Bandejas de entrada conectadas de HubSpot | Preguntas frecuentes

Encuentra rápidamente respuestas e información general sobre conectando tu bandeja de entrada de correo electrónico a HubSpot. Se necesita una bandeja de entrada conectada para enviar correos electrónicos a través del CRM y hacer uso de ciertas funciones de Sales Hub y funciones de Service Hub . 

¿Qué se logra al conectar una bandeja de entrada a HubSpot?

Después de conectar tu bandeja de entrada, las respuestas a los correos electrónicos que envíes desde el CRM, o desde tu cliente de correo utilizando la extensión de correo electrónico de ventas de HubSpot, se registrarán automáticamente en tu CRM. También puedes hacer seguimiento a los correos electrónicos enviados desde CRM en la carpeta Enviados de tu bandeja de entrada conectada (solo las bandejas de entrada de Google Apps, Gmail y Office 365).

¿Cómo se procesan los correos electrónicos y los archivos adjuntos para las bandejas de entrada conectadas de Office 365 y Exchange Online?

HubSpot rastrea y registra tus correos electrónicos de forma diferente según el tipo de bandeja de entrada que conectes. 

¿Cómo gestiona HubSpot los archivos adjuntos?

Por defecto, los archivos adjuntos se registrarán en el registro asociado en el CRM, siempre que el tamaño total del correo electrónico sea inferior a 50 MB. Para desactivar el registro de archivos adjuntos, sigue las instrucciones de este artículo.

¿Puedo conectar mi bandeja de entrada a HubSpot mediante POP3?

HubSpot sólo permite a los usuarios conectar sus bandejas de entrada a HubSpot a través de IMAP. Tanto POP3 como IMAP son métodos utilizados para acceder a tu correo electrónico desde un servidor.

POP3

POP3 descarga el correo electrónico en su dispositivo. Cuando se envía un correo a tu dirección de correo electrónico, se almacena en tu servidor de correo electrónico. Cuando abras tu cliente de correo electrónico, éste descargará el mensaje en tu dispositivo. Una vez descargado en su dispositivo, se elimina del servidor de correo electrónico y sólo se almacena localmente en su dispositivo.

Por ejemplo, si tienes configurado tu correo electrónico a través de POP3 y lo abres en tu dispositivo móvil, se descargará allí. Si revisas tu correo electrónico en una computadora, no habrá ningún correo electrónico por mostrar debido a ya se descargaron a tu teléfono móvil.

IMAP

IMAP te permite acceder a tus correos electrónicos en todos tus dispositivos. Cuando accedes a tu correo electrónico a través de IMAP, éste conserva el correo original en el servidor de correo electrónico y simplemente descarga una copia local del correo en tu dispositivo. De este modo, podrás acceder a todo tu correo electrónico desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

HubSpot debe poder acceder a tu correo electrónico en todo momento. Por esta razón, tu correo electrónico debe estar disponible en tu servidor de correos para que HubSpot pueda verlo. La conexión a través de IMAP permite esto; POP3 no.

Si miras la configuración de tu cliente de correo electrónico y ves que estás configurado a través de POP3, tendrás que trabajar con tu equipo informático para cambiarla a IMAP. Una vez hecho esto, deberías ver los servidores IMAP/SMTP y los puertos en la configuración de tu cliente de correo electrónico para introducirlos en HubSpot para conectarte.

¿Cómo encuentra HubSpot los correos electrónicos y las respuestas para registrarlos después de conectar mi bandeja de entrada?

Después de conectar tu bandeja de entrada, tu cuenta de HubSpot accede a la información sobre tus correos electrónicos, incluida la dirección de correo electrónico desde la que estás enviando, las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, la línea de asunto y el cuerpo del correo electrónico. Los correos electrónicos entre contactos y usuarios con correos electrónicos conectados se registran en el CRM en función de las reglas de registro de correos electrónicos de los contactos de tu cuenta:

• Registrar sólo respuestas: las respuestas sólo se registran si forman parte de un hilo existente ya registrado en el CRM, identificado por la referencia al número de identificación único del correo electrónico original. El cuerpo del correo electrónico sólo se lee y almacena para los hilos de correo electrónico que se han registrado o enviado previamente desde el CRM.
• Registrar todos los correos electrónicos de contactos conocidos: se registran todos los correos electrónicos entre contactos conocidos en el CRM y usuarios con correos electrónicos conectados.
  

¿Qué información se registra en CRM?

Cuando registras un correo electrónico en un registro de contacto en el CRM o recibes una respuesta de correo electrónico desde este, HubSpot CRM almacena la dirección de correo del contacto, su nombre, la línea de asunto y el cuerpo del mensaje, de modo que el correo electrónico pueda verse como parte del registro de contacto en CRM. El correo electrónico se almacena y se muestra igual que si hubieras enviado CCO o reenviado ese correo electrónico al CRM. Los archivos adjuntos enviados fuera del CRM se almacenarán en la sección Adjuntos en el registro de contacto.

¿Qué hace HubSpot CRM con el texto de los correos electrónicos que envío por CRM?

El CRM de HubSpot sólo utiliza el texto de tus correos electrónicos para mostrarlos en el registro de contacto del destinatario en tu CRM. HubSpot no vende esa información ni la comparte con usuarios que no pertenezcan a tu equipo; tampoco realiza ningún tipo de colección de manera anónima de los cuerpos de los correos electrónicos con fines analíticos.

¿Cómo protege HubSpot la seguridad de las bandejas de entrada conectadas?

Cada vez que HubSpot transmite o guarda datos personales, HubSpot se esfuerza para protegerlos. Por ejemplo, HubSpot cifra los datos que intercambia con tu computadora y aplica importantes medidas de seguridad para impedir el acceso no autorizado o no deseado a nuestra red. Obtén más información acerca de cómo HubSpot protege tus datos en la página de seguridad de HubSpot.

¿Cuánto tiempo se almacenan los datos del correo electrónico en HubSpot?

• Los correos electrónicos enviados utilizando la herramienta de secuencias se almacenan indefinidamente a menos que se elimine tu cuenta de HubSpot.
• Los correos electrónicos enviados a desde la línea de tiempo del contacto se conservan a menos que se elimine el compromiso correspondiente o tu cuenta de HubSpot, en cuyo caso pueden conservarse hasta 90 días antes de ser purgados.
• Los correos electrónicos recibidos en una bandeja de entrada conectada y registrados en la cronología del contacto se conservarán a menos que se elimine el compromiso correspondiente o tu cuenta de HubSpot, en cuyo caso se conservarán hasta 90 días antes de ser eliminados.
• Todos los cuerpos de correo electrónico de todas las bandejas de entrada conectadas, independientemente de si se muestran o no en la línea de tiempo de un contacto, se almacenan durante 7 días antes de ser purgados automáticamente.
• Todos los metadatos de correo electrónico de todas las bandejas de entrada conectadas, independientemente de si se muestran o no en la línea de tiempo de los contactos, se almacenan durante un máximo de 60 días para todas las bandejas de entrada conectadas antes de ser purgados automáticamente.
  • Estos metadatos se almacenan con fines de triaje cuando se contacta con el servicio de asistencia, e incluyen información en las cabeceras del correo electrónico.
  • Los metadatos no incluyen el cuerpo del correo electrónico (por ejemplo, archivos adjuntos, texto sin formato y/o la sección HTML del correo electrónico).

¿Por qué el correo electrónico enviado desde mi bandeja de entrada tarda mucho en aparecer en el CRM?

Si utilizas Microsoft Outlook o Exchange, pueden producirse problemas de rendimiento al sincronizar desde carpetas con más de 100.000 elementos. Para solucionarlo, consulte la documentación de Microsoft para obtener recomendaciones. 

¿Por qué no so se muestra n mi bandeja de entrada el correo electrónico que envío desde CRM?

Después de conectar tu bandeja de entrada de correo electrónico a HubSpot utilizando IMAP, es posible que los correos electrónicos que envíes desde registros de contactos, empresas o negocios en HubSpot no aparezcan en tu carpeta de enviados.

Cuando se envía un correo electrónico a través de CRM, los datos del correo electrónico se transfieren desde HubSpot hasta tu proveedor de correo electrónico. Entonces, tu proveedor de correo electrónico envía el correo electrónico al destinatario a través de sus servidores SMTP.

Si la bandeja de entrada a la que te conectaste mediante IMAP admite banderas de buzones de uso especial, como buzones para borradores de mensajes o mensajes enviados, HubSpot copiará el mensaje en la carpeta con el atributo enviado. Si el buzón no admite buzones de uso especial, HubSpot copiará el mensaje en la primera carpeta que encuentre que contenga enviado en la etiqueta.

¿Por qué mi bandeja de entrada de correo electrónico se desconectó?

Si recibes una notificación de que tu bandeja de entrada de correo electrónico se ha desconectado, es posible que se haya producido un problema con tu proveedor de correo electrónico, y tendrás que volver a conectar tu bandeja de entrada . Los problemas comunes que harán que se desconecte una bandeja de entrada incluyen:

• El acceso fue revocado a la aplicación HubSpot.
• Cambió tu contraseña en la cuenta de bandeja de entrada de correo electrónico. Esto también desconectará cualquier calendario que hayas conectado a HubSpot, y no podrás reservar ninguna reunión a través de tus páginas de programación hasta que vuelvas a conectar tu bandeja de entrada.

En función del tipo de bandeja de entrada que conectaste, podría haber otras razones por las que tu bandeja de entrada se desconecte:

• Office 365: tu buzón de correo ha sufrido una migración.
• IMAP: tu servidor IMAP no estuvo disponible durante un período de tiempo extendido o el servidor revocó la conexión de HubSpot. Más información sobre la solución de errores de conexión IMAP en .
• Exchange: tu servidor de Exchange no estuvo disponible para un período de tiempo extendido o el servidor revocó la conexión de HubSpot. Más información sobre resolución de errores de conexión de Exchange.
• Gmail: has revocado el acceso a la aplicación HubSpot en Centro de Seguridad de Google.

¿Por qué aparecen correos no relacionados en la misma cadena?

Si ves correos electrónicos no relacionados en la misma cadena, esto podría deberse a cómo estás redactando nuevos correos. Al escribir un nuevo correo electrónico a un nuevo contacto, si haces clic en reenviar en un correo electrónico enviado, eliminas el texto reenviado en la parte superior y luego cambias el destinatario del correo electrónico antes de enviarlo, estos correos electrónicos aparecerán en el mismo hilo. Esto se debe a que los otros correos hacen referencia al correo electrónico original y, por lo tanto, se enhebran entre sí.

Aunque los pasos exactos pueden diferir entre los clientes de correo electrónico, no se recomienda hacer clic en los botones de respuesta o reenvío para enviar un nuevo correo electrónico, sino usar la herramienta de plantillas para enviar rápidamente correos preelaborados a diferentes contactos.