Konfigurowanie i dostosowywanie procesów i etapów transakcji

Procesy sprzedaży pomagają wizualizować proces sprzedaży w celu przewidywania przychodów i identyfikowania przeszkód w sprzedaży. Etapy transakcji to kroki w procesie sprzedaży, które sygnalizują zespołowi sprzedaży, że okazja zbliża się do punktu zamknięcia.

Jeśli masz dostęp doedycji ustawień Właściwości transakcji , możesz tworzyć i edytować procesy i etapy transakcji, aby jak najlepiej dostosować je do potrzeb swojego zespołu.

Tworzenie nowych procesów transakcji

Jeśli konto ma więcej niż jeden unikalny proces sprzedaży, można utworzyć dodatkowe procesy sprzedaży. Oddzielne potoki są zalecane tylko wtedy, gdy procesy sprzedaży mają unikalne etapy, które wymagają różnych potoków. W przeciwnym razie można korzystać z tego samego procesu dla wielu użytkowników i zespołów oraz zarządzać dostępem za pomocą uprawnień użytkowników. Na przykład:

• Twoja firma ma internetowy proces sprzedaży bezpośredniej do konsumenta z kilkoma etapami, takimi jak W koszyku, Zamknięte pomyślnie i Zamknięte niepomyślnie. Masz również proces sprzedaży hurtowej, który wymaga większej liczby etapów, takich jak planowanie spotkań i negocjowanie umów. W tym scenariuszu należy utworzyć oddzielne procesy.
• Twoja firma sprzedaje wiele marek, a Twoje konto HubSpot ma zespoły dla każdej marki. Proces sprzedaży produktów dla każdej marki jest taki sam i można użyć tych samych etapów dla wszystkich sprzedaży. W tym scenariuszu nie zaleca się tworzenia oddzielnych procesów. Zamiast tego można użyć tego samego procesu i ustawić uprawnienia użytkownikatylko dla zespołu, aby każdy zespół miał dostęp tylko do transakcji swojej marki( tylkoProfessional i Enterprise ).

Uwaga: tylko konta Sales Hub Starter, Professional lub Enterprise mogą tworzyć dodatkowe procesy sprzedaży. Dowiedz się więcej o maksymalnej liczbie procesów, które możesz utworzyć na swoim koncie HubSpot w zależności od subskrypcji.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Proces.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz proces , a następnie wybierz opcję Utwórz proces.
• W oknie dialogowym wprowadź nazwę procesu i kliknij przycisk Utwórz.

Po dodaniu transakcji do procesu, dowiedz się, jak edytować transakcje w procesie

Edycja lub usuwanie procesów transakcji

Można także zmieniać nazwy, kolejność, zarządzać dostępem lub usuwać procesy transakcji.

Uwaga: jeśli połączysz integrację e-commerce z HubSpot, do Twojego konta zostanie automatycznie dodany kolejny proces, którego nie możesz modyfikować.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Proces.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz proces i wybierz proces.
• Kliknij ikonę kodu code, aby wyświetlić wewnętrzną nazwę procesu. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje i API.
• Po prawej stronie kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz jedną z następujących opcji
  

• • Zmień nazwę tego procesu: zmiana nazwy procesu. W oknie dialogowym wprowadź nową nazwę, a następnie kliknij przycisk Zmień nazwę.
  • Zmień kolejność procesów: zmiana kolejności procesów. W pytaniu wyskakującym przeciągnij procesy, aby przenieść je w nowe miejsce, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  • Zarządzaj dostępem: zarządzanie tym, którzy użytkownicy mogą wyświetlać i edytować proces pipeline.
  • Usuń ten proces: usunięcie procesu. W oknie dialogowym kliknij przycisk Usuń proces, aby potwierdzić. Procesu nie można usunąć, jeśli zawiera transakcje. Przed usunięciem potoku należy usunąć lub przenieść transakcje do innego potoku.
• Kliknij przycisk Dostosuj widok tablicy i karty, aby wybrać właściwości wyświetlane na tablicy i kartach tablicy dla procesu.
• Aby dostosować ustawienia automatyzacji dla procesu, kliknij kartę Automate.
• Jeśli posiadasz subskrypcję Sales Hub Starter, Professional i Enterprise:
  • Aby utworzyć kolorowe etykiety kategoryzujące transakcje i zarządzać nimi, kliknij opcję Dostosuj tagi transakcji.
  • Aby skonfigurować reguły dla procesu, kliknij kartę Reguły procesu.

Dodawanie, edytowanie lub usuwanie etapów transakcji w potoku

Etapy transakcji służą do kategoryzowania i śledzenia postępów trwających transakcji w HubSpot. Każdy etap transakcji ma powiązane prawdopodobieństwo, które wskazuje prawdopodobieństwo zamknięcia transakcji oznaczonych tym etapem. Prawdopodobieństwo etapu jest używane do określenia ważonej kwoty wyświetlanej w widoku tablicy, która jest obliczana przez pomnożenie całkowitej kwoty na każdym etapie przez prawdopodobieństwo etapu.

Domyślnie HubSpot zawiera proces sprzedaży z siedmioma etapami transakcji:

• Zaplanowane spotkanie (20%)
• Kwalifikacja do zakupu (40%)
• Zaplanowana prezentacja (60%)
• Zaangażowanie osoby decyzyjnej (80%)
• Wysłanie umowy (90%)
• Zamknięte pomyślnie wygrane (100% wygranych)
• Zamknięte niepomyślnie (0% Przegrane)

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Procesy.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz proces , a następnie wybierz proces do edycji.

• Aby dodać nowy etap transakcji:

  • Pod istniejącymi etapami transakcji kliknij + Dodaj etap.

  • Wprowadź nazwę etapu transakcji.

  • Kliknij menu rozwijane Prawdopodobieństwo transakcji i wybierz prawdopodobieństwo, Aby użyć niestandardowego prawdopodobieństwa:

    • Wprowadź wartość niestandardową, a następnie kliknij opcję Dodaj.

    • Wybierz nowe prawdopodobieństwo.

Uwaga: aby wszystkie raporty sprzedaży, niestandardowe raporty transakcji lub przychodów oraz narzędzia do analityki sprzedaży poprawnie przetwarzały transakcje, należy uwzględnić etapy transakcji zarówno dla wygranych, jak i utraconych w sekcji Prawdopodobieństwo transakcji.

• Aby zmienić nazwę istniejącego etapu transakcji, kliknij nazwę etapu, a następnie wprowadź nową nazwę w polu tekstowym.

• Aby zmienić kolejność etapów, kliknij etap i przeciągnij go do nowej pozycji.

• Aby wyświetlić wewnętrzną nazwę etapu transakcji, najedź kursorem na etap i kliknij ikonę kodu code. Nazwa wewnętrzna jest używana przez integracje i API.

• Aby usunąć etap, najedź kursorem na etap i kliknij przycisk Usuń. Jeśli na usuwanym etapie znajdują się transakcje, należy przenieść istniejące transakcje do innego etapu. Aby zrobić to zbiorczo, przejdź do strony z listingiem transakcji i w widoku listy edytuj zbiorczo właściwość Etap transakcji .

• Aby ustawić , kto może edytować transakcje na określonym etapie, w kolumnie Dostęp do edycji kliknij menu rozwijane, a następnie wybierz, czy chcesz nadać uprawnienia do edycji wszystkim użytkownikom z dostępem do transakcji, czy tylko administratorom o rozszerzonych uprawnieniach( tylkoProfessional i Enterprise ).
• Aby edytować właściwości wyświetlane, gdy transakcja przechodzi do określonego etapu, najedź kursorem na kolumnę Aktualizuj właściwości etapu i kliknij Edytuj właściwości.
• Po zakończeniu edycji kliknij przycisk Zapisz w lewym dolnym rogu.

Możesz także zautomatyzować zadania na etapach transakcji podczas edycji lub tworzenia procesu sprzedaży.

Dostosowywanie właściwości wyświetlanych na każdym etapie transakcji

Można również dostosować, które właściwości transakcji są prezentowane użytkownikom podczas ręcznego przenoszenia transakcji do określonego etapu. Użytkownicy muszą mieć uprawnienia do edycji ustawień właściwości, aby dostosować właściwości etapu transakcji.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Procesy.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz proces , a następnie wybierz proces do edycji.

• W wierszu etapu najedź kursorem na kolumnę Warunkowe właściwości etapu i kliknij Edytuj właściwości
  

• W lewym panelu kliknij + Dodaj właściwość zależną.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz właściwość i wybierz właściwość , która ma się pojawić.

• Aby wymagać wartości dla właściwości, zaznacz pole wyboru Required(tylkoStarter, Professional lub Enterprise ). Gdy właściwość jest wymagana, użytkownicy nie będą mogli utworzyć transakcji na tym etapie, chyba że wprowadzą wartość dla tej właściwości.

• Aby zmienić kolejność właściwości, kliknij i przeciągnij właściwość do nowej pozycji.

• Aby usunąć wybraną właściwość, kliknij ikonę usuwania obok właściwości.

• Po ustawieniu właściwości, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Zastosuj logikę. Wybrane właściwości pojawią się automatycznie podczas ręcznego tworzenia nowej transakcji na tym etapie lub podczas przenoszenia istniejącej transakcji na ten etap.

Uwaga: właściwości z wartościami tylko do odczytu (tj. które nie są ustawiane przez użytkowników, takie jak wynik lub właściwościobliczone ) nie mogą być używane jako właściwości etapu transakcji i nie będą wyświetlane jako opcje do wyboru. Dowiedz się, jak zamiast tego uwzględnić te właściwości w sekcjiO tej transakcji w rekordzie.

Zarządzanie dostępem do transakcji według zespołu lub etapu( tylkoProfessional i Enterprise )

Niezależnie od subskrypcji HubSpot, możesz aktualizować dostęp poszczególnych użytkowników do transakcji. Jeśli jednak Twoje konto ma subskrypcję Sales Hub Professional lub Enterprise, możesz także edytować dostęp do transakcji w oparciu o zespół użytkownika i ograniczyć dostęp do edycji dla niektórych etapów transakcji.

Przypisywanie dostępu do transakcji na podstawie członkostwa w zespole

Jeśli proces zawiera transakcje przypisane do wielu zespołów, można skonfigurować dostęp do transakcji tak, aby użytkownicy w zespole mieli dostęp tylko do transakcji przypisanych do nich samych lub innych członków zespołu. Oznacza to, że wiele zespołów może współdzielić proces bez wpływu na transakcje przypisane do innych zespołów.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W lewym panelu przejdź do Użytkownicy i zespoły.
• W tabeli zaznacz pola wyboru obok nazw użytkowników. Jeśli użytkownicy nie należą jeszcze do zespołu, dowiedz się, jak tworzyć i dodawać użytkowników do zespołu.
• W górnej części tabeli kliknij opcję Edytuj uprawnienia. Dowiedz się więcej o edytowaniu uprawnień użytkowników.
• W menu na lewym pasku bocznym przejdź do CRM > Obiekty systemu CRM.
• W wierszu Transakcje ustaw uprawnienia użytkownika do wyświetlania transakcji zespołu, a następnie usuń zaznaczenie pola wyboru Nieprzypisane. Spowoduje to automatyczną aktualizację uprawnień do edycji i usuwania.
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Zapisz. Uprawnienia zaczną obowiązywać dopiero po wylogowaniu i ponownym zalogowaniu użytkownika.

Z tymi uprawnieniami użytkownicy mogą wyświetlać, edytować lub usuwać tylko transakcje, których właścicielem jest on lub inny użytkownik z jego zespołu. Jeśli użytkownik należy do wielu zespołów, może uzyskać dostęp do transakcji przypisanych do dowolnego z jego zespołów.

Ograniczenie dostępu do edycji dla określonych etapów transakcji

Administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach mogą ustawić, czy transakcje na określonych etapach mogą być edytowane przez wszystkich użytkowników z dostępem do transakcji, określonych użytkowników i zespoły, czy tylko przez innych użytkowników z uprawnieniami administratora o rozszerzonych uprawnieniach.

Jeśli etap jest ograniczony do administratorów o rozszerzonych uprawnieniach lub określonych użytkowników i zespołów, po wejściu transakcji do tego etapu tylko ci użytkownicy będą mogli edytować transakcję lub przenieść ją do innego etapu. Użytkownicy z dostępem do transakcji mogą nadal wyświetlać rekordy transakcji na tym etapie, ale nie mogą wprowadzać zmian, dopóki administrator nie przeniesie ich do etapu z możliwością edycji.

W zależności od uprawnień użytkownika do transakcji, najbardziej restrykcyjne ustawienie będzie miało pierwszeństwo, aby zdecydować, czy użytkownik może edytować transakcje na każdym etapie. Na przykład:

• Jeśli użytkownik ma uprawnienie do edycji transakcji ustawione na wszystkie transakcje, ale nie może edytować transakcji na danym etapie, nie będzie mógł edytować transakcji na tym etapie.
• Jeśli użytkownik może edytować transakcje na etapie, ale jego uprawnienie do edycji transakcji jest ustawione na brak, nie będzie mógł edytować transakcji na tym etapie.
• Jeśli użytkownik może edytować transakcje na etapie, a jego uprawnienie do edycji transakcji jest ustawione na Tylko posiadane lub Tylko zespół, może on edytować transakcje na etapie, który jest własnością jego lub jego zespołu, ale nie może edytować innych transakcji na tym etapie.

• Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
• W menu lewego paska bocznego przejdź do Obiekty > Transakcje.
• Kliknij kartę Procesy.
• Kliknij menu rozwijane Wybierz proces , a następnie wybierz proces do edycji.
• Kliknij kartę Zasady procesu.
• W wierszu Kontrola dostępu do edycji transakcji kliknij, aby włączyć przełącznik w celu zastosowania reguły.
• W prawym panelu wybierz etapy, które będą miały ograniczony dostęp do edycji, a następnie wybierz, kto powinien mieć dostęp: Tylko administratorzy o rozszerzonych uprawnieniach lub Określeni użytkownicy i zespoły.
• Jeśli wybrałeś opcję Określeni użytkownicy i zespoły, kliknij menu rozwijane Dodaj użytkownika lub zespół, a następnie zaznacz pola wyboru użytkowników i zespołów, którym zezwolisz na edycję transakcji na wybranych etapach.
• Kliknij przycisk Zapisz, aby potwierdzić.