HubSpot verbonden inboxen | Veelgestelde vragen

Vind snel antwoorden en algemene informatie over hetverbinden van uw e-mail inbox met HubSpot. Een gekoppelde inbox is nodig om e-mails te versturen via het CRM en gebruik te maken van bepaaldeSales Hub enService Hub functies.

Wat doet het verbinden van een inbox met HubSpot?

Nadat u uw inbox hebt aangesloten, worden alle antwoorden op e-mails die u vanuit het CRM hebt verzonden, of vanuit uw e-mailclient met behulp van de HubSpot-verkoop-e-mailextensie, automatisch aangemeld in uw CRM. U kunt ook alle e-mails volgen die vanuit uw CRM zijn verzonden in de map Verzonden van uw verbonden inbox ( alleen inboxen van Google Apps, Gmail en Office 365).

Kan ik mijn inbox via POP3 verbinden met HubSpot?

Nee. HubSpot biedt alleen de mogelijkheid voor gebruikers om hun inbox te verbinden met HubSpot via IMAP.POP3 en IMAP zijn beide methoden die worden gebruikt om toegang te krijgen tot uw e-mail vanaf een server.

POP3

POP3 downloadt de e-mail naar uw machine. Wanneer een e-mail wordt verzonden naar uw e-mailadres, wordt het opgeslagen op uw e-mailserver. Wanneer u uw e-mailprogramma opent, downloadt het e-mailprogramma de e-mail naar uw apparaat. Zodra het naar uw apparaat is gedownload, wordt het verwijderd van de e-mailserver en alleen lokaal op uw computer opgeslagen.

Als u bijvoorbeeld uw e-mail via POP3 hebt ingesteld en uw e-mail op uw mobiele apparaat opent, worden de e-mails daar gedownload. Als je je e-mail op een computer bekijkt, zullen er geen e-mails zijn om je te laten zien, omdat ze al naar je mobiele telefoon zijn gedownload.

IMAP

IMAP geeft je toegang tot je emails op verschillende apparaten. Wanneer je je e-mail via IMAP opent, wordt de oorspronkelijke e-mail op de e-mailserver bewaard en wordt er gewoon een lokale kopie van de e-mail naar je apparaat gedownload. Op deze manier heeft u toegang tot al uw e-mail op elk apparaat, op elk moment.

HubSpot moet te allen tijde toegang hebben tot uw e-mail. Om deze reden moet uw e-mail altijd beschikbaar zijn op uw e-mailserver, zodat HubSpot het kan zien. Verbinding maken via IMAP maakt dit mogelijk; POP3 niet.

Als je kijkt naar de instellingen van je e-mailprogramma en ziet dat je bent ingesteld via POP3, dan zul je met je IT-team moeten samenwerken om dit te veranderen in IMAP. Zodra dat is gedaan, zou u de IMAP/SMTP servers en poorten in uw e-mail client instellingen moeten zien om inHubSpot in te voerenom verbinding te maken.

Hoe vindt HubSpot antwoorden om in te loggen nadat ik mijn inbox heb verbonden?

Zodra u uw inbox verbindt, heeft HubSpot toegang tot informatie over uw e-mails, waaronder het e-mailadres van waaruit u verzendt, de e-mailadressen van de ontvangers, de onderwerpregel en de body van de e-mail.

Elke "reply" e-mail bevat een verwijzing naar het unieke ID nummer van de oorspronkelijke e-mail. Het HubSpot CRM controleert inkomende e-mail op antwoorden die teruggaan op een e-mail die vanuit het CRM is verzonden of die is gelogd (BCC'd) naar het CRM. Het HubSpot CRM leest en bewaart alleen de e-mailtekst van e-mail threads die eerder in het CRM zijn gelogd of vanuit het CRM zijn verzonden.

Welke informatie wordt in het CRM gelogd?

Wanneer u een e-mail logt bij een contactpersoon in het CRM of een e-mail van hem of haar ontvangt, slaat het HubSpot CRM het e-mailadres, de naam, de onderwerpregel en de hoofdtekst van uw contactpersoon op, zodat de e-mail kan worden weergegeven als onderdeel van het contactpersonenrecord in het CRM. De e-mail wordt net zo opgeslagen en weergegeven als wanneer u de e-mail had BCC'd of doorgestuurd naar het CRM. Bijlagen die buiten het CRM worden verzonden, worden opgeslagen in het gedeelte Bijlagen in het contactrecord.

Wat doet HubSpot CRM met de tekst van e-mails die ik via het CRM verstuur?

HubSpot CRM gebruikt de tekst van uw e-mails alleen om de e-mails weer te geven op het contactrecord van de ontvanger in uw CRM. HubSpot deelt deze informatie niet met mensen buiten uw team, verkoopt deze niet en houdt zich niet bezig met het anoniem verzamelen van e-mailtekst voor analyses.

Hoe gaat HubSpot om met de beveiliging van gekoppelde inboxen?

Wanneer HubSpot uw persoonlijke gegevens verstuurt of opslaat, werkt HubSpot er hard aan om deze te beschermen. HubSpot versleutelt bijvoorbeeld gegevens tijdens het uitwisselen met uw computer en gebruikt top beveiligingsmaatregelen om ongeautoriseerde of onbedoelde toegang tot ons netwerk te voorkomen. Lees meer over hoe HubSpot uw gegevens beveiligt op HubSpot's beveiligingspagina.

Hoe lang worden e-mailgegevens bewaard in HubSpot?

• De metadata van alle één-op-één e-mails die door HubSpot worden verzonden en gesynchroniseerd, worden gedurende de huidige en voorgaande kalendermaanden bewaard voordat de gegevens automatisch worden gezuiverd. Metadata verwijst naar de informatie in de e-mailheaders, maar sluit de e-mailbody uit, wat betekent dat bijlagen, platte tekst, en/of het HTML-gedeelte niet worden opgenomen.
• Voor e-mails die zijn verzonden vanuit de sequentietool, of zijn gelogd met behulp van een van de HubSpot Sales extensies of add-ins, worden de volledige e-mailheaders, inclusief de e-mailbody, gedurende één dag opgeslagen voordat ze automatisch worden verwijderd.
• De volledige e-mailkoppen voor alle e-mails die vanuit een verbonden inbox worden gesynchroniseerd, worden zeven dagen bewaard voordat ze automatisch worden gewist.
  
  De volledige e-mailheaders voor e-mails die zijn verzonden met functies die een verbonden inbox vereisen, zoals een-op-een e-mails die vanuit het CRM of sequentie-e-mails zijn verzonden, worden een jaar lang opgeslagen voordat ze automatisch worden gewist.
• Als een e-mailverbintenis op een CRM-objecttijdlijn wordt verwijderd, worden de gegevens over de verbintenis 90 dagen bewaard.

Waarom duurt het lang voordat de e-mail die ik vanuit mijn inbox heb verzonden, in CRM wordt weergegeven?

Als u Microsoft Outlook of Exchange gebruikt, kunnen er prestatieproblemen optreden bij het synchroniseren vanuit mappen met meer dan 100.000 items. Raadpleeg de documentatie van Microsoft voor aanbevelingen om dit op te lossen.

Waarom verschijnt de e-mail die ik vanuit het CRM heb verzonden niet in de map 'verzonden' in mijn e-mail inbox?

Nadat u uw e-mailinbox met HubSpot hebt verbondenvia IMAP, verschijnen de e-mails die u verzendt vanuit contact-, bedrijfs- of dealrecords in HubSpot mogelijk niet in uw map met verzonden items.

Wanneer een e-mail wordt verzonden via het CRM, worden de gegevens van de e-mail feitelijk overgedragen van HubSpot naar uw e-mailprovider. Uw e-mailprovider stuurt vervolgens de e-mail naar de ontvanger via hun SMTP-servers.

Als de inbox die u via IMAP hebt verbonden de vlaggen voor speciale postvakken ondersteunt, zoals postvakken voor conceptberichten of verzonden berichten, zal HubSpot het bericht kopiëren naar de map met het kenmerk verzonden. Als de mailbox geen postbussen voor speciaal gebruik ondersteunt, zal HubSpot het bericht kopiëren naar de eerste map die het kan vinden die verzonden bevatin het label.

Waarom is mijn e-mail inbox verbroken?

Als u een melding ontvangt dat uw e-mail inbox is losgekoppeld, kan er een probleem zijn opgetreden met uw e-mailprovider, en moet u uw inbox opnieuw koppelen. Veel voorkomende problemen die ervoor zorgen dat de verbinding met uw inbox wordt verbroken zijn onder andere:

• De toegang tot de HubSpot-app werd ingetrokken.
• Uw wachtwoord voor de e-mail inbox account is gewijzigd.

Gebaseerd op het type inbox dat u hebt verbonden, kunnen er andere redenen zijn waarom uw inbox werd losgekoppeld:

• Office 365: uw mailbox heeft een migratie ondergaan.
• IMAP: uw IMAP-server was voor langere tijd niet beschikbaar, of de server heeft de verbinding van HubSpot ingetrokken. Meer informatie over het oplossen van IMAP verbindingsfouten.
• Exchange: uw Exchange-server was gedurende langere tijd niet beschikbaar, of de server heeft HubSpot's verbinding ingetrokken. Meer informatie over het oplossen van verbindingsfouten met Exchange.
• Gmail: u hebt de toegang tot de HubSpot-app ingetrokken in Google Beveiligingscentrum.

Let op: vanaf december 2019 moeten gebruikers hun Gmail-inboxen opnieuw verbinden, vanwege nieuwe beveiligings- en privacyverbeteringen aan de HubSpot-Gmail-inboxverbinding.

Waarom worden niet-gerelateerde e-mails in dezelfde thread weergegeven?

Als u ongerelateerde e-mails in dezelfde thread ziet, kan dit te maken hebben met de manier waarop u nieuwe e-mails opstelt. Als u bij het schrijven van een nieuwe e-mail aan een nieuwe contactpersoon op doorsturen klikt, de doorgestuurde tekst bovenaan verwijdert en vervolgens de e-mailontvanger wijzigt voordat u deze verzendt, worden deze e-mails in dezelfde thread weergegeven. Dit komt omdat de andere e-mails verwijzen naar de oorspronkelijke e-mail en daarom samen een thread vormen.

Hoewel de precieze stappen per e-mailclient kunnen verschillen, is het niet aan te raden om op de knoppen Beantwoorden of Doorsturen te klikken om een nieuwe e-mail te versturen, maar eerder de sjabloontool te gebruiken om snel kant-en-klare e-mails naar verschillende contactpersonen te sturen.