Nagrywanie i sporządzanie notatek na spotkaniach za pomocą notatnika

Skorzystaj z funkcji Notetaker w Google Meet, Microsoft Teams lub Zoom, aby automatycznie uzyskać informacje o kolejnych krokach, notatki ze spotkania, nagrania wideo i transkrypcje. Notetaker dołącza do każdego spotkania zarezerwowanego z połączonych kalendarzy, stron planowania, proponowanych terminów lub z archiwum.

Ta funkcja wykorzystuje automatyczne wykrywanie języka i transkrybuje w językach wykrytych w nagraniu. Dowiedz się więcej o dostępnychjęzykach transkrypcji rozmów.

Zanim zaczniesz

Zanim zaczniesz korzystać z tej funkcji, upewnij się, że w pełni rozumiesz, jakie kroki należy podjąć z wyprzedzeniem, a także jakie są ograniczenia tej funkcji i potencjalne konsekwencje jej użycia.

Zapoznaj się z wymaganiami

• Musisz połączyć swój kalendarz.
• Należy włączyć funkcje nagrywania rozmów oraz transkrypcji i analizy.
• Nie musisz instalować żadnych aplikacji.
• Jeśli korzystasz z Zoom, gospodarz spotkania musi mieć włączone nagrywanie lokalne. Dowiedz się więcej o konfiguracji Notetaker w Zoom. Żadne ustawienia połączonych aplikacji (np.Zoom) na Twoim koncie nie będą miały wpływu na korzystanie z tej funkcji.

• Jeśli korzystasz z Google Meet, musisz wykonać jedną z następujących czynności:
  • Organizator spotkania musi być zalogowany do swojego spotkania Google, aby dopuścić Notetaker do spotkania.
  • W Google Meet zarządzaj dostępem do spotkania dla użytkowników, aby umożliwić uczestnikom dołączenie przed gospodarzem.
• Aby Notetaker mógł dołączać do spotkań cyklicznych, musisz włączyć opcję synchronizację spotkań cyklicznych z HubSpot .

Skonfiguruj Notetaker

Zanim użytkownicy będą mogli włączyć Notetaker do swoich spotkań, superadministratorzy muszą włączyć tę funkcję dla konta. Po skonfigurowaniu przez superadministratora ustawień domyślnych dla konta użytkownicy mogą dostosować swoje osobiste ustawienia Notetaker.

Uwaga: instrukcja dotycząca dołączenia notetakera do spotkania jest wysyłana 30 minut przed rozpoczęciem spotkania. W związku z tym wszelkie zmiany wprowadzone w ustawieniach użytkownika mogą nie zostać uwzględnione w spotkaniach rozpoczynających się w ciągu 30 minut od zmiany ustawień. Jeśli wyłączysz dostęp notetakera dla użytkownika, zaleca się ręczne usunięcie notetakera ze wszystkich spotkań odbywających się w ciągu 30 minut od wprowadzenia tej zmiany.

Konfiguracja ustawień domyślnych

Aby skonfigurować Notetaker dla konta, jeśli jesteś superadministratorem:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Spotkania.
3. Kliknij kartę Notatnik spotkań.
4. Włącz przełącznik Notatnik spotkania.
   • Jeśli chcesz, aby osoba sporządzająca notatki automatycznie dołączała do wszystkich kwalifikujących się spotkań, zaznacz pole wyboru Automatyczne dołączanie osoby sporządzającej notatki. (To pole wyboru jest zaznaczone domyślnie po włączeniu opcji Osoba sporządzająca notatki).
   • Jeśli chcesz, aby użytkownicy ręcznie zapraszali osobę sporządzającą notatki do spotkań, odznacz pole wyboru Automatyczne dołączanie osoby sporządzającej notatki.
   • Aby zapewnić dostęp wszystkim użytkownikom z przypisanym Sales Hub Professional lubEnterprise, w sekcjiWybierz metodę dostępu notatnikawybierz opcjęAutomatycznie przyznaj dostęp do notatnika kwalifikującym się użytkownikom.
   • Aby przyznać dostęp określonym użytkownikom:
     • W sekcjiWybierz metodę dostępu dla osoby sporządzającej notatkiwybierz opcjęRęcznie przyznaj dostęp do funkcji sporządzania notatek użytkownikom z licencjami sprzedaży. Następnie u dołu kliknijZapisz.
     • KliknijWybierz użytkowników.
     • W prawym panelu zaznaczpola wyboru przy odpowiednich użytkownikach, a następnie kliknijZapisz wybrane.
     • Na dole kliknijZapisz. 
5. W sekcjiPreferencje wybierz nazwę i metodę ogłoszenia, której Notetaker używa podczas dołączania do spotkania.
   • Domyślnie Notetaker dołącza do spotkań jako „Notetaker [nazwa marki]”. Aby użyć nazwy niestandardowej:
     • W polu Nazwa Notetaker wybierz opcjęNiestandardowa nazwa Notetaker.
     • Wpisznazwę w polu tekstowym.
     • Na dole kliknijZapisz.
   • Aby Notetaker używał komunikatów głosowych i na czacie podczas dołączania do spotkań:
     • W sekcji „Ogłoszenie” wybierz opcję „Ogłoszenie głosowe i na czacie”.
     • Użyj menu rozwijanych Język i Głos, aby wybrać konkretny język i głos.
     • Kliknijprzycisk odtwarzania, aby odsłuchać podgląd wybranego języka i głosu.
     • Na dole kliknijZapisz.
   • Aby aplikacja Notetaker używała ogłoszeń na czacie tylko podczas dołączania do spotkań:
     • W sekcjiOgłoszenie wybierz opcjęTylko ogłoszenie na czacie.
     • Na dole kliknijZapisz.

Skonfiguruj ustawienia dla konkretnego użytkownika

Jeśli jesteś użytkownikiem zprzypisanym stanowiskiemw dziale sprzedaży i masz dostęp do funkcji notatnika, możesz dostosować swoje indywidualne ustawienia notatnika.

Aby zastąpić domyślne ustawienia konta dotyczące automatycznego dołączania Notetakera do spotkań:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie przejdź do sekcji Ogólne.
3. Kliknij kartę Kalendarz .
4. W sekcji „Automatyczne dołączanie osoby sporządzającej notatki” zaznacz lub odznacz pole wyboru„Automatycznie zapraszaj osobę sporządzającą notatki do wszystkich nadchodzących spotkań ”.
   • Jeśli pole wyboru jest zaznaczone, osoba sporządzająca notatki automatycznie dołączy do wszystkich kwalifikujących się spotkań.
   • Jeśli pole wyboru jest odznaczone, osoba sporządzająca notatki dołączy do spotkań tylko wtedy, gdy ręcznie ją zaprosisz.
5. Na dole kliknij„Zapisz”.

Korzystanie z Notetaker

Dowiedz się, w jaki sposób Notetaker dołącza do spotkań, jak przeglądać nagrania i transkrypcje oraz jak dodawać lub usuwać Notetaker z spotkań.

Zrozumienie kryteriów kwalifikujących spotkanie oraz działania notatnika

Spotkanie kwalifikuje się do udziału notatnika, jeśli spełnia wszystkie poniższe kryteria:

• Spotkanie jest zapisane w HubSpot.
• Spotkanie obejmuje co najmniej jeden kontakt z CRM jako uczestnika, a adres e-mail tego kontaktu nie korzysta z tej samej domeny co konto HubSpot.
• Miejsce spotkania jest ustawione na Google Meet, Microsoft Teams lub Zoom.

Gdy osoba sporządzająca notatki została zaproszona na kwalifikujące się spotkanie, niezależnie od dostawcy usług wideokonferencyjnych:

• Osoba sporządzająca notatki dołączy o zaplanowanej godzinie spotkania.
• Komunikat audio, wiadomość na czacie i wyskakujące okienko poinformują, że osoba sporządzająca notatki jest na spotkaniu i nagrywa. W oknie dialogowym kliknijZatwierdź, aby kontynuować korzystanie z osoby sporządzającej notatki.
• Jeśli masz skonfigurowaną poczekalnię, gospodarz wideokonferencji musi zaakceptować udział osoby sporządzającej notatki w spotkaniu. Jeśli gospodarz odmówi dostępu, osoba sporządzająca notatki nie dołączy do spotkania. Jeśli osoba sporządzająca notatki przebywa w poczekalni dłużej niż pięć minut bez uzyskania dostępu do spotkania, opuści ją.
• Nazwa notetakera będzie składać się z nazwy Twojej firmy, po której następuje słowo „Notetaker” (np. „[Firma] Notetaker”). Jeśli nie masz ustawionej nazwy firmy dla swojego konta, nazwa będzie brzmiała „[Domena firmy] Notetaker”. Jeśli nie masz ustawionej nazwy firmy ani domeny dla swojego konta, nazwa będzie brzmiała „Notetaker”.
• Po zakończeniu spotkania osoba sporządzająca notatki tworzy rekord obiektu połączenia w HubSpot i powiązuje to połączenie z odpowiednim spotkaniem. Utworzenie rekordu połączenia umożliwia łatwy dostęp do nagrania, transkrypcji i podsumowania spotkania. Dowiedz się, jak przeglądać nagrania i transkrypcje po spotkaniu.
• Jeśli wszyscy uczestnicy opuszczą spotkanie bez jego zakończenia, osoba sporządzająca notatki pozostanie na spotkaniu do momentu wykrycia 10 minut ciszy. W tym momencie osoba sporządzająca notatki opuści spotkanie, utworzy rekord obiektu połączenia oraz doda nagranie i transkrypcję do rekordu spotkania w HubSpot.
• Nagrania ze spotkań są przechowywane przez dwa lata.

Poznaj oczekiwania poszczególnych dostawców wobec notetakera w przypadku korzystania z Google Meet, Microsoft Teams iZoom.

Ręczne dodawanie lub usuwanie osoby sporządzającej notatki podczas planowania spotkań

Podczas planowania spotkania w rekordzie CRM można ręcznie zmienić status zaproszenia osoby sporządzającej notatki. Po kliknięciu przyciskuZaplanuj spotkanie w rekordzie CRM i wprowadzeniu szczegółów spotkania:

1. W sekcji Notatnik zaznacz lub odznacz pole wyboruZaproś notatnika na spotkanie.
2. KliknijZapisz.

Jeśli rezerwujesz spotkanie w imieniu innego użytkownika (tj. wybierasz innego użytkownika jako gospodarza spotkania), nie możesz dostosować zaproszenia dla osoby sporządzającej notatki. Zamiast tego w sekcji Osoba sporządzająca notatki pojawi się komunikat „Osoba sporządzająca notatki dołączy zgodnie z domyślnymi ustawieniami gospodarza”.

Wyświetlanie i edycja statusu osoby sporządzającej notatki dla nadchodzących spotkań

Aby sprawdzić, czy osoba sporządzająca notatki ma dołączyć do nadchodzącego spotkania z rekordu CRM:

1. Na swoim koncie HubSpot przejdź doCRM >[obiekt] (np. kontakty, firmy lub transakcje).
2. Kliknijnazwę rekordu.
3. Na osi czasuaktywności kliknij nazwę spotkania, aby rozwinąć aktywność związaną ze spotkaniem.
4. Jeśli osoba sporządzająca notatki ma dołączyć do spotkania, u góry aktywności spotkania pojawi się zielona kropka z jej imieniem i nazwiskiem. Jeśli osoba sporządzająca notatki nie ma dołączyć do spotkania, u góry aktywności spotkania nie pojawi się żaden wizualny wskaźnik.

Aby zmienić ustawienie dotyczące udziału osoby sporządzającej notatki w spotkaniu:

1. Na koncie HubSpot przejdź doCRM >[obiekt] (np. kontakty, firmy lub transakcje).
2. Kliknijnazwę rekordu.
3. Na osiczasu aktywnościkliknijnazwę spotkania, aby rozwinąć aktywność spotkania.
4. W prawym górnym rogu rekordu aktywności kliknijDziałania >Edytuj.
5. Zaznacz lub odznacz pole wyboru[Nazwa firmy] Osoba sporządzająca notatki.
6. KliknijZapisz.

Aby zaprosić osobę sporządzającą notatki do udziału w nadchodzącym spotkaniu ze strony szczegółów spotkania, jeśli jesteś gospodarzem spotkania:

1. Na koncie HubSpot przejdź do Sprzedaż > Obszar roboczy sprzedaży. Następnie kliknij kartęHarmonogram.
2. Po lewej stronie kliknijNadchodzące spotkania.
3. Kliknijnazwę spotkania.
4. W prawym górnym rogu włącz przełącznikZaproś osobę sporządzającą notatki ze spotkania. Wyłącz przełącznik, aby cofnąć zaproszenie dla osoby sporządzającej notatki.

Robienie notatek w Google Meet

Aby korzystać z funkcji sporządzania notatek podczas spotkań w Google Meet, nie musisz instalować aplikacji Google Meet. Musisz jednak połączyć swój kalendarz i postępować zgodnie z ogólnymi instrukcjami konfiguracji.

Po skonfigurowaniu notatnika należy spodziewać się następujących działań, gdy notatnik ma dołączyć do spotkania w Google Meet:

• Osoba sporządzająca notatki dołączy o zaplanowanej godzinie spotkania.
• Osoba sporządzająca notatki automatycznie otrzyma uprawnienia do nagrywania zaraz po dołączeniu do spotkania. Po kilku sekundach odtworzy komunikat audio informujący, że rozmowa jest nagrywana, a także wyśle wiadomość na czacie, informując uczestników o nagrywaniu.
• Wiadomość na czacie zostanie wysłana tylko raz, gdy osoba sporządzająca notatki rozpocznie nagrywanie, ale zostanie przypięta na czacie, aby wszyscy dodatkowi uczestnicy, którzy dołączą później, mogli ją zobaczyć.
• Jeśli nie chcesz, aby osoba sporządzająca notatki automatycznie dołączała do spotkań w Google Meet, możesz skonfigurować poczekalnię w Google Meet. Jeśli masz skonfigurowaną poczekalnię w Google Meet, gdy tylko gospodarz spotkania w Google Meet dołączy, zobaczy komunikat informujący, że osoba sporządzająca notatki czeka na dołączenie do rozmowy. Gospodarz musi kliknąć przycisk „Zezwól”obok uczestnika-notatnika, który prosi o dostęp do spotkania. Zezwolenie notatnikowi na dołączenie do spotkania automatycznie przyznaje mu uprawnienia do nagrywania i wyświetla komunikaty audio oraz wiadomości czatu opisane powyżej.
• Jeśli gospodarz chce zatrzymać nagrywanie spotkania, do którego notatnikarz już dołączył i otrzymał zgodę na nagrywanie, może wyrzucić notatnika ze spotkania, klikając jego kafelek i wybierając opcję „Usuń”. Gospodarz może również usunąć notatnika, klikając jego nazwę na liście uczestników i wybierając opcję „Usuń”.

Robienie notatek w Microsoft Teams

Aby korzystać z funkcji notatek podczas spotkań w Microsoft Teams, nie musisz instalować aplikacji Microsoft Teams. Musisz jednak połączyć swój kalendarz i postępować zgodnie z ogólnymi instrukcjami konfiguracji.

Po skonfigurowaniu notatnika należy spodziewać się następujących działań, gdy notatnik ma dołączyć do spotkania w Microsoft Teams:

• Osoba sporządzająca notatki dołączy do spotkania o zaplanowanej godzinie.
• Osoba sporządzająca notatki automatycznie otrzyma uprawnienia do nagrywania, gdy tylko dołączy do spotkania. Po kilku sekundach odtworzy komunikat audio informujący, że rozmowa jest nagrywana, oraz wyśle wiadomość na czacie, informując uczestników o nagrywaniu.
• Wiadomość na czacie zostanie wysłana tylko raz, gdy osoba sporządzająca notatki rozpocznie nagrywanie. O ile nie zdecydujesz się ręcznie przypiąć wiadomości na czacie, uczestnicy, którzy dołączą do spotkania po wysłaniu wiadomości, nie zobaczą jej.
• Jeśli nie chcesz, aby osoba sporządzająca notatki automatycznie dołączała do spotkań w Teams, możesz skonfigurować poczekalnię w Microsoft Teams. Jeśli w Teams skonfigurowano poczekalnię, gdy tylko gospodarz spotkania w Teams dołączy, zobaczy komunikat informujący, że osoba sporządzająca notatki czeka na dołączenie do rozmowy. Gospodarz musi kliknąć przycisk „Zezwól”obok uczestnika pełniącego rolę notatnika, który prosi o dostęp do spotkania. Zezwolenie notatnikowi na dołączenie do spotkania automatycznie przyznaje mu uprawnienia do nagrywania i powoduje wyświetlenie komunikatów audio oraz wiadomości czatu opisanych powyżej.
• Jeśli gospodarz chce zatrzymać nagrywanie spotkania, do którego notatnikarz już dołączył i otrzymał zgodę na nagrywanie, może wyrzucić notatnika ze spotkania, klikając jego kafelek i wybierając opcję „Usuń”. Gospodarz może również usunąć notatnika, klikając jego nazwę na liście uczestników i wybierając opcję „Usuń”.

Robienie notatek w Zoom

Aby korzystać z funkcji notatnika podczas spotkań w Zoom, nie musisz instalować aplikacji Zoom. Musisz jednak połączyć swój kalendarz i postępować zgodnie z ogólnymi instrukcjami konfiguracji.

Ponadto gospodarz spotkania musi mieć włączone następujące ustawienia na swoim koncie Zoom: Nagrywanie do plików na komputerze, wewnętrzni uczestnicy spotkania, zewnętrzni uczestnicy spotkania.

Po skonfigurowaniu osoby sporządzającej notatki należy spodziewać się następujących sytuacji, gdy osoba ta ma dołączyć do spotkania w Zoom:

• Osoba sporządzająca notatki dołączy do spotkania o zaplanowanej godzinie.
• Gdy tylko gospodarz Zoom dołączy do spotkania, otrzyma wyskakujące okienko z prośbą o zgodę na nagrywanie przez osobę sporządzającą notatki. Gospodarz musi kliknąć „Zatwierdź” w odpowiedzi na tę wiadomość. Kliknięcie „Odrzuć” spowoduje, że osoba sporządzająca notatki nie będzie nagrywać. Gdy tylko nagrywanie zostanie zatwierdzone, zostanie odtworzona wiadomość audio informująca, że rozmowa jest nagrywana.
• Każdy uczestnik, który dołączy do spotkania, otrzyma wiadomość na czacie od osoby sporządzającej notatki, informującą go, że osoba ta nagrywa spotkanie, oraz z prośbą o poinformowanie gospodarza, jeśli nie chce być nagrywany.
• Jeśli nie chcesz, aby osoba sporządzająca notatki automatycznie dołączała do spotkań Zoom, możesz skonfigurować poczekalnię w Zoom. Jeśli masz skonfigurowaną poczekalnię w Zoom, gdy tylko gospodarz spotkania Zoom dołączy do spotkania, zobaczy komunikat informujący, że osoba sporządzająca notatki czeka na dołączenie do rozmowy. Gospodarz musi kliknąć przycisk „Zezwól”obok uczestnika-notatnika, który prosi o dostęp do spotkania. Zezwolenie notatnikowi na dołączenie do spotkania automatycznie przyznaje mu uprawnienia do nagrywania i wyświetla komunikaty audio oraz wiadomości czatu opisane powyżej.
• Jeśli gospodarz chce zatrzymać nagrywanie spotkania, do którego notatnik już dołączył i które zostało zatwierdzone do nagrywania, może wyrzucić notatnika ze spotkania, klikając jego kafelek i wybierając opcję „Usuń”. Gospodarz może również usunąć notatnika, klikając jego nazwę na liście uczestników i wybierając opcję „Usuń”.