NO | Knowledge Quick Answers

Last opp og del dokumenter

Skrevet av HubSpot Support | Jun 28, 2023 9:54:01 AM

Med dokumentverktøyet kan du bygge opp et bibliotek med innhold som hele teamet kan laste opp og dele dokumenter med kontaktene dine.

Før du setter i gang

Før du begynner å jobbe med denne funksjonen, må du sørge for å forstå hvilke skritt som bør tas på forhånd, samt begrensningene ved funksjonen og potensielle konsekvenser av å bruke den.

Forstå kravene

  • For å laste opp og dele dokumenter trenger du Sales-tilgang.
  • Hvis du vil laste opp, vise og dele mer enn de fem første dokumentene som er lagt til på en konto, må du oppfylle ett av følgende kriterier:
  • For å generere dokumentbeskrivelser må du slå på AI-innstillinger.

Forstå begrensninger og hensyn

  • Ettersom dokumenter deles offentlig, bør ikke dokumentverktøyet brukes til å sende sensitiv eller konfidensiell informasjon.
  • Når du oppretter en delbar lenke, blir dokumentet offentlig tilgjengelig på Internett. Fornavnet, etternavnet og e-postadressen til HubSpot-brukeren som deler dokumentet, vises øverst i høyre hjørne av det delte dokumentet.
  • Sporing brukes automatisk når du deler et dokument, bortsett fra når du legger til en dokumentlenke i en e-postmal. I så fall må du merke av for Krev e-post for å vise dokumentet forå spore visninger.

Legg til et dokument

  1. Klikk på Last opp dokument øverst til høyre.
  2. Velg importkilden for filen din. Filformatet må være .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx.

Når dokumentet er lastet opp, vises det i dokumentoversikten.

Nødvendig opplysning: Hvis du bruker HubSpots dokumentverktøy, lagres filer som du laster opp ved hjelp av dette verktøyet, av HubSpot og deles med andre brukere på HubSpot-kontoen din.

Generer en dokumentbeskrivelse

  1. Klikk på navnet på dokumentet du vil opprette en beskrivelse for.
  2. Klikk på Legg det til nå med Breeze breezeSingleStar øverst.
  3. Klikk på breezeSingleStar Breeze-ikonet nederst til høyre i dialogboksen. Når beskrivelsen er generert, kan du redigere den etter behov.

  1. Klikk på Lagre.

Del et dokument med kontakter

Del dokumenter med kontakter via en delbar lenke eller i en e-postmal. HubSpot bruker automatisk sporing når du deler et dokument, slik at brukeren som delte lenken, vil motta et varsel når en kontakt ser dokumentet. Du kan også kreve at mottakerne oppgir e-postadressen sin før de kan se dokumentet.

Vær oppmerksom på dette:

  • Hvis du sender en delbar lenke ved hjelp av en tredjeparts meldingstjeneste, for eksempel LinkedIn, kan hver sending telle som en visning.
  • Fra og med 13. november 2024 vil et dokument du legger til, bli lagret på hubspotdocuments.com. Eksisterende nettadresser som er opprettet før denne datoen, vil automatisk omdirigeres til det nye domenet.

Opprett en delbar lenke

  1. Hold musepekeren over dokumentnavnet og klikk på Handlinger, og velg deretter Opprett lenke. Eller klikk på navnet på dokumentet, og klikk deretter på Opprett lenke øverst til høyre.
  2. I dialogboksen skriver du inn mottakerens e-postadresse i feltet Hvem sender du dette til?
  3. Alternativene for å spore mottakerens visninger av dokumentet avhenger av dokumentets personverninnstillinger:
    • Hvis dokumentets Slå på personvern er slått av, kan du slå på knappen Krev e-postadressefor å se dokumentet for å spore visningene deres.
    • Hvis dokumentets Slå på personvern er slått på, må mottakeren oppgi e-postadressen sin og bekrefte at de samtykker til å bli kontaktet før de kan se dokumentet.
  1. Klikk på Opprett lenke.

  1. Klikk på Kopier for å kopiere dokumentlenken, eller klikk på Skriv e-post for å sende en e-post med dokumentlenken fra kontaktens oppføring.
Når lenker genereres, forkortes de automatisk til en hubs.ly-URL, ettersom egendefinerte domenelenker ikke støttes på nåværende tidspunkt. Du kan også sende en dokumentlenke via e-post fra innboksen din ved hjelp av HubSpot Sales Chrome-utvidelsen, HubSpot Sales Outlook-tillegget eller HubSpot Sales Office 365-tillegget.

Legg til et dokument i en e-postmal


  2. Klikk på navnet på en mal. Du kan også opprette en ny mal.
  3. Klikk på rullegardinmenyen Sett inn nederst i malredigeringsprogrammet, og velg deretter Dokument.
    • Klikk på rullegardinmenyen Dokument , og velg et dokument du vil legge til.
    • Skriv inn teksten som skal vises for dokumentlenken, i feltet Visningstekst for lenke.
    • Hvis du vil spore hvem som viser dokumentet, merker du av for Krev e-post for å vise dokumentet.
    • Hvis du vil vise en forhåndsvisning av dokumentet i e-postteksten, merker du av for Inkluder forhåndsvisning av lenke.

  1. Klikk på Sett inn.

Lær hvordan du setter inn et dokument i en e-postmal når du registrerer kontaktene dine i en sekvens.

Hvordan sporer HubSpot dokumentåpninger?

Når du deler et dokument, knytter HubSpot det første dokumentet som åpnes til e-postadressen til den kontakten. En informasjonskapsel lagres i kontaktens nettleser, og hvis de åpner et annet dokument som er delt fra kontoen din, trenger de ikke å oppgi e-postadressen sin. Andre kontakter som åpner dokumentlenken, må oppgi e-postadressen sin, med mindre de tidligere har sett et dokument som er delt fra kontoen din. Når innstillingen Krev e-postadresse for å vise dokument er slått av, vil ikke alle kontakter som ser på dokumentlenken, bli identifisert med mindre de tidligere har oppgitt e-postadressen sin for å se på et annet dokument som er delt fra samme konto.

Administrer dokumentene dine

  • Øverst til venstre kan du bruke søkefeltet til å søke opp et dokument etter navn, eller filtrere etter dokumentets eier ved hjelp av rullegardinmenyen Eier.
  • Hvis du vil organisere dokumentene dine i en mappe, merker du av i avmerkingsboksene ved siden av dokumentene du vil flytte, og klikker deretter på Flytt til mappe øverst i tabellen. Velg mappenavnet i dialogboksen, og klikk deretter på Flytt.
  • Hvis du vil endre hvem dokumentet deles med, slik at bare visse brukere kan se og bruke dokumentet, holder du musepekeren over dokumentet og klikker på Handlinger, og velger deretter Administrer deling. Finn ut mer om hvordan du deler tilgang til salgsinnhold med brukerne og teamene dine.

Vis og rediger dokumentene dine

Slik redigerer du et enkelt dokument, eller viser detaljer om et dokument:

  1. Klikk på dokumentnavnet.

På siden med dokumentdetaljer:

  • Klikk på blyantikonet på editn for å redigere dokumenttittelen. Skriv inn en ny tittel, og klikk deretter på Lagre.
  • Hvis du vil redigere dokumentbeskrivelsen, klikker du på blyantikonet editn til høyre for beskrivelsen. Rediger beskrivelsen i dialogboksen, og klikk deretter på Lagre.
  • Under dokumenttittelen og -beskrivelsen kan du bruke vekslebryteren Slå på personvern for å slå personvern- og samtykkealternativene for et bestemt dokument på eller av. For å overholde personvernforordningen (GDPR) og andre personvernlover må du gjøre noen endringer i dokumentene dine før du deler dem med kontaktene dine:

Merk : Selv om disse funksjonene finnes i HubSpot, er det ditt juridiske team som er den beste ressursen for å gi deg råd om samsvar for din spesifikke situasjon.

    • Hvis du har slått på personverninnstillingene i kontoen din, er Slå på personvern slått på som standard for hvert dokument, men kan slås av på individuell basis. Når denne innstillingen er slått på, må kontaktene dine gi samtykke til kommunikasjon og databehandling. Når du deler et dokument, vises språket fra personvern- og samtykkeinnstillingene dine, og du blir bedt om å gi samtykke til abonnementstypen for én-til-én-kommunikasjon. Personvern- og samtykketeksten vises på seerens nettleserspråk, men hvis HubSpot ikke kan oppdage nettleserspråket, vises teksten på språket som er valgt i kontoinnstillingene dine.
    • Standard abonnementstype i dokumenter er "én-til-én"-kommunikasjon. Dette er en intern abonnementstype i HubSpot-kontoen din. Denne standard abonnementstypen kan oppdateres i personvern- og samtykkeinnstillingene dine og vil gjelde for nyopprettede dokumenter.

Merk: Hvis du har lastet opp dokumenter før du slår på personverninnstillingene, må du manuelt slå på personvern- og samtykkealternativet ved å slå på bryteren.

  • Under personverninnstillingene kan du se data for dokumentets totale antall opprettede lenker, besøkende og visninger.
  • I tabellen Besøkende kan du se kontakter som har sett dokumentet ditt. Hold musepekeren over navnet deres og klikk på Detaljer for å se spesifikk informasjon om deres interaksjon med dokumentet.
  • Slik bytter du ut dokumentet:
    • Klikk på Last opp på nytt øverst til høyre.
    • Klikk på Bekreft i dialogboksen Oppdatering av eksisterende dokument kan føre til uoverensstemmelser i visningsdata.
    • Velg importkilden for filen din. Filformatet må være .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Hvis du tidligere har sendt en lenke til dokumentet før du laster det opp på nytt, oppdateres lenken slik at den viser det nye innholdet.
  • Hvis du vil forhåndsvise, laste ned eller slette dokumentet, klikker du på rullegardinmenyen Handlinger og velger Forhåndsvis, Last ned eller Slett.
  • Du kan tilpasse merkevarebyggingen av salgsdokumentet i kontoinnstillingene. Finn ut hvordan du redigerer firmalogoen, firmainformasjonen og standardfargene som vises på dokumentet.
Vis hele posten