HubSpot-yhdistetyt postilaatikot | Usein kysytyt kysymykset

Täältä löydät vastauksia ja yleistä tietoa sähköpostitilin liittämisestä HubSpotiin. Liitetty postilaatikko on välttämätön, jotta voit lähettää sähköposteja CRM:n kautta ja käyttää tiettyjä Sales Hub- ja Service Hub -ominaisuuksia .

Mitä postilaatikon liittäminen HubSpot-palveluun mahdollistaa?

Kun olet liittänyt sähköpostitilisi HubSpotiin, voit käyttää henkilökohtaista työsähköpostiosoitettasi lähettääksesi yksilöllisiä sähköposteja CRM:n kautta, seurata ja kirjata sähköposteja, lähettää sarjasähköposteja sekä asentaa HubSpot Salesin, jotta pääset käyttämään myyntityökaluja postilaatikossasi.

Miten sähköpostit ja liitetiedostot käsitellään liitettyjen Office 365- ja Exchange Online -postilaatikoiden osalta?

HubSpot seuraa ja kirjaa sähköpostisi eri tavoin riippuen siitä, minkä tyyppisen postilaatikon liität.

Miten HubSpot käsittelee liitteitä?

Oletusarvoisesti liitteet kirjataan CRM:n vastaavaan tietueeseen, kunhan sähköpostin kokonaiskoko on alle 50 Mt. Voit poistaa liitteiden kirjaamisen käytöstä noudattamalla tämän artikkelin ohjeita.

Voinko yhdistää postilaatikkoni HubSpotiin POP3:n kautta?

Ei. HubSpot tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden yhdistää postilaatikonsa HubSpotiin vain IMAP:n kautta. POP3 ja IMAP ovat molemmat menetelmiä, joilla pääsee käsiksi sähköposteihisi palvelimelta.

POP3

POP3 lataa sähköpostit laitteellesi. Kun sähköposti lähetetään sähköpostiosoitteeseesi, se tallennetaan sähköpostipalvelimelle. Kun avaat sähköpostiohjelmasi, se lataa sähköpostin laitteellesi. Kun sähköposti on ladattu laitteellesi, se poistetaan sähköpostipalvelimelta ja tallennetaan vain paikallisesti laitteellesi.

Esimerkiksi, jos olet määrittänyt sähköpostisi POP3:n kautta ja avaat sähköpostisi mobiililaitteellasi, se lataa sähköpostit sinne. Jos tarkistat sähköpostisi tietokoneella, siellä ei näy sähköposteja, koska ne on jo ladattu matkapuhelimeesi.

IMAP

IMAP:n avulla voit käyttää sähköpostejasi eri laitteilla. Kun käytät sähköpostiasi IMAP:n kautta, alkuperäinen sähköposti säilyy sähköpostipalvelimella ja laitteellesi ladataan vain paikallinen kopio viestistä. Näin voit käyttää kaikkia sähköpostejasi millä tahansa laitteella milloin tahansa.

HubSpotin on voitava käyttää sähköpostiasi milloin tahansa. Tästä syystä sähköpostisi on oltava aina saatavilla sähköpostipalvelimellasi, jotta HubSpot voi nähdä ne. Yhteyden muodostaminen IMAP:n kautta mahdollistaa tämän; POP3 ei.

Jos tarkastelet sähköpostiohjelmasi asetuksia ja huomaat, että yhteys on määritetty POP3:n kautta, sinun on pyydettävä IT-tiimiäsi muuttamaan asetukset IMAP-yhteydeksi. Kun tämä on tehty, sähköpostiohjelmasi asetuksista pitäisi näkyä IMAP- ja SMTP-palvelimet sekä portit, jotka sinun on syötettävä HubSpotiin yhteyden muodostamiseksi.

Miten HubSpot löytää kirjeet ja vastaukset, jotka se kirjaa, kun olen liittänyt postilaatikkoni?

Kun olet liittänyt postilaatikkosi, HubSpot-tilisi pääsee käsiksi sähköpostiviesteihisi liittyviin tietoihin, kuten lähettäjän sähköpostiosoitteeseen, vastaanottajien sähköpostiosoitteisiin, otsikkokenttään ja viestin tekstiin. Yhteyksien ja käyttäjien väliset sähköpostiviestit, joiden sähköpostit on liitetty, kirjataan CRM-järjestelmään tilisi yhteyshenkilöiden sähköpostien kirjaamissääntöjen mukaisesti.

Mitä tietoja kirjataan CRM:ään?

Kun kirjaat sähköpostin yhteystietueeseen CRM:ssä tai saat vastaussähköpostin kyseiseltä yhteyshenkilöltä, HubSpot CRM tallentaa yhteyshenkilön sähköpostiosoitteen, nimen, otsikon ja tekstin, jotta sähköposti voidaan näyttää osana hänen yhteystietuettaan CRM:ssä. Sähköposti tallennetaan ja näytetään aivan kuin olisit lähettänyt sen piilokopiona (BCC) tai edelleenlähettänyt sen CRM:ään. CRM:n ulkopuolelta lähetetyt liitteet tallennetaan yhteystietueen Liitteet-osioon.

Mitä HubSpot CRM tekee CRM:n kautta lähettämieni sähköpostiviestien tekstiosalle?

HubSpot CRM käyttää sähköpostien tekstiä ainoastaan näyttääkseen sähköpostit vastaanottajan yhteystietorekisterissä CRM:ssä. HubSpot ei jaa näitä tietoja tiimisi ulkopuolisille, myy niitä tai kerää nimettömästi sähköpostien tekstiä analytiikkatarkoituksiin.

Miten HubSpot huolehtii liitettyjen postilaatikoiden tietoturvasta?

Aina kun HubSpot siirtää tai tallentaa henkilötietojasi, se tekee kaikkensa niiden suojaamiseksi. HubSpot esimerkiksi salaa tiedot niiden vaihdon aikana tietokoneesi kanssa ja käyttää huipputason suojausmenetelmiä estääkseen luvattoman tai tahattoman pääsyn verkkoomme. Lue lisää siitä, miten HubSpot suojaa tietojasi, HubSpotin tietoturvasivulta.

Kuinka kauan sähköpostitietoja säilytetään HubSpotissa?

• Sequences-työkalulla lähetetyt sähköpostit säilytetään toistaiseksi, ellei HubSpot-tiliäsi poisteta.
• Yhteyshenkilön aikajanasta lähetetyt sähköpostit säilytetään, ellei vastaavaa vuorovaikutusta tai HubSpot-tiliäsi poisteta, jolloin niitä saatetaan säilyttää enintään 90 päivää ennen niiden poistamista.
• Yhdistettyyn sähköpostitiliin saapuneet ja kontaktin aikajanalle kirjautuneet sähköpostit säilytetään, ellei vastaavaa vuorovaikutusta tai HubSpot-tiliäsi poisteta, jolloin niitä säilytetään enintään 90 päivää ennen niiden poistamista.
• Kaikkien liitettyjen sähköpostitilien sähköpostiviestien sisällöt, riippumatta siitä, näkyvätkö ne kontaktin aikajanalla, säilytetään 14 päivää, ennen kuin ne poistetaan automaattisesti.
• Kaikkien liitettyjen sähköpostitilien sähköpostien metatiedot, riippumatta siitä, näkyvätkö ne kontaktin aikajanalla, säilytetään enintään 60 päivää kaikissa liitetyissä postilaatikoissa, ennen kuin ne poistetaan automaattisesti.
  • Näitä metatietoja säilytetään ongelman luokittelua varten, kun otat yhteyttä tukeen, ja ne sisältävät sähköpostin otsikoissa olevia tietoja.
  • Metatiedot eivät sisällä sähköpostiviestin sisältöä (esim. liitteitä, pelkkää tekstiä ja/tai sähköpostiviestin HTML-osaa).

Miksi postilaatikostani lähetetyn sähköpostin näkyminen CRM-järjestelmässä kestää kauan?

Jos käytät Microsoft Outlookia tai Exchangea, suorituskykyongelmia voi ilmetä synkronoitaessa kansioista, joissa on yli 100 000 kohdetta. Ratkaise ongelma lukemalla Microsoftin ohjeet.

Miksi CRM:stä lähettämäni sähköposti ei näy sähköpostilaatikkoni Lähetetyt-kansiossa?

Kun olet liittänyt sähköpostitilisi HubSpot-palveluun IMAP-protokollan avulla, HubSpotin yhteyshenkilö-, yritys- tai kauppa-tietueista lähettämäsi sähköpostit eivät välttämättä näy lähetetyt-kansiossasi.

Kun sähköposti lähetetään CRM:n kautta, sähköpostin tiedot siirretään itse asiassa HubSpotista sähköpostipalveluntarjoajallesi. Sähköpostipalveluntarjoajasi lähettää sitten sähköpostin vastaanottajalle SMTP-palvelimiensa kautta.

Jos IMAP-yhteyden avulla liittämäsi sähköpostilaatikko tukee erityiskäyttöön tarkoitettuja postilaatikoita, kuten luonnos- tai lähetetyt-postilaatikoita, HubSpot kopioi viestin kansioon, jolla on lähetetty-attribuutti. Jos postilaatikko ei tue erityiskäyttöön tarkoitettuja postilaatikoita, HubSpot kopioi viestin ensimmäiseen löydettävissä olevaan kansioon, jonka nimikkeessä on sana lähetetty.

Miksi sähköpostitilini yhteys katkesi?

Jos saat ilmoituksen, että sähköpostitilisi yhteys on katkaistu, sähköpostipalveluntarjoajassasi on saattanut ilmetä ongelma, ja sinun on muodostettava yhteys sähköpostitiliisi uudelleen. Yleisiä syitä postilaatikon yhteyden katkeamiseen ovat:

• HubSpot-sovelluksen käyttöoikeudet on peruutettu.
• Sähköpostitilin salasana on muuttunut. Tämä katkaisee myös yhteyden kaikkiin kalentereihin, jotka olet liittänyt HubSpotiin, etkä voi varata kokouksia aikataulutus sivuillasi, ennen kuin olet liittänyt sähköpostitilisi uudelleen.

Yhdistämäsi sähköpostitilin tyypistä riippuen yhteyden katkeamiseen voi olla myös muita syitä:

• Office 365: postilaatikkosi on siirretty uuteen järjestelmään.
• IMAP: IMAP-palvelimesi oli poissa käytöstä pitkään tai palvelin peruutti HubSpotin yhteyden. Lue lisää IMAP-yhteysvirheiden vianmäärityksestä.
• Exchange: Exchange-palvelimesi oli poissa käytöstä pitkään tai palvelin peruutti HubSpotin yhteyden. Lue lisää Exchange-yhteysvirheiden vianmäärityksestä.
• Gmail: olet peruuttanut HubSpot-sovelluksen käyttöoikeuden Google Security Centerissä.

Miksi samaan keskusteluketjuun näkyy aiheeseen liittymättömiä sähköposteja?

Jos näet toisistaan riippumattomia sähköposteja samassa ketjussa, se voi johtua siitä, miten kirjoitat uusia sähköposteja. Kun kirjoitat uutta sähköpostia uudelle yhteyshenkilölle ja napsautat lähetetyn sähköpostin ”Lähetä edelleen” -painiketta, poistat yläosassa olevan edelleenlähetetyn tekstin ja muutat sitten sähköpostin vastaanottajan ennen lähettämistä, nämä sähköpostit näkyvät samassa keskusteluketjussa. Tämä johtuu siitä, että muut sähköpostit viittaavat alkuperäiseen sähköpostiin ja muodostavat siten keskusteluketjun.

Vaikka tarkat vaiheet voivat vaihdella sähköpostiohjelmien välillä, ei ole suositeltavaa käyttää ”Vastaa”- tai ”Lähetä eteenpäin”-painikkeita uuden sähköpostin lähettämiseen, vaan käyttää pikaviestipohjia valmiiden viestien nopeaan lähettämiseen eri yhteyshenkilöille.