HubSpot接続済み受信トレイ | よくある質問

Eメール受信トレイを HubSpot に接続することに関する回答や一般的な情報を素早く見つけることができます。CRM を通して E メールを送信し、特定のSales HubとService Hubの機能を利用するには、接続された受信トレイが必要です . 

受信トレイをHubSpotに接続すると何ができますか？

受信トレイを接続すると、CRMから送信したEメール、またはHubSpotのセールスメール拡張機能を使用してメールクライアントから送信したEメールへの返信は、その後、CRMに自動的にログ。また、接続された受信トレイの［送信済み］フォルダー（Google Apps、Gmail、Office 365の受信トレイのみ）のCRMから送信されたEメールをトラッキングすることもできます。

接続されたOffice 365やExchange Onlineの受信トレイでは、Eメールや添付ファイルはどのように処理されるのですか？

HubSpotは、接続する受信トレイの種類によって、Eメールの追跡とログ取得が異なります。 

HubSpotでは、添付ファイルはどのように扱われるのですか？

HubSpot Sales Pluginを介してコンタクトレコードにEメールが記録された場合、または接続された受信トレイを介してHubSpotとEメールが同期された場合、任意の添付ファイル

POP3経由で受信トレイをHubSpotに接続できますか？

いいえ。HubSpotは、IMAPを介してユーザーの受信トレイをHubSpot に接続する機能のみを提供しています。POP3とIMAPは、どちらもサーバーからEメールにアクセスするための方式です。

Eメールクライアントの設定を調べて、POP3経由に設定されていることがわかった場合は、ITチームと連携してIMAPに変更する必要があります。これが完了すると、Eメールクライアントの設定にIMAP/SMTPサーバーとポートが表示され、HubSpotに入力して接続することができます .

受信トレイの接続後、HubSpotは記録対象の返信メールをどのように認識するのですか？

受信トレイを連携すると、HubSpotは、送信元のEメールアドレス、受信者のEメールアドレス、件名、Eメールの本文など、Eメールに関する情報にアクセスできるようになります。 

すべての「返信」Eメールには、元のEメールの固有のID番号への参照が含まれています。HubSpot CRMは、CRMから送信された、またはCRMに記録（BCCで送信）されたEメールに結び付けられた返信用の受信メールをモニタリングします。HubSpot CRMは、過去にCRMに記録された、またはCRMから送信されたEメールスレッドのEメール本文のみを読み取って保存します。

CRMにはどのような情報が記録されますか？

CRMのコンタクトレコードにEメールのログを記録したり、そのような記録されているEメールから返信メールを受け取ると、そのEメールをCRMのコンタクトレコードの一部として表示できるよう、コンタクトのEメールアドレス、名前、件名、および本文がHubSpot CRMに保存されます。そのEメールをBCCしたり、 CRMに転送した場合と同じように保存され、表示されます。CRM外部に送信された添付ファイルは、コンタクトレコードの［添付ファイル］セクションに保存されます。

HubSpot CRMは、CRMを介して送信したEメールの本文をどのように処理しますか？

HubSpot CRMでは、Eメールのテキストは、CRMの受信者のコンタクトレコードにEメールを表示するためにのみ使用されることがあります。HubSpotでは、チームの外部に情報を共有したり、売却したり、分析のためにEメール本文を匿名で収集したりすることも行いません。

接続された受信トレイに関して、HubSpotはどのようなセキュリティー対策を実施していますか？

HubSpotは、個人データを送信または保存する上で、常にその保護に万全を尽くしています。例えば、HubSpotでは、コンピューターとのデータ交換中にデータを暗号化し、不正なまたは意図しないネットワークへのアクセスを防止するために最高のセキュリティー対策を使用しています。HubSpotのセキュリティーページで、HubSpotがデータを保護する方法について詳細をご確認ください。

メールデータはHubSpotにどのくらいの期間保存されますか？

• シーケンスツール を使用して送信されたEメールは、HubSpotアカウントが削除されない限り、無期限で保存されます。
• コンタクトタイムラインから送信されたEメールは、対応するエンゲージメントまたはお客様のHubSpotアカウントが削除されない限り保持されますが、その場合、消去される前に最大90日間保持されることがあります。
• 接続された受信トレイでを受信し、コンタクトタイムラインに記録されたEメールは、対応するエンゲージメントまたはお客様のHubSpotアカウントが削除されない限り保持され、その場合、消去される前に最大90日間保持されます。
• コンタクトタイムラインに表示されているかどうかにかかわらず、接続されているすべての受信トレイからのすべてのEメール本文は、自動的にパージされる前に7日間保存されます。
• コンタクトタイムラインに表示されているかどうかにかかわらず、接続されているすべての受信トレイのEメールメタデータは、自動的に消去される前に、接続されているすべての受信トレイで最大60日間保存されます。
  • このメタデータは、サポートにコンタクトする際のトリアージ目的で保存され、Eメールのヘッダーに含まれる情報も含まれます。
  • メタデータには、Eメール本体（添付ファイル、プレーンテキスト、および／またはEメールのHTMLセクションなど）は含まれません。

受信トレイから送信したEメールが、CRMに表示されるまでに時間がかかるのはなぜですか？

Microsoft OutlookやExchangeを使用している場合、10万件以上のアイテムがあるフォルダから同期すると、パフォーマンスの問題が発生することがあります。これを解決するには、マイクロソフトのドキュメントで推奨事項を確認してください。。 

Eメール受信トレイの送信フォルダーに、CRMから送信したEメールが表示されません。なぜですか？

IMAPを使用してメールインボックスを HubSpot に接続すると、HubSpot のコンタクト、会社、取引レコードから送信した E メールが送信フォルダに表示されないことがあります。

IMAP を使って接続した受信トレイが、下書きメッセージや送信済みメッセージ用のメールボックスなど、特殊用途のメールボックスフラグをサポートしている場合、HubSpotはsent属性を持つフォルダにメッセージをコピーします。メールボックスが特別用途メールボックスをサポートしていない場合、HubSpotはラベルにsentを含む最初のフォルダにメッセージをコピーします。

Eメール受信トレイが接続解除されました。なぜですか？

Eメール受信トレイが接続解除されたことを示す通知を受信した場合、Eメールプロバイダーで問題が発生した可能性があり、受信ボックスを再接続する必要があります。受信トレイが接続解除される原因となる一般的な問題には次のものがあります。

• HubSpotアプリへのアクセスが期限切れになった。
• Eメール受信トレイアカウントのパスワードが変更された。

接続している受信トレイのタイプに応じて、受信トレイが接続解除された他の理由が考えられます。

• Office 365 : お客様のメールボックスは移行しました .
• IMAP：IMAPサーバーが長期にわたり使用できなかったか、またはサーバーがHubSpotの接続を無効にした。IMAP接続エラーのトラブルシューティングについて詳細をご確認ください。
• Exchange：Exchangeサーバーが長期にわたり使用できなかったか、またはサーバーがHubSpotの接続を無効にした。Exchange接続エラーのトラブルシューティングについて詳細をご確認ください。
• Gmail : GoogleセキュリティセンターでHubSpotアプリへのアクセスを取り消しました。

注：2019年12月に、HubSpot-Gmail受信トレイ接続で新しいセキュリティーおよびプライバシーの機能拡張が導入されたため、ユーザーはGmail受信トレイを再接続する必要があります。

関係のないEメールが同じスレッドに表示されるのはなぜですか？

関係のないEメールが同じスレッドに表示されている場合、新しいEメールを作成する方法が原因となっている可能性があります。新しいコンタクトへの新しいEメールを作成するときに、送信済みのEメールで転送をクリックし、上部に示される転送されたテキストを削除してから、送信前にEメールの受信者を変更した場合は、これらのEメールが同じスレッドに表示されます。これは、他のEメールが「元のEメール」を参照していることから、一緒にスレッド化されるためです。

正確な手順はEメールクライアントによって異なる場合がありますが、返信ボタンや転送ボタンをクリックして新しいEメールを送信することは推奨されません。推奨される方法として、テンプレートツールを使用すると、既製のEメールをそれぞれ異なるコンタクトに簡単に送信できます。