Tworzenie i odpowiadanie na wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej rozmów

Po skonfigurowaniu skrzynki odbiorczej konwersacji i podłączeniu do niej adresu e-mail zespołu, dowiedz się, jak wysyłać wiadomości e-mail do swoich kontaktów bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej.

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej HubSpot, dowiedz się, jak odpowiadać na wiadomości e-mail za pomocą wątków w telefonie.

Uwaga: jeśli nie możesz odpowiedzieć na wątek, upewnij się, że jesteś dodany jako członek zespołu w ustawieniach dostępu do skrzynki odbiorczej. Gdy skrzynka odbiorcza jest widoczna tylko dla określonych użytkowników i zespołów, tylko wybrani użytkownicy i zespoły mogą przeglądać i odpowiadać na przychodzące wątki. Usoby z uprawnieniamiAccount Access lub Super admin mogą przeglądać wszystkie wątki w skrzynce na koncie, ale ale nie mogą podejmować działań w skrzynce, takich jak odpowiadanie na wątek, chyba że zostaną dodane jako członkowie zespołu.

Skomponuj wiadomość e-mail

Utwórz wiadomość e-mail w skrzynce odbiorczej, aby rozpocząć rozmowę ze swoimi kontaktami.

• W koncie HubSpot przejdź do Rozmowy > Skrzynka odbiorcza.
• W lewym dolnym rogu kliknij opcję Utwórz.

• W wyskakującym okienku w prawym dolnym rogu:
  • Kliknij menu rozwijane Do i wyszukaj nazwę kontaktu.
  • Kliknij menu rozwijane From , aby wysłać z innego adresu e-mail połączonego zespołu.
  • W polu Temat wpisz swój wiersz tematyczny .
  • Napisz swoją wiadomość e-mail:
    • Użyj menu rozwijanego Wstaw , aby użyć istniejącego szablonu wiadomości e-mail lub wstawić do odpowiedzi fragment, cytat, dokument, łącze do spotkania, artykuł bazy wiedzy lub wideo.
    • Użyj ikon na dole edytora wiadomości e-mail, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić łącze, dodać obraz lub przesłać plik.

• Kliknij przycisk Wyślij. Wiadomość wychodząca zostanie zapisana w rekordzie kontaktowym odbiorcy.

Wiadomość wychodzącą można wyświetlić w widokuWysłane w skrzynce odbiorczej wątków. Jeśli w wychodzącej wiadomości e-mail zawarłeś jakiekolwiek załączniki, zostaną one również zapisane na osi czasu rekordu.

Uwaga: jeśli na serwerze poczty elektronicznej działa oprogramowanie zabezpieczające, które skanuje załączniki podczas odbierania wiadomości e-mail, HubSpot może nie być w stanie rejestrować załączników dołączanych do odpowiedzi na wiadomości e-mail lub wiadomości przychodzących wysyłanych na adres e-mail zespołu. Na przykład, jeśli na serwerach Office 365 działa oprogramowanie Advanced Threat Protection z funkcją Dynamic Delivery to załączniki mogą nie być rejestrowane.

Odpowiadanie na konwersację e-mail

Odpowiedz na wszelkie wiadomości wysłane na adres e-mail Twojego zespołu w skrzynce odbiorczej. Dla wszelkich przychodzących wiadomości zostanie utworzony nowy rekord kontaktu, jeśli rekord kontaktu z wykorzystaniem tego adresu e-mail jeszcze nie istnieje.

Uwaga: jeśli przychodząca wiadomość e-mail nie pojawia się w skrzynce odbiorczej rozmów, sprawdź folder SPAM lub JUNK swojego konta pocztowego Office 365. Wiadomości e-mail wysłane do folderu SPAM lub JUNK w skrzynce odbiorczej usługi Office 365 nie będą wyświetlane w skrzynce odbiorczej wątków.

• W koncie HubSpot przejdź do Rozmowy > Skrzynka odbiorcza.
• W lewym panelu kliknij wątek e-mail, aby go otworzyć.
• Jeśli masz przypisanepłatne miejsce Service Hub i są inni użytkownicy, którzy już odpowiadają na gościa lub przeglądają wątek, ich awatar pojawi się w edytorze odpowiedzi, a wskaźnik pisania będzie sygnalizował, że aktywnie odpowiadają. Należy otworzyć inną nieprzypisaną konwersację.

• Przejrzyj odpowiedź na wiadomość e-mail. Jeśli wiadomość e-mail jest większa niż 100 KB, przewiń do dolnej części wątku i kliknij opcję Wyświetl całą wiadomość , aby otworzyć całą wiadomość e-mail w innej karcie przeglądarki.
• W edytorze odpowiedzi napisz swoją odpowiedź.
  • Użyj ikon w dolnej części edytora wiadomości e-mail, aby zmodyfikować styl tekstu, wstawić łącze, dodać obraz lub przesłać plik. Możesz także przeciągać i upuszczać pliki z komputera do edytora odpowiedzi.
  • Aby dodać w odpowiedzi dokument, fragment, łącze do spotkania, artykuł bazy wiedzy, cytat lub wideo, kliknij przycisk Wstaw.

• Po zakończeniu pracy nad wiadomością kliknij przycisk Wyślij.
• Jeśli chcesz nadać status CC lub BCC dodatkowym odbiorcom, dodać więcej odbiorców w polu Do lub edytować adres e-mail Od , kliknij pionowe menu w prawym górnym rogu, aby rozwinąć opcje edycji. Możesz kliknąć w dół obok nazwy Od, aby przełączać się między adresami Od z połączonych skrzynek.

• Po zakończeniu konwersacji kliknij suZamknijkonwersację w prawym górnym rogu. Jeśli z konwersacją związany jest ticket, użytkownik może zamknąć ticket i konwersację w tym samym czasie, lub po prostu zamknąć konwersację klikając menu rozwijane Więcej i wybierając Zamknij konwersację.

Możesz również ponownie przypisać konwersację, skomentować wątek, przenieść konwersację do innej skrzynki odbiorczej, przekazać wiadomość e-mail do innego zespołu lub nawiązać połączenie z poziomu edytora odpowiedzi. Dowiedz się więcej o współpracy z zespołem w skrzynce odbiorczej.

Uwaga: jeśli przekazujesz wiadomości e-mail do skrzynki wątków, pamiętaj, że wiadomości e-mail z tematem zawierającym "FW" lub "FWD" zostaną zarejestrowane w rekordzie oryginalnego nadawcy. Gdy te przedrostki są zawarte w temacie, HubSpot szuka informacji kontaktowych w oryginalnej wiadomości e-mail. W tym celu HubSpot sprawdza wersję zwykłego tekstu wiadomości e-mail pod kątem tych informacji. Dowiedz się więcej o zarządzaniu ustawieniami przekierowania.