HubSpot connected inboxes | Ofte stillede spørgsmål

Find hurtigt svar og generelle oplysninger om, hvordan du forbinder din e-mailindbakke med HubSpot. En forbundet indbakke er påkrævet for at sende e-mails gennem CRM og gøre brug af visse Sales Hub- og Service Hub-funktioner.

Hvad gør det at forbinde en indbakke til HubSpot?

Når du har forbundet din indbakke, vil alle svar på e-mails, som du har sendt fra CRM eller fra din mailklient ved hjælp af HubSpots salgsmailudvidelse, automatisk blive logget ind i dit CRM. Du kan også spore alle e-mails, der er sendt fra dit CRM, i mappen Sendt i din forbundne indbakke ( kun Google Apps-, Gmail- og Office 365-indbakker).

Hvordan behandles e-mails og vedhæftede filer i forbundne Office 365- og Exchange Online-indbakker?

HubSpot sporer og logger dine e-mails forskelligt afhængigt af den type indbakke, du forbinder.

Hvordan håndteres vedhæftede filer af HubSpot?

Som standard vil vedhæftede filer blive logget på den tilknyttede post i CRM, så længe den samlede størrelse af e-mailen er mindre end 50 MB. Følg instruktionerne i denne artikel for at slå logning af vedhæftede filer fra.

Kan jeg forbinde min indbakke til HubSpot via POP3?

Nej. HubSpot giver kun brugerne mulighed for at forbinde deres indbakke til HubSpot via IMAP. POP3 og IMAP er begge metoder, der bruges til at få adgang til din e-mail fra en server.

POP3

POP3 downloader e-mailen til din enhed. Når en e-mail sendes til din e-mailadresse, gemmes den på din e-mailserver. Når du åbner din e-mailklient, vil den downloade e-mailen til din enhed. Når den er downloadet til din enhed, fjernes den fra e-mailserveren og gemmes kun lokalt på din enhed.

Hvis du f.eks. har sat din e-mail op via POP3 og åbner din e-mail på din mobile enhed, vil den downloade e-mails der. Hvis du tjekker din e-mail på en computer, vil der ikke være nogen e-mails at vise dig, da de allerede er downloadet til din mobiltelefon.

IMAP

IMAP giver dig adgang til dine e-mails på tværs af enheder. Når du får adgang til din e-mail via IMAP, beholder den den originale e-mail på e-mailserveren og downloader blot en lokal kopi af e-mailen til din enhed. På den måde kan du få adgang til alle dine e-mails på en hvilken som helst enhed, når som helst.

HubSpot skal altid kunne få adgang til din e-mail. Derfor skal din e-mail altid være tilgængelig på din e-mailserver, så HubSpot kan se den. Forbindelse via IMAP giver mulighed for dette; det gør POP3 ikke.

Hvis du ser på indstillingerne i din e-mailklient og opdager, at du er konfigureret via POP3, skal du samarbejde med dit IT-team om at ændre dette til IMAP. Når det er gjort, bør du kunne se IMAP/SMTP-servere og -porte i din e-mailklients indstillinger, som du kan indtaste i HubSpot for at oprette forbindelse.

Hvordan finder HubSpot e-mails og svar, der skal logges, når jeg har tilsluttet min indbakke?

Når du har tilsluttet din indbakke, får din HubSpot-konto adgang til oplysninger om dine e-mails, herunder den e-mailadresse, du sender fra, modtagernes e-mailadresser, emnelinjen og brødteksten i e-mailen. E-mails mellem kontakter og brugere med forbundne e-mails logges i CRM baseret på din kontos regler for logning af kontakt-e-mails:

• Log kun svar: Svar logges kun, hvis de er en del af en eksisterende tråd, der er logget i CRM. Indgående beskeder, der ikke er forbundet med en logget tråd, logges ikke.
• Log alle e-mails (fra kendte kontakter):Log alle e-mails til og fra eksisterende kontakter for brugeremed forbundne personlige indbakker.Dette er standardindstillingen for logning for alle konti.
• Opret nye kontakter fra loggede e-mails (BETA): Ud over at logge alle e-mails for kendte kontakter opretter denne indstilling nye kontakter fra indgående e-mails til forbundne personlige ind bakker, hvis de ikke findes i dit CRM.
  

Hvilke oplysninger logges i CRM?

Når du logger en e-mail til en kontaktpost i CRM eller modtager et e-mailsvar fra dem, gemmer HubSpot CRM din kontakts e-mailadresse, navn, emnelinje og brødtekst, så e-mailen kan vises som en del af deres kontaktpost i CRM. E-mailen gemmes og vises på samme måde, som hvis du havde BCC'et eller videresendt den til CRM. Vedhæftede filer, der sendes uden for CRM, gemmes i afsnittet Vedhæftede filer i kontaktoptegnelsen.

Hvad gør HubSpot CRM med brødteksten i de e-mails, jeg sender gennem CRM?

HubSpot CRM bruger altid kun teksten i dine e-mails til at vise e-mails på modtagerens kontaktoptegnelse i dit CRM. HubSpot deler ikke disse oplysninger med folk uden for dit team, sælger dem ikke eller foretager nogen form for anonymiseret indsamling af e-mailtekster til analyse.

Hvordan håndterer HubSpot sikkerhed med forbundne indbakker?

Hver gang HubSpot overfører eller gemmer dine personlige data, arbejder HubSpot hårdt på at beskytte dem. For eksempel krypterer HubSpot data, mens de udveksles med din computer, og bruger de bedste sikkerhedsforanstaltninger til at forhindre uautoriseret eller utilsigtet adgang til vores netværk. Læs mere om, hvordan HubSpot beskytter dine data på HubSpots sikkerhedsside.

Hvor længe gemmes e-mail-data i HubSpot?

• E-mails sendt ved hjælp af sekvensværktøjet gemmes på ubestemt tid, medmindre din HubSpot-konto slettes.
• E-mails sendt fra kontakttidslinjen bevares, medmindre det tilsvarende engagement eller din HubSpot-konto slettes, hvorefter de kan bevares i op til 90 dage, før de slettes.
• E-mails, der er modtaget i en forbundet indbakke og logget på kontakttidslinjen, bevares, medmindre det tilsvarende engagement eller din HubSpot-konto slettes, hvorefter de bevares i op til 90 dage, før de renses.
• Alle e-mailtekster fra alle forbundne indbakker, uanset om de vises på en kontakttidslinje, gemmes i 7 dage, før de automatisk slettes.
• Alle e-mail-metadata fra alle forbundne indbakker, uanset om de vises på kontakttidslinjen, gemmes i op til 60 dage for alle forbundne indbakker, før de automatisk slettes.
  • Disse metadata gemmes til triageformål, når du kontakter support, og omfatter oplysninger i e-mailens overskrifter.
  • Metadata omfatter ikke e-mailens brødtekst (f.eks. vedhæftede filer, almindelig tekst og/eller HTML-delen af e-mailen).

Hvorfor tager det lang tid, før en e-mail, der er sendt fra min indbakke, vises i CRM?

Hvis du bruger Microsoft Outlook eller Exchange, kan der opstå problemer med ydeevnen, når du synkroniserer fra mapper med over 100.000 elementer. Se Microsofts dokumentation for anbefalinger til at løse dette.

Hvorfor dukker den e-mail, jeg har sendt fra CRM, ikke op i mappen Sendt i min indbakke?

Når du har forbundet din e-mailindbakke med HubSpot ved hjælp af IMAP, vises de e-mails, du sender fra kontakt-, virksomheds- eller aftaleposter i HubSpot, muligvis ikke i din sendt-mappe.

Når en e-mail sendes gennem CRM, overføres e-mailens data faktisk fra HubSpot til din e-mailudbyder. Din e-mailudbyder sender derefter e-mailen til modtageren via deres SMTP-servere.

Hvis den indbakke, du har oprettet forbindelse til via IMAP, understøtter særlige postkasseflag, f.eks. postkasser til kladdebeskeder eller sendte beskeder, vil HubSpot kopiere beskeden til mappen med sendt-attributten. Hvis postkassen ikke understøtter postkasser til særlig brug, kopierer HubSpot beskeden til den første mappe, den kan finde, som indeholder sent i etiketten.

Hvorfor blev min e-mailindbakke afbrudt?

Hvis du modtager en meddelelse om, at din e-mailindbakke er blevet afbrudt, kan der være opstået et problem med din e-mailudbyder, og du skal genskabe forbindelsen til din indbakke. Almindelige problemer, der får en indbakke til at afbryde forbindelsen, omfatter:

• Adgangen til HubSpot-appen blev tilbagekaldt.
• Din adgangskode til indbakkekontoen er ændret. Dette vil også afbryde alle kalendere, du har forbundet med HubSpot, og du vil ikke kunne booke møder via dine planlægningssider, før du har genoprettet forbindelsen til din indbakke.

Baseret på den type indbakke, du har forbundet, kan der være andre grunde til, at din indbakke blev afbrudt:

• Office 365: Din postkasse har gennemgået en migrering.
• IMAP: Din IMAP-server var utilgængelig i en længere periode, eller serveren tilbagekaldte HubSpots forbindelse. Få mere at vide om fejlfinding af IMAP-forbindelsesfejl.
• Exchange: Din Exchange-server var utilgængelig i en længere periode, eller serveren tilbagekaldte HubSpots forbindelse. Læs mere om fejlfinding af Exchange-forbindelsesfejl.
• Gmail: Du har tilbagekaldt adgang til HubSpot-appen i Google Security Center.

Hvorfor vises ikke-relaterede e-mails i den samme tråd?

Hvis du ser ikke-relaterede e-mails i samme tråd, kan det skyldes den måde, du skriver nye e-mails på. Hvis du, når du skriver en ny e-mail til en ny kontakt, klikker på videresend på en sendt e-mail, fjerner den videresendte tekst øverst og derefter ændrer e-mailmodtageren, før du sender, vil disse e-mails blive vist i samme tråd. Det skyldes, at de andre e-mails refererer til den oprindelige e-mail og derfor er samlet i en tråd.

Selv om de nøjagtige trin kan variere fra e-mailklient til e-mailklient, anbefales det ikke at klikke på svar- eller videresend-knapperne for at sende en ny e-mail, men i stedet at bruge skabelonværktøjet til hurtigt at sende færdige e-mails til forskellige kontakter.