Opret en opkaldskanal i helpdesken

Du kan oprette en opkaldskanal i Help Desk for at starte en samtaletråd, der kan bruges sideløbende med chat, e-mail og andre fælles kanaler. Du kan tildele bestemte brugere og teams samt tilpasse beskeder i henhold til åbningstiderne. For brugere af ServiceHub- -Professional og-Enterprise understøtter indgående opkald samtidig ringning for op til 100 brugere. 

Opsæt en opkaldskanal

For at foretage og modtage opkald i Help Desk skal du have et telefonnummer fra HubSpot.

Sådan konfigurerer du din kanal:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Gå til Indbakke og Help Desk > Kanaler i menuen i venstre sidepanel.
3. t afsnittet Teamkanaler skal du klikke på Opkald.
4. Klik på Tilslut telefonnummer øverst til højre.
5. Klik på Send indgående samtaler til rullemenuen, og vælg helpdesk.
6. Klik på " Næste".
7. Vælg en udbyder af opkaldstjenester: 
   • Andre udbydere: Følg vejledningen for at udforske og tilslutte opkaldsapps fra markedspladsen. Få mere at vide om tilslutning af opkaldsapps. 
   • HubSpot-opkald: Følg trinene nedenfor for at konfigurere HubSpot-opkald i helpdesken. 
8. Hvis du har valgt HubSpot-opkald, skal du vælge, hvordan du vil tilknytte et telefonnummer. Du kan enten oprette et nyt nummer, bruge et eksisterende HubSpot-nummer eller overføre et nummer til HubSpot:

Bemærk: Hvis du vælger et eksisterende nummer, fjernes alle brugere, der er tildelt dette nummer.

• • Sådan genererer du et nyt nummer:
    • Klik påOpret et nyt nummer.
    • BrugrullemenuerneLand ogOmrådekode/præfikstil at generere dit nummer. Telefonnumre fra HubSpot genereres af tredjepartstjenestenTwilioog skal overholdelandespecifikke regler.
    • Klik på Opret et nummer. Dit nye telefonnummer vises nedenfor.

• • • Klik på "Få dette nummer og fortsæt " nedersttil højre.
    • Klik påFortsæt til opsætning.
  • Sådan bruger du et eksisterende nummer:
    • Klik på "Brug et eksisterende HubSpot-nummer".
    • Klik på et telefonnummer i tabellen.

6. • • Klik på " Næste " nederst til højre.
   • Sådan overfører du et nummer til HubSpot: 
     • Klik på Overfør et nummer til HubSpot. 
     • Du bliver omdirigeret til opkaldsindstillingerne, hvor du kan overføre et nummer til HubSpot. 
7. På siden Tilpas detaljer skal du indtaste et navn, der vil blive vist ved siden af telefonnummeret i HubSpot. 
8. I afsnittet "Samtykke til optagelse" skal du klikke på rullemenuen og vælgestandardoptagelsen eller klikke på "Tilføj/rediger lydbesked" for at tilføje din egen lydbesked. I panelet til højre skal du indtaste enbesked for at oprette en lydversion af din besked. Klik på"Gem".
9. Under "Kanalens åbningstider" skal du klikke på "+ Tilføj timer " for at konfigurere åbningstiderne for din opkaldskanal.
10. Under "Viderestilling i åbningstider" skal du klikke på rullemenuen " Specifikke brugere og teams " og markereafkrydsningsfelterne ud for hver bruger eller hvert team, som du vil viderestille opkald til i åbningstiderne. Lær, hvordan du opsætter åbningstider.
11. Klik på Næste. 
12. På siden "Opsæt tildeling" skal du klikke på " Rediger ticketoplysninger" for at udvide afsnittet. Vælg derefter, hvilke egenskaber nye tickets fra denne kanal skal indeholde. Hvis du ikke angiver kanalspecifikke egenskaber, gælder indstillingerne for dine helpdesk-tickets.
13. I afsnittet Tildeling skal du klikke på rullemenuen " Specifikke brugere og teams " og markereafkrydsningsfelterne ud for hver bruger eller hvert team, som du vil viderestille opkald til i arbejdstiden. Lær, hvordan du konfigurerer arbejdstider.
14. Klik derefter på " Opsæt telefonsvarer". Indtast enbesked i panelet til højre for at oprette en lydversion af din besked. Klik på"Gem".
15. Under " Distribution" skal du klikkepå rullemenuerneog vælge en lydbesked til opkald uden for arbejdstiden eller ubesvarede opkald. Klik på"Gem".
16. Klik på " Næste".

Foretage og modtage opkald i din

opkaldskanal Når din opkaldskanal er konfigureret, kan du foretage og modtage opkald sideløbende med andre kanaler, der er forbundet til din helpdesk. Lær, hvordan du bruger helpdesk til at administrere kommunikationen med dine kontakter.

Hvis du er tildelt en opkaldskanal, kan du modtage indgående opkald på forskellige routingdestinationer afhængigt af din opsætning. Lær, hvordan du opsætter individuelle ringeindstillinger, og gennemgå de specifikke retningslinjer og begrænsninger for browserbaserede opkald.

Sådan modtager du opkald i din opkaldskanal:

1. Klik på Mere på din HubSpot-konto, og navigér derefter til Service > Helpdesk. Hvis Mere ikke vises på din konto, skal du navigere direkte til Service > Helpdesk.
2. Klik øverst til venstre for at aktivere knappen Du er tilgængelig. Hvis denne knap ikke er aktiveret, kan du ikke modtage indgående opkald i din delte opkaldskanal. Indgående opkald ringer samtidigt til op til 100 tilgængelige brugere, der er tildelt en opkaldskanal. Lær, hvordan du modtager og administrerer indgående opkald i HubSpot-browseren.

3. Ved indgående opkald:
   • Når en bruger besvarer et opkald, holder det op med at ringe for alle andre brugere. I opkaldsfeltet skal du klikke på et af følgende:
     • Assistent: Klik på Breeze Assistant-ikonet for at få nyttig AI-kontekst uden at skulle vente på, at transskriptionen behandles.
     • Noter: for at tage noter under samtalen.
     • Vis ticket (BETA): for at gå til ticket-tråden.

4. Ved udgående opkald:
   • Sådan foretager du et udgående opkald fra en ticket-tråd:
     • Klik på etticketnavn i tabellen.

3. • • Klik påE-mail nederst til venstre. Klik påRing i pop op-vinduet, og følg derefter vejledningen for at vælge kontaktpersonensudgående telefonnummer og det nummer, du vil ringe fra.
4.  
   • • Følg de samme trin som beskrevet ovenfor.
5. Hvis der ikke allerede findes en tråd, oprettes der en ny tråd i helpdesken, som tildeles den bruger, der besvarede opkaldet. 
6. (BETA) Under opkaldet kan du gøre følgende i ticket-tråden:
   • Tag noter om opkaldet.
   • Klik på fanenLive-undertekster for at se en realtidsudskrift af det aktuelle opkald.
   • Klik på"Breeze Q&A" for at starte en chat om dit aktuelle opkald. Hurtige handlinger omfatter opfordringer til at: opsummere samtalen indtil nu, opsummere de næste trin og foreslå afklarende spørgsmål. Du kan fortsætte samtalen med Breeze i højre sidepanel.

1. • (BETA) Når samtalen er afsluttet, genereres der en transskription og et resumé af samtalen. Klik på rullemenuen "Skabelon", og vælg "Support" for at se et skræddersyet resumé. Manuelle noter gemmes i fanen "Noter". Resuméerne kan redigeres og indeholder et afsnit med titlen "Spørg mig om hvad som helst", hvor du kan stille spørgsmål til Breeze om din loggede samtale.

7. Brug svareditoren til at skrive en e-mail, eller brug fanen »Kommentar« til at underrette et andet teammedlem om henvendelsen. Fanen »Kommentar« vises kun, hvis der udarbejdes eller sendes en udgående e-mail.
8. Hvis opkaldet ikke besvares, oprettes der en ny, ikke-tildelt tråd, og alle brugere, der er tildelt den pågældende opkaldskanal, får besked. Klik på rullemenuen "Ejer " for at tildele ejeren af det ubesvarede opkald.

Sæt opkald

på hold

og viderestil dem i din opkaldskanal

Når du har besvaret et opkald, kan du sætte den, der ringer, på hold. Du kan også viderestille opkaldet til andre brugere i samme opkaldskanal eller til andre arbejdsområder.

1. For at sætte den, der ringer, på vent skal du klikke på "Hold" i dialogboksen "Ring til eksternt " eller på fanen "Opkald". Mens de er sat på vent, vil de, der ringer, høre ventemusik.
2. For at tage en opkaldende ud af ventetilstand skal du klikke på " Hold " igen.
3. For at viderestille et opkald skal du klikke på ikonet "Viderestil" . I feltet "Søg efter medarbejder " skal du indtaste navnet på den medarbejder eller det arbejdsområde, du vil viderestille til. Klik derefter på "Afslut viderestilling". Når den er klar, kan den medarbejder, der startede opkaldet, lægge på. Den medarbejder, der modtager opkaldet, kan derefter klikke på "Afslut viderestilling" for at tage den, der ringer, ud af ventetilstand og genoptage samtalen.

Administrer opkaldskanaler

Sådan redigerer, sletter eller deaktiverer du en opkaldskanal:

1. På din HubSpot-konto skal du klikke på indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
2. Klik på Indbakke og helpdesk > Kanaler i menuen i venstre sidepanel. 
3. Vælg Opkald underTeam-e-mails. 
4. Hold markøren over kanalen, og gør derefter et af følgende:
   • For at redigere en kanal skal du klikke på telefonnummeret. Du kan administrere ticketindstillinger, viderestilling og konfiguration samt redigere dine telefonsvarerbeskeder. Klik derefter på Gem.
   • For at slette en kanal skal du holde markøren over den og klikke på Afbryd. Klik på Afbryd i dialogboksen. 
   • For at deaktivere en kanal skal du klikke for at slå Status-knappen fra. Klik på Deaktiver i dialogboksen.