Carregar e compartilhar documentos

Com a ferramenta de documentos, você pode criar uma biblioteca de conteúdo para toda a sua equipe para carregar e compartilhar documentos com seus contatos. A ferramenta de documentos ajuda a entender quais contatos estão se envolvendo com o conteúdo compartilhado e o momento certo para acompanhar os clientes potenciais envolvidos.

Antes de começar

Antes de começar a trabalhar com esse recurso, certifique-se de compreender totalmente quais etapas devem ser executadas com antecedência, bem como as limitações do recurso e as possíveis consequências de usá-lo.

Noções básicas sobre os requisitos

• Para gerar descrições de documentos, é necessário ativar as Configurações de IA.
• Para fazer upload, exibir e compartilhar mais do que os cinco primeiros documentos adicionados a uma conta, você deve atender a um dos seguintes critérios:
  • Se você for um usuário em uma conta de Profissional de Vendas ou de Service hub ou Empresa , deverá ter uma
  • Se você for usuário de uma conta Starter ou de Vendas , deverá ter uma Licença principal atribuída.

Compreender limitações e considerações

• Como documentos são compartilhados publicamente, a ferramenta de documentos não deve ser usada para enviar informações sensíveis ou confidenciais.
• Ao criar um link de compartilhamento, o documento ficará disponível publicamente na Internet. O nome, sobrenome e endereço de e-mail do usuário do HubSpot que compartilha o documento serão exibidos no canto superior direito do documento compartilhado.
• O controle é aplicado automaticamente quando você compartilha um documento, exceto ao adicionar um link de documento a um modelo de email. Nesse caso, você deve marcar a caixa de seleção Exigir e-mail para exibir documento para rastrear as exibições. 
• Se você tiver o complemento de Marcas, poderá associar seus documentos a Marcas.

Carregar um documento

1. No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Documentos.
2. No canto superior direito, clique em Carregar documento.
3. Selecione a origem de importação para o arquivo. Saiba mais sobre os formatos de arquivo suportados para documentos .

Assim que o documento for carregado, ele aparecerá no painel de documentos.

Anúncio importante: caso use a ferramenta de documentos da HubSpot, os arquivos carregados com essa ferramenta serão armazenados pela HubSpot e compartilhados com outros usuários na sua conta da HubSpot.

Gerar uma descrição do documento

1. No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Documentos.
2. Clique no nome do documento para o qual você deseja criar uma descrição.
3. Na parte superior, clique em Adicionar agora com o Breeze breezeSingleStar.
4. Na parte inferior direita da caixa de diálogo, clique no breezeSingleStar ícone Breeze. Depois que a descrição for gerada, edite-a conforme necessário.

5. Clique em Salvar.

Compartilhar um documento com os contatos

Compartilhe documentos com contatos por meio de um link de compartilhamento ou em um modelo de e-mail. O HubSpot aplica automaticamente o rastreamento quando você compartilha um documento, de modo que o usuário que compartilhou o link receberá uma notificação quando um contato visualizar o documento. Você também pode exigir que os destinatários insiram seus endereços de e-mail antes de visualizar o documento.

Quando você compartilha um documento, o HubSpot associa o primeiro documento aberto com o endereço de e-mail desse contato. Os contatos adicionais que abrirem o link do documento precisarão inserir seus endereços de e-mail, a menos que tenham visualizado anteriormente um documento compartilhado da sua conta. Quando a opção Exigir endereço de e-mail para visualizar o documento está desativada, os contatos que visualizam o link do documento não serão identificados a menos que tenham inserido anteriormente seu e-mail para visualizar outro documento compartilhado pela mesma conta.

Criar um link compartilhável

1. No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Documentos.
2. Passe o mouse sobre o nome do documento e clique em Ações e selecione Criar link. Ou clique no nome do documento e clique em Criar link no canto superior direito.
3. Na caixa de diálogo, insira o endereço de e-mail do destinatário no campo Para quem você está enviando isso?.
4. Para rastrear as visualizações do destinatário do documento, ative a opção Exigir endereço de e-mail para visualizar o documento .
   • Você pode controlar o status padrão dessa opção ajustando a configuração de privacidade de dados do documento.

1. • Se a opção Ativar privacidade de dados para o documento estiver ativada, a opção Exigir endereço de e-mail para visualizar o documento também estará ativada por padrão.
   • Quando a opção Exigir endereço de e-mail para visualizar o documento estiver ativada, o destinatário precisará inserir seu endereço de e-mail e confirmar que está dando consentimento para ser contatado antes de poder visualizar o documento.

5. Clique em Criar link.

6. Clique em Copiar para copiar o link do documento ou clique em Escrever e-mail para enviar um e-mail com o link do documento do registro do contato.

Adicionar um documento a um modelo de e-mail

1. Na sua conta da HubSpot, navegue até CRM > Modelos de mensagens.
   
2. Clique no nome de um modelo. Ou crie um novo modelo. 
3. Na parte inferior do editor de modelos, clique no menu suspenso Inserir e selecione o Documento.
   • Clique no menu suspenso Documentos e selecione um documento a ser adicionado.
   • No campo Texto de exibição do link, insira o texto para exibir o link do documento.
   • Para rastrear quem visualizou o documento, marque a caixa de seleção Exigir e-mail para visualizar o documento.
   • Para exibir uma visualização do seu documento no corpo do e-mail, marque a caixa de seleção Incluir visualização do link.

4. Clique em Inserir.

Saiba como inserir um documento em um modelo de email ao inscrever seus contatos em uma sequências.

Compreender as opções de acompanhamento

Quando um documento é compartilhado com um destinatário, esse destinatário pode acompanhar o usuário do HubSpot que gerou o link do documento. O contato pode visualizar essas opções clicando no menu suspenso usuário no canto superior direito do documento compartilhado:

O menu suspenso exibe a foto do perfil, o nome, o endereço de e-mail do usuário do HubSpot e duas maneiras de acompanhá-los:

• Vamos nos encontrar: este botão abre o link de agendamento de reuniões padrão do usuário do HubSpot, para que o contato possa agendar um horário em seu calendário para um agendador de reuniões. Se o usuário não criou nenhum link de agendamento de agendador de reuniões, este botão não aparecerá. Se você associou seu documento a uma Marca, a página de agendamento do agendador de reuniões repensará a Marca atribuída.
• Envie-me um e-mail: este botão abre um novo rascunho de e-mail no provedor de e-mail padrão do contato, endereçado automaticamente ao endereço de e-mail do usuário do HubSpot. O contato poderá preencher a linha de assunto e o corpo e enviar um e-mail de acompanhamento para o usuário.

Gerenciar seu documentos

1. No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Documentos.
2. No canto superior esquerdo, use a barra de pesquisa para localizar um documento por nome ou filtrar pelo menu suspenso Proprietário . Se você tiver o complemento de Marcas, também poderá usar o menu suspenso Marcas .
3. Para organizar seus documentos em uma pasta, marque as caixas de seleção ao lado dos documentos que serão movidos e clique em Mover para a pasta na parte superior da tabela. Na caixa de diálogo, selecione o nome da pasta e clique em Mover.
4. Para alterar com quem o documento é compartilhado para que somente determinados usuários possam exibir e usar o documento, passe o mouse sobre o documento e clique em Ações, depois selecione Gerenciar compartilhamento. Saiba mais sobre como compartilhar o acesso ao conteúdo de vendas com seus usuários e equipes.

Exibir e editar seu documentos

Para editar um documento individual ou exibir detalhes sobre um documento:

1. No seu portal da HubSpot, acesse Vendas > Documentos.
2. Clique no nome do documento.
3. Para editar o título do documento, clique no editn ícone de lápis. Insira um novo título e clique em Salvar.
4. Para editar a descrição do documento, clique no editn ícone de lápis à direita da descrição. Na caixa de diálogo, edite sua descrição e clique em Salvar.
5. Abaixo do título e da descrição do documento, use a opção Ativar privacidade de dados para ativar ou desativar as opções de privacidade e consentimento para um documento específico. A conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e outras leis de privacidade envolve algumas mudanças em seus documentos antes de compartilhá-los com seus contatos:

Observação: embora esses recursos façam parte do HubSpot, sua equipe jurídica é o melhor recurso para fornecer orientação sobre conformidade para uma situação específica.

• • Se você tiver configurações de privacidade de dados ativadas em sua conta, a opção Ativar privacidade de dados estará ativada por padrão para cada documento, mas poderá ser desativada individualmente. Com esta configuração ativada, seus contatos devem dar consentimento para a comunicação e o processamento de dados. Quando você compartilha um documento, o idioma das configurações de privacidade e consentimento será exibido e incluirá um aviso de consentimento para o seu tipo de assinatura de comunicação individual. A privacidade e o texto de consentimento serão exibidos no idioma do navegador do visualizador, mas se o HubSpot não puder detectar o idioma do navegador, o texto será exibido no idioma selecionado nas configurações da conta.
  • O tipo de assinatura padrão no documentos é uma comunicação um-a-um. Isso é um tipo de assinatura interna na sua conta da HubSpot. Este tipo de assinatura padrão pode ser atualizado em suas configurações de privacidade e consentimento e será aplicado ao documentos recém-criado.

Observação: se você carregou o documentos antes de ativar as configurações de privacidade de dados, será necessário ativar manualmente a opção de privacidade e consentimento ativando a opção.

6. Abaixo da configuração de privacidade de dados, examine os dados do total de links, visitantes e modos de exibição criados do documento.
7. Na tabela Visitantes, exiba os contatos que exibiram seu documento. Passe o cursor do mouse sobre o nome e clique em Detalhes para ver informações específicas sobre a interação deles com o documento.
8. Para substituir o documento:
   • Clique em Recarregar no canto superior direito.
   • Na caixa de diálogo Atualizar o documento existente pode causar discrepâncias na exibição de dados, clique em Confirmar.
   • Selecione a origem de importação para o arquivo. Saiba mais sobre os formatos de arquivo suportados para documentos . Se você tiver enviado anteriormente um link para o documento antes do recarregamento, o link será atualizado para exibir o novo conteúdo.
9. Para visualizar, baixar ou excluir o documento, clique no menu suspenso Ações e selecione Visualizar, Baixar ou Excluir.
10. Você pode personalizar a marca do seu documento de vendas nas configurações da sua conta. Saiba como editar o logotipo da empresa, as informações da empresa e as cores padrão que são exibidas no documento. Se você tiver o complemento de Marcas, saiba como editar a Marca de um documento.