HubSpot 整合收件匣 | 常見問題

在此可找到有關將您的電子郵件帳戶連結至 HubSpot 的解答與一般資訊。若要透過 CRM 發送電子郵件，並使用 Sales Hub 和Service Hub 的 某些功能 ，必須先連結收件匣。

將收件匣連結至 HubSpot 有什麼作用？

將電子郵件帳戶連結至 HubSpot 後，您即可使用個人工作電子郵件 ，透過 CRM發送一對一電子郵件 、追蹤與記錄電子郵件、 發送系列郵件，並 安裝 HubSpot Sales 以在收件匣中存取銷售工具。

對於已連結的 Office 365 和 Exchange Online 收件匣，電子郵件和附件將如何處理？

HubSpot 會根據您連接的收件匣類型，以不同的方式追蹤和記錄您的電子郵件。

HubSpot 如何處理附件？

預設情況下，只要電子郵件的總大小小於 50 MB，附件就會記錄在 CRM 中的相關記錄中。若要關閉附件記錄功能，請依照這篇文章中的指示操作。

我可以透過 POP3 將收件匣連接到 HubSpot 嗎？

不可以。HubSpot 僅提供使用者透過 IMAP 將收件匣連接到 HubSpot 的功能。POP3 和 IMAP 都是從伺服器存取電子郵件的方法。

POP3

POP3 會將電子郵件下載至您的裝置。當電子郵件發送至您的電子郵件地址時，它會儲存於您的電子郵件伺服器上。當您開啟電子郵件客戶端時，該客戶端會將電子郵件下載至您的裝置。一旦下載至您的裝置，該郵件便會從電子郵件伺服器中移除，並僅儲存於您的裝置本地端。

舉例來說，若您透過 POP3 設定電子郵件，並在行動裝置上查看郵件，系統會將郵件下載至該裝置。若您在電腦上查看電子郵件，則不會顯示任何郵件，因為這些郵件已下載至您的手機。

IMAP

IMAP 讓您能夠在不同裝置間存取電子郵件。當您透過 IMAP 存取電子郵件時，原始郵件會保留在電子郵件伺服器上，系統僅將郵件的本地副本下載至您的裝置。如此一來，您便能隨時在任何裝置上存取所有電子郵件。

HubSpot 必須能夠隨時存取您的電子郵件。因此，您的電子郵件必須始終存於電子郵件伺服器上，以便 HubSpot 能夠讀取。透過 IMAP 連線可滿足此需求；而 POP3 則無法做到。

若您查看電子郵件客戶端設定時發現目前是透過 POP3 設定的，您需要與 IT 團隊合作將其變更為 IMAP。完成此設定後，您應能在電子郵件客戶端設定中看到 IMAP/SMTP 伺服器及埠號，以便輸入至HubSpot 以建立連線。

連接收件匣後，HubSpot 如何查找電子郵件及回覆以進行記錄？

連接收件匣後，您的 HubSpot 帳戶會存取電子郵件相關資訊，包括發件人的電子郵件地址、收件人的電子郵件地址、郵件主旨以及郵件正文。聯絡人與已連接電子郵件的使用者之間的郵件，將根據您帳戶的「聯絡人電子郵件記錄規則」，記錄至 CRM 中。

CRM 中會記錄哪些資訊？

當您將電子郵件記錄至 CRM 中的聯絡人紀錄，或收到該聯絡人的電子郵件回覆時，HubSpot CRM 會儲存該聯絡人的電子郵件地址、姓名、主旨及內文，以便將該電子郵件作為 CRM 中其聯絡人紀錄的一部分顯示。 該電子郵件的儲存與顯示方式，就如同您將該郵件以「密件抄送 (BCC)」或轉寄至CRM 一般。在 CRM 外部傳送的附件將儲存於聯絡人記錄中的「附件」區段。

HubSpot CRM 會如何處理我透過 CRM 發送的電子郵件正文內容？

HubSpot CRM 僅會將您的電子郵件正文用於在 CRM 中收件者的聯絡人記錄上顯示該電子郵件。HubSpot 不會將該資訊分享給您團隊以外的人員、出售該資訊，也不會為分析目的而進行任何形式的匿名化電子郵件正文蒐集。

HubSpot 如何處理已連線收件匣的安全性？

每當 HubSpot 傳輸或儲存您的個人資料時，我們都會竭盡全力加以保護。例如，HubSpot 會在與您的電腦交換資料時進行加密，並採用頂級的安全措施，以防止未經授權或非預期的網路存取。您可前往HubSpot 的安全頁面，進一步了解 HubSpot 如何保護您的資料。

電子郵件資料在 HubSpot 中會儲存多久？

• 透過序列工具 發送的電子郵件將無限期儲存，除非您的 HubSpot 帳戶被刪除。
• 從聯絡人時間軸發送的電子郵件將被保留，除非對應的互動紀錄或您的 HubSpot 帳戶被刪除；若發生上述情況，這些郵件可能會保留長達 90 天，之後才會被清除。
• 在已連線的電子郵件帳戶中接收並記錄至聯絡人時間軸的電子郵件將予以保留，除非對應的互動紀錄或您的 HubSpot 帳戶被刪除；屆時，這些郵件將保留最長 90 天後才會被清除。
• 來自所有已連線電子郵件帳戶的所有電子郵件正文，無論是否顯示在聯絡人時間軸上，都會儲存 14 天，之後才會自動清除。
• 來自所有已連線電子郵件帳戶的所有電子郵件元資料，無論是否顯示於聯絡人時間軸上，在所有已連線收件匣中皆會儲存最多 60 天，之後才會自動清除。
  • 此元資料是為了在聯絡支援服務時進行篩選而儲存的，並包含電子郵件標頭中的資訊。
  • 元資料不包含電子郵件正文（例如：附件、純文字及／或電子郵件的 HTML 部分）。

為什麼從我的收件匣發送的電子郵件需要很長時間才會出現在 CRM 中？

若您使用 Microsoft Outlook 或 Exchange，當從包含超過 100,000 項目的資料夾進行同步時，可能會發生效能問題。為解決此問題，請參閱Microsoft 的文件以獲取建議。

為什麼我從 CRM 發送的電子郵件沒有出現在我的電子郵件收件匣中的「已傳送」資料夾裡？

當您透過 IMAP 將電子郵件帳戶連接到 HubSpot 後，您從 HubSpot 中的聯絡人、公司或交易記錄發送的電子郵件，可能不會出現在您的「已傳送」資料夾中。

當透過 CRM 發送電子郵件時，郵件資料實際上是從 HubSpot 傳輸至您的電子郵件服務供應商。隨後，您的電子郵件服務供應商會透過其 SMTP 伺服器將郵件發送給收件者。

若您透過 IMAP 連結的收件匣支援特殊用途信箱標記（例如草稿或已傳送郵件的信箱），HubSpot 會將郵件複製到具有「已傳送」屬性的資料夾中。若該信箱不支援特殊用途信箱，HubSpot 則會將郵件複製到第一個標籤中包含「已傳送」字樣的資料夾中。

為什麼我的電子郵件帳戶會斷開連線？

若您收到電子郵件帳戶已斷開連線的通知，可能是您的電子郵件服務提供商發生了問題，您需要重新連線您的電子郵件帳戶。導致收件匣斷開連線的常見問題包括：

• HubSpot 應用程式的存取權限遭撤銷。
• 電子郵件帳戶的密碼已變更。這也會導致您已連接到HubSpot 的任何行事曆斷開連接，且在重新連線電子郵件帳戶之前，您將無法透過排程頁面預約任何會議。

根據您所連結的電子郵件帳戶類型，可能還有其他導致斷開連結的原因：

• Office 365：您的信箱已進行遷移。
• IMAP：您的 IMAP 伺服器長時間無法連線，或伺服器撤銷了 HubSpot 的連線權限。進一步了解如何排除 IMAP 連線錯誤。
• Exchange：您的 Exchange 伺服器長時間無法連線，或伺服器已撤銷 HubSpot 的連線權限。進一步了解如何排除 Exchange 連線錯誤。
• Gmail：您已在Google 安全中心撤銷了 HubSpot 應用程式的存取權限。

為何同一討論串中會出現無關的電子郵件？

若您發現無關的電子郵件出現在同一個討論串中，這可能是由於您撰寫新電子郵件的方式所致。 當您向新聯絡人撰寫新電子郵件時，若先點選已發送郵件的「轉寄」按鈕，刪除頂端的轉寄文字，然後在發送前變更收件人，這些郵件將會出現在同一個討論串中。這是因為其他郵件會引用原始郵件，因此會被串聯在一起。

雖然不同電子郵件客戶端的使用步驟可能略有差異，但不建議您點擊「回覆」或「轉寄」按鈕來寄送新郵件，而是建議使用「範本」工具，快速將預先撰寫好的郵件寄送給不同的聯絡人。