HubSpot connected inboxes | Ofte stillede spørgsmål

Find hurtigt svar og generel information om at forbinde din e-mail-indbakke til HubSpot. En tilsluttet ind bakke er nødvendig for at sende e-mails gennem CRM og gøre brug af visse Sales Hub- og Service Hub-funktioner .

Hvad gør det at forbinde en indbakke til HubSpot?

Når du har forbundet din indbakke, vil alle svar på e-mails, som du har sendt fra CRM eller fra din mailklient ved hjælp af HubSpots salgs-e-mailudvidelse, automatisk blive logget ind i dit CRM. Du kan også spore alle e-mails, der sendes fra dit CRM, i mappen Sendt i din tilsluttede indbakke ( kun Google Apps-, Gmail- og Office 365-indbakker).

Hvordan behandles e-mails og vedhæftede filer for tilsluttede Office 365- og Exchange Online-indbakker?

HubSpot sporer og logger dine e-mails forskelligt baseret på den type indbakke, du forbinder.

Hvordan håndteres vedhæftede filer af HubSpot?

Som standard vil vedhæftede filer blive logget på den tilknyttede post i CRM, så længe den samlede størrelse af e-mailen er mindre end 50 MB. Følg instruktionerne i denne artikel for at slå logning af vedhæftede filer fra.

Kan jeg forbinde min indbakke til HubSpot via POP3?

Nej. HubSpot giver kun brugerne mulighed for at forbinde deres indbakker til HubSpot via IMAP. POP3 og IMAP er begge metoder, der bruges til at få adgang til din e-mail fra en server.

POP3

POP3 downloader e-mailen til din maskine. Når en e-mail bliver sendt til din e-mailadresse, bliver den gemt på din e-mailserver. Når du åbner din e-mailklient, vil e-mailklienten faktisk downloade e-mailen til din enhed. Når den er downloadet til din enhed, fjernes den fra e-mailserveren og gemmes kun lokalt på din maskine.

Hvis du f.eks. har sat din e-mail op via POP3 og åbner din e-mail på din mobile enhed, vil den downloade e-mailene der. Hvis du tjekker din e-mail på en computer, vil der ikke være nogen e-mails at vise dig, da de allerede er downloadet til din mobiltelefon.

IMAP

IMAP giver dig adgang til dine e-mails på tværs af enheder. Når du tilgår din e-mail via IMAP, beholder den den originale e-mail på e-mailserveren og downloader blot en lokal kopi af e-mailen til din enhed. På den måde kan du få adgang til alle dine e-mails på enhver enhed, når som helst.

HubSpot skal til enhver tid kunne tilgå din e-mail. Af denne grund skal din e-mail altid være tilgængelig på din e-mailserver, så HubSpot kan se den. Tilslutning via IMAP giver mulighed for dette; POP3 gør ikke.

Hvis du ser på indstillingerne i din e-mailklient og bemærker, at du er konfigureret via POP3, skal du arbejde sammen med dit IT-team for at ændre dette til IMAP. Når det er gjort, bør du kunne se IMAP/SMTP-servere og porte i din e-mailklients indstillinger, som du kan indtaste i HubSpot for at oprette forbindelse.

Hvordan finder HubSpot svar, der skal logges, når jeg har tilsluttet min indbakke?

Når du forbinder din indbakke, har HubSpot adgang til oplysninger om dine e-mails, herunder den e-mailadresse, du sender fra, modtagernes e-mailadresser, emnelinjen og brødteksten i e-mailen.

Hver "svar"-mail indeholder en reference til det unikke ID-nummer på den oprindelige mail. HubSpot CRM overvåger indgående post for svar, der er knyttet til en e-mail sendt fra CRM eller logget (BCC'd) til CRM. HubSpot CRM vil kun læse og gemme e-mailteksten for e-mailtråde, der tidligere er blevet logget i CRM eller sendt fra CRM.

Hvilke oplysninger logges i CRM?

Når du logger en e-mail til en kontaktpost i CRM eller modtager et e-mailsvar fra dem, gemmer HubSpot CRM din kontakts e-mailadresse, navn, emnelinje og brødtekst, så e-mailen kan vises som en del af deres kontaktpost i CRM. E-mailen gemmes og vises på samme måde, som hvis du havde BCC'et eller videresendt e-mailen til CRM. Vedhæftede filer, der sendes uden for CRM, vil blive gemt i afsnittet Vedhæftede filer i kontaktoptegnelsen.

Hvad gør HubSpot CRM med brødteksten i de e-mails, jeg sender gennem CRM?

HubSpot CRM bruger kun teksten i dine e-mails til at vise e-mails på modtagerens kontaktoptegnelse i dit CRM. HubSpot deler ikke disse oplysninger med folk uden for dit team, sælger dem ikke eller deltager i nogen form for anonymiseret indsamling af e-mailtekster til analyser.

Hvordan håndterer HubSpot sikkerhed med forbundne indbakker?

Hver gang HubSpot overfører eller gemmer dine personlige data, arbejder HubSpot hårdt på at beskytte dem. For eksempel krypterer HubSpot data, mens de udveksles med din computer, og bruger de bedste sikkerhedsforanstaltninger til at forhindre uautoriseret eller utilsigtet adgang til vores netværk. Læs mere om, hvordan HubSpot beskytter dine data på HubSpots sikkerhedsside.

Hvor længe gemmes e-mail-data i HubSpot?

• E-mails sendt ved hjælp af sekvensværktøjet gemmes på ubestemt tid, medmindre din HubSpot-konto slettes.
• E-mails sendt fra kontakttidslinjen bevares, medmindre det tilsvarende engagement eller din HubSpot-konto slettes, hvorefter de kan bevares i op til 90 dage, før de slettes.
• E-mails, der modtages i en forbundet indbakke og logges på kontakttidslinjen, bevares, medmindre det tilsvarende engagement eller din HubSpot-konto slettes, hvorefter de bevares i op til 90 dage, før de renses.
• Alle e-mailtekster fra alle forbundne indbakker, uanset om de vises på en kontakts tidslinje, gemmes i 7 dage, før de automatisk renses.
• Alle e-mail-metadata fra alle forbundne indbakker, uanset om de vises på kontaktens tidslinje, gemmes i op til 60 dage for alle forbundne indbakker, før de automatisk slettes.
  • Disse metadata gemmes til triage-formål, når man kontakter support, og inkluderer information i e-mail-headerne.
  • Metadata omfatter ikke selve e-mailen (f.eks. vedhæftede filer, almindelig tekst og/eller HTML-delen af e-mailen).

Hvorfor tager det lang tid for en e-mail sendt fra min indbakke at blive vist i CRM?

Hvis du bruger Microsoft Outlook eller Exchange, kan der opstå problemer med ydeevnen, når du synkroniserer fra mapper med over 100.000 elementer. Se Microsofts dokumentation for anbefalinger til at løse dette.

Hvorfor dukker den e-mail, jeg har sendt fra CRM, ikke op i mappen sendt i min e-mail-indbakke?

Når du har forbundet din e-mail-indbakke til HubSpot ved hjælp af IMAP, vises de e-mails, du sender fra kontakt-, firma- eller aftaleposter i HubSpot, muligvis ikke i din sendte mappe.

Når en e-mail sendes gennem CRM-systemet, overføres e-mailens data faktisk fra HubSpot til din e-mailudbyder. Din e-mailudbyder sender derefter e-mailen til modtageren via deres SMTP-servere.

Hvis den indbakke, du har forbundet via IMAP, understøtter særlige postkasseflag, såsom postkasser til kladdebeskeder eller sendte beskeder, vil HubSpot kopiere beskeden til mappen med attributten sendt. Hvis postkassen ikke understøtter special-use mailboxes, kopierer HubSpot beskeden til den første mappe, den kan finde, som indeholder sent i etiketten.

Hvorfor blev min e-mail-indbakke afbrudt?

Hvis du modtager en meddelelse om, at din e-mail-indbakke blev afbrudt, kan der være opstået et problem med din e-mail-udbyder, og du bliver nødt til at genskabe forbindelsen til din indbakke. Almindelige problemer, der får en indbakke til at afbryde forbindelsen, inkluderer:

• Adgangen til HubSpot-appen blev tilbagekaldt.
• Din adgangskode til e-mail-indbakkekontoen er ændret. Dette vil også afbryde alle kalendere, du har forbundet til HubSpot, og du vil ikke kunne booke møder via dine planlægningssider, før du forbinder din indbakke igen.

Baseret på den type indbakke, du har tilsluttet, kan der være andre grunde til, at din indbakke blev afbrudt:

• Office 365: din postkasse har gennemgået en migrering.
• IMAP: din IMAP-server var utilgængelig i en længere periode, eller serveren tilbagekaldte HubSpots forbindelse. Læs mere om fejlfinding af IMAP-forbindelsesfejl.
• Exchange: Din Exchange-server var utilgængelig i en længere periode, eller serveren tilbagekaldte HubSpots forbindelse. Læs mere om fejlfinding af Exchange-forbindelsesfejl.
• Gmail: Du har tilbagekaldt adgangen til HubSpot-appen i Googles sikkerhedscenter.

Hvorfor vises ikke-relaterede e-mails i den samme tråd?

Hvis du ser ikke-relaterede e-mails i den samme tråd, kan det skyldes den måde, du skriver nye e-mails på. Hvis du skriver en ny e-mail til en ny kontakt, klikker på videresend på en sendt e-mail, fjerner den videresendte tekst øverst og derefter ændrer e-mailmodtageren, før du sender, vil disse e-mails blive vist i samme tråd. Det skyldes, at de andre e-mails refererer til den oprindelige e-mail og derfor hænger sammen.

Selvom de nøjagtige trin kan variere mellem e-mailklienter, anbefales det ikke at klikke på svar- eller videresendelsesknapperne for at sende en ny e-mail, men hellere bruge skabelonværktøjet til hurtigt at sende foruddefinerede e-mails til forskellige kontakter.