HubSpotin yhdistetyt postilaatikot | Usein kysytyt kysymykset

Löydät nopeasti vastauksia ja yleistä tietoa sähköpostilaatikon ja HubSpotin yhdistämisestä . Yhdistetty postilaatikko tarvitaan, jotta voit lähettää sähköposteja CRM:n kautta ja käyttää tiettyjä Sales Hub- ja Service Hub -ominaisuuksia.

Mitä postilaatikon yhdistäminen HubSpotiin tekee?

Kun olet yhdistänyt postilaatikkosi, kaikki vastaukset sähköpostiviesteihin, jotka olet lähettänyt CRM:stä tai sähköpostiohjelmastasi HubSpotin myyntisähköpostilaajennuksen avulla, kirjautuvat automaattisesti CRM:ään. Voit myös seurata kaikkia CRM:stä lähetettyjä sähköpostiviestejä yhdistetyn postilaatikon Lähetetyt-kansiossa ( vain Google Apps, Gmail ja Office 365 -postilaatikot).

Miten sähköposteja ja liitetiedostoja käsitellään yhdistetyissä Office 365- ja Exchange Online -postilaatikoissa?

HubSpot seuraa ja kirjaa sähköpostiviestejäsi eri tavalla yhdistetyn postilaatikon tyypin mukaan.

Miten HubSpot käsittelee liitetiedostoja?

Oletusarvoisesti liitetiedostot kirjataan CRM:ssä liitettyyn tietueeseen, kunhan sähköpostin kokonaiskoko on alle 50 Mt. Voit poistaa liitetiedostojen kirjaamisen käytöstä noudattamalla tämän artikkelin ohjeita.

Voinko yhdistää postilaatikkoni HubSpotiin POP3:n kautta?

Ei. HubSpot tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden liittää postilaatikkonsa HubSpotiin vain IMAP:n kautta. POP3 ja IMAP ovat molemmat menetelmiä, joita käytetään sähköpostin käyttämiseen palvelimelta.

POP3

POP3 lataa sähköpostin koneellesi. Kun sähköposti lähetetään sähköpostiosoitteeseesi, se tallennetaan sähköpostipalvelimelle. Kun avaat sähköpostiohjelmasi, sähköpostiohjelma todella lataa sähköpostin laitteeseesi. Kun se on ladattu laitteeseesi, se poistetaan sähköpostipalvelimelta ja tallennetaan vain paikallisesti koneellesi.

Jos esimerkiksi sähköpostisi on määritetty POP3:n kautta ja avaat sähköpostisi mobiililaitteellasi, se lataa sähköpostit sinne. Jos tarkistat sähköpostisi tietokoneella, siellä ei näy mitään sähköposteja, koska ne on jo ladattu matkapuhelimeesi.

IMAP

IMAP:n avulla voit käyttää sähköpostejaan eri laitteilla. Kun käytät sähköpostia IMAPin kautta, se säilyttää alkuperäisen sähköpostin sähköpostipalvelimella ja lataa vain paikallisen kopion sähköpostista laitteeseesi. Näin pääset käsiksi kaikkiin sähköposteihisi millä tahansa laitteella ja milloin tahansa.

HubSpotin on voitava käyttää sähköpostiasi aina. Tästä syystä sähköpostisi on oltava aina saatavilla sähköpostipalvelimella, jotta HubSpot voi nähdä sen. Yhteyden muodostaminen IMAP:n kautta mahdollistaa tämän, POP3 ei.

Jos katsot sähköpostiohjelmasi asetuksia ja huomaat, että olet käyttänyt POP3-yhteyttä, sinun on tehtävä yhteistyötä IT-tiimisi kanssa vaihtaaksesi sen IMAP-yhteydeksi. Kun tämä on tehty, sähköpostiohjelmasi asetuksissa pitäisi näkyä IMAP/SMTP-palvelimet ja portit, jotka voit syöttää HubSpotiin yhteyden muodostamista varten.

Miten HubSpot löytää vastaukset kirjautumiseen sen jälkeen, kun olen yhdistänyt postilaatikkoni?

Kun olet yhdistänyt postilaatikkosi, HubSpotilla on pääsy sähköpostiviestisi tietoihin, kuten sähköpostiosoitteeseen, josta lähetät, vastaanottajien sähköpostiosoitteisiin, aiheeseen ja sähköpostin runkoon.

Jokainen "vastaus"-sähköposti sisältää viittauksen alkuperäisen sähköpostin yksilölliseen ID-numeroon. HubSpot CRM tarkkailee saapuvaa postia sellaisten vastausten varalta, jotka liittyvät CRM:stä lähetettyyn tai CRM:ään kirjautuneeseen (BCC) sähköpostiin. HubSpot CRM lukee ja tallentaa sähköpostin rungon vain sellaisten sähköpostiviestien osalta, jotka on aiemmin kirjattu CRM:ään tai lähetetty CRM:stä.

Mitä tietoja CRM:ään kirjataan?

Kun kirjaat sähköpostiviestin yhteystietueeseen CRM:ssä tai vastaanotat sähköpostiviestin vastauksen, HubSpot CRM tallentaa yhteystietosi sähköpostiosoitteen, nimen, otsikkorivin ja runkotekstin, jotta sähköpostiviesti voidaan näyttää osana hänen yhteystietuettaan CRM:ssä. Sähköposti tallennetaan ja näytetään aivan kuin olisit lähettänyt sähköpostiviestin CRM:ään BCC:nä tai lähettänyt sen eteenpäin. CRM:n ulkopuolelle lähetetyt liitteet tallennetaan yhteystietueen Liitteet-osiossa.

Mitä HubSpot CRM tekee CRM:n kautta lähettämieni sähköpostien runkotekstille?

HubSpot CRM käyttää sähköpostiviestien tekstiä aina vain sähköpostiviestien näyttämiseen vastaanottajan yhteystietueessa CRM:ssä. HubSpot ei jaa kyseisiä tietoja tiimisi ulkopuolisille, myy niitä tai osallistu minkäänlaiseen sähköpostien runkotekstien anonymisoituun keräämiseen analytiikkaa varten.

Miten HubSpot käsittelee tietoturvaa yhdistettyjen postilaatikoiden kanssa?

Aina kun HubSpot välittää tai tallentaa henkilötietojasi, HubSpot tekee kovasti töitä niiden suojaamiseksi. HubSpot esimerkiksi salaa tiedot vaihtaessaan niitä tietokoneesi kanssa ja käyttää huipputurvatoimia estääkseen luvattoman tai tahattoman pääsyn verkkoomme. Lue lisää siitä, miten HubSpot suojaa tietojasi HubSpotin turvallisuussivulta.

Kuinka kauan sähköpostitietoja säilytetään HubSpotissa?

• Jaksotyökalun avulla lähetetyt sähköpostiviestit säilytetään määräämättömän ajan, ellei HubSpot-tiliäsi poisteta.
• Yhteydenoton aikajanalta lähetettyjä sähköpostiviestejä säilytetään, ellei vastaavaa sitoumusta tai HubSpot-tiliäsi poisteta, jolloin niitä voidaan säilyttää enintään 90 päivää ennen niiden tyhjentämistä.
• Sähköpostiviestit, jotka on vastaanotettu yhdistettyyn postilaatikkoon ja kirjattu yhteyshenkilön aikajanalle, säilytetään, ellei vastaavaa sitoutumista tai HubSpot-tiliäsi poisteta, jolloin niitä säilytetään enintään 90 päivää ennen tyhjennystä.
• Kaikkien yhdistettyjen postilaatikoiden kaikki sähköpostirungot, riippumatta siitä, näkyvätkö ne yhteyshenkilön aikajanalla, säilytetään 7 päivää ennen kuin ne poistetaan automaattisesti.
• Kaikkien yhdistettyjen postilaatikoiden kaikki sähköpostin metatiedot, riippumatta siitä, näkyvätkö ne yhteyshenkilön aikajanalla, säilytetään enintään 60 päivää kaikkien yhdistettyjen postilaatikoiden osalta ennen kuin ne poistetaan automaattisesti.
  • Nämä metatiedot tallennetaan tukipalveluun otettaessa yhteyttä, ja ne sisältävät sähköpostin otsikoissa olevia tietoja.
  • Metatietoihin ei sisälly sähköpostin runko (esim. liitteet, pelkkä teksti ja/tai sähköpostin HTML-osio).

Miksi postilaatikostani lähetetyn sähköpostin näkyminen CRM:ssä kestää kauan?

Jos käytät Microsoft Outlookia tai Exchangea, suorituskykyongelmia voi esiintyä synkronoitaessa kansioista, joissa on yli 100 000 kohdetta. Voit ratkaista ongelman tutustumalla Microsoftin dokumentaatioon suositusten saamiseksi.

Miksi CRM:stä lähettämäni sähköposti ei näy sähköpostilaatikkoni lähetetyt-kansiossa?

Kun olet yhdistänyt sähköpostilaatikkosi HubSpotiin IMAP:n avulla, HubSpotin yhteyshenkilö-, yritys- tai sopimustietueista lähettämäsi sähköpostiviestit eivät välttämättä näy lähetetyt-kansiossasi.

Kun sähköpostia lähetetään CRM:n kautta, sähköpostin tiedot siirretään itse asiassa HubSpotista sähköpostipalveluntarjoajallesi. Sähköpostipalveluntarjoajasi lähettää sitten sähköpostin vastaanottajalle SMTP-palvelimiensa kautta.

Jos IMAP:n avulla yhdistämäsi saapuneet-kansio tukee erityiskäytössä olevia postilaatikkolippuja, kuten postilaatikoita luonnosviestejä tai lähetettyjä viestejä varten, HubSpot kopioi viestin kansioon, jossa on Lähetetty-attribuutti. Jos postilaatikko ei tue erikoiskäyttöisiä postilaatikoita, HubSpot kopioi viestin ensimmäiseen löytämäänsä kansioon, jonka tunnisteessa on sent.

Miksi sähköpostilaatikkoni yhteys katkaistiin?

Jos saat ilmoituksen, että sähköpostilaatikkosi yhteys katkaistiin, sähköpostipalveluntarjoajassasi on saattanut esiintyä ongelma, ja sinun on yhdistettävä postilaatikkosi uudelleen. Yleisiä ongelmia, jotka aiheuttavat postilaatikon yhteyden katkeamisen, ovat muun muassa seuraavat:

• HubSpot-sovelluksen käyttöoikeus peruutettiin.
• Sähköpostilaatikon tilin salasana muuttui.

Yhdistämäsi postilaatikon tyypin perusteella saattaa olla muitakin syitä, miksi postilaatikkosi yhteys katkaistiin:

• Office 365: postilaatikkoosi on tehty siirto.
• IMAP: IMAP-palvelimesi ei ollut käytettävissä pitkään aikaan tai palvelin peruutti HubSpot-yhteyden. Lisätietoja IMAP-yhteysvirheiden vianmäärityksestä.
• Exchange: Exchange-palvelimesi ei ollut käytettävissä pitkään aikaan tai palvelin peruutti HubSpot-yhteyden. Lisätietoja Exchange-yhteysvirheiden vianmäärityksestä.
• Gmail: peruutit HubSpot-sovelluksen käyttöoikeuden Google Security Centerissä.

Huomaa: Joulukuusta 2019 alkaen käyttäjien on yhdistettävä Gmailin postilaatikkonsa uudelleen, koska HubSpotin ja Gmailin postilaatikon väliseen HubSpot-yhteyteen on tehty uusia tietoturva- ja tietosuojaparannuksia.

Miksi samassa viestiketjussa näkyy toisiinsa liittymättömiä sähköposteja?

Jos samassa viestiketjussa näkyy toisiinsa liittymättömiä sähköposteja, se voi johtua siitä, miten laadit uusia sähköposteja. Kun kirjoitat uutta sähköpostia uudelle yhteystiedolle, jos napsautat lähetetyn sähköpostin eteenpäin, poistat ylhäällä olevan eteenpäin lähetetyn tekstin ja vaihdat sitten sähköpostin vastaanottajan ennen lähettämistä, nämä sähköpostit näkyvät samassa viestiketjussa. Tämä johtuu siitä, että muut sähköpostiviestit viittaavat alkuperäiseen sähköpostiviestiin ja siksi ne ovat yhdessä säikeessä.

Vaikka tarkat vaiheet saattavat vaihdella sähköpostiohjelmittain, ei ole suositeltavaa lähettää uutta sähköpostia napsauttamalla vastaus- tai eteenpäin-painikkeita, vaan käyttää pikemminkin mallityökalua valmiiden sähköpostiviestien nopeaan lähettämiseen eri yhteyshenkilöille.