Mit HubSpot verknüpfte E-Mail-Konten | Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Antworten und allgemeine Informationen zum Verknüpfen Ihres E-Mail-Kontos mit HubSpot. Ein verbundener Posteingang ist erforderlich, um E-Mails über das CRM zu versenden und bestimmte Funktionen von  Sales Hub und Service Hub zu nutzen. 

Was bedeutet das Verknüpfen eines E-Mail-Kontos in HubSpot?

Nachdem Sie Ihr E-Mail-Konto mit HubSpot verknüpft haben, verwenden Sie Ihre individuelle geschäftliche E-Mail-Adresse, um persönliche E-Mails aus dem CRM-System zu senden, E-Mails nachzuverfolgen und zu protokollieren, Sequenz-E-Mails zu senden und HubSpot Sales zu installieren, um auf Vertriebstools in Ihrem Postfach zuzugreifen.

Wie werden E-Mails und Anhänge für verbundene Office 365- und Exchange Online-Postfächer verarbeitet?

HubSpot verfolgt und protokolliert Ihre E-Mails je nach Art des Posteingangs, mit dem Sie verbunden sind, unterschiedlich. 

Wie werden Anhänge von HubSpot behandelt?

Standardmäßig werden Anhänge in dem zugehörigen Datensatz im CRM protokolliert, sofern die Gesamtgröße der E-Mail weniger als 50 MB beträgt. Um die Protokollierung von Anhängen zu deaktivieren, folgen Sie den Anweisungen in diesem Artikel.

Kann ich mein E-Mail-Konto über POP3 mit HubSpot verknüpfen?

Nein. HubSpot bietet Nutzenden lediglich die Möglichkeit, ihre Postfächer über IMAP mit HubSpot zu verknüpfen. POP3 und IMAP sind beides Methoden, um auf Ihre E-Mails von einem Server aus zuzugreifen.

POP3

Bei POP3 werden E-Mails auf Ihr Gerät heruntergeladen. Wenn eine E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird, wird sie auf Ihrem E-Mail-Server gespeichert. Wenn Sie Ihren E-Mail-Client öffnen, wird die E-Mail von Ihrem E-Mail-Client auf Ihr Gerät heruntergeladen. Sobald es auf Ihr Gerät heruntergeladen wurde, wird es vom E-Mail-Server entfernt und nur lokal auf Ihrem Gerät gespeichert.

Wenn Sie beispielsweise POP3 eingerichtet haben und eine E-Mail auf Ihrem Mobilgerät öffnen, wird die E-Mail dort heruntergeladen. Wenn Sie Ihre E-Mails auf einem Desktop-PC abrufen, wird diese zuvor in Ihrem E-Mail-Client auf Ihrem Mobilgerät geöffnete E-Mail nicht mehr abgerufen, da diese bereits auf Ihr Mobilgerät heruntergeladen wurde.

IMAP

Bei IMAP können Sie geräteübergreifend auf E-Mails zugreifen. Wenn Sie Ihre E-Mail über IMAP öffnen, bleibt die ursprüngliche E-Mail auf dem E-Mail-Server gespeichert und es wird nur eine lokale Kopie auf Ihr Gerät heruntergeladen. So können Sie jederzeit auf jedem Gerät auf all Ihre E-Mails zugreifen.

HubSpot muss jederzeit auf Ihre E-Mails zugreifen können. Aus diesem Grund müssen Ihre E-Mails immer auf Ihrem E-Mail-Server verfügbar sein, damit HubSpot diese anzeigen kann. Die Verknüpfung über IMAP ermöglicht dies. Bei POP3 ist das nicht der Fall.

Wenn Sie in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients feststellen, dass Ihr E-Mail-Client über POP3 eingerichtet wurde, müssen Sie zusammen mit Ihrem IT-Team die Einstellung in IMAP ändern. Sobald dies geschehen ist, sollten Sie die IMAP/SMTP-Server und Ports in den Einstellungen Ihres E-Mail-Clients sehen, die Sie in HubSpot eingeben können, um eine Verbindung zuherzustellen.

Wie findet HubSpot die zu protokollierenden E-Mails und Antworten, nachdem ich mein Postfach verbunden habe?

Nachdem Sie Ihr Postfach verknüpft haben, greift Ihr HubSpot-Account auf Informationen zu Ihren E-Mails zu, einschließlich der E-Mail-Adresse, von der aus Sie E-Mails senden, der E-Mail-Adressen von Empfängern, der Betreffzeile und des Textes der E-Mails. E-Mails zwischen Kontakten und Benutzern mit verknüpften E-Mail-Konten werden im CRM-System basierend auf den Kontakt-E-Mail-Protokollierungsregeln Ihres Accounts protokolliert.

Welche Informationen werden im CRM protokolliert?

Wenn Sie eine E-Mail an einen Kontaktdatensatz im CRM protokollieren oder eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten, speichert das HubSpot CRM E-Mail-Adresse, Namen, Betreffzeile und E-Mail-Inhalt, sodass die E-Mail als Teil des jeweiligen Kontaktdatensatzes im CRM angezeigt werden kann. Die E-Mail wird so gespeichert und angezeigt, als ob Sie BCC's oder diese E-Mail an das CRM weitergeleitet hätten. Außerhalb des CRM gesendete Anhänge werden im Bereich „Anhänge“ im Kontaktdatensatz gespeichert.

Wie geht das HubSpot CRM mit E-Mail-Inhalten um, die ich über das CRM sende?

Das HubSpot CRM verwendet immer nur den Text Ihrer E-Mails, um die E-Mails im Datensatz des Empfängers in Ihrem CRM anzuzeigen. HubSpot gibt diese Informationen nicht an Personen außerhalb Ihres Teams weiter, verkauft sie nicht und betreibt keinerlei anonymisierte Sammlung der E-Mail-Texte zu Analysezwecken.

Wie geht HubSpot mit dem Schutz verknüpfter E-Mail-Adressen um?

Wenn HubSpot Ihre persönlichen Daten überträgt oder speichert, setzt HubSpot alles daran, sie zu schützen. So verschlüsselt HubSpot Daten beim Austausch mit Ihrem Computer und wendet umfassende Schutzmaßnahmen an, um einen unbefugten oder unbeabsichtigten Zugriff auf sein Netzwerk zu verhindern. Weitere Informationen darüber, wie HubSpot Ihre Daten schützt, finden Sie auf der HubSpots Sicherheitsseite.

Wie lange werden E-Mail-Daten in HubSpot gespeichert?

• E-Mails , die mit dem Sequenzen-Tool gesendet wurden, werden auf unbestimmte Zeit gespeichert, es sei denn, Ihr HubSpot Account wird gelöscht.
• E-Mails aus der Kontaktchronik werden aufbewahrt, es sei denn, das entsprechende Engagement oder Ihr HubSpot Account wird gelöscht. In diesem Fall können sie bis zu 90 Tage aufbewahrt werden, bevor sie gelöscht werden.
• E-Mails, die in einem verknüpften E-Mail-Konto empfangen und in der Kontakt-Chronik protokolliert wurden, werden beibehalten, es sei denn, die entsprechende Interaktion oder Ihr HubSpot-Account wird gelöscht. Danach werden sie bis zu 90 Tage lang aufbewahrt, bevor sie gelöscht werden.
• Alle E-Mail-Texte von allen verknüpften E-Mail-Konten werden 7 Tage lang gespeichert, bevor sie automatisch gelöscht werden, unabhängig davon, ob sie in einer Kontakt-Chronik angezeigt werden.
• Alle E-Mail-Metadaten aller verknüpften E-Mail-Konten werden bis zu 60 Tage lang für alle verknüpften Postfächer gespeichert, unabhängig davon, ob sie in der Kontakt-Chronik angezeigt werden, bevor sie automatisch gelöscht werden.
  • Diese Metadaten werden zu Triagezwecken gespeichert, wenn Sie sich an den Support wenden, und enthalten Informationen in den Kopfzeilen der E-Mail.
  • Die Metadaten umfassen nicht den E-Mail-Text (z. B. Anhänge, reinen Text und/oder den HTML-Teil der E-Mail).

Warum dauert es so lange, bis die von meinem Posteingang gesendete E-Mail im CRM erscheint?

Wenn Sie Microsoft Outlook oder Exchange verwenden, können bei der Synchronisation von Ordnern mit mehr als 100.000 Elementen Leistungsprobleme auftreten. Um dieses Problem zu beheben, lesen Sie die Microsoft-Dokumentation auf Empfehlungen. 

Warum wird die E-Mail, die ich vom CRM aus gesendet habe, nicht im Ordner mit gesendeten E-Mails in meinem E-Mail-Postfach angezeigt?

Nachdem Sie Ihr E-Mail-Konto über IMAP mit HubSpot verknüpft haben, werden E-Mails, die Sie von Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensätzen in HubSpot senden, möglicherweise nicht in Ihrem "Gesendet"-Ordner angezeigt.

Wenn eine E-Mail über CRM gesendet wird, werden die Daten der E-Mail tatsächlich von HubSpot an Ihren E-Mail-Anbieter übertragen. Ihr E-Mail-Anbieter sendet die E-Mail dann über seine SMTP-Server an den Empfänger.

Wenn das Postfach, das Sie über IMAP verknüpft haben, Special-Use-Mailbox-Flags unterstützt, z. B. Postfächer für Nachrichtenentwürfe oder Gesendete Nachrichten, kopiert HubSpot die Nachricht in den Ordner mit dem Attribut send . Wenn das Postfach keine Postfächer für besondere Zwecke unterstützt, kopiert HubSpot die Nachricht in den ersten Ordner, den es finden kann und der gesendet im Label enthält.

Warum wird mein E-Mail-Konto getrennt?

Wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass Ihr E-Mail-Konto getrennt wurde, ist möglicherweise ein Problem mit Ihrem E-Mail-Anbieter aufgetreten und Sie müssen Ihr E-Mail-Konto erneut verknüpfen. Häufige Probleme, die dazu führen, dass ein Postfach getrennt wird, sind unter anderem:

• Der Zugriff auf die HubSpot-App wurde widerrufen.
• Ihr Passwort für das E-Mail-Konto hat sich geändert. Dadurch werden auch alle Kalender getrennt, die Sie mit HubSpot verknüpft haben , und Sie können keine Meetings über Ihre Terminplanungsseiten buchen, bis Sie Ihr E-Mail-Konto wieder verknüpfen.

Je nach Art des E-Mail-Kontos, das Sie verknüpft haben, kann es andere Gründe geben, warum die Verknüpfung getrennt wurde:

• Office 365: Ihr Postfach hat eine Migrationdurchlaufen.
• IMAP: Ihr IMAP-Server war über einen längeren Zeitraum nicht verfügbar oder der Server hat die Verknüpfung von HubSpot widerrufen. Erfahren Sie mehr über Fehlerbehebung bei IMAP-Verbindungsfehlern.
• Exchange: Ihr Exchange-Server war über einen längeren Zeitraum nicht verfügbar oder der Server hat die Verknüpfung von HubSpot widerrufen. Erfahren Sie mehr über Fehlerbehebung bei Exchange-Verbindungsfehlern.
• Google Mail: Sie haben den Zugriff auf die HubSpot-App unter Google Security Centerwiderrufen.

Warum werden E-Mails ohne Bezug in demselben Thread angezeigt?

Wenn Sie im selben Thread E-Mails ohne Bezug sehen, könnte dies daran liegen, wie Sie neue E-Mails verfassen. Wenn Sie beim Schreiben einer neuen E-Mail an einen neuen Kontakt auf eine gesendete E-Mail klicken, den weitergeleiteten Text oben entfernen und dann vor dem Senden den E-Mail-Empfänger ändern, werden diese E-Mails im selben Thread angezeigt. Dies liegt daran, dass die anderen E-Mails auf die ursprüngliche E-Mail verweisen und daher zusammenhängen.

Auch wenn die genauen Schritte je nach E-Mail-Client unterschiedlich sein können, wird nicht empfohlen, auf die Schaltflächen zum Antworten oder Weiterleiten zu klicken, um eine neue E-Mail zu senden. Stattdessen sollten Sie das Vorlagen-Tool verwenden, um schnell und einfach vorgefertigte E-Mails an verschiedene Kontakte zu senden.