Zum Hauptinhalt
Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Connected Email

Mit HubSpot verknüpfte E-Mail-Konten | Häufig gestellte Fragen

Zuletzt aktualisiert am: April 1, 2022

Produkte/Lizenzen

Alle

Hier finden Sie schnell Antworten und allgemeine Informationen zum Verknüpfen Ihres E-Mail-Postfachs mit HubSpot. Um E-Mails über das CRM zu senden und bestimmte Sales Hub- und Service Hub-Funktionen zu nutzen, ist ein verknüpftes E-Mail-Konto erforderlich. 

Was bedeutet das Verknüpfen eines E-Mail-Kontos in HubSpot?

Nachdem Sie Ihr E-Mail-Konto verknüpft haben, werden alle Antworten auf E-Mails, die über das CRM oder Ihren E-Mail-Client mit der E-Mail-Erweiterung von HubSpot gesendet wurden, automatisch in Ihrem CRM protokolliert. Außerdem können Sie alle über Ihr CRM gesendeten E-Mails im Gesendet-Ordner Ihres verknüpften E-Mail-Kontos nachverfolgen (nur Google Apps, Gmail und Office 365).

Kann ich mein E-Mail-Konto über POP3 mit HubSpot verknüpfen?

Nein, HubSpot-Benutzer können ihre E-Mail-Konten nur über IMAP mit HubSpot verknüpfen. E-Mails können mithilfe von POP3 und IMAP von einem Server abgerufen werden.

POP3

Bei POP3 werden E-Mails auf Ihr Gerät heruntergeladen. Wenn eine E-Mail an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird, wird sie auf Ihrem E-Mail-Server gespeichert. Wenn Sie Ihren E-Mail-Client öffnen, wird die E-Mail tatsächlich von Ihrem E-Mail-Client auf das Gerät heruntergeladen. Sobald eine E-Mail auf Ihr Gerät heruntergeladen wurde, wird sie vom E-Mail-Sever entfernt. Sie ist dann nur auf Ihrem Gerät gespeichert.

Wenn Sie beispielsweise POP3 eingerichtet haben und eine E-Mail im E-Mail-Client auf Ihrem Mobilgerät öffnen, wird die E-Mail dort heruntergeladen. Wenn Sie Ihre E-Mails auf einem Desktop-PC abrufen, werden Ihnen keine E-Mails angezeigt, da sie bereits auf Ihr Mobiltelefon heruntergeladen wurden.

IMAP

Bei IMAP können Sie geräteübergreifend auf E-Mails zugreifen. Wenn Sie Ihre E-Mail über IMAP öffnen, bleibt die ursprüngliche E-Mail auf dem E-Mail-Server gespeichert und es wird nur eine lokale Kopie auf Ihr Gerät heruntergeladen. So können Sie jederzeit auf jedem Gerät auf all Ihre E-Mails zugreifen.

HubSpot muss jederzeit auf Ihre E-Mails abrufen können. Aus diesem Grund müssen Ihre E-Mails immer auf Ihrem E-Mail-Server verfügbar sein, damit HubSpot diese anzeigen kann. Bei einer Verknüpfung über IMAP ist dies möglich, bei einer Verknüpfung über POP3 nicht.

Wenn Ihr E-Mail-Client auf POP3 eingerichtet ist, wenden Sie sich an Ihr IT-Team, um diese Einstellung in IMAP ändern zu lassen. Danach sollten die IMAP-/SMTP-Server und -Ports in Ihren E-Mail-Client-Einstellungen angezeigt werden. Diese können Sie in HubSpot eingeben, um eine Verknüpfung herzustellen.

Wie findet HubSpot die zu protokollierenden Antworten, nachdem ich mein Postfach verknüpft habe?

Sobald Sie Ihr Postfach verknüpft haben, erhält HubSpot Zugriff auf Informationen zu Ihren E-Mails. Hierzu zählen die E-Mail-Adresse, über die Sie E-Mails senden, die E-Mail-Adressen von Empfängern, Betreffzeilen und die Inhalte Ihrer E-Mails. 

Jede „Antwort“-E-Mail enthält einen Verweis auf die eindeutige ID der E-Mail der ursprünglichen E-Mail. Das CRM von HubSpot überprüft eingehende Nachrichten auf Antworten, die sich einer über das CRM gesendeten oder (per BCC) im CRM protokollierten E-Mails zuordnen lassen. Das CRM von HubSpot liest und speichert lediglich den E-Mail-Text für E-Mail-Threads, die im CRM protokolliert oder über das CRM gesendet wurden.

Welche Informationen werden im CRM protokolliert?

Wenn Sie eine E-Mail an einen Kontaktdatensatz im CRM protokollieren oder eine Antwort auf Ihre E-Mail erhalten, speichert HubSpots CRM-System E-Mail-Adresse, Namen, Betreffzeile und E-Mail-Inhalt, sodass die E-Mail als Teil des jeweiligen Kontaktdatensatzes im CRM angezeigt werden kann. Die E-Mail wird gespeichert und so angezeigt, als ob Sie sie per BCC oder als Weiterleitung an das CRM gesendet hätten. Außerhalb des CRM gesendete Anhänge werden im Abschnitt „Anhänge“ im Kontaktdatensatz gespeichert.

Wie geht das CRM-System von HubSpot mit E-Mail-Inhalten um, die ich über das CRM sende?

Das CRM-System von HubSpot nutzt den Text Ihrer E-Mails lediglich zum Anzeigen der E-Mails des Kontaktdatensatzes des Empfängers in Ihrem CRM. HubSpot gibt diese Informationen nicht an Personen außerhalb Ihres Teams weiter, verkauft sie nicht und betreibt keinerlei anonymisierte Sammlung der E-Mail-Texte zu Analytics-Zwecken.

Wie geht HubSpot mit dem Schutz verknüpfter Postfächer um?

Wenn HubSpot Ihre persönlichen Daten überträgt oder speichert, setzt HubSpot alles daran, sie zu schützen. So verschlüsselt HubSpot Daten beim Austausch mit Ihrem Computer und ergreift umfassende Schutzmaßnahmen, um einen unbefugten oder unbeabsichtigten Zugriff auf sein Netzwerk zu verhindern. Weitere Informationen darüber, wie HubSpot Ihre Daten schützt, finden Sie auf der Seite von HubSpot zu Datensicherheit, -schutz und -kontrolle.

Wie lange speichert E-Mail-Daten in HubSpot?

  • Die Metadaten aller von HubSpot gesendeten und synchronisierten direkten E-Mails werden für den aktuellen und den vorherigen Kalendermonat gespeichert, bevor die Daten automatisch gelöscht werden. Metadaten beziehen sich auf die Informationen in den E-Mail-Headern, nicht aber auf den E-Mail-Text. Anhänge, einfacher Text und/oder der HTML-Abschnitt werden also nicht berücksichtigt. 
  • Bei E-Mails, die über das Sequenzen-Tool gesendet oder mit einer der HubSpot Browser-Erweiterungen oder Add-ins protokolliert werden, werden die vollständigen E-Mail-Header einschließlich des E-Mail-Textes einen Tag lang gespeichert, bevor sie automatisch gelöscht werden. 
  • Die vollständigen E-Mail-Header für alle E-Mails, die von einem verknüpftes Postfach aus synchronisiert werden, werden sieben Tage lang gespeichert, bevor sie automatisch gelöscht werden. 

    Die vollständigen E-Mail-Header für E-Mails, die mithilfe von Funktionen versendet werden, die ein verknüpftes Postfach erfordern, z. B. vom CRM aus gesendete direkte E-Mails oder Sequenz-E-Mails, werden ein Jahr lang gespeichert, bevor sie automatisch gelöscht werden.
  • Wenn eine Interaktion in einer CRM-Objektchronik gelöscht wird, werden die Interaktionsdaten 90 Tage lang aufbewahrt.

Warum wird die E-Mail, die ich vom CRM aus gesendet habe, nicht im Ordner für gesendete E-Mails in meinem E-Mail-Konto angezeigt?

Nachdem Sie mittels IMAP Ihr E-Mail-Konto mit HubSpot verknüpft haben, werden die E-Mails, die Sie über Ihre Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensätze in HubSpot senden, möglicherweise nicht in Ihrem Ordner für gesendete E-Mails angezeigt.

Wenn eine E-Mail über das CRM gesendet wird, werden die Daten der E-Mail tatsächlich von HubSpot an Ihren E-Mail-Anbieter übertragen. Ihr E-Mail-Anbieter sendet die E-Mail dann über seine SMTP-Server an den Empfänger.

Wenn das Postfach, das Sie mithilfe von IMAP verknüpft haben, Flags für Special-Use-Mailboxes unterstützt, z. B. Mailboxes für Nachrichtenentwürfe oder gesendete Nachrichten, kopiert HubSpot die Nachricht in den Ordner mit dem gesendet-Attribut. Wenn das Postfach keine Special-Use-Mailboxes unterstützt, kopiert HubSpot die Nachricht in den ersten Ordner, den es findet, der gesendet in der Bezeichnung enthält.

Warum wird mein E-Mail-Postfach getrennt?

Wenn Sie eine Benachrichtigung erhalten, dass Ihr E-Mail-Postfach getrennt wurde, ist möglicherweise ein Problem bei Ihrem E-Mail-Anbieter aufgetreten und Sie müssen Ihr Postfach erneut verknüpfen. Häufige Probleme, die dazu führen, dass ein Postfach getrennt wird, sind unter anderem:

  • Der Zugriff auf die HubSpot-App wurde widerrufen.
  • Ihr Passwort für das E-Mail-Postfach-Konto hat sich geändert.

Je nach Art des Postfachs, das Sie verknüpfen, kann es auch andere Gründe geben, warum es getrennt wurde:

Bitte beachten: Ab Dezember 2019 müssen Benutzer aufgrund neuer Verbesserungen bei der Sicherheit und dem Datenschutz der HubSpot-Gmail-Postfach-Verknüpfung ihre Gmail-Postfächer erneut verknüpfen.

Warum werden E-Mails ohne Bezug in demselben Thread angezeigt?

Wenn Sie im selben Thread E-Mails ohne Bezug sehen, könnte dies daran liegen, wie Sie neue E-Mails verfassen. Wenn Sie beim Verfassen einer neuen E-Mail an einen neuen Kontakt bei einer gesendeten E-Mail auf „Weiterleiten“ klicken, den weitergeleiteten Text oben entfernen, dann vor dem Senden den E-Mail-Empfänger ändern, werden diese E-Mails im selben Thread angezeigt. Dies liegt daran, dass die anderen E-Mails auf die ursprüngliche E-Mail verweisen und deshalb in einem Thread zusammenlaufen.

Auch wenn die genauen Schritte je nach E-Mail-Client unterschiedlich sein können, wird nicht empfohlen, auf die Schaltflächen zum Antworten oder Weiterleiten zu klicken, um eine neue E-Mail zu senden. Stattdessen sollten Sie das Vorlagen-Tool verwenden, um schnell und einfach vorgefertigte E-Mails an verschiedene Kontakte zu senden.

Was this article helpful? *
This form is used for documentation feedback only. Learn how to get help with HubSpot.