Enviar e responder aos e-mails individuais

Você pode enviar um e-mail para contatos individuais no HubSpot do registro do contato ou do registro associado da empresa, negócio, ticket ou objeto personalizado. Você também pode responder a mensagens enviadas a um e-mail pessoal ou a um endereço de e-mail de equipe conectado à caixa de entrada de conversas a partir da linha do tempo do registro.

Observação: é necessário ter uma caixa de entrada conectada para enviar e-mails por meio do CRM. Saiba como conectar sua caixa de entrada.

Enviar e-mails individuais

• Acesse os registros:
  • Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tíquetes.
  • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.

• Clique no nome de um registro.
• No painel esquerdo, clique no ícone de e-mail email .
• Na caixa pop-up, escreva seu e-mail. Se a configuração da funcionalidade de GDPR estiver ativada ea base jurídica para se comunicar com o contatonão tiver sido validada, você precisará validá-la antes de enviar o e-mail.
  • Para enviar o e-mail para um endereço de e-mail específico, no campo Para , clique no menu suspenso nome e selecione outro endereço de e-mail associado ao contato.
  • Para enviar um e-mail de outro endereço de e-mail conectado ou de um endereço de e-mail de equipe, no campo De, clique no endereço de e-mail e selecione outro endereço de e-mail conectado do qual enviar. O nome no campo De é o nome do usuário definido nas configurações de Perfil e preferências.

Observação: o recurso Nome do remetente não é suportado pelas caixas de entrada conectadas do Office 365.

• • Para editar as associações, clique no menu suspenso Associado com no canto inferior direito, marque a caixa de seleção ao lado dos registros nos quais você deseja registrar os engajamentos de e-mail. A atividade de e-mail será registrada nos registros de contato, empresa, negócio ou ticket selecionados neste menu suspenso.

• • Insira um assunto para seu e-mail.
  • Digite o corpo da sua mensagem. Na barra de ferramentas superior:
    • Clique em Modelos para inserir um modelo de e-mail.
    • Clique em Sequências para inscrever o contato em uma sequência.
    • Clique em Documentos para inserir um documento de vendas.
    • Clique em Reuniões para inserir um link de agendamento ou horários propostos para a reunião.
    • Clique em cotações para compartilhar informações sobre preços.
  • Para modificar o texto, use as opções de formatação na parte inferior da janela de edição.
  • Para editar o estilo de fonte e o tamanho ou o alinhamento do texto, clique no menu suspenso Mais.
  • Para adicionar texto com hiperlink, clique no ícone de link link.
  • Para inserir uma imagem, clique no ícone de imagem insertImage.
  • Para anexar um arquivo, clique no ícone de clipe de papel attach.
  • Para inserir snippets, adicione links à sua base de conhecimento (somente Service Hub), insira um vídeo ou edite sua assinatura, clique no menu suspenso Inserir.

• Clique em Enviar.

Responder aos e-mails individuais

Você pode responder a e-mails individuais enviados para um e-mail pessoal ou e-mails que foram enviados para um endereço de e-mail de equipe como parte de um thread na caixa de entrada de conversas.

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
• Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
• Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
• Tickets: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tíquetes.
• Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.

• Clique no nome de um registro.
• Localize o email na linha do tempo do registro e clique em Responder. Se o tópico incluir outro membro de sua equipe, clique em Responder a todos para responder a ambos.

Observação: se o e-mail for de seu membro da equipe para o contato, clicar em Responder enviará o e-mail apenas para o membro da equipe e não para o contato.

• Para enviar o e-mail para um endereço de e-mail específico, no campo Para , clique no nome e selecione outro endereço de e-mail.
• Para enviar um e-mail de outro endereço de e-mail conectado ou de um endereço de e-mail de equipe, no campo De, clique no endereço de e-mail e selecione outro endereço de e-mail conectado do qual enviar. O nome no campo De é o nome do usuário definido nas configurações de Perfil e preferências.

• Para editar as associações, clique no menu suspenso Associado com no canto inferior direito, marque a caixa de seleção ao lado dos registros nos quais você deseja registrar os engajamentos de e-mail. A atividade de e-mail será registrada nos registros de contato, empresa, negócio ou ticket selecionados neste menu suspenso.

Observação: ao responder a um e-mail que faz parte de um thread na caixa de entrada de conversas usando um endereço de e-mail de equipe, se você selecionar um ticket no menu suspenso Associado com, a atividade de e-mail será registrada no registro do ticket e aparecerá como parte do thread na caixa de entrada. Por isso, todas as mensagens de e-mail anteriores no thread também serão associadas ao registro de ticket.

• Escreva e formate sua resposta e clique em Enviar.

Encaminhar e-mails individuais

Se você precisar enviar uma resposta de contato para outro membro da sua equipe ou alguém fora da sua organização, você pode encaminhar o e-mail do CRM.

• Acesse os registros:
• Contatos: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
• Empresas: Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Empresas.
• Negócios: Na sua conta da HubSpot, navegue até Vendas > Negócios.
• Tickets: Na sua conta da HubSpot, navegue até Serviço > Tíquetes.
• Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.

• Clique no nome de um registro.
• Localize o e-mail na linha do tempo do registro e clique em Encaminhar.

• No campo Para, insira o endereço de e-mail do destinatário.
• Clique em Avançar.

O e-mail encaminhado será exibido na linha do tempo do contato, com “Enc” antes da linha de assunto.

Enviar e responder a e-mails individuais no aplicativo HubSpot para dispositivos móveis

Para enviar um novo e-mail a um contato no aplicativo HubSpot para dispositivos móveis:

• Abra o aplicativo HubSpotno dispositivo.
• Se alguma tarefa na lista Próximas tarefas na página inicial do aplicativo HubSpot forem tarefas de e-mail associadas a um contato com um endereço de e-mail, você poderá tocar no ícone de e-mail email para escrever um e-mail para o contato associado.

• Para enviar um novo e-mail a um contato específico:
  • Toque em Menu e depois em Contatos na barra lateral esquerda.
  • Toque no nome de um contato para abrir seu registro.
  • Abaixo da foto do contato, toque no ícone de e-mail email .
  • Na janela de composição de e-mail, digite uma linha de assunto para o e-mail e insira qualquer contato adicional no campo CC/CCO.
  • Você pode inserir uma mensagem de e-mail do zero ou usar um modelo de e-mail de vendas da sua conta Para usar um modelo, clique em Usar modelo na parte superior e selecione um modelo na lista.
  • Para adicionar um link de reunião ao e-mail, clique em Inserir link de reunião na parte superior e selecione uma link de reunião da lista.
  • Quando estiver pronto para enviar o e-mail, toque em Enviar no canto superior direito.

(Android)

Você também pode responder a um e-mail diretamente da linha do tempo de um registro:

• Toque em Menu e no tipo de registro na barra lateral esquerda (por exemplo, Contatos, Negócios, Empresas ou Tickets).
• Toque no nome do registro.
• Para responder ou responder a todos em um e-mail específico, localize o e-mail na linha do tempo.
  • Para responder diretamente ao e-mail, toque nos três pontos verticais verticalMenu na parte superior direita do cartão de e-mail e depois toque em Responder ou Responder a todos.

• • Se quiser revisar o e-mail original antes de escrever a sua resposta, toque no e-mail. Em seguida, na parte inferior da tela, toque em Responder ou Responder a todos.

(iOS)

(Android)

• Quando tiver terminado de escrever sua resposta, clique em Enviar no canto superior direito.

Validar a base jurídica para se comunicar com o contato

 Quando sua configuração de GDPR está ativada, a base jurídica para se comunicar com o contato deve ser validado antes de enviar um e-mail individual através do HubSpot. Você pode fazer isso adicionando uma assinatura ou fornecendo uma base jurídica única.

Observe: desde que o GDPR entrou em vigor em 25 de maio de 2018, se um contato tiver optado por não receber e-mails globalmente, um usuário precisará fornecer ao contato uma base jurídica única para se comunicar antes de enviar um e-mail individual do CRM, mesmo que a funcionalidade de GDPR não esteja ativada na conta da de origem. Se você estiver enviando um e-mail de um registro de ticket, é possível enviá-lo para um contato não inscrito que não tenha uma base jurídica, pois os e-mails enviados dos registros de ticket são considerados e-mails transacionais. 

• Na sua conta da HubSpot, navegue até Contatos > Contatos.
• Clique no nome do registro.
• No painel esquerdo, clique no ícone de e-mail email.
• Na caixa pop-up, valide a base jurídica para se comunicar com o contato:
  • Adicionar assinatura: clique para definir um tipo de assinatura. Isso oferece uma base jurídica para se comunicar e também permite adicionar uma assinatura individual para o contato para que você possa enviar e-mails individuais a partir do CRM.
  • Observação: a opção Adicionar assinatura não estará disponível se o contato tiver optado por não receber todas as comunicações de e-mail. Nesses casos, você somente pode fornecer uma base jurídica única e apenas para e-mails transacionais e não comerciais.
  • Fornecer base jurídica única: clique para atribuir uma base jurídica e explicar por que você tem permissão para se comunicar com o contato para que você possa enviar um e-mail. Esta opção é útil quando só precisa se comunicar com esse contato uma vez, como quando você está enviando um contrato ou uma fatura por e-mail.

• Assim que a base jurídica for validada, você poderá continuar a escrever seu e-mail.