Zarządzanie regułami rejestrowania kontaktów e-mail

Skonfiguruj domyślne reguły rejestrowania wiadomości e-mail kontaktów na swoim koncie i ustaw, które przychodzące wiadomości e-mail są rejestrowane w CRM. Zarządzając regułami rejestrowania dla wszystkich użytkowników, możesz zapewnić, że odpowiednia komunikacja jest przechwytywana w całym zespole dla istniejących lub nowych kontaktów.

Zarządzaj wykluczeniami rejestrowania wiadomości e-mail, dodając adresy e-mail i domeny do listy never log. Adresy e-mail i domeny na liście never log są wykluczone z rejestrowania wiadomości e-mail i tworzenia kontaktów.

Uwaga: aby utworzyć nowe kontakty z zarejestrowanych wiadomości e-mail, superadministrator może włączyć konto do reguł rejestrowania wiadomości e-mail kontaktów: Nowa opcja "Utwórz nowe kontakty z zalogowanych wiadomości e-mail" beta.

Konfiguracja reguł rejestrowania kontaktowych wiadomości e-mail

1. Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu na lewym pasku bocznym, w sekcji Zarządzanie danymi, kliknij opcjęObiekty.
3. Na stronie Obiekty kliknij menu rozwijane Wybierz obiekt i wybierz opcję Działania.
4. W sekcji Contact email logging rules wybierz opcję rejestrowania:
   • Log replies only: odpowiedzi są rejestrowane tylko wtedy, gdy są częścią istniejącego wątku zarejestrowanego w CRM. Wiadomości przychodzące niezwiązane z zarejestrowanym wątkiem nie będą rejestrowane.
   • Rejestruj wszystkie wiadomości e-mail (od znanych kontaktów): rejestrujewszystkie wiadomości e-mail do i od istniejących kontaktów dla użytkownikówz połączonymi osobistymi skrzynkami odbiorczymi.Jest to domyślna opcja rejestrowania dla wszystkich kont.
     
     • Wiadomości e-mail wysyłane spoza CRM (np. z klienta poczty e-mail lub aplikacji mobilnej) do istniejących rekordów kontaktów są rejestrowane w CRM.
     • Wszystkie wiadomości e-mail od istniejących kontaktów do użytkowników są rejestrowane w CRM.
     • Wiadomości e-mail wysyłane spoza HubSpot do odbiorców, którzy nie są kontaktami, nie są rejestrowane.
   • Utwórz nowe kontakty z zarejestrowanych wiadomości e-mail (BETA): oprócz rejestrowania wszystkich wiadomości e-mail dla znanych kontaktów, ta opcja tworzy nowe kontakty z przychodzących wiadomości e-mail do połączonych osobistych skrzynek odbiorczych, jeśli nie istnieją one w CRM.
5. Kliknij Zapisz.

Przypisywanie wiadomości e-mail

Poniższe reguły określają, który użytkownik jest przypisywany jako nadawca wiadomości e-mail zarejestrowanej w CRM. Reguły te określają również, które wiadomości e-mail są wliczane do całkowitej aktywności użytkownika w raportach sprzedaży.

Wiadomości e-mail zarejestrowane od kontaktów, które tworzą nowe wątki e-mail, będą przypisywane do użytkowników HubSpot w następujący sposób:

• Jeśli wiadomość e-mail ma tylko jednego odbiorcę, zostanie przypisana do tego użytkownika.
• Jeśli wiadomość e-mail ma wielu odbiorców, ale tylko jeden jest powiązany z użytkownikiem, zostanie przypisana do tego użytkownika. Adres e-mail jest powiązany z użytkownikiem, jeśli jest połączony jako jego osobisty adres e-mail, jest to adres e-mail konta użytkownika HubSpot lub alias e-mail.
• Jeśli wiadomość e-mail ma wielu odbiorców i więcej niż jednego powiązanego z użytkownikiem, zostanie przypisana do właściciela kontaktu.