HubSpot gekoppelde inboxen | Veelgestelde vragen

Vind snel antwoorden en algemene informatie over het verbinden van je e-mail inbox met HubSpot. Een gekoppelde inbox is nodig om e-mails via het CRM te versturen en gebruik te maken van bepaalde functies van Sales Hub en Service Hub .

Wat doet het verbinden van een inbox met HubSpot?

Nadat je je inbox hebt gekoppeld, worden alle antwoorden op e-mails die je hebt verzonden vanuit de CRM, of vanuit je e-mailclient met behulp van de HubSpot sales e-mail extensie, automatisch aangemeld in je CRM. Je kunt ook alle e-mails bijhouden die vanuit je CRM zijn verzonden in de map Verzonden van je verbonden inbox ( alleen Google Apps, Gmail en Office 365 inboxen).

Hoe worden e-mails en bijlagen verwerkt voor gekoppelde Office 365 en Exchange Online inboxen?

HubSpot volgt en logt je e-mails anders op basis van het type inbox dat je verbindt.

Hoe worden bijlagen verwerkt door HubSpot?

Standaard worden bijlagen gelogd in het gekoppelde record in de CRM, zolang de totale grootte van de e-mail kleiner is dan 50 MB. Volg de instructies in dit artikel om het loggen van bijlagen uit te schakelen.

Kan ik mijn inbox via POP3 met HubSpot verbinden?

Nee. HubSpot biedt gebruikers alleen de mogelijkheid om hun inbox via IMAP met HubSpot te verbinden. POP3 en IMAP zijn beide methoden die worden gebruikt om toegang te krijgen tot je e-mail vanaf een server.

POP3

POP3 downloadt de e-mail naar je computer. Wanneer een e-mail naar jouw e-mailadres wordt verzonden, wordt deze opgeslagen op jouw e-mailserver. Wanneer je je e-mailprogramma opent, downloadt het programma de e-mail naar je apparaat. Zodra het is gedownload naar je apparaat, wordt het verwijderd van de e-mailserver en alleen lokaal opgeslagen op je computer.

Als je bijvoorbeeld je e-mail hebt ingesteld via POP3 en je opent je e-mail op je mobiele apparaat, dan worden de e-mails daar gedownload. Als je je e-mail op een computer bekijkt, krijg je geen e-mails te zien omdat ze al naar je mobiele telefoon zijn gedownload.

IMAP

Met IMAP heb je toegang tot je e-mails op verschillende apparaten. Wanneer je je e-mail opent via IMAP, wordt de originele e-mail op de e-mailserver bewaard en wordt er gewoon een lokale kopie van de e-mail naar je apparaat gedownload. Op deze manier heb je op elk apparaat en op elk moment toegang tot al je e-mail.

HubSpot moet altijd toegang hebben tot je e-mail. Daarom moet je e-mail altijd beschikbaar zijn op je e-mailserver, zodat HubSpot het kan zien. Verbinding maken via IMAP maakt dit mogelijk; POP3 niet.

Als je de instellingen van je e-mailclient bekijkt en ziet dat je bent ingesteld via POP3, moet je samen met je IT-team dit wijzigen in IMAP. Zodra dat is gedaan, zou je de IMAP/SMTP-servers en poorten in de instellingen van je e-mailprogramma moeten zien die je in HubSpot kunt invoeren om verbinding te maken.

Hoe vindt HubSpot antwoorden om te loggen nadat ik mijn inbox heb aangesloten?

Zodra je je inbox hebt gekoppeld, heeft HubSpot toegang tot informatie over je e-mails, waaronder het e-mailadres van waaruit je verstuurt, de e-mailadressen van de ontvangers, de onderwerpregel en de hoofdtekst van de e-mail.

Elke "antwoord"-e-mail bevat een verwijzing naar het unieke ID-nummer van de oorspronkelijke e-mail. HubSpot CRM controleert inkomende e-mail op antwoorden die teruggaan naar een e-mail die is verzonden vanuit de CRM of die is gelogd (BCC'd) naar de CRM. HubSpot CRM leest en bewaart alleen de e-mailtekst van e-mail threads die eerder zijn gelogd in de CRM of verzonden vanuit de CRM.

Welke informatie wordt vastgelegd in de CRM?

Als je een e-mail registreert bij een contactpersoon in de CRM of als je een antwoord ontvangt, slaat HubSpot CRM het e-mailadres, de naam, de onderwerpregel en de hoofdtekst van je contactpersoon op, zodat de e-mail kan worden weergegeven als onderdeel van hun contactrecord in de CRM. De e-mail wordt net zo opgeslagen en weergegeven als wanneer je de e-mail had ge-BCC'd of doorgestuurd naar de CRM. Bijlagen die buiten de CRM worden verzonden, worden opgeslagen in het gedeelte Bijlagen in het contactrecord.

Wat doet HubSpot CRM met de hoofdtekst van e-mails die ik via het CRM verstuur?

HubSpot CRM gebruikt de tekst van je e-mails alleen om de e-mails weer te geven in het contactrecord van de ontvanger in je CRM. HubSpot deelt deze informatie niet met mensen buiten je team, verkoopt deze niet en doet niet aan enige vorm van geanonimiseerde verzameling van e-mail body's voor analyses.

Hoe gaat HubSpot om met de beveiliging van gekoppelde inboxen?

Wanneer HubSpot je persoonlijke gegevens verzendt of opslaat, doet HubSpot er alles aan om deze te beschermen. HubSpot versleutelt bijvoorbeeld gegevens tijdens het uitwisselen met jouw computer en gebruikt top beveiligingsmaatregelen om ongeautoriseerde of onbedoelde toegang tot ons netwerk te voorkomen. Lees meer over hoe HubSpot jouw gegevens beveiligt op de beveiligingspagina van HubSpot.

Hoe lang worden e-mailgegevens opgeslagen in HubSpot?

• E-mails verzonden met de sequenties tool worden voor onbepaalde tijd opgeslagen, tenzij je HubSpot account wordt verwijderd.
• E-mails verzonden vanuit de contacttijdlijn worden bewaard tenzij de bijbehorende engagement of uw HubSpot-account wordt verwijderd. In dat geval kunnen ze maximaal 90 dagen worden bewaard voordat ze worden gewist.
• E-mails die zijn ontvangen in een gekoppelde inbox en zijn aangemeld bij de contacttijdlijn, worden bewaard tenzij de bijbehorende overeenkomst of je HubSpot-account wordt verwijderd. In dat geval worden ze maximaal 90 dagen bewaard voordat ze worden verwijderd.
• Alle e-mail body's van alle verbonden inboxen, ongeacht of ze worden weergegeven op een contacttijdlijn, worden 7 dagen bewaard voordat ze automatisch worden verwijderd.
• Alle e-mailmetagegevens van alle gekoppelde inboxen, ongeacht of ze worden weergegeven op de tijdlijn van een contact, worden maximaal 60 dagen bewaard voordat ze automatisch worden verwijderd.
  • Deze metagegevens worden opgeslagen voor triagedoeleinden wanneer je contact opneemt met ondersteuning, en omvatten informatie in de e-mailheaders.
  • Metagegevens omvatten niet de e-mailtekst (bijv. bijlagen, platte tekst en/of het HTML-gedeelte van de e-mail).

Waarom duurt het lang voordat de e-mail die vanuit mijn inbox is verzonden in CRM verschijnt?

Als u Microsoft Outlook of Exchange gebruikt, kunnen er prestatieproblemen optreden bij het synchroniseren van mappen met meer dan 100.000 items. Raadpleeg de documentatie van Microsoft voor aanbevelingen om dit probleem op te lossen.

Waarom verschijnt de e-mail die ik vanuit de CRM heb verzonden niet in de map Verzonden in mijn inbox?

Nadat je je e-mail inbox hebt gekoppeld aan HubSpot met behulp van IMAP, verschijnen de e-mails die je verstuurt vanuit contact-, bedrijfs- of dealrecords in HubSpot mogelijk niet in je map Verzonden.

Wanneer een e-mail wordt verzonden via het CRM, worden de gegevens van de e-mail feitelijk overgedragen van HubSpot naar je e-mailprovider. Je e-mailprovider stuurt de e-mail vervolgens naar de ontvanger via hun SMTP-servers.

Als de inbox waarmee je via IMAP verbinding hebt gemaakt vlaggen voor speciale postvakken ondersteunt, zoals postvakken voor conceptberichten of verzonden berichten, dan kopieert HubSpot het bericht naar de map met het kenmerk verzonden. Als de postbus geen postvakken voor speciaal gebruik ondersteunt, kopieert HubSpot het bericht naar de eerste map die het kan vinden met verzonden in het label.

Waarom is mijn e-mailpostvak afgesloten?

Als je een melding ontvangt dat de verbinding met je inbox is verbroken, kan er een probleem zijn opgetreden bij je e-mailprovider en moet je de verbinding met je inbox herstellen. Veel voorkomende problemen die ervoor zorgen dat de verbinding met een inbox wordt verbroken, zijn onder andere:

• De toegang tot de HubSpot app is ingetrokken.
• Je wachtwoord voor het inboxaccount is gewijzigd. Hierdoor worden ook alle agenda's die je hebt gekoppeld aan HubSpot losgekoppeld en kun je geen afspraken meer boeken via je planningspagina's totdat je je inbox weer hebt gekoppeld.

Afhankelijk van het type inbox dat je hebt gekoppeld, kunnen er andere redenen zijn waarom je inbox is losgekoppeld:

• Office 365: uw postvak is gemigreerd.
• IMAP: je IMAP-server was langere tijd niet beschikbaar of de server heeft de verbinding met HubSpot verbroken. Meer informatie over het oplossen van problemen met IMAP-verbindingsfouten.
• Exchange: uw Exchange-server was gedurende langere tijd niet beschikbaar of de server heeft de verbinding met HubSpot verbroken. Meer informatie over het oplossen van problemen met Exchange-verbindingsfouten.
• Gmail: je hebt de toegang tot de HubSpot-app ingetrokken in Google Beveiligingscentrum.

Waarom worden ongerelateerde e-mails in dezelfde thread weergegeven?

Als je ongerelateerde e-mails in dezelfde thread ziet, kan dit liggen aan de manier waarop je nieuwe e-mails opstelt. Als je bij het schrijven van een nieuwe e-mail aan een nieuwe contactpersoon op doorsturen klikt, de doorgestuurde tekst bovenaan verwijdert en vervolgens de e-mailgeadresseerde wijzigt voordat je de e-mail verzendt, verschijnen deze e-mails in dezelfde thread. Dit komt doordat de andere e-mails verwijzen naar de oorspronkelijke e-mail en daarom aan elkaar worden gekoppeld.

Hoewel de exacte stappen per e-mailclient kunnen verschillen, is het niet aan te raden om op de knoppen voor beantwoorden of doorsturen te klikken om een nieuwe e-mail te versturen, maar gebruik liever de sjablonen-tool om snel kant-en-klare e-mails naar verschillende contactpersonen te sturen.