukken. 

Uitzonderingen bij het samenvoegen van contactpersonen

De volgende eigenschappen van contactpersonen vormen uitzonderingen op de standaard samenvoeglogica:

• E-mail: terwijl het e-mailadres van de primaire contactpersoon behouden blijft als het primaire e-mailadres, wordt het e-mailadres van de secundaire contactpersoon toegevoegd als een secundair e-mailadres.
• Levenscyclusfase: defase die zich het verst in de trechter bevindt, blijft behouden. Als bijvoorbeeld de ene contactpersoon een lead is en de andere een klant, krijgt de samengevoegde contactpersoon de levenscyclusfase ‘Klant’.
• Aantal conversies en aantal unieke ingediende formulieren: deze worden opgeteld met de waarden voor elk contact. Als het primaire contact bijvoorbeeld drie formulieren heeft ingediend en het secundaire contact twee, is de waarde voor ‘Aantal ingediende formulieren’ vijf.
• Marketingcontactstatus: als uw account marketingcontacten bevat, wordt de status met de hoogste marketingwaarde behouden. Als bijvoorbeeld het ene contact is ingesteld als ‘Marketing’ en het andere als ‘Niet-marketing’, wordt het samengevoegde contact ingesteld als ‘Marketing’.
• Analytics-eigenschappen: deze eigenschappen worden opnieuw gesynchroniseerd en u ziet het totale aantal paginaweergaven voor beide contacten samen.
• Oorspronkelijke verkeersbron: de oudste waarde voor de eigenschap ‘Oorspronkelijke verkeersbron’ wordt behouden, tenzij de bron handmatig is bijgewerkt. In dat geval blijft de handmatig bijgewerkte waarde behouden.
• Rechtsgrondslag: de meest recente waarden uit beide contactrecords worden behouden. 

Bij workflow-inschrijvingen wordt de primaire contactpersoon standaard niet automatisch ingeschreven voor workflows als gevolg van gegevenswijzigingen die tijdens het samenvoegen plaatsvinden. U kunt er echter voor kiezen om in uw workflow-instellingen toe te staan dat samengevoegde contactpersonen op het moment van het samenvoegen worden ingeschreven.

Uitzonderingen bij het samenvoegen van tickets

De volgende ticket-eigenschap vormt een uitzondering op de standaard samenvoeglogica:

• Ticket-eigenaar: f bij tickets waaraan meerdere gesprekken zijn gekoppeld, wordt de eigenaar van het meest recent bijgewerkte gesprek behouden. 

Kan ik records weer splitsen?

Het isniet mogelijk om records te ontkoppelen. Gebruik de eigenschappen'Gecombineerde [record]-ID's' om te zien welke records eerder zijn samengevoegd tot een bestaand record. Voor contactpersonen en bedrijven kunt u het resulterende extra e-mailadres of de domeinnaam gebruiken om een nieuw record aan te maken.

Als een samengevoegd contact meerdere e-mailadressen heeft, verwijder dan het extra e-mailadres in uw samengevoegde contact en maak een nieuw contact aan met dat e-mailadres:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
2. Klik op de naam van het contact.
3. Beweeg in het gedeelte 'Over dit contact' de muisaanwijzer over de eigenschap 'E-mail' en klik op hetpotloodpictogram edit .

4. Klik naast het extra e-mailadres op 'Verwijderen'.
5. Klik in het dialoogvenster op 'E-mail verwijderen' om te bevestigen.
6. Maak een nieuw contact aan met het verwijderde e-mailadres.

Als een samengevoegd bedrijf meerdere domeinen heeft, kunt u het extra bedrijfsdomein in het samengevoegde bedrijfsrecord verwijderen en een nieuw bedrijf aanmaken met die bedrijfsdomeinnaam:

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
2. Klik op de naam van het bedrijf.
3. Beweeg in het gedeelte 'Over dit bedrijf' de muisaanwijzer over de eigenschap 'Bedrijfsdomeinnaam' en klik op hetpotloodpictogram edit .

4. Klik naast het extra domein op het vervolgkeuzemenu 'Acties ' en selecteer vervolgens 'Verwijderen'. Uw wijziging wordt automatisch opgeslagen. Lees meer over het ongedaan maken van een wijziging in een eigenschapswaarde.
5. Maak een nieuw bedrijf aan met de verwijderde bedrijfsdomeinnaam.