Zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) i innymi przepisami dotyczącymi prywatności danych, firmy potrzebują prawnego powodu, aby wykorzystywać i przetwarzać dane kontaktowe i muszą przechowywać rekordy zgody i dowody innych prawnych celów przetwarzania.
Właściwość kontaktu Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu pomaga gromadzić, śledzić i przechowywać podstawę prawną przetwarzania w postaci umowy, uzasadnionego interesu i/lub zgody dla kontaktów z HubSpot. Zgodnie z RODO firmy są zobowiązane do posiadania co najmniej jednej podstawy prawnej jako ważnego powodu przetwarzania danych. W każdej sytuacji może istnieć więcej niż jedna podstawa prawna.
Uwaga: chociaż HubSpot zapewnia tę funkcję, zespół prawny jest najlepszym źródłem porad dotyczących zgodności z przepisami w konkretnej sytuacji.
Właściwość i zrozumienie każdej podstawy prawnej
- W menu lewego paska bocznego przejdź do Właściwość.
- Wyszukaj i kliknij właściwość Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu.
- We Właściwościach można wyświetlić sześć domyślnych opcji właściwości. Pierwsze trzy opcje to różne rodzaje Uzasadnionych interesów. Uzasadniony interes ma miejsce wtedy, gdy firmy mają niezbędny i legalny powód biznesowy do przetwarzania danych osobowych kontaktu w sposób, jakiego ten kontakt by oczekiwał.
- Uzasadniony interes - Lead: W przypadku przetwarzania danych pochodzących od Ewentualnego klienta lub Lead'a w celu komunikacji na temat ewentualnego biznesu. Na przykład przetwarzanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail potencjalnego klienta po zapisaniu się przez niego do otrzymywania newslettera. Ewentualny klient lub lead to kontakt, który wyraził zainteresowanie firmą, ale nie kupił żadnych towarów ani usług.
- Uzasadniony interes - Klient: Gdy przetwarzanie danych dla klienta jest niezbędne do wspierania bieżącej relacji biznesowej. Na przykład aktualizowanie adresu klienta lub wysyłanie mu informacji o otwarciu nowego sklepu. Klient to osoba, która kupiła towary lub usługi od firmy.
- Uzasadniony interes - Inne: Gdy istnieje prawny powód przetwarzania danych kontaktu w sposób, którego kontakt oczekiwałby od firmy, ale rodzaj kontaktu lub relacji biznesowej nie pasuje do żadnej z innych podanych kategorii HubSpot.
- Wykonanie umowy : Gdy przetwarzanie danych kontaktowych jest konieczne do wykonania zadań wynikających z umowy lub przed formalnym rozpoczęciem relacji biznesowej. Na przykład przetwarzanie adresów e-mail kontaktu po tym, jak poprosił o wycenę za pośrednictwem poczty elektronicznej.
-
- Swobodnie udzielona zgoda od kontaktu: Gdy kontakt wyraził bezpośrednią zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, na przykład gdy kontakt tworzy profil konta w firmie i wyraża zgodę na komunikację. Zgoda powinna być konkretna, świadoma i jednoznaczna.
-
- Nie dotyczy: Gdy prawny powód przetwarzania danych kontaktu nie jest wymagany. Na przykład, kontakt nie jest obywatelem UE objętym przepisami o ochronie prywatności RODO.
Uwaga: wybierając podstawę prawną przetwarzania danych kontaktu jako Nie dotyczy , kontakt będzie uprawniony do otrzymywania wiadomości e-mail z konta, jeśli znajduje się na liście odbiorców.
Podstawa prawna przyznania dotacji
Zgodę i podstawę prawną można dodać do kontaktów, gdy:
Przyznanie podstawy prawnej dla pojedynczego kontaktu
- Przejdź do Kontaktów na swoim koncie HubSpot.
- Kliknij nazwę kontaktu.
- W lewym panelu kliknij opcję Wyświetl wszystkie właściwości.
- Wyszukaj i kliknij właściwość Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu .
- Wybierz wartość dla właściwości, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
Zbiorcze przyznanie podstawy prawnej
Przyznanie podstawy prawnej masowo do kontaktów z użytkownikiem:
- Zaznacz pole wyboru po lewej stronie rekordów, które chcesz edytować, lub zaznacz pole wyboru po lewej stronie kolumny Nazwa , a następnie kliknij Wybierz wszystkie [liczba] kontaktów , aby edytować wiele kontaktów.
- Kliknij opcję Więcej > Dodaj podstawę prawną przetwarzania danych kontaktu.
- W oknie dialogowym kliknij menu rozwijane Podstawa prawna przetwarzania danych kontaktu i wybierz podstawę prawną dla swoich kontaktów.
- Kliknij przycisk Aktualizuj