Configurar a ferramenta de facturas do HubSpot

As faturas da HubSpot permitem que a sua equipa envie faturas diretamente da HubSpot, acompanhe as suas contas a receber e seja paga através dos pagamentos da HubSpot. Com as facturas, os seus compradores também podem esperar um processo de checkout semelhante ao das ligações de pagamento e orçamentos. No entanto, ao contrário dos links de pagamento e orçamentos, as facturas acompanham as datas de vencimento, os saldos e podem ser marcadas como pagas fora dos pagamentos do HubSpot. Contêm igualmente números de factura, que podem ser exigidos por alguns compradores quando solicitam o pagamento.

Checkout da factura do comprador	Registo interno de facturas

Nota: As funcionalidades de faturação do estão disponíveis em todas as contas que utilizam a integração do Quickbooks. Para criar faturas da HubSpot manualmente, você precisará de uma conta Starter, Professional ou Enterprise com a ferramenta de pagamentos configurada.

Abaixo, saiba como se preparar para começar a cobrar pagamentos com faturas da HubSpot.

Configurar permissões de facturação

Para controlar quais usuários do HubSpot têm acesso para visualizar, criar e editar faturas, saiba como editar permissões de usuário para usuários existentes, ou como definir permissões ao adicionar novos usuários.

Observação: Os usuários do HubSpot criados antes de 9 de fevereiro de 2023 têm permissões de visualização e edição de faturas por padrão. Os utilizadores criados após essa data não têm permissões de facturação por defeito.

Adicionar um logótipo ao seu kit de marca da HubSpot

As facturas da HubSpot irão puxar automaticamente o seu logótipo definido nas definições predefinidas da marca HubSpot em .

Para ver o seu logótipo actual ou atribuir um novo:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue até Conta Predefinições.
• Clique no separador Branding . 
• Clique no kit da marca que deseja editar. 

Definir as opções de pagamento predefinidas

Opcionalmente, pode definir os métodos de pagamento que as suas facturas aceitarão por defeito nas definições de pagamentos em . As formas de pagamento aceites incluem cartão de crédito ou de débito e ACH (transferência bancária). Também é possível personalizar esta opção em cada factura durante a criação.

Para actualizar as suas definições de pagamento predefinidas:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, acesse Pagamentos.
• Clique no separador Checkout .

Personalize o prefixo e o número inicial da sua factura

Para garantir que os números de factura do HubSpot não se sobrepõem aos números de factura no seu sistema de contas, as facturas do HubSpot têm o prefixo INV e um número inicial de 1001 por predefinição. Pode personalizar o prefixo e o número inicial a partir das definições da sua factura. Uma vez que uma factura tenha sido finalizada e lhe tenha sido atribuído um número, como INV-1002, esse número não pode ser alterado ou reutilizado.

Nota: antes de personalizar o prefixo e o número inicial da sua factura, deve consultar a sua equipa de contabilidade antes de efectuar quaisquer alterações, para garantir que funcionará com os sistemas actuais.

Para personalizar o prefixo e o número inicial da sua factura:

• Na sua conta da HubSpot, clique em settings ícone de configuração na barra de navegação principal.
• No menu da barra lateral esquerda, navegue para Objectos > Facturas.

Conectar seu domínio ao HubSpot

Por predefinição, as facturas da HubSpot são alojadas no domínio principal ligado à sua conta da HubSpot. Ao criar uma factura, também pode seleccionar a partir de qualquer um dos seus domínios ligados. Se ainda não conectou um domínio ou gostaria de conectar um subdomínio separado para hospedar faturas (como billing.website.com), saiba como conectar um domínio ao HubSpot.

Criar e enviar a sua primeira factura

Dependendo do seu fluxo de trabalho preferido, pode criar facturas de algumas formas:

• Na página de índice das facturas, navegue para Vendas > Facturas.
• A partir de um registo de contacto, empresa ou negócio.
• Ao converter uma cotação publicada, copiando os detalhes da cotação para a factura.

A criação de uma factura a partir de um negócio ou cotação irá automaticamente puxar os contactos associados, a empresa e os itens de linha. Também pode adicionar ou remover manualmente os contactos e a empresa associados, juntamente com itens de linha, descontos, impostos e taxas durante a criação da factura. Depois de definir as condições de pagamento da factura e quaisquer comentários opcionais para o comprador, pode então pré-visualizar a factura e finalizá-la. Uma vez finalizada, é atribuído um número de factura à factura e esta não pode ser mais editada. 

Depois de criar uma factura, pode então enviá-la manualmente aos compradores.

Rever e gerir facturas

Para rever e gerir as suas facturas, pode navegar para a página de índice das facturas. Nesta página, a HubSpot fornece um conjunto de vistas guardadas para organizar as suas facturas. Estas vistas guardadas ajudá-lo-ão a compreender:

• quais as facturas em atraso.
• quantas facturas em atraso tem e qual o seu grau de atraso.
• quais são as facturas que vencem este mês.
• que facturas foram pagas.

Utilizando estas vistas guardadas para identificar facturas que precisam de atenção, pode utilizar as tarefas do HubSpot para se manter organizado ou automatizar o contacto com o comprador com as sequências do HubSpot ou os fluxos de trabalho baseados em facturas . Também é possível personalizar ainda mais a página de índice da factura utilizando filtros para criar as suas próprias vistas guardadas. Saiba mais sobre As propriedades de fatura padrão do HubSpot.

Para se aprofundar na análise de faturas, saiba como criar relatórios personalizados com o criador de relatórios personalizados da HubSpot. 

Enviar facturas para o seu sistema de contabilidade

Actualmente, as integrações de contas criadas pela HubSpot, como Quickbooks Online e Xero, não suportam a sincronização de facturas da HubSpot. No entanto, pode exportar os seus registos de facturas e carregá-los para o seu sistema de contabilidade.

Pode subscrever actualizações sobre novas funcionalidades de integração de facturas, como a sincronização de facturas, em preenchendo este formulário.