HubSpot-forbundne indbakker | Ofte stillede spørgsmål

Her finder du svar og generelle oplysninger om, hvordan du forbinder din e-mail-konto til HubSpot. En tilknyttet indbakke er nødvendig for at kunne sende e-mails via CRM-systemet og benytte visse funktioner i Sales Hub og Service Hub .

Hvad betyder det at forbinde en indbakke til HubSpot?

Når du har tilknyttet din e-mail-konto til HubSpot, kan du bruge din personlige arbejds-e-mail til at sende individuelle e-mails fra CRM-systemet, spore og registrere e-mails, sende e-mail-sekvenser og installere HubSpot Sales for at få adgang til salgsværktøjer i din indbakke.

Hvordan behandles e-mails og vedhæftede filer for tilknyttede Office 365- og Exchange Online-indbakker?

HubSpot sporer og logger dine e-mails forskelligt afhængigt af den type indbakke, du forbinder.

Hvordan håndteres vedhæftede filer af HubSpot?

Som standard logges vedhæftede filer til den tilknyttede post i CRM-systemet, så længe e-mailens samlede størrelse er mindre end 50 MB. Følg vejledningen i denne artikel for at deaktivere logning af vedhæftede filer.

Kan jeg forbinde min indbakke til HubSpot via POP3?

Nej. HubSpot giver kun brugerne mulighed for at forbinde deres indbakker til HubSpot via IMAP. POP3 og IMAP er begge metoder, der bruges til at få adgang til din e-mail fra en server.

POP3

POP3 henter e-mailen ned til din enhed. Når der sendes en e-mail til din e-mailadresse, gemmes den på din e-mailserver. Når du åbner din e-mailklient, henter e-mailklienten e-mailen ned til din enhed. Når den er hentet ned til din enhed, fjernes den fra e-mailserveren og gemmes kun lokalt på din enhed.

Hvis du f.eks. har konfigureret din e-mail via POP3 og åbner din e-mail på din mobilenhed, vil den downloade e-mails dertil. Hvis du tjekker din e-mail på en computer, vil der ikke være nogen e-mails at vise dig, da de allerede er blevet downloadet til din mobiltelefon.

IMAP

IMAP giver dig adgang til dine e-mails på tværs af enheder. Når du får adgang til din e-mail via IMAP, forbliver den oprindelige e-mail på e-mailserveren, og der downloades blot en lokal kopi af e-mailen til din enhed. På denne måde kan du få adgang til alle dine e-mails på enhver enhed, når som helst.

HubSpot skal have adgang til dine e-mails til enhver tid. Derfor skal dine e-mails altid være tilgængelige på din e-mail-server, så HubSpot kan se dem. Det er muligt via en IMAP-forbindelse, men ikke via POP3.

Hvis du tjekker indstillingerne i din e-mail-klient og opdager, at du er konfigureret via POP3, skal du kontakte dit IT-team for at få det ændret til IMAP. Når det er gjort, bør du kunne se IMAP-/SMTP-serverne og -portene i indstillingerne i din e-mail-klient, som du skal indtaste i HubSpot for at oprette forbindelse.

Hvordan finder HubSpot de e-mails og svar, der skal logges, når jeg har tilsluttet min indbakke?

Når du har tilsluttet din indbakke, får din HubSpot-konto adgang til oplysninger om dine e-mails, herunder den e-mailadresse, du sender fra, modtagernes e-mailadresser, emnelinjen og e-mailens brødtekst. E-mails mellem kontakter og brugere med tilsluttede e-mailadresser logges i CRM'et baseret på din kontos regler for logning af kontakt-e-mails.

Hvilke oplysninger logges i CRM-systemet?

Når du logger en e-mail til en kontaktpost i CRM-systemet eller modtager et e-mail-svar fra dem, gemmer HubSpot CRM din kontakts e-mail-adresse, navn, emnelinje og brødtekst, så e-mailen kan vises som en del af deres kontaktpost i CRM-systemet. E-mailen gemmes og vises på samme måde, som hvis du havde sendt den som BCC eller videresendt den til CRM-systemet. Vedhæftede filer, der sendes uden for CRM-systemet, gemmes i afsnittet Vedhæftede filer i kontaktposten.

Hvad gør HubSpot CRM med brødteksten i de e-mails, jeg sender via CRM-systemet?

HubSpot CRM bruger udelukkende teksten i dine e-mails til at vise e-mails i modtagerens kontaktoplysninger i dit CRM. HubSpot deler ikke disse oplysninger med personer uden for dit team, sælger dem ikke eller indsamler på nogen måde anonymiserede e-mailtekster til analyseformål.

Hvordan håndterer HubSpot sikkerheden i forbindelse med tilknyttede indbakker?

Når HubSpot overfører eller opbevarer dine personoplysninger, gør HubSpot alt for at beskytte dem. For eksempel krypterer HubSpot data, mens de udveksles med din computer, og anvender de bedste sikkerhedsforanstaltninger for at forhindre uautoriseret eller utilsigtet adgang til vores netværk. Læs mere om, hvordan HubSpot beskytter dine data, på HubSpots sikkerhedsside.

Hvor længe opbevares e-mail-data i HubSpot?

• E-mails, der sendes via sekvensværktøjet, opbevares på ubestemt tid, medmindre din HubSpot-konto slettes.
• E-mails, der sendes fra kontaktens tidslinje, opbevares, medmindre den tilhørende interaktion eller din HubSpot-konto slettes. I så fald kan de opbevares i op til 90 dage, før de slettes.
• E-mails, der modtages i en tilknyttet e-mail-konto og logges på kontaktens tidslinje, opbevares, medmindre den tilhørende interaktion eller din HubSpot-konto slettes, hvorefter de opbevares i op til 90 dage, før de slettes.
• Alle e-mailtekster fra alle tilknyttede e-mailkonti, uanset om de vises på en kontakt-tidslinje, opbevares i 7 dage, før de automatisk slettes.
• Alle e-mail-metadata fra alle tilknyttede e-mail-konti, uanset om de vises på kontaktens tidslinje, opbevares i op til 60 dage for alle tilknyttede indbakker, før de automatisk slettes.
  • Disse metadata gemmes til brug for prioritering, når du kontakter support, og omfatter oplysninger i e-mail-overskrifterne.
  • Metadata omfatter ikke e-mail-brødteksten (f.eks. vedhæftede filer, almindelig tekst og/eller HTML-delen af e-mailen).

Hvorfor tager det lang tid, før e-mails, der sendes fra min indbakke, vises i CRM-systemet?

Hvis du bruger Microsoft Outlook eller Exchange, kan der opstå ydeevneproblemer ved synkronisering fra mapper med over 100.000 elementer. For at løse dette kan du læse Microsofts dokumentation for anbefalinger.

Hvorfor vises den e-mail, jeg har sendt fra CRM'en, ikke i mappen "Sendt" i min e-mail-indbakke?

Når du har tilknyttet din e-mail-konto til HubSpot via IMAP, vises de e-mails, du sender fra kontakt-, virksomheds- eller aftaleposter i HubSpot, muligvis ikke i din mappe med sendte e-mails.

Når en e-mail sendes via CRM'en, overføres e-mailens data faktisk fra HubSpot til din e-mailudbyder. Din e-mailudbyder sender derefter e-mailen til modtageren via deres SMTP-servere.

Hvis den indbakke, du har tilknyttet via IMAP, understøtter flag til postkasser til særlige formål, såsom postkasser til kladder eller sendte beskeder, kopierer HubSpot beskeden til den mappe, der har attributten "sendt". Hvis postkassen ikke understøtter postkasser til særlige formål, kopierer HubSpot beskeden til den første mappe, den kan finde, der indeholder "sendt" i etiketten.

Hvorfor blev min e-mail-konto afbrudt?

Hvis du modtager en meddelelse om, at din e-mail-konto er blevet afbrudt, kan der være opstået et problem hos din e-mail-udbyder, og du skal genoprette forbindelsen til din e-mail-konto. Almindelige problemer, der kan medføre, at en indbakke afbrydes, omfatter:

• Adgangen til HubSpot-appen er blevet tilbagekaldt.
• Din adgangskode til e-mail-kontoen er blevet ændret. Dette vil også afbryde forbindelsen til alle kalendere, du har tilknyttet HubSpot, og du vil ikke kunne booke møder via dine planlægningssider, før du har genoprettet forbindelsen til din e-mail-konto.

Afhængigt af den type e-mail-konto, du har tilknyttet, kan der være andre årsager til, at den blev afbrudt:

• Office 365: Din postkasse er blevet migreret.
• IMAP: Din IMAP-server var utilgængelig i en længere periode, eller serveren har ophævet HubSpots forbindelse. Få mere at vide om fejlfinding af IMAP-forbindelsesfejl.
• Exchange: Din Exchange-server var utilgængelig i en længere periode, eller serveren har ophævet HubSpots forbindelse. Få mere at vide om fejlfinding af Exchange-forbindelsesfejl.
• Gmail: Du har tilbagekaldt adgangen til HubSpot-appen i Google Security Center.

Hvorfor vises e-mails, der ikke har noget med hinanden at gøre, i samme tråd?

Hvis du ser e-mails, der ikke har noget med hinanden at gøre, i samme tråd, kan det skyldes den måde, du skriver nye e-mails på. Når du skriver en ny e-mail til en ny kontakt, og du klikker på "Videresend" på en sendt e-mail, fjerner den videresendte tekst øverst og derefter ændrer e-mailmodtageren, før du sender den, vil disse e-mails blive vist i samme tråd. Dette skyldes, at de andre e-mails henviser til den oprindelige e-mail og derfor samles i samme tråd.

Selvom de nøjagtige trin kan variere fra e-mail-klient til e-mail-klient, anbefales det ikke at klikke på knapperne "Svar" eller "Videresend" for at sende en ny e-mail, men i stedet at bruge skabelonværktøjet til hurtigt at sende foruddefinerede e-mails til forskellige kontakter.