Workflows creëren

Gebruik workflows om uw bedrijfsprocessen te automatiseren. Je kunt records automatisch registreren op basis van registratiecriteria en vervolgens actie ondernemen op je records.

U kunt bijvoorbeeld alle contactpersonen registreren die een bepaald formulier hebben ingediend, vervolgens een marketinge-mail sturen en deze contactpersonen aan een gebruiker toewijzen. Je kunt ook actie ondernemen op gekoppelde records, zoals het bijwerken van het gekoppelde bedrijf van een ingeschreven contactpersoon. Het is aan te raden om de workflowbibliotheek van de community te gebruiken voor ideeën bij het opzetten van uw workflow.

Nadat u workflows hebt gemaakt, kunt u leren hoe u uw workflows organiseert.

Een nieuwe workflow maken

Maak workflows vanaf nul of gebruik workflowsjablonen als leidraad. Het aantal workflows dat je kunt maken, hangt af van de abonnementen van je account.

• Contactpersonen
• Bedrijven
• Deals
• Offertes(Sales Hub Professional of Enterprise)
• Tickets(Service Hub Professional of Enterprise)
• Aangepaste objecten (alleenEnterprise )
• Gesprekken
• Feedback (Service Hub Professional of Enterprise)
• Abonnementen
• Betalingen
• Facturen
• Doelen
• Leads(Sales Hub Professional of Enterprise)
• Gebruikers
• Taken
• Oproepen

Creëer een workflow vanuit het niets

Als u een workflow vanuit het niets aanmaakt, kunt u de inschrijftriggers selecteren die u wilt gebruiken en vervolgens het bijbehorende objecttype selecteren. U kunt kiezen uit handmatig aanmelden, uw workflow triggeren op basis van een ingestelde frequentie of kiezen uit specifieke aanmeldtriggers.

Zo maakt u een workflow vanuit het niets:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik rechtsboven op Workflow maken > Vanaf nul.
3. Ga in de workflow-editor verder met het instellen van uw inschrijftriggers en objecttype. Meer informatie over het maken van workflows vanuit het niets.

Een nieuwe workflow maken met sjablonen

Gebruik een workflowsjabloon dat is afgestemd op uw doelen om uw automatiseringsprocessen te stroomlijnen.

Om een workflow te maken met behulp van een sjabloon:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik rechtsboven op Workflow maken > Van sjabloon.
3. Zoek in de sjablonenbibliotheek naar een sjabloon dat overeenkomt met uw workflowdoelen:
   • Om sjablonen op functie of doelstelling te filteren, selecteert u in de linker zijbalk een categorie.
   • Als u naar een specifieke sjabloon wilt zoeken, voert u rechtsboven een zoekwoord in.
4. Als u de details van een sjabloon wilt bekijken, klikt u op Voorbeeld. In het dialoogvenster kun je controleren of de sjabloon compatibel is met je HubSpot-abonnementen. Je kunt ook de volgende details bekijken:
   
   • Doel: het doel van deze workflowsjabloon.
• • Wat je moet voorbereiden: alle middelen die je moet voorbereiden om de plaatshouderacties te vullen, zoals marketinge-mails of formulieren.
  • Sjabloonvoorbeeld: de inschrijftriggers en workflowacties die in deze sjabloon zijn opgenomen.
5. Nadat u uw sjabloon hebt geselecteerd, klikt u op Sjabloon gebruiken. De sjabloon verschijnt met placeholderacties. U kunt acties bewerken, toevoegen en verwijderen in de editor.
   

Inschrijvingstriggers instellen

Enrollment triggers zijn een set criteria die records automatisch in een workflow opnemen. Je kunt triggers handmatig instellen of triggers genereren met AI.

Als je records niet automatisch in een workflow wilt aanmelden, kun je ervoor kiezen om records handmatig aan te melden.

• Op filter gebaseerd
• Op gebeurtenis gebaseerd
• Gebaseerd op een schema
• Gebaseerd op webhooks

1. Klik in de workflow editor op het vak Trigger inschrijving voor [object].
2. Stel in het linkerpaneel uw enrollment triggers in.
   

Workflow-instellingen voor herinschrijving en uitschrijving instellen

1. Klik in het linkerpaneel op de tab Instellingen.
2. Klik op om de schakelaar Opnieuw inschrijven aan te zetten. Selecteer vervolgens de triggers die u wilt gebruiken voor herinschrijven. Meer informatie over het toevoegen van triggers voor herinschrijven aan workflows.
3. Klik op om uw criteria voor uitschrijving aan te zetten. Meer informatie over het beheren van unenrollment.

Acties toevoegen

Je kunt AI gebruiken om acties voor een workflow te genereren of om handmatig acties te selecteren en toe te voegen. Je kunt bijvoorbeeld een workflow gebruiken om een marketinge-mail te versturen of je records toe te wijzen. Meer informatie over de verschillende workflowacties die beschikbaar zijn in HubSpot.

Nadat je een actie hebt toegevoegd, kun je deze klonen of verplaatsen om het bouwen van de workflow te stroomlijnen. Als je een notitie wilt achterlaten bij een workflowactie, lees dan hoe je opmerkingen toevoegt aan workflowacties.

Let op: welke acties voor u beschikbaar zijn, hangt af van uw abonnement. locked Voor vergrendelde acties is een accountupgrade nodig om ze te kunnen gebruiken.

Om acties aan een workflow toe te voegen:

1. Klik in de workflow-editor op het + plus-pictogram.
2. Selecteer een actie in het linkerpaneel.
   • Voor bepaalde acties, zoals de actie Record maken, kun je ook op het pictogram + toevoegen naast de actie klikken om die actie snel toe te voegen als plaatshouder. Meer informatie over het kiezen van uw workflow acties.
   • Voor bepaalde acties, zoals de actie Creëer taak, kun je ook het gegevenspaneel gebruiken om gegevensvariabelen van verschillende objectbronnen in te voegen. Meer informatie over het toevoegen van gegevensvariabelen aan workflow acties.
3. Klik na het instellen van de details van de actie op Opslaan.
   • Of, als je de actie als plaatshouder toevoegt, klik je op Opslaan zonder de details van de actie in te vullen.
   • Placeholderacties moeten worden ingevuld voordat je de workflow kunt inschakelen. Meer informatie over placeholderacties.
     
     

De workflow minimap bekijken

1. Klik linksboven in de workflow editor op Show minimap panel.
   
   

2. Als de minimap geopend is, kunt u met de muis over de workflow acties gaan om de naam van de actie te zien en op een gebied van de minimap klikken om daarheen te navigeren.
3. Als uw workflow wijzigingen vereist voordat deze kan worden gepubliceerd, wordt de actie geel gemarkeerd. Klik op de link in de waarschuwing en bekijk de wijzigingen die moeten worden aangebracht.
   

Wijzigingen ongedaan maken of opnieuw uitvoeren

Als je je workflow bewerkt, kun je wijzigingen die je in de afgelopen 30 dagen in de workflow hebt aangebracht ongedaan maken of opnieuw uitvoeren. Bepaalde wijzigingen, zoalsaangepaste codeacties, kun je niet ongedaan maken of ongedaan maken.

Om een actie ongedaan te maken of opnieuw uit te voeren:

1. Om een actie ongedaan te maken, klik je op het undo ongedaan maken pictogram linksboven. Wijzigingen worden één voor één ongedaan gemaakt.
2. Om een actie opnieuw uit te voeren, klik je linksboven op het pictogram redo opnieuw uitvoeren. Wijzigingen worden één voor één opnieuw uitgevoerd.
   

Instellingen beheren

Om uw workflowinstellingen te beheren:

1. Klik linksboven op Instellingen om de instellingen voor uitvoering, meldingen en metriek van de workflow te beheren. Meer informatie over het beheren van uw workflowinstellingen.
2. Klik linksboven op Bewerken > Enrollment trigger bewerken om de instellingen voor inschrijving, uitschrijving en herinschrijving van de workflow te beheren.
   

Uw workflow inschakelen

Uw workflow bekijken en inschakelen:

1. Klik in de rechterbovenhoek op Beoordelen en publiceren.
2. Bekijk de details van uw workflow in het rechterpaneel:
   • Alle contactpersonen in lijsten bekijken: als u een Marketing Hub Starter-, Professional- of Enterprise-account hebt, kunt u in op contactpersonen gebaseerde workflows een statische lijst bekijken van contactpersonen die voldoen aan de inschrijvingscriteria. De lijst wordt automatisch opgeslagen en is toegankelijk via uw lijsten dashboard.

• • Wilt u contactpersonen aanmelden die momenteel aan de aanmeldingscriteria voldoen wanneer de workflow wordt ingeschakeld? Kies ervoor om records in te schrijven die momenteel voldoen aan de inschrijftriggers of alleen records in te schrijven die in de toekomst aan de triggers voldoen.
    • Ja, bestaande [objecten] die aan de triggercriteria voldoen vanaf nu aanmelden: alle bestaande records die aan de aanmeldtriggers voldoen aanmelden.
    • Nee, alleen [objecten] aanmelden die aan de triggercriteria voldoen nadat de workflow is ingeschakeld: alleen records aanmelden die aan de aanmeldtriggers voldoen nadat de workflow is ingeschakeld. Wanneer deze optie is geselecteerd:
      • Als het [object] voor de eerste keer nadat de workflow is ingeschakeld wijzigt om aan de triggers voor inschrijving te voldoen, wordt het [object] ingeschreven.
      • Als het [object] opnieuw aan de aanmeldcriteria voldoet en opnieuw aanmelden wordt ingeschakeld, wordt het [object] aangemeld. Meer informatie over triggers voor herinschrijving.

Let op: het aantal bestaande contactpersonen dat wordt weergegeven op de overzichtspagina is een schatting. Als u een exact aantal contactpersonen wilt bekijken, maakt u een statische lijst van contactpersonen die aan de criteria voldoen door op Alle contactpersonen in lijsten weergeven te klikken.

3. Klik onderaan op Volgende. U kunt de Timing & Meldingen en Verbindingen van uw workflow bekijken. Of klik op Overslaan om in te schakelen.
4. Als u geen Naam of Omschrijving voor uw workflow hebt ingevoerd, wordt deze automatisch door AI gegenereerd. Als u deze gegevens wilt bijwerken, klikt u op Bewerken onder de respectieve secties.
5. Klik onderaan op Workflow inschakelen.