Konfigurera godkännande av offerter

Aktivera godkännanden för offerter för att inkludera dem i en godkännandeprocess. Se till att uppgifterna är korrekta och enhetliga innan du skickar offerterna till köparna. Det finns två typer av godkännanden som du kan ställa in:standardgodkännanden och avancerade godkännanden. Läs mer om respektive typ nedan. När godkännandena är inställda kan du lära dig hur du hanterar godkännanden av offerter.

Godkännandetyper

Ställ in standard- eller avancerade godkännanden i offertinställningarna. Du kan inte aktivera både standard- och avancerade godkännanden samtidigt.

Standardgodkännanden

Tilldela upp till 10 godkännare som ska granska offerter som matchar dina konfigurerade filter. Filtren baseras påegenskaper och avgör vilka offerter som behöver godkännas. Välj om en enskild godkännare eller alla godkännare ska ge sitt godkännande. Du kan till exempel ställa in standardgodkännanden så att:

• Kräva godkännande för offerter över ett visst rabattbelopp.
• Kräva godkännande för offerter där e-signatur är den godkännandemetod som används för offerten.
• Kräva godkännande av offerter där en specifik artikel överstiger ett visst rabattbelopp.

Avancerade godkännanden

Avancerade godkännanden använder också egenskapsfilter, men använder arbetsflödesbaserade regler för mer detaljerad anpassning.

Med avancerade godkännanden kan du:

• Utlösa godkännanden baserat på offert- och radpostens egenskaper, såsom offertbelopp, rabattnivå, SKU, faktureringsfrekvens, nettobetalningsvillkor och specifika användarattribut, eller relaterade objekt (t.ex. affärer).
• Använda sekventiella godkännanden rangordnade efter prioritet. Du kan lägga till upp till fem sekvenser och tio godkännare per sekvens. Du kan till exempel ange en försäljningschef som första prioritet, en försäljningsdirektör som andra prioritet och en juridisk representant som tredje prioritet. Försäljningsdirektören behöver inte godkänna offerten förrän försäljningschefen har slutfört sitt godkännande, och den juridiska representanten behöver inte godkänna offerten förrän försäljningsdirektören har slutfört sitt godkännande.

Gå igenom vanliga godkännandescenarier.

Aktivera godkännande av offerter

Aktivera standardgodkännanden av offerter

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Offert.
3. Klicka på flikenGodkännanden högst upp.
4. Under Offertgodkännanden aktiverar du reglaget Godkännanden.
5. Under Standardgodkännanden klickar du på Redigera bredvid Offerter.
   
6. I den högra panelen:
   • Under Och dessa villkor är uppfyllda klickar du på + Lägg till filter för attlägga till en egenskap att filtrera på.
   • Klicka på rullgardinsmenynFiltrerar på och välj det objekt vars egenskaper du vill visa.
   • UnderObjektinformation klickar du på[Objekt]-egenskaper.
     
     
   • Använd sökfältet för att söka efter en egenskap.
     
     
   • Klicka på denegenskap du vill filtrera efter.
   • Konfigurera filtret.
   • Under och klickar du på+ Lägg till filter för att lägga till ytterligare filterkriterier.
     
     

1. • Under”Gör sedan så här” klickar du på rullgardinsmenyn”Godkännare” och väljer deanvändaresom kan godkänna offerter. Du kan välja flera användare.

7. • Under Godkännarkrav väljer du Alla godkännare krävs eller Minst en godkännare krävs. Om du väljerMinst en godkännare krävs kommer offerten inte att skickas för godkännande till de andra valda användarna när en godkännare har godkänt den. Om du väljer Alla godkännare krävs kan offerten inte gå vidare utan godkännande från en av godkännarna om denne är frånvarande när godkännandet skickas.
   • I fältet ”Med denna godkännandenot” anger du ennot. De som skapar offerten och godkännarna ser denna not när ett godkännande sker. Du kan till exempel ange anledningen till att offerten behöver godkännas, baserat på det filter du har ställt in.
   • Klicka påSpara.
8. Slå på knappen ”Offert”för att aktivera godkännanden.
   
   

Aktivera avancerade offertgodkännanden

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Offert.
3. Klicka på flikenGodkännanden högst upp.
4. Under Offertgodkännanden aktiverar du reglaget Godkännanden.
5. Under Avancerade godkännanden aktiverar du reglaget Avancerade offertgodkännanden. 
6. Klicka på Redigeraför attställa in det avancerade godkännandearbetet.

Anpassa det avancerade godkännandearbetet

Godkännandearbetet skapas med hjälp av verktyget för arbetsflöden när avancerade arbetsflöden är aktiverade. Arbetsflödet har två åtgärder som du kan konfigurera:

• Lägg till ett steg för offertgodkännande: använddenna åtgärd efter att du har definierat godkännandekriterier (t.ex. godkänn offerter över ett visst belopp eller godkänn offerter från vissa användare). När du har lagt till steget lägger du till ett meddelande till godkännarna, väljer vem som ska godkänna offerten och deras prioritet om det är ett sekventiellt godkännande.
  
  
• Starta flödet för offertgodkännande: om ett steg för offertgodkännande inte har lagts till ovanför denna åtgärd kommer offerterna att godkännas automatiskt. Om ett steg för offertgodkännande läggs till startar flödet för offertgodkännande. Ställ in så att offerter som kommer in i godkännandeprocessen ska godkännas av alla godkännare, valfria godkännare eller sekventiellt. 
  
  

Du kan anpassa arbetsflödet manuellt eller använda AI. Så här navigerar du till arbetsflödet:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Objekt > Offert.
3. Klicka på flikenGodkännanden högst upp.
4. Under Avancerade godkännanden klickar du på Redigera för att navigera till arbetsflödet.
5. Lär dig hur du använder AI i arbetsflöden, eller anpassa arbetsflödet manuellt genom att klicka på+ under utlösaren. 
   
   
6. Lägg till dina åtgärder. Du kan till exempel:
   • Klicka på Filial och välj sedanEn egenskap eller åtgärdsutdata.
   • Välj egenskapen Offertbelopp och klicka sedan på Nästa. Ställ inGren 1 på större än 5 000. Detta skulle vara starten på ett avancerat godkännandearbetsflöde för alla offerter över 5 000 dollar. Klicka påSpara.
   • Om du vill att offerter ska registreras på nytt klickar du på flikenInställningar i den vänstra panelen och slår på reglaget Registrera på nytt.
   • Klicka påSpara.
7. Granska vanliga godkännandescenarier för andra användningsfall.
8. Klicka på + under kriterieåtgärden (t.ex. > 5 000). I den vänstra panelen:
   • Klicka för att expandera CRM-avsnittet och klicka sedan påLägg till steg för godkännande av offert. 
   • Lägg till ett meddelande i fältet Meddelande till godkännare. Du kan lägga till offertegenskaper i meddelandet med hjälp av listanVälj datavariabel (t.ex. offertbelopp, offertansvarig).
   • Klicka på rullgardinsmenynGodkännare och välj godkännarna.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Prioritet och välj en prioritet om du skapar en sekventiell godkännandeprocess.
   • Klicka på Spara längst upp till höger.
9. Klicka på + understeget ”Lägg till offertgodkännande”.
10. I den vänstra panelen:
    • Klicka för att expandera CRM-avsnittet och klicka sedan påStarta offertgodkännandeprocessen. 
    • UnderGodkännare krävs väljer du ett av följande alternativ:
      • Alla godkännare: kräver godkännande från alla godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
      • Valfria godkännare: kräver ett godkännande från valfri godkännare för offerter som uppfyller kriterierna.
      • Sekventiellt för att meddela godkännare i prioritetsordning. Sekventiella godkännanden kräver godkännande av varje godkännare vid varje prioriteringssteg.
    • Klicka på Spara längst upp till höger.
11. Klicka på + underIngen uppfylld. 
12. I den vänstra panelen:
    • Klicka på Gå till åtgärd.
    • Klicka på åtgärdenStarta flödet för godkännande av offert. Om du följer den här metoden kommer offerter som inte uppfyller godkännandekriterierna inte att gå igenom godkännandeprocessen. Om du ändå vill att offerter som inte uppfyller godkännandekriterierna ska genomgå ett separat godkännande, lägg till en separat åtgärd Lägg till steg för godkännande av offert under grenen Inga kriterier uppfyllda.
    • Klicka påKlar.
      
      
13. Klicka på Granska och aktivera i det övre högra hörnet för att aktivera arbetsflödet.

Ställ in godkännandemeddelanden

Godkännare kan ställa in vilken typ av meddelanden de vill få för godkännanden i sina meddelandeinställningar. Meddelanden via klockikon och e-post är aktiverade som standard.

HubSpot-baserade meddelanden

Så här anpassar du vilka meddelanden du vill få för offertgodkännanden:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Meddelanden i menyn i vänster sidfält.
3. Bläddra nedåt och klicka för att expandera avsnittet Allmänt .
4. BredvidGodkännandeaktivitet väljer du vilka aviseringar du vill få för godkännanden.
5. Dessa inställningar gäller endast ditt eget konto. Andra användare måste ställa in sina egna meddelandeinställningar. Superadministratörer i ett Enterprise-konto kan logga in som andra användare för att ställa in deras meddelanden.

Meddelanden i

appar från tredje part Du kan också få meddelanden i appar från tredje part, till exempel Google Chat, Microsoft Teams och Slack. 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Gå till Meddelanden i menyn till vänster.
3. Klicka på flikenAndra appar högst upp.
4. Klicka på den app du vill konfigurera.

Nästa steg

• Lär dig hur du skapar och skickar offerter.
• Lär dig hur du hanterar offerter, inklusive hantering av utkast, publicerade och utgångna offerter, spårning av aktivitet och export av offerter.
• Lär dig hur du hanterar godkännanden av offerter.