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Meetings

Usar reuniões

Ultima atualização: Fevereiro 13, 2019

Com a ferramenta de reuniões, você pode integrar seus calendários com o HubSpot e seus prospects podem marcar um horário que funciona por você, sem a parte de trás do e-mail. Para começar a usar a ferramenta de reuniões

Integre seus calendários usando a ferramenta de reuniões

A integração de seus calendários do Google ou Office 365 com a ferramenta de reuniões permitirá a sincronização entre sua ferramenta de reuniões e seus calendários, evitando agendamentos em duplicidade. Se você tiver um evento em seus calendários integrados, a ferramenta de reuniões mostrará que você está ocupado durante o tempo.

Para configurar reuniões e integrar seus calendos:

  • Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral à esquerda, vá para Vendas Marca.

  • Por fim, quando solicitado, clique em Permitir para dar à ferramenta de reuniões acesso ao seu calendário.
Observação:
  • Se você não conectou sua caixa de entrada à HubSpot, conectar um calendário à ferramenta de reuniões também conectará sua caixa de entrada nas configurações de integração de e-mail. No entanto, uma vez que seu calendário está integrado, você pode desativar a conexão da caixa de entrada sem desativar a conexão do calendário.
  • Se você conectou sua caixa de entrada como uma caixa de entrada compartilhada, seu calendário não poderá ser conectado à ferramenta de reuniões. Apenas caixas de entrada pessoais podem ser conectadas à ferramenta de reuniões.

Quando tiver configurado a integração, você verá seu calendário pessoal padrão nas suas configurações de reuniões. Você pode integrar os calendos: 

  • Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral à esquerda, vá para Vendas Reuniões
  • Clique na guia Integração do calendário.  
  • Selecione o menu suspenso Usar mais calendários para adicionar mais calendários. 

Você só poderá adicionar calendários que possua ou aos quais seu endereço de e-mail tenha acesso em sua conta do Gmail ou Office 365 conectada.  

Sua ferramenta de reuniões impedirá automaticamente os clientes de agendar reuniões durante qualquer evento que estiver definido como Mostrar como ocupado em seus calendários integrados. 

Quando um prospect marcar uma reunião com você, o evento de reunião aparecerá apenas no seu calendário padrão pessoal.

Anote: se você ativou a integração bidirecional do Google Agenda com HubSpot , ao criar um evento da agenda com um contato diretamente no Google Agenda, o evento será sincronizado com o CRM como um compromisso da reunião.

Com essa integração bidirecional, reuniões criadas por meio da guia Programação em um registro do contato no CRM enviarão convites para o evento do calendário ao contato. Sem seu calendário conectado, ele apenas criará um compromisso de reunião no registro.

Essa integração bidirecional não está disponível para o Office 365.

Configure suas preferências de reunião (Sales Hub Starter, Professional ou Enterprise ou Service Hub Starter, Professional, ou Enterprisesomente)

Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.No menu da barra lateral à esquerda, vá para Vendas Reuniões.

Na guia Preferências, você pode:

  • Personalizar a URL das suas reuniões no campo URL do Meetings (somente Sales Starter e Professional). Observe que alterações futuras na URL de suas reuniões se aplicarão a todos os novos links dali em diante, mas não alterarão links de reuniões existentes.
  • Selecione seu link de reuniões padrão (somente Sales Starter e Professional) no menu suspenso Link de reuniãomenu suspenso Menu

Personalize sua marca (Sales Hub Starter, Professional, Enterprise ou Service Hub Início, Profissional ou Enterprise somente)

Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.Clique na guia de marca.

Clique em upload para carregar o logotipo da sua empresa para exibir em todas as páginas de agendamento de reuniões. Se você já tiver o logotipo da sua empresa carregado no HubSpot, clique em Procurar para adicioná-lo aqui. Use as camadas de cores para selecionar uma cor de destaque que todas as páginas de agendamento de reuniões serão usadas. 

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Em vez de ter app.hubspot.com no link de suas reuniões, você pode usar seu próprio domínio personalizado se for um Centro de Marketing Básico , Profissional ou Empresa usuário:

  • Na sua conta da HubSpot, clique no ícone de configurações settingsna barra de navegação principal.
  • No menu da barra lateral à esquerda, vá para Vendas Marca.
  • Clique na guia Domínios personalizados. No menu suspenso Domínio da reunião, você pode selecionar um domínio personalizado para hospedar seus links de reuniões, em vez de um endereço da HubSpot. Apenas os domínios que foram conectados no seu gerenciador de domínio aparecerão no menu suspenso para seleção.

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Observe: se estiver usando um domínio personalizado, o URL ainda precisa ter um lento que os links existentes em outros domínios. Para http://yourcustomname.com/meetings/example and http://app.hubspot.com/meetings/example are considered the same, so you wouldn't be able to use http://yourcustomname.com/meetings/example if http://app.hubspot.com/meetings/example already exists. Mesmo se um link de reuniões usa um domínio personalizado, você não pode usar a mesma forma de um link em um domínio não personalizado.

Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.Usuários de vendas gratuitos terão um link de reuniões e uma página de agendamento. Para Vendas Hub Início , Profissional , Usuários ou Enterprise ou Service Hub inicial, profissional ou empresa usuários as reuniões ferramenta é preenchida com os seguintes links por padrão:


Há opções predefinidas para reuniões de 15, 30 e 60 minutos de duração. Esses links também exigem que o visitante informe seu nome e endereço de e-mail ao marcar uma reunião com você. Centro de vendas Profissional ou Empresa ou Centro de atendimento Profissional ou Enterprise os usuários podem usar esses links como gatilhos de inscrição de envio de formulário para fluxos de trabalho

É possível editar esses links de reuniões predefinidos passando o ponteiro do mouse sobre um deles e clicando em Editar, Você também pode clicar em Criar um link de reunião no canto superior direito para criar um novo link de reuniões personalizado.

Personalizar os detalhes da reunião

Ao criar uma reunião, você passará por quatro etapas (Detalhes, Configuração, Disponibilidade e Perguntas do formulário). Durante a primeira etapa, Detalhes, é possível personalizar o seguinte:

  • Foto da reunião: essa foto será exibida na parte superior da página do seu link de reuniões. Passe o ponteiro do mouse sobre a foto e clique em Alterar foto para editá-la.
  • Título da reunião: esse título será exibido ao lado da foto da reunião, na parte superior da página do seu link de reuniões. Clique no título para editá-lo.
  • Nome da reunião: o nome interno que aparece no seu painel de reuniões e é usado quando você insere o link de reuniões em um e-mail.
  • Link da reunião : o link que os possíveis clientes usam para agendar essa reunião. O link pode ser editado por Centro de vendas Início , Profissional ou Enterprise usuários ou Service Hub Iniciante , Profissional ou Enterprise apenas para usuários.  Este valor não é editado após a criação. Para ter um link em um novo URL, você precisará criar um novo link. 
  • Tipo de reunião (Sales Hub Professional ou Enterprise ou Service Hub Professional or Enterprise somente): escolha um tipo de reunião no menu suspenso.
  • Duração: o tempo que os visitantes podem reservar com você ao clicar nesse link de reuniões. 

reunião-detalhes

Clique em Avançar para ir para a próxima etapa. 

Personalizar a configuração da reunião

  1. Localização: informação sobre como você vai se conectar. Esse pode ser um link para chamada, um local físico etc.Essa localização aparecerá no convite do calendário que o contato receberá e no evento criado no seu calendário pessoal padrão. 
  2. Adicionar link de conferência: se você tiver Zoom integrados com o HubSpot, selecione um link de conviteconferência para adicionar ao convite de reunião. Se você não configurou a integração, você não verá essa opção. 
  3. Assunto do convite: o nome do convite do calendário que o contato receberá e o evento criado no seu calendário pessoal padrão depois que a reunião for marcada (por exemplo, Demonstração de produto com Lauren). Você pode inserir tokens de personalização no assunto, clicando em Token de contato ou Token de empresa.
  4. Descrição do convite: uma descrição da reunião que será exibida quando seu horário for marcado. Essa descrição aparecerá no convite do calendário que o contato receberá e no evento criado no seu calendário pessoal padrão. 
  5. Idioma: selecione o idioma que deseja seu link de reuniões em. 
  6. Formato de data e número: selecione um país para a data e o número do seu link de reuniões.
  7. Lembretesos e-mails de lembrete são enviados três dias antes da reunião e novamente uma hora antes da reunião.
    • Marque a opção Enviar e-mails de lembrete aos prospects que marcarem reuniões por meio deste link para ativar os e-mails de lembrete da reunião.
    • Marque a opção Incluir a descrição do convite no lembrete para incluir a descrição do convite que você inseriu acima no e-mail de lembrete. 
    • Personalizar seus tempos de lembrete. Clique em Adicionar outro lembrete para receber lembretes adicionais e clique no ícone de lixeira para excluir um horário do lembrete. Você pode adicionar até três horários de lembrete.
    • Clique em Visualizar prévia de e-mail para ver uma prévia do e-mail de lembrete que seus prospects receberão. O idioma do e-mail corresponderá ao idioma especificado no menu suspenso Idioma acima.

Por favor note: para reuniões de Round Robin, o email de lembrete será enviado pelo usuário da HubSpot que foi reservado para a reunião com o cliente potencial, não o usuário do HubSpot que criou o link da reunião.

reuniões-configuração de reunião-tabulação-tabulação-a-passo

Clique em Configurações avançadas para personalizar o seguinte:  

  1. Tempo mínimo de aviso: o tempo mínimo de antecedência para o visitante marcar uma reunião.
  2. Espaço de tempo: o intervalo de tempo entre cada uma de suas reuniões. O intervalo de tempo permite que você evite reuniões com muita atenção ?.g., se você tiver uma reunião de 1h - 1:30 e tenha um intervalo de tempo de 30 minutos, o próximo horário de reunião disponível seria 2h00. 
  3. Semanas no futuro em que uma reunião pode ser programada: o número de semanas a partir de agora em que as pessoas podem marcar um horário no seu calendário. 

configurações gerais de defensores

Se estiver criando um link de reunião para um evento ou conferência, você pode especificar um intervalo de datas personalizado para agendamento. Clique no menu suspenso Quando uma reunião pode ser agendada e selecione o intervalo de datas personalizado. Clique nos campos de seletor de data e defina seu intervalo de tempo. Observe que um intervalo de datas personalizado não pode ser mais longo que 10 semanas. intervalo de tempo personalizado 

Clique em Avançar para ir para a próxima etapa. 

Definir sua disponibilidade para reunião

Você pode passar o mouse uma vez e clicar em Copiar ícone para selecionar os dias de a semana em que você deseja que o horário disponível seja aplicado ou clique no ícone ícone da lixeira para excluí-lo.

Quando tiver decidido sobre sua disponibilidade, clique em Avançar

Personalize as perguntas do seu formulário ( Sales Hub Iniciante , Profissional, ou Empresa ou Service Hub Starter , Professional ou Enterprise)

Em seguida, você terá a opção de personalizar as perguntas do formulário (somente usuários do Sales Starter e Professional ). Por padrão, Nome, Sobrenome e E-mail são campos obrigatórios, mas nesta tela, você pode adicionar qualquer propriedade do contato do seu CRM ou adicionar uma pergunta personalizada.

Clique em + propriedade de contato ou + pergunta personalizada e escolha sua propriedade entre menu suspenso suspenso ou insira sua pergunta no campo e clique em Salvar. Se quiser tornar o campo opcional, desmarque a caixa Obrigatório à direita do campo.

reunião-perguntas

Clique em Salvar alterações no canto inferior direito para concluir a criação de sua reunião.

Cumprindo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) envolve algumas pequenas mudanças nos links de suas reuniões, descritas abaixo:

Observação: embora esses recursos façam parte da HubSpot, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.

  • Se você clicar no GDPR alternar ON na sua conta HubSpot, todos os links de reuniões criados daqui por diante serão padronizados como GDPR ON. Se você não fizer nenhuma personalização, seus links de reuniões vão atrair texto de suas configurações de conta global e terá um tipo de assinatura a uma.
  • Se você clicar no GDPR alternar DESATIVADO na sua conta HubSpot, nenhuma ação será executada nos links de reuniões existentes. Qualquer novo link de reuniões cria como padrão o GDPR.
  • As reuniões puxam texto padrão da guia Privacidade e consentimento dos seus contatos e configurações de empresas. 
  • A assinatura padrão que você selecionar em reuniões é uma comunicação "- in". É um tipo de assinatura interna na sua conta da HubSpot. Esse ID de assinatura padrão pode ser atualizado em suas configurações de contatos e empresas e será aplicado aos links de reuniões recém-criados.
  • Todas as configurações do GDPR são mais personalizadas em uma base de por link. Se um usuário da sua conta for exibido no link do GDPR, a configuração personalizará se mais tarde decidiu ativar novamente.

Interesse legítimo é um tipo separado de consentimento que você pode capturar quando um contato faz uma reunião usando seus links de reuniões. 

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Reuniões.
  • Passe o mouse sobre um link de reunião existente e clique em Editar ou clique em Criar link da reunião no canto superior direito.  
  • No menu da barra lateral esquerda, navegue até Form Questions
  • Na seção Privacidade e consentimento (GDPR) , clique em Personalizar . customize-privacy-and-consent-
  • No painel Personalizar autorização de marketing , clique no menu suspenso Aviso e consentimento / Interesse legítimo . Interesse legítimolegítimo %20interesse %20
  • Clique no menu suspenso Base legal e selecione uma das duas opções de base legal: Interesse legítimo - prospecto / lead ou Interesse legítimo do cliente existente
  • Ao capturar interesse legítimo, você pode capturar vários tipos de assinatura implícitamente, o que significa que o contato não precisa usar caixas de seleção para optar por um tipo de assinatura específico. Para adicionar uma assinatura, clique em + Adicionar outra assinatura , depois clique no menu suspenso Tipo de assinatura e selecione um tipo de assinatura. 
  • Edite seu texto da política de privacidade conforme necessário.  Para ver como o texto será renderizado no link de suas reuniões, clique na guia Visualizar para visualizar o texto. 
  • Quando terminar, clique em Salvar.
  • No editor de reuniões, clique em Salvar para realizar suas alterações ao vivo. 

Recebendo um agendamento com o recurso Reuniões

Após definir as configurações das reuniões, você estará pronto para receber seu primeiro agendamento. Este artigo mostra o compartilhamento do seu calendário de reuniões e como ele fica do lado do prospect.

Você pode direcionar os prospects para agendar um horário com você enviando seu link de reuniões personalizado. Para enviar um link de reuniões, passe o ponteiro do mouse sobre a reunião e clique em Copiar link à direita. Você também pode incorporar um formulário para os visitantes reservarem uma reunião com você clicando em Mais > Incorporar e colando o código na sua página ( Centro de vendas Início , Profissional ou Empresa ou Service Hub Início , Profissional ou Enterprise apenas ) .

Há uma opção predefinida que permite aos prospects selecionar a duração (intervalos de 15, 30, 60 minutos), bem como links de reuniões predefinidos de 15, 30 e 60 minutos. Você também pode copiar o link ou incorporar links de reunião personalizados.

Aqui estão alguns exemplos de como os links de reuniões são mais usados:

O que esperar quando um prospect agenda uma reunião

Quando um prospect clica no seu link de reuniões, ele pode selecionar uma data e hora (e duração, caso você tenha definido várias opções de duração). Se quiser predefinir a duração da reunião, forneça um dos links predefinidos de tempo mostrados acima.

Após o prospect selecionar a data/hora da reunião, ele deverá confirmar o agendamento. Se você tiver adicionado propriedades ou perguntas à reunião (somente Sales Starter e Professional), ele deverá inserir essas informações aqui. 

Da mesma forma, se alguém visita uma página no seu site com uma reunião incorporada (somente Sales Starter e Professional ), essa pessoa pode selecionar uma data e hora para se reunir com você. A pessoa deverá confirmar o agendamento e adicionar suas informações, juntamente com as propriedades ou perguntas que você adicionou à reunião.

Depois que alguém agendar uma reunião, você receberá um alerta por e-mail com o horário do agendamento e o nome do contato. Você também pode clicar para visualizar o contato no CRM ou visualizar o evento no seu calendário pessoal padrão integrado (se tiver calendários adicionais integrados, o convite não será adicionado a eles). O prospect também receberá um convite do calendário com todos os detalhes da reunião. 

Observe: alterações em descrições de reunião no registro do contato serão enviadas apenas ao contato se você estiver usando o Google Agenda e tiver ativado a integração bidirecional do Google Agenda com  HubSpot.Se você estiver usando um calendário do Office 365 ou não tiver a integração ativada, atualize a descrição da reunião no evento de calendário para enviar as alterações para o contato, não para o registro de contato.

Página de solicitação de reuniões

Se você perder o acesso a um de seus calendários integrados, os prospects não poderão agendar reuniões com você, mesmo se você tiver outros calendários integrados aos quais tenha acesso. Em vez disso, ao clicar em um de seus links de reuniões, eles serão levados a uma página de solicitação de reuniões, onde poderão solicitar uma reunião com você. Você receberá um e-mail informando que alguém está tentando agendar uma reunião com você, mas seu calendário não está conectado. 

Quando você perder o acesso a um de seus calendários integrados, um alerta será exibido em sua página de listagem de links de reuniões na sua conta do HubSpot Sales em Ferramentas de vendas > Reuniões.

Além disso, o calendário ao qual você perdeu o acesso será mostrado em vermelho na sua página de integrações do calendário, nas configurações de reuniões. Você pode acessar esta página nas configurações da sua conta em Vendas > Reuniões no menu da barra lateral esquerda. Em seguida, clique na guia Integração do calendário.

Quando isso acontecer, você poderá remover o calendário da página de integrações do calendário nas configurações da reunião, clicando no botão X ao lado dele, ou pode entrar em contato com a pessoa a quem o calendário pertence e pedir que lhe conceda acesso a ele novamente. Quando conseguir acesso, visite essa página de integrações do calendário nas configurações de reuniões novamente e atualize a página.