Konfigurowanie i dostosowywanie potoków transakcji i etapów transakcji

Potoki transakcji pomagają wizualizować proces sprzedaży w celu przewidywania przychodów i identyfikowania blokad sprzedaży. Etapy transakcji to kroki w pipeline, które sygnalizują zespołowi sprzedaży, że szansa zbliża się do punktu zamknięcia.

Jeśli masz dostęp do edycji ustawień właściwości , możesz tworzyć i edytować potoki transakcji i etapy, aby jak najlepiej dostosować je do potrzeb swojego zespołu.

Utwórz nowy potok transakcji

Jeśli Twoje konto ma więcej niż jeden unikalny proces sprzedaży, możesz utworzyć dodatkowe potoki. Oddzielne potoki są zalecane tylko wtedy, gdy procesy sprzedaży mają unikalne etapy, które wymagają różnych potoków. W przeciwnym razie możesz używać tego samego pipeline'u dla wielu użytkowników i zespołów oraz zarządzać dostępem za pomocą uprawnień użytkownika. Na przykład:

• Twoja firma ma internetowy proces sprzedaży bezpośredniej do konsumenta z kilkoma etapami, takimi jak W koszyku, Zamknięte wygrane i Zamknięte utracone. Masz również proces sprzedaży hurtowej, który wymaga większej liczby etapów, takich jak planowanie spotkań i negocjowanie umów. W tym scenariuszu należy utworzyć oddzielne lejki.
• Twoja firma sprzedaje wiele marek, a Twoje konto HubSpot ma zespoły dla każdej marki. Proces sprzedaży produktów dla każdej marki jest taki sam i można użyć tych samych etapów dla wszystkich sprzedaży. W tym scenariuszu nie zaleca się tworzenia oddzielnych pipeline'ów. Zamiast tego można użyć tego samego potoku i ustawić uprawnienia użytkownikatylko dla zespołu, aby każdy zespół miał dostęp tylko do ofert swojej marki( tylkoProfessional i Enterprise ).

Uwaga: tylko konta Sales Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą tworzyć dodatkowe potoki.Dowiedz się więcej o maksymalnej liczbie pot oków, które możesz utworzyć na swoim koncie HubSpot w zależności od subskrypcji.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Rurociągi.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz pot ok, a następnie wybierz opcję Utwórz potok.

• W oknie dialogowym wprowadź nazwę rurociągu i kliknij przycisk Utwórz.

Po dodaniu transakcji do potoku dowiedz się, jak edytować transakcje w potoku.

Edytowanie lub usuwanie potoków transakcji

Możesz także zmieniać nazwy, kolejność, zarządzać dostępem lub usuwać potoki transakcji.

Uwaga: jeśli połączysz integrację e-commerce z HubSpot, do Twojego konta zostanie automatycznie dodany kolejny potok, którego nie możesz modyfikować .

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do sekcji Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Pipelines.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz pot ok i wybierz potok.
• Kliknij ikonę kodu code, aby wyświetlić wewnętrzną nazwę potoku. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje i API.
• Po prawej stronie kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz jedną z poniższych opcji:

• • Zmień nazwę tego potoku: zmiana nazwy potoku. W oknie dialogowym wprowadź nową nazwę, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę.
  • Zmień kolejność rurociągów: zmiana kolejności rurociągów. W wyskakującym okienku przeciągnij rurociągi, aby przenieść je w nowe miejsce, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  • Zarządzaj dostępem: zarządzanie tym, którzy użytkownicy mogą wyświetlać i edytować rurociąg.
  • Usuń ten rurociąg: usuwanie rurociągu. W oknie dialogowym kliknij przycisk Usuń rurociąg, aby potwierdzić. Nie można usunąć potoku, jeśli zawiera on transakcje. Przed usunięciem potoku należy usunąć lub przenieść transakcje do innego potoku.
• Kliknij opcję Dostosuj widok tablicy i karty, aby wybrać właściwości wyświetlane na tablicy i kartach tablicy dla potoku.
• Kliknij opcję Dostosuj tagi transakcji, aby utworzyć kolorowe etykiety kategoryzujące transakcje i zarządzać nimi( tylkoSales Hub Starter, Professional i Enterprise ).
• Aby dostosować ustawienia automatyzacji dla potoku, kliknij kartę Automate.
• Aby skonfigurować reguły dla potoku, kliknij kartę Pipeline Rules( tylko Sales Hub Professional i Enterprise ).

Dodawanie, edytowanie lub usuwanie etapów transakcji w potoku

Etapy transakcji można wykorzystać do kategoryzowania i śledzenia postępów trwających transakcji w HubSpot. Każdy etap transakcji ma powiązane prawdopodobieństwo, które wskazuje prawdopodobieństwo zamknięcia transakcji oznaczonych tym etapem. Prawdopodobieństwo etapu służy do określenia ważonej kwoty wyświetlanej w widoku tablicy, która jest obliczana przez pomnożenie całkowitej kwoty na każdym etapie przez prawdopodobieństwo etapu.

Domyślnie HubSpot zawiera pipeline sprzedaży z siedmioma etapami transakcji: Zaplanowane spotkanie (20%), Kwalifikacja do zakupu (40%), Zaplanowana prezentacja (60%), Zakup przez decydenta (80%), Wysłana umowa (90%), Wygrana zamknięta (100% Wygrana) i Przegrana zamknięta (0% Przegrana). Jeśli masz konto dostawcy Asset Marketplace, Twoje konto będzie miało również potok transakcji Marketplace Transactions z etapem transakcji i transakcji refundowanych.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym..
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do opcji Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Rurociągi.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz pot ok, a następnie wybierz potok do edycji.

• Aby dodać nowy etap transakcji:

  • Pod istniejącymi etapami transakcji kliknij + Dodaj etap.

  • Wprowadź nazwę etapu transakcji, a następnie kliknij menu rozwijane w kolumniePrawdopodobieństwo transakcji i wybierz lub wprowadź prawdopodobieństwo.

Uwaga: aby upewnić się, że wszystkie raporty sprzedaży, niestandardowe raporty transakcji lub przychodów oraz narzędzia do analizy sprzedaży poprawnie przetwarzają transakcje, upewnij się, że masz co najmniej etapy transakcji zarówno dla wygranych, jak i utraconych w obszarze Prawdopodobieństwo transakcji.

• Aby zmienić nazwę istniejącego etapu transakcji, kliknij nazwę etapu, a następnie wprowadź nową nazwę w polu tekstowym.

• Aby zmienić kolejność etapów, kliknij etap i przeciągnij go w nowe miejsce.

• Aby wyświetlić wewnętrzną nazwę etapu transakcji, najedź kursorem na etap i kliknij ikonę kodu code. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje i API.

• Aby usunąć etap, najedź kursorem na etap i kliknij przycisk Usuń. Jeśli na usuwanym etapie znajdują się transakcje, należy przenieść istniejące transakcje do innego etapu. Aby zrobić to zbiorczo, przejdź do strony indeksu transakcji i w widoku listy edytuj zbiorczo właściwość Etap transakcji .

• Aby ustawić , kto może edytować transakcje na określonym etapie, w kolumnie Dostęp do edycji kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz, czy nadać uprawnienia do edycji wszystkim użytkownikom z dostępem do transakcji, czy tylko superadministratorom( tylkoProfessional i Enterprise ).
• Aby edytować właściwości wyświetlane, gdy transakcja przechodzi do określonego etapu, najedź kursorem na kolumnę Aktualizuj właściwości etapu i kliknij Edytuj właściwości.
• Po zakończeniu edycji kliknij przycisk Zapisz w lewym dolnym rogu.

Możesz także zautomatyzować zadania na etapach transakcji podczas edytowania lub tworzenia potoku sprzedaży.

Dostosowywanie właściwości wyświetlanych na każdym etapie transakcji

Można również dostosować, które właściwości transakcji są prezentowane użytkownikom podczas ręcznego przenoszenia transakcji do określonego etapu. Użytkownicy muszą mieć uprawnienia do edycji ustawień właściwości, aby dostosować właściwości etapu transakcji.

• Przejdź do potoku, który chcesz edytować.

• W wierszu etapu najedź kursorem na kolumnę Warunkowe właściwości etapu i kliknij Edytuj właściwości.

• W oknie dialogowym zaznacz pola wyboru obok nowych właściwości, które mają się pojawić.

Uwaga: właściwości z wartościami tylko do odczytu (tj. takie, które nie są ustawiane przez użytkowników, np. właściwościobliczania wyniku lub ) nie mogą być używane jako właściwości etapu transakcji i nie będą wyświetlane jako opcje do wyboru. Dowiedz się, jak zamiast tego uwzględnić te właściwości w sekcjiO tej transakcji w rekordzie.

• Aby wymagać wartości dla właściwości, zaznacz pole wyboru w kolumnie Wymagane(tylkoStarter, Professional lub Enterprise ). Gdy właściwość jest wymagana, użytkownicy nie będą mogli utworzyć transakcji na tym etapie, chyba że wprowadzą wartość dla tej właściwości.

• Aby zmienić kolejność właściwości, kliknij i przeciągnij je w nowe miejsce.

• Aby usunąć wybraną właściwość, kliknij X obok tej właściwości w kolumnie Wybrane właściwości.

• Po wybraniu właściwości kliknij przycisk Next. Wybrane właściwości pojawią się automatycznie podczas ręcznego tworzenia nowej transakcji na tym etapie lub podczas przenoszenia istniejącej transakcji do tego etapu.

• Po zakończeniu edycji kliknij przycisk Zapisz w lewym dolnym rogu.

Zarządzanie dostępem do transakcji według zespołu lub etapu( tylkoProfessional i Enterprise )

Niezależnie od posiadanej subskrypcji HubSpot, możesz aktualizować dostęp poszczególnych użytkowników do transakcji. Jeśli jednak Twoje konto ma subskrypcję Sales Hub Professional lub Enterprise, możesz także edytować dostęp do transakcji w oparciu o zespół użytkownika i ograniczyć dostęp do edycji dla niektórych etapów transakcji.

Przypisywanie dostępu do transakcji na podstawie członkostwa w zespole

Jeśli Twój pipeline zawiera transakcje przypisane do wielu zespołów, możesz skonfigurować dostęp do transakcji tak, aby użytkownicy w zespole mieli dostęp tylko do transakcji przypisanych do nich samych lub innych członków zespołu. Oznacza to, że wiele zespołów może współdzielić potok bez wpływu na transakcje przypisane do innych zespołów.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W lewym panelu przejdź do Użytkownicy i zespoły.
• Aby edytować uprawnienia pojedynczego użytkownika, kliknij nazwę użytkownika w wybranym zespole. Aby edytować uprawnienia wielu użytkowników, zaznacz pola wyboru obok ich nazw. Jeśli użytkownicy nie należą jeszcze do zespołu, dowiedz się, jak utworzyć i dodać użytkowników do zespołu.
• Kliknij opcję Edytuj uprawnienia.
• W prawym panelu przejdź do karty CRM.
• W wierszu Oferty ustaw uprawnienia użytkownika do wyświetlania na Tylko zespół, a następnie usuń zaznaczenie pola wyboru Nieprzypisany. Spowoduje to automatyczną aktualizację uprawnień do edycji i usuwania.

• Kliknij przycisk Zapisz. Użytkownicy muszą się wylogować i zalogować ponownie, aby uprawnienia zaczęły obowiązywać.

Dzięki tym uprawnieniom użytkownicy mogą teraz wyświetlać, edytować lub usuwać tylko te transakcje, których właścicielami są oni sami lub inny użytkownik z ich zespołu. Jeśli użytkownik należy do wielu zespołów, może uzyskać dostęp do transakcji przypisanych do dowolnego z jego zespołów.

Dowiedz się więcej o edytowaniu uprawnień użytkowników.

Ograniczanie dostępu do edycji dla określonych etapów transakcji

Superadministratorzy mogą ustawić, czy transakcje na określonych etapach mogą być edytowane przez wszystkich użytkowników z dostępem do transakcji, określonych użytkowników i zespoły, czy tylko przez innych użytkowników z uprawnieniami superadministratora.

Jeśli etap jest ograniczony do superadministratorów lub określonych użytkowników i zespołów, po wejściu transakcji do tego etapu tylko ci użytkownicy będą mogli edytować transakcję lub przenieść ją do innego etapu. Użytkownicy z dostępem do transakcji mogą nadal wyświetlać rekordy transakcji na tym etapie, ale nie mogą wprowadzać zmian, dopóki administrator nie przeniesie ich do etapu edycji.

W zależności od uprawnień użytkownika do transakcji, najbardziej restrykcyjne ustawienie będzie miało pierwszeństwo przy podejmowaniu decyzji, czy użytkownik może edytować transakcje na każdym etapie. Na przykład:

• Jeśli użytkownik ma uprawnienie do edycji transakcji ustawione na wszystkie transakcje, ale nie może edytować transakcji na danym etapie, nie będzie mógł edytować transakcji na tym etapie.
• Jeśli użytkownik może edytować transakcje w etapie, ale jego uprawnienie do edycji transakcji jest ustawione na brak, nie będzie mógł edytować transakcji w tym etapie.
• Jeśli użytkownik może edytować transakcje w etapie, a jego uprawnienie do edycji transakcji jest ustawione na tylko własność lub tylko zespół, może edytować transakcje w etapie, które są własnością jego lub jego zespołu, ale nie może edytować innych transakcji w tym etapie.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do pozycji Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Rurociągi.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz potok, a następnie wybierz potok do edycji.
• Kliknij kartę Reguły potoku.
• W wierszu Kontrola dostępu do edycji transakcji kliknij, aby włączyć przełącznik w celu zastosowania reguły.
• W prawym panelu wybierz etapy, które będą miały ograniczony dostęp do edycji, a następnie wybierz, kto powinien mieć dostęp: Tylko superadministratorzy lub Określeni użytkownicy i zespoły.
• Jeśli wybrałeś opcję Określeni użytkownicy i zespoły, kliknij menu rozwijane Dodaj użytkownika lub zespół, a następnie zaznacz pola wyboru użytkowników i zespołów, którym zezwolisz na edycję transakcji na wybranych etapach.
• Kliknij przycisk Zapisz, aby potwierdzić.