Associar atividades a registros

As atividades na linha do tempo de um registro podem ser associadas automática ou manualmente a outros registros. As atividades incluem chamadas, e-mails individuais, reuniões, notas, tarefas, correio postal, LinkedIn, SMS e mensagens do WhatsApp. A atividade associada a um registro de contato, empresa, negócio, ticket ou objeto personalizado aparece na linha do tempo da atividade desse registro.

Você também pode ver o histórico de atividades associadas em um registro ou associar registros entre si.

Associações automáticas de atividades

As atividades em um registro são automaticamente associadas a determinados registros associados. A associação automática de uma atividade depende do tipo de atividade, do local onde ela foi registrada pela primeira vez e dos objetos associados.

Nas suas configurações de atividade, você pode exibir as configurações padrão de associação para entender como as atividades são associadas ou personalizar a lógica automática de associações para melhor atender às necessidades da sua empresa.

Associações de atividade padrão

A seguir estão as associações automáticas padrão, se você não tiver configurações personalizadas de associações de atividade. Se você tiver associações de atividade automática personalizadas, consulte suas configurações para obter o comportamento esperado em sua conta.

• Atividades da empresa: se uma atividade for registrada pela primeira vez em um registro de empresa, isso será automaticamente associado aos cinco negócios abertos associados mais recentes da empresa (ou seja, negócios que não estão nas fases de negócio fechado-ganho ou fechado-perdido). Os e-mails individuais enviados e as chamadas efetuadas por meio de uma empresa também serão associados aos contatos que receberam o e-mail ou a chamada. 
• Atividades do contato: se uma atividade for registrada pela primeira vez em um registro de contato, isso será automaticamente associado à empresa principal do contato e aos cinco negócios abertos associados mais recentemente (ou seja, negócios que não estão nas fases de negócio fechado ou perdido).

• Atividades do negócio: se uma atividade for registrada pela primeira vez em um registro de negócio, isso será automaticamente associado à empresa principal do negócio e aos cinco negócios abertos associados mais recentemente (ou seja, negócios que não estão nas fases de negócio fechado ou perdido). Os e-mails individuais enviados e as chamadas efetuadas por meio de um negócio também serão associados aos contatos que receberam o e-mail ou a chamada.
• Atividades de ticket: se uma atividade for registrada pela primeira vez em um ticket, ela será associada automaticamente à empresa principal. Os e-mails individuais enviados e as chamadas efetuadas por meio de um ticket também serão associados aos contatos que receberam o e-mail ou a chamada.
• Atividades de registro de objetos personalizados: as atividades incluídas nos registros de objetos personalizados não são associadas automaticamente a nenhum registro. No entanto, ose-mails individuais enviados e as chamadas efetuadas por meio de um registro de objeto personalizado serão associados aos contatos que receberam o e-mail ou a chamada.

Personalizar associações automáticas para registros e atividades

Nas suas configurações de atividade, os usuários com permissões de Superadministrador podem personalizar os registros aos quais as atividades são associadas automaticamente. Por exemplo, associe a reuniões criadas nos contatos somente ao negócio associado mais recentemente, em vez dos cinco negócios mais recentes.

Saiba como configurar associações de atividade automáticas personalizadas neste artigo.

Associar uma atividade existente a outro registro

Se suas atividades não forem associadas automaticamente a certos registros, você poderá associá-las manualmente a outro registro de contato, empresa, negócio, ticket ou objeto personalizado.

O número de associações que uma atividade pode ter depende do objeto, do tipo de atividade e da sua assinatura do HubSpot.

• Acesse seus registros:
  • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
  • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.
• Clique no nome do registro com a atividade para associar.
• Localize a atividade que você deseja associar a um registro. Se os detalhes da atividade estiverem recolhidos, clique na right seta para a direita no canto superior esquerdo da atividade para expandi-la.
• No canto inferior direito da atividade, clique em [x] associações.

• Na caixa pop-up, você pode visualizar todos os registros associados à atividade na guia Associações, ou clique nas guias objeto para visualizar apenas os registros desse objeto que estão associados à atividade.

• Para associar registros adicionais, clique na guia do objeto que deseja associar e, em seguida, insira o nome do registro no campo Pesquisar [objeto]. Marque a caixa de seleção ao lado do registro. A atividade agora aparecerá na linha do tempo do registro.

• Para remover uma associação de uma atividade, desmarque a caixa de seleção ao lado do nome do registro.

Saiba como criar manualmente uma nova atividade e adicionar associações.

Associar atividades anteriores a um novo negócio ou ticket

Ao criar um novo negócio ou ticket, você pode associar o novo negócio/ticket a outro registro e adicionar automaticamente as atividades anteriores desse registro à linha do tempo do novo negócio/ticket. 

Nota: apenas as chamadas, mensagens de correio eletrônico, notas, reuniões e tarefas anteriores serão automaticamente adicionadas à linha do tempo do novo negócio/ticket. Outros tipos de atividade (por exemplo, cliques em e-mails de marketing, envios de formulários, visualizações de páginas) não serão adicionados.

• Acesse seus negócios ou tickets:
  
  • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• No canto superior direito, clique em Criar [negócio/ticket].
• No painel direito, na seção Associar negócio/ticket a, clique nos menus suspensos [Empresa/Contato] e depois pesquise e selecione a empresa/contato para associar ao novo registro.

• Para associar as atividades desses registros ao novo registro, marque a caixa de seleção Adicionar atividade da linha do tempo do [registro existente] para este negócio/ticket. Clique no menu suspenso Últimos 30 dias e selecione o intervalo de tempo durante o qual as atividades anteriores do registro serão associadas ao novo registro.

• Digite os outros campos e clique em Criar. O objeto resultante incluirá as atividades dos registros associados com base no período selecionado.

Saiba mais sobre como criar negócios, criar tickets e personalizar o formulário de criação de registros.