HubSpotの接続済み受信トレイ | よくある質問

メール受信トレイと HubSpot の接続に関する応答や一般的な情報をすばやく検索できます。CRM を通して E メールを送信し、特定のSales HubおよびService Hubの機能を利用するには、受信トレイを接続する必要があります。 

HubSpotに受信トレイを接続することで、何が変わるのですか？

受信トレイを接続すると、CRM、またはHubSpotセールスEメール拡張機能を使用してメールクライアントから送信したEメールの返信は、、自動的にCRMに。CRMから送信されたEメールは接続済みの受信トレイの［送信済み］フォルダー（Google Apps、Gmail、Office 365の受信トレイのみ）でトラッキングすることもできます。

接続されたOffice 365やExchange Onlineの受信トレイでは、Eメールや添付ファイルはどのように処理されるのですか？

HubSpotは、接続する受信トレイの種類によって、Eメールの追跡とログ取得が異なります。 

HubSpotでは、添付ファイルはどのように扱われるのですか？

デフォルトでは、Eメールの全体サイズが50MB未満である限り、添付ファイルはCRMに関連付けされたレコードに記録されます。添付ファイルのログをオフにするには、この記事の指示に従ってください。

POP3経由で受信トレイをHubSpotに接続できますか？

いいえ。HubSpotで提供されるのは、 IMAP経由での受信トレイ接続のみです。POP3とIMAPは、どちらもサーバーからEメールにアクセスするための方式です。

POP3

POP3は、Eメールをデバイスにダウンロードします。EメールがEメールアドレス宛に送信されると、Eメールサーバーに保存されます。Eメールクライアントを開くと、EメールクライアントによってデバイスにEメールがダウンロードされます。デバイスにダウンロードされると、Eメールサーバーから削除され、ローカル環境にのみ保存されます。

例えば、POP3でEメールを設定している場合、モバイルデバイスでEメールを開くと、そこからEメールがダウンロードされます。コンピューターでEメールの有無をチェックすると、すでにモバイルデバイスにダウンロードされているため、Eメールは表示されません。

IMAP

IMAPでは、複数のデバイスでEメールにアクセスできます。IMAP経由でEメールにアクセスすると、元のEメールがEメールサーバー上に保持され、Eメールのローカルコピーがデバイスにダウンロードされるだけです。これにより、すべてのEメールに、どのデバイスからでも、いつでもアクセスできます。

HubSpotでは、常時Eメールにアクセスできる必要があります。そのため、Eメールが常にEメールサーバーに存在していないと、HubSpotからは見えません。IMAP経由で接続することでこれが可能になります。POP3はそうではありません。

Eメールクライアントの設定を確認する際に、POP3で設定されていることに気づいたら、ITチームと協力してこれをIMAPに変更する必要があります。これが完了すると、Eメールクライアントの設定にIMAP/SMTPサーバーとポートが表示され、HubSpotに入力すると、。

受信トレイの接続後、HubSpotはどのようにして記録すべきEメールや返信メールを検索しますか?

受信トレイを接続すると、HubSpotアカウントからEメールに関する情報(送信元のEメールアドレス、受信者のEメールアドレス、件名、Eメールの本文など)にアクセスできるようになります。Eメールが接続されているコンタクトとユーザーとの間のEメールは、アカウントの コンタクトEメールのログ記録ルールに基づいてCRMに記録されます。

• 返信のログのみ: 返信が記録されるのは、それらの返信がCRMにすでに記録されている既存のスレッドの一部であり、元のEメールの固有ID番号への参照によって識別される場合のみです。Eメール本文は、以前にCRMからログに記録または送信されたEメールスレッドについてのみ読み取られ、保存されます。
• 既知のコンタクトからの全てのEメールをログに記録:CRM内の既知のコンタクトとEメールに接続済みユーザーとの間の全てのEメールが記録されます。
  

CRMにはどのような情報が記録されますか？

CRMのコンタクトレコードにEメールを記録したり、記録されているEメールからの返信メールを受信したりすると、HubSpotのCRMではそのEメールをCRMのコンタクトレコードの一部として表示できるように、コンタクトのEメールアドレス、名前、件名、本文が保存されます。そのEメールは、BCCしたり、そのEメールをCRMに転送した場合と同じように保存され、表示されます。CRM外に送信された添付ファイルはコンタクトレコードの［添付ファイル］セクションに保存されます。

HubSpotのCRMでは、CRMを介して送信したEメールの本文に対して何が行われますか？

HubSpot CRMでは、Eメールのテキストは、CRMの受信者のコンタクトレコードにEメールを表示するためにのみ使用されることがあります。HubSpotは、その情報をチーム以外の人と共有または販売したり、あるいは分析のためにいかなる形式でEメール本文を匿名化して収集することはしません。

HubSpotでは接続済みの受信トレイに対してどのようなセキュリティ対策を実施していますか？

HubSpotでは、個人データの送信または保存を行う際に、厳重にデータの保護を行っています。例えば、ユーザーのコンピューターとデータのやり取りを行う際はデータを暗号化し、最高水準のセキュリティ対策を行ってネットワークへの不正アクセスまたは意図しないアクセスを防止しています。HubSpotによるデータの保護の詳細については、HubSpotのセキュリティーページを参照してください。

EメールデータがHubSpotに保存される期間はどのくらいですか？

• シーケンスツール を使用して送信されたEメールは、HubSpotアカウントが削除されない限り、無期限で保存されます。
• コンタクトタイムラインから送信されたEメールは、対応するエンゲージメントまたはお客さまのHubSpotアカウントが削除されない限り保持されますが、その場合、消去される前に最大90日間保持されることがあります。
• 接続された受信トレイでを受信し、コンタクトタイムラインに記録されたEメールは、対応するエンゲージメントまたはお客さまのHubSpotアカウントが削除されない限り保持され、その場合、消去される前に最大90日間保持されます。
• コンタクトタイムラインに表示されているかどうかにかかわらず、接続されている全ての受信トレイからの全てのEメール本文は、自動的にパージされる前に7日間保存されます。
• コンタクトタイムラインに表示されているかどうかにかかわらず、接続されている全ての受信トレイのEメールメタデータは、自動的に消去される前に、接続されている全ての受信トレイで最大60日間保存されます。
  • このメタデータは、サポートにコンタクトする際のトリアージ目的で保存され、Eメールのヘッダーに含まれる情報も含まれます。
  • メタデータには、Eメール本体（添付ファイル、プレーンテキスト、および／またはEメールのHTMLセクションなど）は含まれません。

受信トレイから送信したEメールが、CRMに表示されるまでに時間がかかるのはなぜですか？

Microsoft OutlookやExchangeを使用している場合、10万件以上のアイテムがあるフォルダーから同期すると、パフォーマンスの問題が発生することがあります。この問題を解決するには、 Microsoftのドキュメントで推奨事項をご確認ください。 

CRMから送信したEメールがEメール受信トレイの送信済みフォルダーに表示されていないのはなぜですか？

IMAPを使用してEメール受信トレイをHubSpotに接続した後、HubSpotのコンタクト、会社、取引のレコードから送信したEメールが送信フォルダーに表示されなくなる場合があります。

CRMを介してEメールを送信すると、Eメールのデータは実際にはHubSpotからEメールプロバイダーに転送されます。その後、EメールプロバイダーがSMTPサーバーを介してEメールを受信者に送信します。

IMAP を使って接続した受信トレイが、下書きメッセージや送信済みメッセージ用のメールボックスなど、特殊用途のメールボックスフラグをサポートしている場合、HubSpotはsent属性を持つフォルダーにメッセージをコピーします。メールボックスが特別用途メールボックスをサポートしていない場合、HubSpotはラベルにsentを含む最初のフォルダーにメッセージをコピーします。

Eメール受信トレイが接続解除されたのはなぜですか？

Eメール受信トレイが切断されたという通知を受け取った場合、Eメールプロバイダーに問題が発生している可能性があります。受信トレイを再接続する必要があります。 .受信トレイが接続解除される一般的な問題として、次のような問題が考えられます。

• HubSpotアプリへのアクセス権が取り消された。
• Eメール受信トレイアカウントに対するパスワードが変更された。これにより、HubSpotに接続しているカレンダー（）も切断され、受信トレイを再接続するまで、日程設定ページ（）からミーティング予約数を実行することができなくなります。

接続した受信トレイの種類によっては、受信トレイが接続解除された原因として他の原因も考えられます。

• Office 365 : お客さまのメールボックスが移行されました。
• IMAP：IMAPサーバーに長時間アクセスできなかったか、サーバーによってHubSpotの接続が取り消された。IMAP接続エラーのトラブルシューティングについては、こちらをご覧ください。
• Exchange：Exchangeサーバーに長時間アクセスできなかったか、サーバーによってHubSpotの接続が取り消された。Exchange 接続エラーのトラブルシューティングについてはこちらをご覧ください。
• Gmail : GoogleセキュリティーセンターでHubSpotアプリへのアクセスを取り消しました。

無関係なEメールが同じスレッドに表示されるのはなぜですか？

無関係なEメールが同じスレッドに表示されている場合、それは新しいEメールを作成中であることが原因である可能性もあります。新規Eメールを新規コンタクトに送信する際、送信済みEメールの転送をクリックし、上部の転送テキストを削除した後、Eメールの受信者を変更してから送信すると、これらのEメールが同じスレッドに表示されます。これは、他のEメールが、オリジナルのEメールを参照しているため、スレッドでつながっているからである。

Eメールクライアントごとに正確な手順は異なる場合がありますが、［返信］または［転送］ボタンをクリックして新しいEメールを送信する方法はお勧めしません。代わりに、テンプレートツールを使用すれば事前に作成されたEメールを異なるコンタクトにすばやく送信できます。