Tworzenie i odpowiadanie na wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej konwersacji

Po skonfigurowaniu skrzynki odbiorczej konwersacji i połączeniu adresu e-mail zespołu ze skrzynką odbiorczą dowiedz się, jak wysyłać wiadomości e-mail do kontaktów bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej.

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej HubSpot, dowiedz się, jak odpowiadać na wiadomości e-mail za pomocą konwersacji na urządzeniach mobilnych.

Uwaga: jeśli nie możesz odpowiedzieć na wątek, upewnij się, że jesteś dodany jako członek zespołu w ustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej. Gdy skrzynka odbiorcza jest widoczna tylko dla określonych użytkowników i zespołów, tylko wybrani użytkownicy i zespoły mogą wyświetlać i odpowiadać na przychodzące wątki. Użytkownicy z uprawnieniamidostępu do konta lub superadministratora mogą wyświetlać wszystkie wątki w skrzynce odbiorczej na koncie, ale nie mogą podejmować działań w skrzynce odbiorczej, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że zostaną dodani jako członkowie zespołu.

Tworzenie wiadomości e-mail

Utwórz wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej, aby rozpocząć rozmowę z kontaktami.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
• W lewym dolnym rogu kliknij przycisk Utwórz.

• W wyskakującym okienku w prawym dolnym rogu:
  • Kliknij menu rozwijane Do i wyszukaj nazwę kontaktu.
  • Kliknij menu rozwijane Od , aby wysłać wiadomość z innego połączonego adresu e-mail zespołu.
  • W polu Temat wprowadź wiersz tematu .
  • Napisz wiadomość e-mail:
    • Użyj menu rozwijanego Wstaw , aby użyć istniejącego szablonu wiadomości e-mail lub wstawić fragment, cytat, dokument, link do spotkania, artykuł z bazy wiedzy lub wideo do swojej odpowiedzi.
    • Użyj ikon na dole edytora wiadomości e-mail, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić łącze, dodać obraz lub przesłać plik.

• Kliknij Wyślij. Wychodząca wiadomość e-mail zostanie zarejestrowana w rekordzie kontaktu odbiorcy.

Wysłaną wiadomość e-mail można wyświetlić w widokuWysłane w skrzynce odbiorczej konwersacji. Jeśli do wychodzącej wiadomości e-mail dołączono załączniki, zostaną one również zarejestrowane na osi czasu rekordu.

Uwaga: jeśli na Twoim serwerze e-mail działa oprogramowanie zabezpieczające, które skanuje załączniki podczas odbierania wiadomości e-mail, HubSpot może nie być w stanie rejestrować załączników zawartych w odpowiedziach na wiadomości e-mail lub przychodzących wiadomościach e-mail wysyłanych na adres e-mail Twojego zespołu. Na przykład, jeśli na serwerach Office 365 działa Advanced Threat Protection z włączoną funkcją Dynamic Delivery, załączniki mogą nie zostać zarejestrowane.

Odpowiadanie na konwersację e-mail

Odpowiedz na wiadomości wysłane na adres e-mail zespołu w skrzynce odbiorczej. Nowy rekord kontaktu zostanie utworzony dla wszystkich przychodzących wiadomości, jeśli rekord kontaktu przy użyciu tego adresu e-mail jeszcze nie istnieje.

Uwaga: jeśli przychodząca wiadomość e-mail nie pojawia się w skrzynce odbiorczej konwersacji, sprawdź folder SPAM lub JUNK na koncie e-mail Office 365. Wiadomości e-mail wysłane do folderu SPAM lub ŚMIECI w skrzynce odbiorczej usługi Office 365 nie pojawią się w skrzynce odbiorczej konwersacji.

• Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
• W lewym panelu kliknij konwersację e-mail, aby ją otworzyć.
• Przejrzyj odpowiedź na wiadomość e-mail. Jeśli wiadomość e-mail jest większa niż 100 KB, przewiń do dołu wątku i kliknij opcję Wyświetl całą wiadomość , aby otworzyć całą wiadomość e-mail w innej karcie przeglądarki.
• Napisz odpowiedź w edytorze odpowiedzi.
  • Użyj ikon na dole edytora wiadomości e-mail, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić link, dodać obraz, dołączyć emoji lub przesłać plik. Możesz także przeciągać i upuszczać pliki z komputera do edytora odpowiedzi.
  • Aby dodać do odpowiedzi dokument, fragment, link do spotkania, artykuł z bazy wiedzy, cytat lub film, kliknij przycisk Wstaw.

• Po zakończeniu tworzenia wiadomości kliknij Wyślij.

• Jeśli chcesz wysłać UDW lub UDW do dodatkowych odbiorców, dodać więcej odbiorców w polu Do lub edytować adres e-mail Od , kliknij menu verticalMenu w prawym górnym rogu, aby rozwinąć opcje edycji. Możesz kliknąć down obok nazwy Od, aby przełączać się między adresami Od połączonych kanałów e-mail zespołu.

• Po zakończeniu konwersacji kliknij suZamknij konwersację w prawym górnym rogu. Jeśli z konwersacją powiązane jest zgłoszenie, użytkownik może jednocześnie zamknąć zgłoszenie i konwers ację lub po prostu zamknąć konwersację, klikając menu rozwijane Więcej i wybierając opcję Zamknij konwersację.

Możesz także ponownie przypisać konwersację, skomentować wątek, przenieść konwersację do innej skrzynki odbiorczej, przekazać wiadomość e-mail do innego zespołu lub wykonać połączenie z poziomu edytora odpowiedzi. Dowiedz się więcej o współpracy z zespołem w skrzynce odbiorczej.

Uwaga: w przypadku przekazywania wiadomości e-mail do skrzynki odbiorczej konwersacji należy pamiętać, że wiadomość e-mail z tematem zawierającym "FW" lub "FWD" zostanie zarejestrowana w rekordzie pierwotnego nadawcy. Gdy te prefiksy są zawarte w temacie, HubSpot szuka informacji kontaktowych w oryginalnej wiadomości e-mail. HubSpot sprawdzi zwykłą wersję tekstową wiadomości e-mail pod kątem tych informacji. Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami przekazywania.

Odpowiadanie na wiadomości za pomocą integracji Slack

Jeśli połączyłeś integrację Slack ze swoim kontem HubSpot i skonfigurowałeś powiadomienia dla skrzynki odbiorczej konwersacji, możesz odpowiadać na wiadomości WhatsApp, Facebook Messenger i czat na żywo bezpośrednio przez Slack.

Możesz odpowiedzieć w powiązanym wątku Slack, a zostanie on automatycznie zsynchronizowany z odpowiednią konwersacją w skrzynce odbiorczej.

Uwaga: odpowiadanie ze Slacka nie jest obecnie obsługiwane w przypadku połączonych kanałów e-mail i formularzy.