Importer poster og aktiviteter

For å legge til eller oppdatere data i bulk , kan du importere filer til HubSpot. Du kan importere poster, for eksempel kontakter og selskaper, eller aktiviteter, for eksempel en e-post sendt til en kontakt eller et møte for en pågående avtale.

Følgende er importtypene du kan fullføre, og objektene og aktivitetene som støttes:

• Import av enkelt objekt eller aktivitet : import for å opprette og/eller oppdatere ett objekt eller en aktivitet. I en enkelt objektimport:
  • Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, anrop, produkter og tilpassede objektposter .

• • Du kan opprette, men ikke oppdatere, oppgaver.
• Import av flere objekter og aktiviteter : import for å opprette, oppdatere og/eller tilknytte flere objekter og aktiviteter. Du kan importere flere objekter og aktiviteter i én fil, eller to objekter/et objekt og en aktivitet i to separate filer. I import av flere objekter:
  • Du kan opprette og/eller oppdatere kontakter, selskaper, avtaler, billetter, anrop og tilpassede objektposter . Du kan opprette og/eller oppdatere ordrelinjer, men de må være knyttet til avtaler.
  • Du kan opprette, men ikke oppdatere, e-poster, møter, notater og oppgaver. E-poster, møter og notater må være knyttet til et objekt.

Du kan følge instruksjonene som er skissert nedenfor for all import, men det er trinn som bare gjelder for visse importtyper (f.eks. trinn for å knytte poster i en import med flere objekter). For mer veiledning, se gjennom kravene til importfil.

Før du importerer

Før du starter en import:

• Du må ha importtillatelser og redigeringstillatelser for objektposten du importerer til HubSpot.
• Lær mer om objekter, poster, egenskaper og hvordan du administrerer CRM-databasen din i HubSpot.
• Sett opp importfilene dine og bekreft at du har alle de nødvendige feltene. Riktig oppsett av filene hjelper deg å unngå importfeil eller feil data som legges til CRM. Du kan se eksempler på importfiler for å hjelpe deg i gang.
• Det er flere måter å opprette, synkronisere eller tilknytte poster som du kan vurdere:
  • For kontakter og firmaer kan du slå på innstillingen for å automatisk opprette og knytte firmaer til kontakter basert på kontaktens e-postdomene. Hvis du har kontakter med e-postdomener som er forskjellige fra bedriftens domener, eller hvis du importerer andre objekter, følg instruksjonene for å tilknytte postene dine via import.
  • Hvis du har data i et annet system og ønsker å sette opp en toveissynkronisering, kan du lære hvordan du kobler til og bruker HubSpot datasynkronisering i stedet for å importere.

Importer poster og aktiviteter

Når du har konfigurert filene dine , for å importere til HubSpot:

• Klikk på Importer øverst til høyre på en objektindeksside , eller få tilgang til importinnstillingene:
  • Naviger til Importer og eksporter i venstre sidelinjemeny.
  • Klikk Gå til import .
• Klikk Importer en fil på Importer -siden.
• Start import for å importere poster og aktiviteter. Du kan også velge Gjenta en tidligere import for å fullføre en import med de samme egenskapene som en tidligere import eller velge å importere en bortvalgsliste , egendefinerte hendelser eller datasett .
• Velg objektene eller aktivitetene i importfilen, og klikk deretter på Neste .
• Hvis du importerer to objekter/aktiviteter, velg hvor mange filer du laster opp.
  • Enkelt fil : begge tilknyttede objekter/aktiviteter er i samme fil .
  • Flere filer : du har to filer med ett objekt/aktivitet i hver fil.

• Klikk velg en fil , og velg deretter importfilen . For to filimporter må du velge en fil for hvert objekt eller hver aktivitet. For å generere en eksempelfil basert på de valgte objektene dine, klikk Last ned eksempelfil .
• Klikk på rullegardinmenyen Velg hvordan du importerer [objekter/aktiviteter] for hvert objekt/aktivitet, og velg hvordan du vil importere dataene dine:

• • Opprett og oppdater [poster/aktiviteter] : importen vil opprette nye poster og aktiviteter, samt identifisere og oppdatere eksisterende poster. For å opprette nye poster eller aktiviteter, må filen din inneholde de nødvendige egenskapene for det objektet/aktiviteten. For å oppdatere eksisterende poster må filen din inneholde en unik identifikator.
  • Bare opprette nye [poster/aktiviteter] : importen vil bare opprette nye poster og aktiviteter. Eksisterende poster i importfilen vil bli ignorert. For å opprette nye poster eller aktiviteter, må filen din inneholde de nødvendige egenskapene for det objektet/aktiviteten.
  • Bare oppdater eksisterende [poster/aktiviteter] : importen vil bare oppdatere eksisterende poster. Nye poster eller aktiviteter i importfilen vil bli ignorert. For å oppdatere eksisterende poster må filen din inneholde en unik identifikator .

Merk: e-poster, møter, notater og oppgaver kan ikke oppdateres via import, uavhengig av hvordan du velger å importere dataene.

• Hvis du importerer samme objekttilknytninger, merker du av for Samme objekttilknytninger .
• Hvis du importerer data på et annet språk enn standardspråket ditt, klikker du på Velg språket for kolonneoverskriftene i rullegardinmenyen og velger språket . Ved å velge riktig språk kan HubSpot bedre matche kolonneoverskriftene dine med eksisterende standardegenskaper. Hvis det ikke er noen treff på det valgte språket, vil HubSpot søke etter en engelsk eiendom som passer.
• Klikk Neste .
• Hvis du importerer og knytter to objekter i to filer , angir du hvilken kolonne som er inkludert i begge filene:
  • Klikk på vanlige kolonneoverskrifter i rullegardinmenyen for filer og velg navnet på den vanlige kolonnen.
  • Klikk på Hvilket objekt er [vanlig kolonne] den unike nøkkelen for? rullegardinmenyen, og velg deretter objektet som egenskapen skal importeres til. Hvis du for eksempel importerer kontakter og firmaer og bruker firmanavn som vanlig kolonne, velger du Firma for å laste opp disse dataene til firmaposter.
• Klikk Neste .
• På skjermbildet Tilordne kolonner i filen din til egenskaper for [objekt/aktivitet] vil HubSpot tilordne kolonnene i filen til det valgte objektet eller aktivitetens egenskaper basert på overskriften, overskriftsspråket og egenskapsnavnet. Hvis du har importert to filer, vil det være en kartside for hvert objekt eller aktivitet.
• Kartleggingsveiledningen viser egenskapene som kreves for å opprette og/eller oppdatere objektene eller aktivitetene. Hvis filen mangler noen av egenskapene som trengs for å fullføre målet med importen (f.eks. du valgte å oppdatere eksisterende avtaler , men ikke inkluderte en post-ID -kolonne), bør du fikse importfilen og starte importen på nytt for å unngå feil .
• I kolonnen Forhåndsvisningsinformasjon er det en forhåndsvisning av de tre første radene fra regnearket.
  • Hvis det ikke oppdages noen feil, vil det være et success i Tilordnet -kolonnen.
  • Hvis visse feil oppdages, vil det være et utropsvarselikon i exclamation - kolonnen med antall feil. Klikk på [x] feil for å finne ut hvordan du kan løse feilene.

• Hvis noen kolonner ble tilordnet feil objekt eller aktivitets egenskaper, klikk på rullegardinmenyen i Importer as -kolonnen og velg deretter de riktige [Objekt/Aktivitet]-egenskapene.

• Hvis du importerer for å tilknytte samme objektposter , tilordne de tilknyttede postenes unike identifikasjonsegenskap som en tilknytning. For å gjøre dette, i raden med den unike identifikatoren:
  • I Importer as- kolonnen klikker du på rullegardinmenyen og velger Tilknytning .
  • I HubSpot-egenskapskolonnen klikker du på rullegardinmenyen Velg egenskap , og velger deretter den unike identifikatoregenskapen (f.eks. e-post , post-ID ).

• Hvis noen kolonner ikke er tilordnet til en eksisterende eiendom, eller tilordnet feil eiendom, klikker du på rullegardinmenyen i HubSpot Property -kolonnen. I rullegardinmenyen kan du gjøre ett av følgende:
  
  • For å tilordne kolonnen til en eksisterende egenskap, søk etter og velg en eksisterende egenskap . Du kan holde markøren over en eiendom for å se detaljene og sikre at du tilordner den riktige eiendommen før du velger.
  • For å konfigurere en ny egendefinert egenskap (bare objekter), klikk på Opprett ny egenskap og konfigurer deretter egenskapen din i det høyre panelet. Dataene i kolonnen vil bli tilordnet denne nye egendefinerte egenskapen.

• For å hoppe over import av data fra en individuell rad, klikk på rullegardinmenyen i Importer som -kolonnen, og velg deretter Ikke importer kolonne . For å hoppe over import av data fra alle ikke-tilordnede kolonner, merk av for Ikke importer data i ikke-tilordnede kolonner nederst til høyre.

• Hvis du oppdaterer eksisterende poster, eller ønsker å unngå duplikater mens du tilknytter poster på tvers av objekter, må du sørge for at du har tilordnet den riktige unike identifikatoren (f.eks. Record ID , e-post , firmaets domenenavn eller egendefinerte unike verdiegenskaper):
  
  • Record ID : tilordne kolonnen til Registrer ID i HubSpot-egenskapskolonnen. Hvis en rad i filen din ikke inneholder en verdi for Record ID , vil en ny post bli opprettet.

• • E-post (kun kontakter) eller firmaets domenenavn (kun selskaper): tilordne kolonnen til den tilsvarende egenskapen i HubSpot-egenskapskolonnen.
  • Egenskaper som krever unike verdier (bare kontakter, selskaper, avtaler, billetter og tilpassede objekter): hvis du har opprettet en egenskap som krever unike verdier , tilordne kolonnen til den egenskapen i HubSpot-egenskapskolonnen. Hvis du importerer flere unike verdiegenskaper, velger du hvilken egenskap som skal brukes som identifikator på detaljsiden før du fullfører importen.

• Hvis du oppdaterer poster, merker du av i avmerkingsboksene i Administrer eksisterende verdier- kolonnen for å forhindre at importen overskriver postens eksisterende egenskapsverdier. Når dette er valgt for en egenskap, vil ikke importen oppdatere egenskapen for poster som allerede har en verdi, men vil oppdatere egenskapen for nye poster eller eksisterende poster uten nåværende verdi for egenskapen.
  • For å forhindre at importen overskriver eksisterende verdier for individuelle egenskaper, merker du av for Ikke overskriv i raden i egenskapen.
  • For å forhindre at importen overskriver eksisterende verdier for alle egenskaper som er inkludert i importen, merk av i avmerkingsboksen øverst i tabellen.

• Hvis du importerer og tilknytter objekter, for å importere tilknytningsetiketter (kun Professional og Enterprise ):
  • Klikk på rullegardinmenyen i Importer som -kolonnen, og velg deretter Tilknytningsetikett . Import av en ny tilknytningsetikett vil ikke overskrive en eksisterende tilknytningsetikett. Den importerte etiketten vil bli lagt til posten som en ekstra assosiasjonsetikett. Finn ut hvordan du manuelt fjerner en tilknytningsetikett fra en post.
  • Når du importerer to objekter, vil HubSpot- egenskapskolonnen automatisk fylle ut objektforholdet for objektene du importerer (f.eks. kontakt og firma). Hvis du importerer mer enn to objekter, velger du de to objektene hvis forhold tilknytningsetikettene beskriver.

• Når alle kolonnene er kartlagt eller satt til Ikke importer kolonne , klikker du på Neste . Hvis du har importert to filer, kartlegg egenskapene til det andre objektet eller aktiviteten, og klikk deretter på Neste .
• Skriv inn importdetaljene dine:
  
  • Skriv inn et importnavn .
  • Hvis filene dine inkluderer flere unike verdiegenskaper (kontakter, selskaper, avtaler, billetter, kun tilpassede objekter), klikker du på egenskapen som skal brukes for å finne eksisterende [objekter] -rullegardinmenyen og velger egenskapen du vil bruke til å oppdatere eller deduplisere poster. Dette alternativet vises ikke hvis du også har inkludert Record ID fordi det automatisk erstatter de andre unike identifikatorene.
  • Hvis du importerer kontakter:
    
    • For automatisk å opprette en liste over de importerte kontaktene, merk av for Opprett en liste over kontakter fra denne importen . Selv om du bare har importert for å legge til eksisterende kontakter til en liste (dvs. en fil med e-post- eller post-ID- verdier, men ingen nye egenskapsverdier), vil postene fortsatt inkluderes som oppdaterte poster i importhistorikktabellen og den individuelle importens sammendrag .
    • For å godta at kontakter forventer å høre fra deg og at importfilen ikke inneholder en kjøpt liste, merk av i avmerkingsboksen . Lær mer om HubSpots retningslinjer for akseptabel bruk.
    • Hvis du har slått på innstillingene for personvern i kontoen din, klikker du på Angi det juridiske grunnlaget for behandling av en kontakts data- rullegardinmeny og velger et juridisk grunnlag for behandling .

• • Hvis du importerer dato- eller dato- og klokkeslettegenskaper, klikker du på rullegardinmenyen Datoformat og bekrefter hvordan datoverdiene i regnearket er formatert . For dato- og klokkeslettegenskaper klikker du på Tidssone- rullegardinmenyen for å bekrefte tidssonen egenskapen skal bruke når den importeres.
  • Hvis du importerer en fil med en tallegenskap, klikker du på Nummerformat- rullegardinmenyen og bekrefter hvilket lands nummerformat du skal bruke for dataene dine.
• Hvis noen egenskaper i importen brukes i eksisterende lister eller arbeidsflyter, klikk på antall lister eller arbeidsflyter for å se på bruken. I det høyre panelet kan du filtrere etter spesifikke egenskaper eller klikke på navnet på en liste eller importere for å se gjennom den.
• Klikk Fullfør import .

Når den er importert, kan du se nye og oppdaterte poster for hvert objekts hjemmeside , nye oppgaver på oppgaveindekssiden eller nye aktiviteter på poster. Hvis importen inneholdt feil, kan du finne ut hvordan du løser importfeil . Du kan også vise, analysere og fullføre handlinger med dine tidligere importer , inkludert å opprette en liste, vise eller slette importerte poster.