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Tasks

Usar tarefas

Ultima atualização: Julho 22, 2021

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Mantenha o controle da sua lista de tarefas com a ferramenta de tarefas no HubSpot. Os usuários com permissão de Superadministrador na sua conta da HubSpot também podem gerenciar quais usuários têm permissão para visualizar e editar tarefas.

Saiba como você pode planejar melhor suas tarefas com base no seu cronograma e desempenho anterior. Em vez de receber notificações por tarefa, você também pode optar por receber um resumo de tarefas vencidas todos os dias da semana por e-mail.

Definir padrões para criar tarefas

Antes de começar a criar tarefas, você pode definir uma data de vencimento padrão, uma hora de vencimento e um período antes da data de vencimento de uma tarefa para receber um lembrete. Essas preferências se aplicam apenas a tarefas criadas por você.

  • Na sua conta da HubSpot, clique no nome da conta no canto superior direito e clique em Perfil e Preferências.
  • Selecione a guia Tarefas.
  • Na seção Padrões, clique nos menus suspensos para selecionar o padrão:
    • Data de vencimento: selecione o número padrão de dias ou semanas em que suas tarefas vencerão após serem criadas.
    • Hora de vencimento: selecione a hora padrão em que suas tarefas vencerão.
    • Lembrete: selecione o valor de tempo padrão antes da data de vencimento da tarefa para receber um lembrete. Selecione Nenhum lembrete para desativar os lembretes de tarefa padrão.
  • Na seção Tarefas de acompanhamento, marque a caixa de seleção para receber um lembrete para criar uma tarefa de acompanhamento sempre que você concluir uma tarefa em uma exibição de lista. Desmarque a caixa de seleção para desativar os lembretes de acompanhamento.
  • Após a conclusão, no canto inferior esquerdo, clique em Salvar.

Seus padrões preencherão automaticamente os campos Data de vencimento e Lembretes de tarefas quando você criar uma nova tarefa, mas ainda será possível ajustar esses campos para tarefas individuais conforme necessário.

Criar tarefas

Você pode criar tarefas de ferramentas diferentes no HubSpot. Sales Hub Profissional ou Enterprise usuários também podem automatizar tarefas em estágios de negociação. Se você tiver acesso às sequências, também poderá criar tarefas em uma sequência.

Para concluir tarefas consecutivas, saiba como criar e usar uma fila de tarefas.

Criar tarefas na página de índice de tarefas

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Tarefas.
  • No canto superior direito, clique em Criar uma tarefa.
  • No painel direito:
    • Título: insira um nome da tarefa no campo Título . Inclua o texto call ou e-mail no título da sua tarefa para definir automaticamente o tipo de tarefa correspondente.
    • Tipo: selecione Chamada, E-mail ou Tarefas. Se estiver usando a integração do HubSpot com o LinkedIn Sales Navigator, selecione Sales Navigator - Enviar InMail ou Sales Navigator - Solicitação de conexão
    • Prioridade: selecione se a tarefa é alta prioridade.
    • Associar com registros: pesquise e selecione os registros que devem ser associados à tarefa.
    • Atribuído a: selecione para quem a tarefa é atribuída.
    • Fila: adicione a tarefa a uma fila de tarefas existente ou crie uma nova.
    • Data de vencimento: selecione a data e a hora de vencimento.
    • Enviar lembretes: marque a caixa de seleção e clique no menu suspenso para definir quando o lembrete de e-mail deve ser enviado ao proprietário da tarefa.
    • Observações: insira detalhes sobre sua tarefa.
  • Clique em Salvar.

Criar tarefas em um registro

  • Na sua conta do HubSpot, acesse seus contatos, empresas, negócios ou tíquetes.
  • Clique no nome do registro.
  • No painel esquerdo, clique em Tarefa tasks.
  • Na janela na parte inferior, insira os detalhes da sua tarefa:
    1. Título: insira o nome da tarefa. Inclua o texto call ou e-mail para definir automaticamente o tipo de tarefa correspondente.
    2. Data de vencimento: selecione uma data e hora de conclusão da tarefa.
    3. Notações: insira detalhes na sua tarefa.
    4. Associado a X registro(s): visualize, adicione e remova quaisquer outros registros da tarefa.
    5. Tipo de tarefa: selecione Chamada, E-mail ou Tarefas. Se estiver usando a integração do HubSpot com o LinkedIn Sales Navigator, selecione Sales Navigator - Enviar InMail ou Sales Navigator - Solicitação de conexão
    6. Prioridade: selecione se a tarefa é alta prioridade.
    7. Atribuído a: selecione um usuário responsável pela tarefa no menu suspenso Atribuído a.
    8. Lembrete de e-mail: selecione uma data e hora para enviar um lembrete por e-mail ao proprietário da tarefa.
    9. Fila: adicione a tarefa a uma fila de tarefas existente ou para criar uma nova. Escolha Nenhuma caso não queira adicionar esta tarefa a uma fila.

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  • Clique em Salvar tarefa.

Criar tarefas ao registrar um e-mail ou uma chamada

  • Na sua conta do HubSpot, navegue para seus contatos, empresas, negócios ou tíquetes.
  • Clique nonome de um registro de contato, empresa, negócio ou tíquete.
  • No painel à esquerda, clique em E-mail email ou Ligar calling e insira as informações de e-mail ou de chamada.
  • Antes de enviar o e-mail ou salvar a chamada, marque a caixa de seleção Criar uma tarefa para acompanhar e clique no menu suspenso para definir uma data de vencimento para sua tarefa.

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Criar tarefas na caixa de entrada do Gmail

Se você tiver conectado a sua caixa de entrada pessoal do Gmail e instalado a extensão HubSpot Sales para Chrome, poderá criar tarefas na sua caixa de entrada do Gmail.

  • Faça login no Gmail.
  • No lado direito da sua caixa de entrada do Gmail, clique no ícone de engrenagemsprocket.

  • Verifique se você está na guia Tarefas. Se você vir apenas um perfil de contato, clique na seta no canto superior esquerdo do painel para voltar e clique na guia Tarefas.

  • Clique em Criar tarefa e insira as informações a seguir.
    • Título: insira o nome da tarefa. Inclua o texto call ou e-mail para definir automaticamente o tipo de tarefa correspondente.
    • Data de vencimento: clique nos menus suspensos para selecionar uma data e hora de conclusão da tarefa.
    • Notações: insira detalhes na sua tarefa.
    • Associado ao (s) registro (s) X: clique no menu suspenso para visualizar, adicionar e remover quaisquer outros registros da tarefa.
    • Tipo de tarefa: selecione Chamada, E-mail ou Tarefas. Se estiver usando a integração do HubSpot com o LinkedIn Sales Navigator, selecione Sales Navigator - Enviar InMail ou Sales Navigator - Solicitação de conexão
    • Atribuído a: selecione um usuário responsável pela tarefa no menu suspenso Atribuído a.
    • Lembretes de e-mail: selecione uma data e hora para o envio de um lembrete por e-mail ao proprietário da tarefa.
    • Fila: adicione a tarefa a uma fila de tarefas existente ou para criar uma nova. Escolha Nenhuma caso não queira adicionar esta tarefa a uma fila.
  • No canto inferior, clique em Salvar.

Criar tarefas em massa com base nos registros selecionados

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  • No painel direito, insira os detalhes para suas tarefas e, em seguida, clique em Criar.
  • No painel direito, insira as informações a seguir.
    • Título: o título será definido para você e incluirá o registro ao qual está associado.
    • Tipo: selecione Chamada, E-mail ou Tarefas. Se estiver usando a integração do HubSpot com o LinkedIn Sales Navigator, selecione Sales Navigator - Enviar InMail ou Sales Navigator - Solicitação de conexão
    • Prioridade: selecione se a tarefa é alta prioridade.
    • Atribuído a: selecione para quem a tarefa é atribuída.
    • Fila: adicione a tarefa a uma fila de tarefas existente ou crie uma nova.
    • Data de vencimento: clique nos menus suspensos para selecionar a data e hora de vencimento.
    • Enviar lembretes: marque a caixa de seleção e clique no menu suspenso para definir quando o lembrete de e-mail deve ser enviado ao proprietário da tarefa.
  • Clique em Criar. Uma tarefa será criada por registro.

Exibir, editar, concluir e excluir tarefas

Você pode visualizar, editar, concluir ou excluir suas tarefas de diferentes lugares na sua conta da HubSpot. Se estiver usando um dispositivo móvel, saiba como usar tarefas no app para dispositivos móveis da HubSpot.

Trabalhar com tarefas na página de índice de tarefas

  • Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Tarefas.
  • Para filtrar as tarefas na guia atual, clique em Filtrar e selecione o tipo de tarefa, a data de vencimento ou a prioridade das tarefas que você deseja visualizar.
  • Para editar as colunas na tabela, clique em Editar colunas. Na caixa de diálogo:
    • No painel esquerdo, selecione as  colunas que deseja exibir:
      • Associações: qualquer registro associado à tarefa.
      • Data de vencimento: a data de vencimento da tarefa. Se a tarefa estiver atrasada, essa opção terá uma data no passado.
      • Último contato: a última data em que uma conversa de chat, chamada, e-mail de vendas ou reunião foi registrada em um registro do contato associado. Essa opção terá um valor somente se um contato estiver associado diretamente à tarefa.
      • Último envolvimento: a última data de aberturas e cliques de um e-mail individual, revisitas de leads, agendamentos de reuniões e envios de formulário no registro do contato. Essa opção terá um valor somente se um contato estiver associado diretamente à tarefa.
      • Prioridade: o nível de prioridade da tarefa. Essa opção terá um valor somente se você selecionar Alta ao criar a tarefa.
      • Tipo de tarefa: o tipo de uma tarefa, incluindo Chamada, E-mail ou Tarefas.
      • Atribuído a: o usuário do HubSpot para o qual a tarefa está atribuída.
      • Observações: qualquer observação incluída com a tarefa.
      • Data de criação: a data em que a tarefa foi criada.
    • No painel direito, clique em remover para remover todas as colunas que você não quer exibir.

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  • Para editar uma tarefa, passe o cursor do mouse sobre a tarefa e clique em Editar. No painel direito, faça alterações na tarefa e clique em Salvar.
  • Para editar, excluir ou adicionar tarefas em massa em uma fila de tarefas:
    • Marque as caixas de seleção ao lado das tarefas que deseja editar.
    • No canto superior da tabela, selecione a ação que deseja executar:
      • Marcar como concluído: as tarefas selecionadas serão marcadas como concluídas.
      • Editar: clique no menu suspenso Propriedade a atualizar e selecione a propriedade que deseja editar. Insira ou selecione o valor atualizado e clique em Salvar. Os valores de propriedade das tarefas selecionadas serão atualizados.
      • Excluir: na caixa de diálogo, clique Excluir. As tarefas selecionadas serão excluídas.
      • Alterar a fila: na caixa de diálogo, clique no menu suspenso Fila e selecione a fila na qual deseja adicionar essas tarefas. Clique em Salvar.

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Saiba como exportar suas tarefas e usar filas de tarefas para ser mais eficiente.

Trabalhar com tarefas em um registro

  • Na sua conta do HubSpot, acesse seus contatos, empresas, negócios ou tíquetes.
  • Para exibir quaisquer tarefas associadas ao registro, clique em Tarefas no painel intermediário.view-task-on-record-1
  • Em cada tarefa:
    • Concluído: clique no ícone completo success para marcar a tarefa como concluída.
    • Título: insira o nome da tarefa. Inclua o texto call ou e-mail para definir automaticamente o tipo de tarefa correspondente.
    • Atribuído a: selecione um usuário responsável pela tarefa em Atribuído ao menu suspenso .
    • Data de vencimento: selecione uma data e hora de conclusão da tarefa.
    • Tipo de tarefa: selecione Chamada, E-mail ou Tarefas
    • Prioridade: selecione se a tarefa for de alta prioridade.
    • Lembrete: selecione uma data e uma hora para que um lembrete de e-mail seja enviado ao proprietário da tarefa.
    • Fila: adicione a tarefa a uma fila de tarefas existente ou para criar uma nova. Escolha Nenhuma caso não queira adicionar esta tarefa a uma fila.
    • Descrição: insira os detalhes da sua tarefa.
  • Passe o cursor do mouse sobre a tarefa para obter outras ações:edit-task-on-record
    • Associado ao registro X: clique no menu suspenso para visualizar, adicionar e remover quaisquer outros registros da tarefa.
    • Fixar: clique para fixar a tarefa na parte superior do registro.
    • Histórico: clique para visualizar o histórico de propriedades associado à tarefa. 
    • Link: clique para acessar uma URL específica para a tarefa. 
    • Excluir: excluir a tarefa.

Trabalhar com tarefas na caixa de entrada do Gmail

  • Faça login no Gmail.
  • No lado direito da sua caixa de entrada do Gmail, clique no ícone de engrenagemsprocket.

  • Verifique se você está na guia Tarefas. Se você vir apenas um perfil de contato, clique na seta no canto superior esquerdo do painel para voltar e clique na guia Tarefas.

  • Para editar uma tarefa, clique na guia Tarefas e atualize os detalhes. Depois de concluir, clique em Salvar.
  • Para concluir uma tarefa, clique na marca de seleção ao lado dela.
  • Para ver uma tarefa na sua conta da HubSpot, passe o cursor do mouse sobre a tarefa e clique no menu suspenso Ações. Selecione Exibir no HubSpot.
  • Para excluir uma tarefa, passe o cursor do mouse sobre a tarefa e clique no menu suspenso Ações. Selecione Excluir.