Gekoppelde inboxen van HubSpot | Veelgestelde vragen

Hier vind je antwoorden en algemene informatie over het koppelen van je e-mailaccount aan HubSpot. Een gekoppelde inbox is vereist om e-mails via het CRM te versturen en gebruik te maken van bepaalde functies van Sales Hub en Service Hub .

Wat zijn de voordelen van het koppelen van een inbox aan HubSpot?

Nadat je je e-mailaccount aan HubSpot hebt gekoppeld, kun je je persoonlijke zakelijke e-mailadres gebruiken om één-op-één-e-mails te versturen vanuit het CRM, e-mails bij te houden en te registreren, e-mailreeksen te versturen en HubSpot Sales te installeren om toegang te krijgen tot verkooptools in je inbox.

Hoe worden e-mails en bijlagen verwerkt voor gekoppelde Office 365- en Exchange Online-inboxen?

HubSpot volgt en registreert je e-mails op verschillende manieren, afhankelijk van het type inbox dat je koppelt.

Hoe worden bijlagen door HubSpot verwerkt?

Standaard worden bijlagen vastgelegd in het bijbehorende record in het CRM, zolang de totale grootte van de e-mail minder dan 50 MB bedraagt. Volg de instructies in dit artikel om het vastleggen van bijlagen uit te schakelen.

Kan ik mijn inbox via POP3 koppelen aan HubSpot?

Nee. HubSpot biedt gebruikers alleen de mogelijkheid om hun inbox via IMAP aan HubSpot te koppelen. POP3 en IMAP zijn beide methoden die worden gebruikt om vanaf een server toegang te krijgen tot je e-mail.

POP3

POP3 downloadt de e-mail naar je apparaat. Wanneer er een e-mail naar je e-mailadres wordt verzonden, wordt deze opgeslagen op je e-mailserver. Wanneer je je e-mailclient opent, zal de e-mailclient de e-mail naar je apparaat downloaden. Zodra de e-mail naar je apparaat is gedownload, wordt deze van de e-mailserver verwijderd en alleen lokaal op je apparaat opgeslagen.

Als je je e-mail bijvoorbeeld via POP3 hebt ingesteld en je e-mail op je mobiele apparaat opent, worden de e-mails daarheen gedownload. Als je je e-mail op een computer bekijkt, worden er geen e-mails weergegeven, omdat ze al naar je mobiele telefoon zijn gedownload.

IMAP

Met IMAP heb je toegang tot je e-mails op verschillende apparaten. Wanneer je je e-mail via IMAP opent, blijft de originele e-mail op de e-mailserver staan en wordt er alleen een lokale kopie van de e-mail naar je apparaat gedownload. Op deze manier heb je op elk moment en op elk apparaat toegang tot al je e-mails.

HubSpot moet te allen tijde toegang hebben tot je e-mail. Daarom moet je e-mail altijd beschikbaar zijn op je e-mailserver, zodat HubSpot deze kan zien. Verbinding maken via IMAP maakt dit mogelijk; POP3 doet dit niet.

Als je de instellingen van je e-mailclient bekijkt en merkt dat je via POP3 bent ingesteld, moet je samen met je IT-team dit wijzigen naar IMAP. Zodra dat is gebeurd, zou je de IMAP-/SMTP-servers en -poorten in de instellingen van je e-mailclient moeten zien, die je in HubSpot moet invoeren om verbinding te maken.

Hoe vindt HubSpot e-mails en antwoorden om te registreren nadat ik mijn inbox heb gekoppeld?

Nadat je je inbox hebt gekoppeld, heeft je HubSpot-account toegang tot informatie over je e-mails, waaronder het e-mailadres van waaruit je verstuurt, de e-mailadressen van ontvangers, de onderwerpregel en de tekst van de e-mail. E-mails tussen contactpersonen en gebruikers met gekoppelde e-mailadressen worden in het CRM geregistreerd op basis van de regels voor het registreren van contact-e-mails in je account.

Welke informatie wordt in het CRM vastgelegd?

Wanneer je een e-mail vastlegt in een contactrecord in het CRM of een e-mailantwoord van hen ontvangt, slaat het HubSpot CRM het e-mailadres, de naam, de onderwerpregel en de tekst van je contactpersoon op, zodat de e-mail kan worden weergegeven als onderdeel van hun contactrecord in het CRM. De e-mail wordt opgeslagen en weergegeven alsof je die e-mail via BCC of doorgestuurd had naar het CRM. Bijlagen die buiten het CRM om worden verzonden, worden opgeslagen in het gedeelte ‘Bijlagen’ in het contactrecord.

Wat doet het HubSpot CRM met de tekst van e-mails die ik via het CRM verstuur?

HubSpot CRM gebruikt de tekst van je e-mails uitsluitend om de e-mails weer te geven in het contactdossier van de ontvanger in je CRM. HubSpot deelt die informatie niet met mensen buiten je team, verkoopt deze niet en verzamelt op geen enkele manier geanonimiseerde e-mailteksten voor analytische doeleinden.

Hoe gaat HubSpot om met de beveiliging van gekoppelde inboxen?

Telkens wanneer HubSpot je persoonsgegevens verzendt of opslaat, doet HubSpot er alles aan om deze te beschermen. HubSpot versleutelt bijvoorbeeld gegevens tijdens de uitwisseling met je computer en hanteert de strengste beveiligingsmaatregelen om ongeoorloofde of onbedoelde toegang tot ons netwerk te voorkomen. Lees meer over hoe HubSpot je gegevens beveiligt op de beveiligingspagina van HubSpot.

Hoe lang worden e-mailgegevens in HubSpot bewaard?

• E-mails die via de tool 'Sequences' worden verzonden, worden voor onbepaalde tijd bewaard, tenzij je HubSpot-account wordt verwijderd.
• E-mails die vanuit de contacttijdlijn worden verzonden, worden bewaard tenzij de bijbehorende interactie of je HubSpot-account wordt verwijderd; in dat geval kunnen ze maximaal 90 dagen worden bewaard voordat ze worden verwijderd.
• E-mails die zijn ontvangen in een gekoppeld e-mailaccount en zijn vastgelegd in de contacttijdlijn, worden bewaard, tenzij de bijbehorende interactie of je HubSpot-account wordt verwijderd; in dat geval worden ze maximaal 90 dagen bewaard voordat ze worden gewist.
• Alle e-mailteksten uit alle gekoppelde e-mailaccounts, ongeacht of ze op een contacttijdlijn worden weergegeven, worden 14 dagen bewaard voordat ze automatisch worden verwijderd.
• Alle e-mailmetadata van alle gekoppelde e-mailaccounts, ongeacht of deze op de tijdlijn van het contact worden weergegeven, worden voor alle gekoppelde inboxen maximaal 60 dagen bewaard voordat ze automatisch worden verwijderd.
  • Deze metagegevens worden bewaard voor triagedoeleinden wanneer u contact opneemt met de ondersteuning, en omvatten informatie in de e-mailheaders.
  • Metadata omvatten niet de e-mailtekst (bijv. bijlagen, platte tekst en/of het HTML-gedeelte van de e-mail).

Waarom duurt het zo lang voordat de e-mail die ik vanuit mijn inbox verstuur, in het CRM verschijnt?

Als u Microsoft Outlook of Exchange gebruikt, kunnen er prestatieproblemen optreden bij het synchroniseren van mappen met meer dan 100.000 items. Raadpleeg de documentatie van Microsoft voor aanbevelingen om dit op te lossen.

Waarom verschijnt de e-mail die ik vanuit het CRM heb verzonden niet in de map ‘Verzonden’ in mijn e-mailinbox?

Nadat je je e-mailaccount via IMAP aan HubSpot hebt gekoppeld, verschijnen de e-mails die je vanuit contact-, bedrijfs- of dealrecords in HubSpot verstuurt mogelijk niet in je map 'Verzonden'.

Wanneer een e-mail via het CRM wordt verzonden, worden de gegevens van de e-mail in feite overgedragen van HubSpot naar uw e-mailprovider. Uw e-mailprovider verstuurt de e-mail vervolgens via zijn SMTP-servers naar de ontvanger.

Als de e-mailprovider die u via IMAP hebt gekoppeld, vlaggen voor speciale mailboxen ondersteunt, zoals mailboxen voor conceptberichten of verzonden berichten, kopieert HubSpot het bericht naar de map met het kenmerk ‘verzonden ’. Als de e-mailprovider geen speciale mailboxen ondersteunt, kopieert HubSpot het bericht naar de eerste map die het kan vinden en die het label ‘verzonden ’ bevat.

Waarom is mijn e-mailaccount losgekoppeld?

Als je een melding ontvangt dat je e-mailaccount is losgekoppeld, is er mogelijk een probleem opgetreden bij je e-mailprovider en moet je je e-mailaccount opnieuw koppelen. Veelvoorkomende problemen die ervoor zorgen dat een inbox wordt losgekoppeld, zijn onder andere:

• De toegang tot de HubSpot-app is ingetrokken.
• Je wachtwoord voor het e-mailaccount is gewijzigd. Hierdoor worden ook alle agenda's die je aan HubSpot hebt gekoppeld, losgekoppeld en kun je geen vergaderingen meer boeken via je planningspagina's totdat je je e-mailaccount opnieuw koppelt.

Afhankelijk van het type e-mailaccount dat je hebt gekoppeld, kunnen er andere redenen zijn waarom de verbinding is verbroken:

• Office 365: je mailbox is gemigreerd.
• IMAP: je IMAP-server was gedurende een langere periode niet beschikbaar, of de server heeft de verbinding van HubSpot ingetrokken. Lees meer over het oplossen van IMAP-verbindingsfouten.
• Exchange: je Exchange-server was gedurende een langere tijd niet beschikbaar, of de server heeft de verbinding van HubSpot ingetrokken. Lees meer over het oplossen van Exchange-verbindingsfouten.
• Gmail: je hebt de toegang tot de HubSpot-app ingetrokken in het Google Security Center.

Waarom verschijnen er niet-gerelateerde e-mails in dezelfde thread?

Als je niet-gerelateerde e-mails in dezelfde thread ziet, kan dit te maken hebben met de manier waarop je nieuwe e-mails opstelt. Wanneer je een nieuwe e-mail schrijft aan een nieuwe contactpersoon en je klikt op 'Doorsturen' bij een verzonden e-mail, de doorgestuurde tekst bovenaan verwijdert en vervolgens de ontvanger van de e-mail wijzigt voordat je deze verstuurt, verschijnen deze e-mails in dezelfde thread. Dit komt doordat de andere e-mails verwijzen naar de oorspronkelijke e-mail en daardoor in dezelfde thread worden gegroepeerd.

Hoewel de exacte stappen per e-mailclient kunnen verschillen, wordt het afgeraden om op de knoppen ‘Beantwoorden’ of ‘Doorsturen’ te klikken om een nieuwe e-mail te versturen. Gebruik in plaats daarvan de sjabloonfunctie om snel vooraf opgestelde e-mails naar verschillende contactpersonen te versturen.