Vennligst merk: for å laste opp, se og dele mer enn de fem første dokumentene, må du oppfylle ett av følgende kriterier:
Brukere med salgstilgang kan laste opp og dele dokumenter. Brukere som ikke oppfyller kravene, kan få tilgang til og dele de første fem dokumentene som er lastet opp på kontoen. Dette betyr at hvis en bruker som ikke oppfyller kravene legges til en konto der fem eller flere dokumenter allerede er lastet opp, vil denne brukeren kun kunne se og bruke de fem første dokumentene . Hvis det ikke er dokumenter på kontoen, kan brukeren laste opp opptilfem dokumenter totalt.
Du kan se det totale antallet dokumenter som allerede er opprettet i kontoen din i øverste høyre hjørne på dokumentdashbordet. Lær mer om disse grensene i HubSpots produkt- og tjenesterkatalog .
Når dokumentet er lastet opp, vil det vises i dokumentoversikten.
Nødvendig avsløring: hvis du bruker HubSpots dokumentverktøy, lagres filer du laster opp ved hjelp av dette verktøyet av HubSpot og deles med andre brukere på HubSpot-kontoen din.
Generer en dokumentbeskrivelse
Merk: for å generere en dokumentbeskrivelse må du slå på AI-innstillinger .
- Klikk på navnet på dokumentet du vil lage en beskrivelse for.
- Klikk Legg til nå med Breeze breezeSingleStar .
- Nederst til høyre klikker du på Breeze-ikonet breezeSingleStar . Etter at beskrivelsen er generert, skriv inn eventuelle endringer du ønsker.
- Klikk Lagre .
Del et dokument med kontakter
Del dokumenter med kontakter via en delbar lenke eller i en e-postmal. HubSpot gjelder automatisk sporing når du deler et dokument, slik at brukeren som delte lenken vil motta et varsel når en kontakt ser på dokumentet. Du kan også kreve at mottakerne oppgir e-postadressen sin før de kan se dokumentet.
Vennligst merk:
- Når du oppretter en delbar lenke, vil dokumentet være offentlig tilgjengelig på internett. Fornavnet, etternavnet og e-postadressen til HubSpot-brukeren som deler dokumentet, vises øverst til høyre i det delte dokumentet.
- Hvis du sender en delbar lenke ved hjelp av en tredjeparts meldingstjeneste, som LinkedIn, kan hver sending telle som en visning.
- fra og med 13. november 2024, når du legger til et dokument, vil det ligge på hubspotdocuments.com . Eksisterende nettadresser opprettet før den datoen vil automatisk omdirigere til det nye domenet.
- Hold markøren over dokumentnavnet og klikk på Handlinger > Opprett kobling . Eller klikk på navnet på dokumentet, og klikk deretter på Opprett lenke øverst til høyre.
- I dialogboksen skriver du inn mottakerens e-postadresse i feltet Hvem sender du dette til? felt.
- Hvis dokumentets Slå på datapersonvern -bryteren ikke er slått på, for å spore personene som ser dette dokumentet, klikk på Delalternativer og klikk deretter for å slå på Krev e-postadresse for å se dokument slå på.
- Hvis dokumentets Slå på datapersonvern -bryteren er slått på, må personene oppgi e-postadressen sin og bekrefte at de gir samtykke til å bli kontaktet før de kan se dokumentet.
- Klikk på Kopier for å kopiere dokumentkoblingen, eller klikk på Skriv e-post for å sende en e-post med dokumentkoblingen fra kontaktens post.
Når koblinger genereres, vil de automatisk forkortes til en hubs.ly URL siden tilpassede domenekoblinger ikke støttes for øyeblikket. Du kan også sende en dokumentkobling på e-post fra e-postinnboksen din ved å bruke
HubSpot Sales Chrome-utvidelsen ,
HubSpot Sales Outlook skrivebordstillegget eller
HubSpot Sales Office 365-tillegget .
Legg til et dokument i en e-postmal
- Klikk på navnet på en mal. Eller lag en ny mal .
- Klikk på Sett inn -rullegardinmenyen nederst i malredigeringsprogrammet, og velg deretter Dokument .
- Klikk på rullegardinmenyen Dokument og velg et dokument du vil legge til.
- I feltet Koblingsvisningstekst skriver du inn teksten som skal vises for dokumentlenken.
- For å spore hvem som ser på dokumentet, merk av for Krev e-post for å se dokumentet .
- For å vise en forhåndsvisning av dokumentet i e-postteksten, merk av for Inkluder forhåndsvisning av kobling .
Lær hvordan du setter inn et dokument i en e-postmal når du registrerer kontaktene dine i en sekvens.
Hvordan åpnes HubSpot-spordokumentet?
Når du deler et dokument, knytter HubSpot det første åpne dokumentet til e-postadressen til den kontakten. En informasjonskapsel vil bli satt i kontaktens nettleser, og hvis de ser et annet dokument som er delt fra kontoen din, trenger de ikke å skrive inn e-postadressen sin. Ytterligere kontakter som åpner dokumentkoblingen, må oppgi e-postadressen sin med mindre de tidligere har sett et dokument som er delt fra kontoen din. Når innstillingen Krev e-postadresse for å se dokument er deaktivert, vil ikke alle kontakter som ser dokumentkoblingen bli identifisert med mindre de tidligere har skrevet inn e-postadressen sin for å se et annet dokument som er delt fra samme konto.
Administrer dokumentet ditt
- Øverst til venstre bruker du søkefeltet til å slå opp et dokument etter navn, eller filtrer etter dokumentets eier ved å bruke rullegardinmenyen Eier .
- For å organisere dokumentene dine i en mappe, merk av i avmerkingsboksene ved siden av dokumentene du vil flytte, og klikk deretter på Flytt til mappe øverst i tabellen. Velg mappenavnet i dialogboksen, og klikk deretter på Flytt .
- For å endre hvem dokumentet deles med slik at bare enkelte brukere kan se og bruke dokumentet, hold musepekeren over dokumentet og klikk på Handlinger > Administrer deling . Finn ut mer om å dele tilgang til salgsinnhold med brukerne og teamene dine.
- For å se detaljer om et individuelt dokument eller redigere dokumentet, klikk på dokumentnavnet .
- For å redigere dokumenttittelen, klikk på editn blyantikonet . Skriv inn en ny tittel , og klikk deretter på Lagre .
- Under dokumenttittelen kan du slå alternativene for personvern og samtykke for et bestemt dokument på eller av. Overholdelse av den generelle databeskyttelsesforordningen (GDPR) og andre personvernlover innebærer noen endringer i dokumentene dine før du deler dem med kontaktene dine:
Vennligst merk: mens disse funksjonene finnes i HubSpot, er ditt juridiske team den beste ressursen for å gi deg råd om samsvar for din spesifikke situasjon.
- Hvis du har aktivert innstillinger for personvern i kontoen din , kan du slå på personvern toggle er slått på som standard for hvert dokument, men kan slås av på individuell basis. Når dette er aktivert, må kontaktene dine gi samtykke til kommunikasjon og databehandling. Når du deler et dokument, vil språket fra personvern- og samtykkeinnstillingene vises, og vil inkludere en melding om samtykke til en-til-en kommunikasjonsabonnement. Personvern- og samtykketeksten vil vises på seerens nettleserspråk, men hvis HubSpot ikke kan oppdage nettleserspråket, vil teksten vises på språket som er valgt i kontoinnstillingene dine.
- Standard abonnementstype i dokumenter er "en-til-en" kommunikasjon. Dette er en intern abonnementstype i HubSpot-kontoen din. Denne standard abonnementstypen kan oppdateres i personvern- og samtykkeinnstillingene dine og vil gjelde for nyopprettede dokumenter.
Merk: Hvis du hadde lastet opp dokumenter før du aktivert innstillingene for personvern, må du manuelt aktivere alternativet for personvern og samtykke ved å slå på bryteren.
- Under innstillingen for personvern for data kan du se en oversikt over dokumentets totale koblinger som er opprettet, besøkende og visninger .
- Under dokumentdetaljene, i Besøkstabellen , kan du se kontakter som har sett på dokumentet ditt. Hold markøren over navnet deres og klikk på Detaljer for å se spesifikk informasjon om deres interaksjon med dokumentet.
- For å erstatte det eksisterende dokumentet, klikk på Last opp på nytt øverst til høyre.
- Velg importkilden for filen. Filformatet må være .pptx, .pdf, .docx eller .xlsx. Hvis du tidligere har sendt en lenke til dokumentet før gjenopplastingen, vil koblingen oppdateres for å vise det nye innholdet.
- For å forhåndsvise, laste ned eller slette dokumentet ditt, klikk på rullegardinmenyen Handlinger og velg deretter Forhåndsvisning , Last ned eller Slett .
- Du kan tilpasse merkevarebyggingen til salgsdokumentet i kontoinnstillingene. Lær hvordan du redigerer firmalogoen, firmainformasjonen og standardfargene som vises på dokumentet ditt.